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一、档案信息资源开发
档案信息资源开发,就是档案部门通过科学手段,对档案信息资源进行多层次的加工、整理,将蕴藏于档案信息资源中的有价值的、适应利用者需求和社会发展需要的各类信息挖掘出来,提供给社会,并通过利用者对其利用进而实现档案全部价值的过程。
首先,档案信息资源是作为一种资源而存在的。这不单单只是包括档案信息本身,也应包括在管理和开发档案信息资源过程中所涉及到的其他所有软硬件设备、资金、技术、人员等要素。其次,作为信息资源,档案信息资源重要的内容来源于档案信息本身,是经过加工处理的适应社会发展需要的有价值的档案信息集合。两者并不完全等同,并非全部的档案信息都是档案信息资源。档案信息要成为档案信息资源必须要具备资源的三个充分条件,即:第一,有用性。这是指在不同的时间与空间范围内能够产生一定的社会和经济效益。第二,可开发性。这包含了两方面的含义:一方面是指积累到了一定程度与规模的档案信息资源潜藏着极大的开发价值;另一方面是指鉴于档案信息资源的软硬件基础,通过对档案、档案信息、档案人员与技术的系统化管理,经过选择、加工、组织存储、检索、开发等一系列过程,能够将档案信息有机地组织起来,使之有序化,能为利用者提供高效优质的利用服务。第三,规模性。这是指档案信息资源要达到一定的规模,档案信息不仅要达到一定的数量与质量,更要有较齐备的门类。
因而,在此理解基础上的档案信息资源的开发,不仅包括了对档案信息本身的开发,而且也包括了对有关提供档案信息的设施、设备、组织、人员、资金等其他资源的开发。
二、档案信息资源开发趋势
近年来,现代信息技术迅猛发展,对档案信息资源开发的研究也不断深入,同时,信息技术、经济市场的介入,档案信息资源开发理念得到更新,开发方式不断进步,呈现出一系列新的趋势:开发主体多元化、开发阶段深入化、开发层次逻辑化。
1. 开发理念的更新
档案信息资源开发是以向社会提供档案信息服务,满足用户的利用需求为最终目标。信息开发侧重的是实现“共享”。由于近年来,“知识管理”不断被应用到档案管理中,相应的档案信息资源开发理念也开始倾向于知识开发。知识开发的理念不仅是将档案信息资源挖掘出来,更致力于将档案信息资源转变成推动社会向前发展的知识资产,侧重的是知识的“创新”,是将信息进行整合,系统化,形成知识资源。充分挖掘档案信息资源中潜藏的知识资源,转化成推动社会生产力,增强企业竞争力的巨大力量,实现档案知识资源的创造与共享,发挥档案知识的社会价值,促进社会知识的良性循环。
2. 開发方式的进步
开发理念的更新,影响着档案信息资源开发方式的变化。基于信息开发理念的档案信息资源开发,是通过分析档案中潜藏的信息资源,借助信息技术手段,将有开发价值的信息资源开发,以档案信息资源数据库等的形式,为用户提供档案信息服务;而基于知识开发理念下的开发,则是从各种显性和隐性的档案信息资源中,针对利用者的需求将知识提炼出来,形成结构化的知识体系的过程。知识开发是在加大力度研究和开发档案信息内容的基础上,将档案信息内容转变为档案信息知识,以知识数据库等的形式,为利用者提供所需的体系化的档案信息知识。知识开发是档案信息开发的增值服务,将成为企业在市场经济环境中增强竞争力的强有力保障。
3. 开发主体的多元化
档案信息资源的开发主体指的是在开发中占据主导地位的主要力量。在我国,由于档案馆(室)是丰富的档案信息的存储中心,档案馆(室)的档案工作者就顺理成章地成为开发的主体。但是馆(室)自身开发档案信息资源也略显不足:首先,档案信息资源开发的建立和维护需要大量的资金,但政府的有限拨款显得捉襟见肘;其次,档案馆无法全面把握市场变化和用户对档案信息资源的需求;再者,由于图书馆、博物馆也保存有部分档案,某些高校和科研机构甚至也保存了许多重要档案;最后,各个馆(室)各自为政,各行一套。因而,馆(室)需要不断拓展开发能力,不断增强馆(室)际间的协作,由单一馆(室)、单一行业或系统开发档案信息资源,向区域间、地区间、行业间的协作开发过渡。同时,档案信息资源的开发主体也需由馆(室)自身开发逐渐向社会联合开发发展。此外,由于用户信息需求的复杂多变,开发主体必须要有市场需求调查与组织能力,高效的信息整合能力,以全面掌握市场的需求变化。因而,就十分有必要加强与图书馆、博物馆、高校科研机构等各类公益性或商业性的信息机构之间的合作。以用户需求为导向,有重点地开发特色档案信息资源,实现最大程度上的信息开发与整合,为社会提供所需的知识服务。
