加强档案工作规范化和标准化建设,是实现档案管理工作各个环节现代化,提高档案工作规范化和标准化整体功能的重要途径。档案工作规范化和标准化,说起来简单,但做起来非常不容易。因为档案工作规范化和标准化是一项包含多学科知识、多专业配合、多部门协作的复杂系统工程。这说明档案工作规范化和标准化是各项工作的基础,档案工作规范化和标准化是实现“依法治档”的重要举措,是“科学管档、有效用档”的前提和基础,是衡量各级档案部门工作水平的重要标准。
　　一、档案室硬件建设是档案工作的保障
　　要按照档案工程建设标准的要求,科学制定规划,认真细划项目,明确建设标准,档案建设达到“四有”要求,即有库房、有办公室、有查阅室、有荣誉室。档案库房要配备计算机、刻录机、扫描仪、除湿机、防磁柜等办公设施,为档案工作提供坚强保障。
　　二、建立健全档案管理各项规章制度
　　建立健全档案管理规章制度,分管领导职责、各部门职责,归档、保管等制度和责任追究制度、档案工作奖惩办法。
　　建立以人为本的管理机制,就是要以人为中心,强调通过建立完善有效的激励制度和竞争机制,指导档案管理人员树立全新的服务理念,提高档案管理人员的综合素质。档案管理迫切需要一大批职业道德品质好、情报意识强、专业技术硬、有合理的知识结构和网络技术的专门人才,档案管理人员必须具有德才兼备的良好素质。因此,有计划地开展岗位培训,进行在职继续教育和终身教育,全面提高档案管理人员的综合素质,把学历教育、岗位培训、短期培训、学习考察 和学术交流等有机结合起来,使档案管理人员的知识不断拓宽和更新,以适应现代档案信息服务网络化、自动化发展的需要。
　　三、档案工作规范化和标准化的前提是公文制发
　　档案由公文等转化而来,也就是说公文制发的质量怎样,不仅决定公文本身的质量,同时,也影响以后档案的质量,决定了档案工作规范化和标准化的问题。为此,我们在制发公文中必须要注意解决好规范化和标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化和标准化管理打下坚实的基础。首先制发公文纸质要好,尺寸规格要统一、规范、符合政策的有关规定。二要检查制发公文是否履行了手续,是否符合审批权限,标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,有无日期等。三是字迹应清晰。不论是草拟公文、缮印公文,还是各种记录、报表、签字、批注等,都应使用不易褪色的墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,以利于长久保管利用。四是使用文种要合理,拟制格式要规范,不能滥用简称和使用不规范字,以方便日后标准化、现代化检索手段的应用。
　　四、档案工作规范化和标准化的关键在于“以我为主”的立卷归档原则
　　实现档案工作规范化和标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则。它不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化和标准化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中,要在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,注意解决好三个问题:一是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点,在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,具体问题具体分析,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果。二是准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱。三是要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中,要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内,保持同一问题的完整性,反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉,从而在提高档案利用价值的同时,使立卷归档后所形成的档案完整。
　　责任编辑黄日暖