复制件是不是档案

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  李振华:有相当多的档案工作者认为复制件不是档案,理由是档案是原始记录,复制件不是原始记录。我认为复制件是档案,复制件也具有原始记录性,复制件记录的是人们的复制活动及其复制对象,复制件相对其记录对象来说也是原始记录。档案都是相对其特定记录对象而言的,抛开其特定记录对象谈档案是空谈。原件的档案信息和复制件的档案信息不相同。
  Zhz:复制件也可以是档案的说法有一定道理。我是这样理解的:单位或个人为解决某一问题到档案馆或档案室查阅档案,复制后,接待人员会在复制件上面注明出处和日期,并加盖印章。查档人把该复制件递交给有关主管部门,主管部门以此复制件为据解决了申请人申请解决的问题后,就会将此复制件归档保存。该复制件不仅被有关部门作为职能活动的凭证而保存,而且这个复制件本身一方面是查档人查档活动的原始记录,一方面也是复制对象被利用、被复制的原始记录。
  沧海一粟:我认为要回答“复制件是不是档案”这一问题,必须结合具体的环境和条件,否则回答“是”或“不是”都很难令人信服。换句话说,复制件“是”或“不是”档案都是相对的而不是绝对的,一方面档案的复制件相对于档案原件来说。不能算是档案。即便是如zhz先生所言“接待人员会在复制件上面注明出处和日期,并加盖印章”,并在解决实际问题的过程中发挥了与档案原件几乎相同的效用:但另一方面,相对于利用档案复制件的利用者来说,正如李振华先生所言“复制件也具有原始记录性,复制件记录的是人们(即利用者)的复制活动及其复制对象”和zhz先生所言“这个复制件本身一方面是查档人查档活动的原始记录,一方面也是复制对象被利用、被复制的原始记录”,从这个意义上讲,档案的复制件又具有了档案的本质属性即原始记录性,理所当然应该作为档案归档保存。当然正如李振华先生所言“原件的档案信息和复制件的档案信息不相同。”
  李振华:我认为,信息记录中的原始信息是该信息记录作为档案时的档案信息,其他非原始信息不是该信息记录作为档案时的档案信息:信息记录作为档案时其非原始信息应被抛掉或忽略不计:档案信息是原始信息。文件信息、图书信息、照片信息等不一定是原始信息。
  沧海一粟:李振华先生。我同意你的“信息记录中的原始信息是该信息记录作为档案时的档案信息,其他非原始信息不是该信息记录作为档案时的档案信息”的观点,以“zhz”先生说的“单位或个人为解决某一问题到档案馆或档案室查阅档案,复制后,接待人员会在复制件上面注明出处和日期,并加盖印章”为例,这里的“接待人员会在复制件上面注明出处和日期,并加盖印章”就属于“该信息记录作为档案时的档案信息”,这也是“该复制件被有关部门作为职能活动的凭证而保存”的重要原因。而复制件的与档案原件原始信息相同的内容信息则成为“其他非原始信息不是该信息记录作为档案时的档案信息”,难怪李先生说“原件的档案信息和复制件的档案信息不相同”。
  李先生说的“信息记录作为档案时其非原始信息应被抛掉或忽略不计;档案信息是原始信息,文件信息、图书信息、照片信息等不一定是原始信息”有一定道理,但我认为“信息记录作为档案时其非原始信息应被抛掉或忽略不计”的观点值得商榷,还以“zhz”先生说的“单位或个人为解决某一问题到档案馆或档案室查阅档案,复制后,接待人员会在复制件上面注明出处和日期,并加盖印章”为例,虽然复制件与档案原件原始信息相同的内容信息属于“其他非原始信息不是该信息记录作为档案时的档案信息”,但我觉得不应“被抛掉或忽略不计”,因为这些所谓的“非原始信息”的内容毕竟在解决实际问题的过程中发挥了与档案原件几乎相同的效用,“被抛掉或忽略不计”似乎不太合适吧。
  一束草根:楼主提出了一个很有价值的问题。不过楼主是不是应该对什么是复制件先界定一下,以便更好地探讨这个问题。好像档案、档案复制件与复制件不是一回事。“复制件记录的是人们的复制活动及其复制对象”,好像已经不是其原来要复制的档案了,因为原来的档案本身并不包括“人们的复制活动”的内容。