4. 开发阶段的深入化
信息技术的不断运用,档案信息内容的开发更高效而全面,档案信息服务更优质而周到。在不同的技术阶段,档案信息资源的开发经历着由传统到数字化到网络化的三个阶段:第一阶段主要是手工方式的开发,所提供的档案信息服务就只是传统的实体档案服务;第二阶段,信息技术的介入,档案信息化的发展,开发进入了数字化的阶段 ;第三阶段,开发实现了网络化,通过档案网站,用户不仅可以获得有关档案的相关信息,而且还可以查阅档案原文,享受从查找档案到利用档案的全程服务。在档案信息化的推动下,“档案网站(或门户)到档案信息资源库(先目录库后全文数据库)到数字档案馆”,逐渐实现向网络化开发的过渡。
5. 开发层次的逻辑化
档案信息资源开发阶段的不断深入,其开发层次就相应的显示出逻辑化的趋向:由原生的档案信息资源开发向非原生的档案信息资源开发过渡,由档案实物开发向档案信息化开发向档案网络知识服务开发不断发展,由零次档案信息资源开发不断深入到一次、二次的开发。不断深入的档案信息资源开发,层次间逻辑性不断增强,各个层次间的分工更明确,关系更明晰,每一层次可分可交由不同的部门或个人完成,也可以通过业务外包协助档案信息资源信息开发向知识开发实现。
档案信息资源是人类智慧的结晶,是全社会的共同财富与知识资源,而档案信息资源的开发更是知识信息的优化整合与广泛传播,大大缩短了档案信息资源的传递时间,能更迅速、准确而有效的为利用者提供档案服务。因此,档案工作者需明确档案信息资源开发的内涵,围绕档案自身的特色开展资源开发,要做到与时俱进,关注信息技术的发展,坚持知识开发理念,开发有价值的档案信息资源,提供有效的档案知识服务,推动社会的全面发展。
(广东工业大学)
档案信息资源开发,就是档案部门通过科学手段,对档案信息资源进行多层次的加工、整理,将蕴藏于档案信息资源中的有价值的、适应利用者需求和社会发展需要的各类信息挖掘出来,提供给社会,并通过利用者对其利用进而实现档案全部价值的过程。
首先,档案信息资源是作为一种资源而存在的。这不单单只是包括档案信息本身,也应包括在管理和开发档案信息资源过程中所涉及到的其他所有软硬件设备、资金、技术、人员等要素。其次,作为信息资源,档案信息资源重要的内容来源于档案信息本身,是经过加工处理的适应社会发展需要的有价值的档案信息集合。两者并不完全等同,并非全部的档案信息都是档案信息资源。档案信息要成为档案信息资源必须要具备资源的三个充分条件,即:第一,有用性。这是指在不同的时间与空间范围内能够产生一定的社会和经济效益。第二,可开发性。这包含了两方面的含义:一方面是指积累到了一定程度与规模的档案信息资源潜藏着极大的开发价值;另一方面是指鉴于档案信息资源的软硬件基础,通过对档案、档案信息、档案人员与技术的系统化管理,经过选择、加工、组织存储、检索、开发等一系列过程,能够将档案信息有机地组织起来,使之有序化,能为利用者提供高效优质的利用服务。第三,规模性。这是指档案信息资源要达到一定的规模,档案信息不仅要达到一定的数量与质量,更要有较齐备的门类。
因而,在此理解基础上的档案信息资源的开发,不仅包括了对档案信息本身的开发,而且也包括了对有关提供档案信息的设施、设备、组织、人员、资金等其他资源的开发。
二、档案信息资源开发趋势
近年来,现代信息技术迅猛发展,对档案信息资源开发的研究也不断深入,同时,信息技术、经济市场的介入,档案信息资源开发理念得到更新,开发方式不断进步,呈现出一系列新的趋势:开发主体多元化、开发阶段深入化、开发层次逻辑化。
1. 开发理念的更新
