论文部分内容阅读
【摘 要】随着科技水平的不断发展和进步，计算机网络技术的日趋完善，促进了各行业领域的信息化管理，尤其是信息化档案管理技术的创新与发展。本文在介绍信息化档案管理基础上，对当前信息化档案管理现状问题进行分析，并提出了相关信息化档案管理技术创新途径。
【关键词】信息化；档案管理技术；创新；研究
一、信息化档案管理概述
信息化时代下，档案管理逐步由传统的纸质管理模式转向信息化管理模式发展。所谓信息化档案管理，指的是在按照国家相关法律法规和单位行政主管部门要求下，通过利用现代化网络技术、信息技术等高科技方法，采用科学的管理组织方法，实现对企事业单位档案、文件等信息的整合、挖掘、分析等，从而促进获取、处理、传输信息方式更加网络化和数字化，以提升档案信息管理质量与效率[1]。
信息化档案管理模式的建立和发展，具有重要的现实意义和指导作用，主要表现有：（1）不断加强对信息化档案管理工作重要性认识，促进档案信息高效共享机制，实现档案管理质量与效率的提升；（2）信息化时代下，科技水平日新月异，信息化和数字化技术不断发展和进步，使得信息化档案管理模式已成为时代发展需求；（3）档案管理工作的重要性随着其管理信息日趋全面、完整等，企事业单位对档案管理要求日益提高，这就要要求信息化档案管理工作作用凸显。
二、信息化档案管理现状问题
当前，信息化档案管理存在诸多技术弊端和安全隐患，具体表现有[2]：
首先，在档案管理中，部分单位仍偏重于传统的纸质档案管理模式，而对电子信息化档案模式不够重视。这种具有片面的、不科学的档案管理方式，严重阻碍了信息化档案管理模式的开展。
其次，由于电子信息化档案具有分散性强、操作简易等特点，虽然加大的方便了档案管理工作，但是在档案格式数据形成、流转、移交等方面稍有失误，即可明显影响档案存档工作，同时其他一些不科学、不规范操作也易造成电子信息档案的损坏或流失。
第三，当前，我国在信息化档案建设方面，存在着基础薄弱等问题。总体上信息化设施条件薄弱、数字化信息资源不足、信息化程度普通偏低，而且不同地区、不同单位信息化档案建设质量不平衡，导致信息化档案建设滞后。
第四，部分单位在档案信息管理过程中，未与其他方面信息管理结合起来，导致出现脱节等问题。受国内档案管理机制不健全和档案信息化水平低等影响，档案管理工作与其他管理环节衔接性较差，导致文档一体化管理模式不完善。
此外，信息化档案管理人才方面相对匮乏，缺少具有信息化建设实用操作型人才，这也在一定程度上制约了档案信息化建设进程。同时，由于计算机网络存在着一定的网络安全风险，这造成信息化档案可能会受到智能犯罪威胁，导致信息化档案存在着泄漏、被盗取等安全隐患。
三、信息化档案管理内容及创新途径
信息化档案管理实践内容主要包括档案数据库的建立、强化档案整理和防护工作、强化对电子文档的收集工作三方面[3]。其中，建立档案数据库主要针对档案文件目录及其他相关内容信息的输入；档案整理和防护工作中，首先是将纸质档案电子化处理，再整理电子档案，最后清单档案，确保档案的完整性；电子文档的收集工作中，主要以电子文件和纸质文件两种，由档案资料室对纸质档案进行收集存放，而由硬盘系统或网络系统工具对电子文档进行收集存放，同时最终由档案资料室进行统一管理。
针对当前信息化档案管理中问题，可采取以下几种途径对信息化档案管理工作进行创新，具体有：
（1）对档案管理技术创新原则进行明确，一方面应不断的对档案管理技术创新整体意识进行培养，将档案管理工作渗透到各部门管理工作之中；另一方面应强化档案管理工作中服务性特点，充分实现档案自身价值，并加以利用，实现档案信息共享；此外，档案管理技术创新过程中，培养一批具有专业档案管理工作业务素质性人才，不断壮大档案管理队伍，促进其技术化、年轻化、现代化发展，从整体上提升档案管理工作质量与效率。
（2）充分将档案管理技术与现代科技统一结合起来，促进信息化档案管理模式的完善。传统档案管理工作中，以档案整理工作为主，既繁重又浪费人力、物力和财力。伴随着计算机网络技术的不断完善，传统档案管理工作模式已不能适应时代发展需求，电子信息档案营运而生。电子信息档案就是将档案管理技术与现代科技技术统一产物，并且随着现代科技技术的不断进步，电子信息档案将日新月异，从而有效的改善档案管理工作质量与效率。
（3）建立健全电子信息档案管理相关规范和制度，不断完善电子档案与纸质档案统一协调性。电子信息档案管理相关规范和制度的完善程度，影响了电子信息档案管理系统的发展与改进。一方面，应建立健全电子信息档案分类保管、归档等相关制度，强化档案管理人员责任意识，促进档案信息数据使用性能和安全性能的提升；另一方面，完善信息化档案管理制度，严格遵循国家档案管理部门相关规定，做好电子信息档案存储、备份、防盗等工作，同时完善电子信息档案归档、编号等工作，以方便电子档案的调取和查询。
四、小结
总而言之，当前我国正处于信息化档案管理模式建立和完善的关键时期，在对信息化档案管理创新途径、制度建设以及具体实施方面仍需不断探索发现。加强信息化档案管理相关工作，对于提升档案管理质量和效率具有重要意义。
参考文献：
[1]宗辉，浅析现代信息化档案管理[J].办公室业务，2013.05：148-151
[2]代全贺，信息化档案管理技术的创新研究[J].民营科技，2014年第9期：117
[3]张瑾，信息化背景下高校人事档案管理的创新研究[J]. 山东女子学院学报，2014年8月，第4期（总第116期）：94-96
【关键词】信息化；档案管理技术；创新；研究
一、信息化档案管理概述
信息化时代下，档案管理逐步由传统的纸质管理模式转向信息化管理模式发展。所谓信息化档案管理，指的是在按照国家相关法律法规和单位行政主管部门要求下，通过利用现代化网络技术、信息技术等高科技方法，采用科学的管理组织方法，实现对企事业单位档案、文件等信息的整合、挖掘、分析等，从而促进获取、处理、传输信息方式更加网络化和数字化，以提升档案信息管理质量与效率[1]。
信息化档案管理模式的建立和发展，具有重要的现实意义和指导作用，主要表现有：（1）不断加强对信息化档案管理工作重要性认识，促进档案信息高效共享机制，实现档案管理质量与效率的提升；（2）信息化时代下，科技水平日新月异，信息化和数字化技术不断发展和进步，使得信息化档案管理模式已成为时代发展需求；（3）档案管理工作的重要性随着其管理信息日趋全面、完整等，企事业单位对档案管理要求日益提高，这就要要求信息化档案管理工作作用凸显。
二、信息化档案管理现状问题
当前，信息化档案管理存在诸多技术弊端和安全隐患，具体表现有[2]：
首先，在档案管理中，部分单位仍偏重于传统的纸质档案管理模式，而对电子信息化档案模式不够重视。这种具有片面的、不科学的档案管理方式，严重阻碍了信息化档案管理模式的开展。
其次，由于电子信息化档案具有分散性强、操作简易等特点，虽然加大的方便了档案管理工作，但是在档案格式数据形成、流转、移交等方面稍有失误，即可明显影响档案存档工作，同时其他一些不科学、不规范操作也易造成电子信息档案的损坏或流失。
第三，当前，我国在信息化档案建设方面，存在着基础薄弱等问题。总体上信息化设施条件薄弱、数字化信息资源不足、信息化程度普通偏低，而且不同地区、不同单位信息化档案建设质量不平衡，导致信息化档案建设滞后。
第四，部分单位在档案信息管理过程中，未与其他方面信息管理结合起来，导致出现脱节等问题。受国内档案管理机制不健全和档案信息化水平低等影响，档案管理工作与其他管理环节衔接性较差，导致文档一体化管理模式不完善。
此外，信息化档案管理人才方面相对匮乏，缺少具有信息化建设实用操作型人才，这也在一定程度上制约了档案信息化建设进程。同时，由于计算机网络存在着一定的网络安全风险，这造成信息化档案可能会受到智能犯罪威胁，导致信息化档案存在着泄漏、被盗取等安全隐患。
三、信息化档案管理内容及创新途径
信息化档案管理实践内容主要包括档案数据库的建立、强化档案整理和防护工作、强化对电子文档的收集工作三方面[3]。其中，建立档案数据库主要针对档案文件目录及其他相关内容信息的输入；档案整理和防护工作中，首先是将纸质档案电子化处理，再整理电子档案，最后清单档案，确保档案的完整性；电子文档的收集工作中，主要以电子文件和纸质文件两种，由档案资料室对纸质档案进行收集存放，而由硬盘系统或网络系统工具对电子文档进行收集存放，同时最终由档案资料室进行统一管理。
针对当前信息化档案管理中问题，可采取以下几种途径对信息化档案管理工作进行创新，具体有：
（1）对档案管理技术创新原则进行明确，一方面应不断的对档案管理技术创新整体意识进行培养，将档案管理工作渗透到各部门管理工作之中；另一方面应强化档案管理工作中服务性特点，充分实现档案自身价值，并加以利用，实现档案信息共享；此外，档案管理技术创新过程中，培养一批具有专业档案管理工作业务素质性人才，不断壮大档案管理队伍，促进其技术化、年轻化、现代化发展，从整体上提升档案管理工作质量与效率。
（2）充分将档案管理技术与现代科技统一结合起来，促进信息化档案管理模式的完善。传统档案管理工作中，以档案整理工作为主，既繁重又浪费人力、物力和财力。伴随着计算机网络技术的不断完善，传统档案管理工作模式已不能适应时代发展需求，电子信息档案营运而生。电子信息档案就是将档案管理技术与现代科技技术统一产物，并且随着现代科技技术的不断进步，电子信息档案将日新月异，从而有效的改善档案管理工作质量与效率。
（3）建立健全电子信息档案管理相关规范和制度，不断完善电子档案与纸质档案统一协调性。电子信息档案管理相关规范和制度的完善程度，影响了电子信息档案管理系统的发展与改进。一方面，应建立健全电子信息档案分类保管、归档等相关制度，强化档案管理人员责任意识，促进档案信息数据使用性能和安全性能的提升；另一方面，完善信息化档案管理制度，严格遵循国家档案管理部门相关规定，做好电子信息档案存储、备份、防盗等工作，同时完善电子信息档案归档、编号等工作，以方便电子档案的调取和查询。
四、小结
总而言之，当前我国正处于信息化档案管理模式建立和完善的关键时期，在对信息化档案管理创新途径、制度建设以及具体实施方面仍需不断探索发现。加强信息化档案管理相关工作，对于提升档案管理质量和效率具有重要意义。
参考文献：
[1]宗辉，浅析现代信息化档案管理[J].办公室业务，2013.05：148-151
[2]代全贺，信息化档案管理技术的创新研究[J].民营科技，2014年第9期：117
[3]张瑾，信息化背景下高校人事档案管理的创新研究[J]. 山东女子学院学报，2014年8月，第4期（总第116期）：94-96