档案信息资源开发是以向社会提供档案信息服务,满足用户的利用需求为最终目标。信息开发侧重的是实现“共享”。由于近年来,“知识管理”不断被应用到档案管理中,相应的档案信息资源开发理念也开始倾向于知识开发。知识开发的理念不仅是将档案信息资源挖掘出来,更致力于将档案信息资源转变成推动社会向前发展的知识资产,侧重的是知识的“创新”,是将信息进行整合,系统化,形成知识资源。充分挖掘档案信息资源中潜藏的知识资源,转化成推动社会生产力,增强企业竞争力的巨大力量,实现档案知识资源的创造与共享,发挥档案知识的社会价值,促进社会知识的良性循环。
2. 開发方式的进步
开发理念的更新,影响着档案信息资源开发方式的变化。基于信息开发理念的档案信息资源开发,是通过分析档案中潜藏的信息资源,借助信息技术手段,将有开发价值的信息资源开发,以档案信息资源数据库等的形式,为用户提供档案信息服务;而基于知识开发理念下的开发,则是从各种显性和隐性的档案信息资源中,针对利用者的需求将知识提炼出来,形成结构化的知识体系的过程。知识开发是在加大力度研究和开发档案信息内容的基础上,将档案信息内容转变为档案信息知识,以知识数据库等的形式,为利用者提供所需的体系化的档案信息知识。知识开发是档案信息开发的增值服务,将成为企业在市场经济环境中增强竞争力的强有力保障。
3. 开发主体的多元化
档案信息资源的开发主体指的是在开发中占据主导地位的主要力量。在我国,由于档案馆(室)是丰富的档案信息的存储中心,档案馆(室)的档案工作者就顺理成章地成为开发的主体。但是馆(室)自身开发档案信息资源也略显不足:首先,档案信息资源开发的建立和维护需要大量的资金,但政府的有限拨款显得捉襟见肘;其次,档案馆无法全面把握市场变化和用户对档案信息资源的需求;再者,由于图书馆、博物馆也保存有部分档案,某些高校和科研机构甚至也保存了许多重要档案;最后,各个馆(室)各自为政,各行一套。因而,馆(室)需要不断拓展开发能力,不断增强馆(室)际间的协作,由单一馆(室)、单一行业或系统开发档案信息资源,向区域间、地区间、行业间的协作开发过渡。同时,档案信息资源的开发主体也需由馆(室)自身开发逐渐向社会联合开发发展。此外,由于用户信息需求的复杂多变,开发主体必须要有市场需求调查与组织能力,高效的信息整合能力,以全面掌握市场的需求变化。因而,就十分有必要加强与图书馆、博物馆、高校科研机构等各类公益性或商业性的信息机构之间的合作。以用户需求为导向,有重点地开发特色档案信息资源,实现最大程度上的信息开发与整合,为社会提供所需的知识服务。
4. 开发阶段的深入化
信息技术的不断运用,档案信息内容的开发更高效而全面,档案信息服务更优质而周到。在不同的技术阶段,档案信息资源的开发经历着由传统到数字化到网络化的三个阶段:第一阶段主要是手工方式的开发,所提供的档案信息服务就只是传统的实体档案服务;第二阶段,信息技术的介入,档案信息化的发展,开发进入了数字化的阶段 ;第三阶段,开发实现了网络化,通过档案网站,用户不仅可以获得有关档案的相关信息,而且还可以查阅档案原文,享受从查找档案到利用档案的全程服务。在档案信息化的推动下,“档案网站(或门户)到档案信息资源库(先目录库后全文数据库)到数字档案馆”,逐渐实现向网络化开发的过渡。
5. 开发层次的逻辑化
档案信息资源开发阶段的不断深入,其开发层次就相应的显示出逻辑化的趋向:由原生的档案信息资源开发向非原生的档案信息资源开发过渡,由档案实物开发向档案信息化开发向档案网络知识服务开发不断发展,由零次档案信息资源开发不断深入到一次、二次的开发。不断深入的档案信息资源开发,层次间逻辑性不断增强,各个层次间的分工更明确,关系更明晰,每一层次可分可交由不同的部门或个人完成,也可以通过业务外包协助档案信息资源信息开发向知识开发实现。
档案信息资源是人类智慧的结晶,是全社会的共同财富与知识资源,而档案信息资源的开发更是知识信息的优化整合与广泛传播,大大缩短了档案信息资源的传递时间,能更迅速、准确而有效的为利用者提供档案服务。因此,档案工作者需明确档案信息资源开发的内涵,围绕档案自身的特色开展资源开发,要做到与时俱进,关注信息技术的发展,坚持知识开发理念,开发有价值的档案信息资源,提供有效的档案知识服务,推动社会的全面发展。
(广东工业大学)