  沧海一粟:一束草根先生,你让楼主“对什么是复制件先界定一下以便更好地探讨这个问题”的建议很好。你说的“档案、档案复制件与复制件不是一回事”也很客观。我个人认为,楼主说的“复制件”应该是指“档案复制件”,你说的“‘复制件记录的是人们的复制活动及其复制对象’,好像已经不是其原来要复制的档案了,因为原来的档案本身并不包括‘人们的复制活动’的内容”,我觉得和楼主说的“原件的档案信息和复制件的档案信息不相同”是相辅相成的。
  李振华:我说的“复制件”,狭义讲是“档案复制件”,广义讲是一切信息记录的复制件。只要人们需要,一切信息记录及其复制件都可以是档案。“信息记录中的原始信息是该信息记录作为档案时的档案信息,其他非原始信息不是该信息记录作为档案时的档案信息”,对于这句话应该这样理解:档案信息是原始信息,其他非原始信息是档案信息的组成成分,非原始信息不能单独认识。档案只能保证档案信息真实,不能保证非原始信息也真实。档案信息人们不采信其照样真实,非原始信息即使人们采信也照样不一定真实。“信息记录作为档案时其非原始信息应被抛掉或忽略不计”是说非原始信息是档案信息的组成成分,非原始信息不能单独认识,如非原始信息都被抛掉或忽略不计,那还有复制件形式的档案。
  沧海一粟:李振华先生,你对“复制件”的解释(狭义讲是“档案复制件”,广义讲是一切信息记录的复制件)我很赞同。你说的“只要人们需要,一切信息记录及其复制件都可以是档案”的观点我不敢苟同,因为一切信息记录及其复制件是不是档案并不完全取决于人们需要与否。当然“只要人们需要,一切信息记录及其复制件都可以当作档案保存”,“都可以是档案”和“都可以当作档案保存”不是一回事。你的“档案信息是原始信息,其他非原始信息是档案信息的组成成分,非原始信息不能单独认识”的观点我觉得很有道理。但你把你说的“信息记录作为档案时其非原始信息应被抛掉或忽略不计”解释为“非原始信息是档案信息的组成成分,非原始信息不能单独认识”,我觉得似乎不太恰当,我赞同你的“非原始信息是档案信息的组成成分,非原始信息不能单独认识”的说法,但不认同你说的“信息记录作为档案时其非原始信息应被抛掉或忽略不计”,因为我认为二者之间似乎是不能完全划等号的。
  李振华:对信息记录的信息如果不分层次的话,就没有非原始信息,故“非原始信息是档案信 息的组成成分,非原始信息不能单独认识”和“信息记录作为档案时其非原始信息应被抛掉或忽略不计”虽是不同的表述,但意思相同。文件、图书、照片、复制件的信息可以有多层,但其作为档案,档案信息只能有一层。如姚雪垠创作《李自成》的书稿,就至少包括两层以上信息:第一层是姚雪垠的创作信息,第二层是李自成的相关信息。该书稿作为档案,其档案信息是姚雪垠的创作信息。《李白成》一书作为图书又增加了一层出版信息。
  沧海一粟:李先生的“文件、图书、照片、复制件的信息可以有多层,但其作为档案,档案信息只能有一层”的观点很有道理,以姚雪垠创作《李自成》的书稿为例所作的解释说明也很精辟,毫无疑问,姚雪垠创作《李自成》的书稿作为档案,其第一层信息即姚雪垠的创作信息是原始信息即档案信息:其第二层信息即李自成的相关信息是非原始信息即非档案信息。《李自成》一书作为图书出版发行,又增加了一层出版信息,我个人认为,对于出版发行《李自成》一书的出版社而言,出版信息应为原始信息即档案信息,而该书反映或包含的姚雪垠的创作信息和李自成的相关信息则成了非原始信息即非档案信息。由此可见。信息记录的原始信息即档案信息和非原始信息即非档案信息不是一成不变的。条件变了,其性质有可能发生改变,
  李振华:对于出版发行《李自成》一书的出版社而言,出版信息应为原始信息即档案信息,而该书反映或包含的姚雪垠的创作信息是不是档案信息尚有待商榷。
  沧海一粟:我个人认为,对于出版发行《李自成》一书的出版社而言,出版信息应为原始信息即档案信息,而该书反映或包含的姚雪垠的创作信息应为非原始信息即非档案信息:但如果保管姚雪垠名人档案的档案馆把出版发行的《李自成》一书作为姚雪垠名人档案全宗的一部分接收或征集进馆,那该书反映或包含的姚雪垠的创作信息可以作为原始信息即档案信息看待。
  对于出版发行《李自成》一书的出版社而言,楼主认为该书反映或包含的姚雪垠的创作信息是不是档案信息呢?
  李振华:对于这一问题我认为不能用是或不是来做简单回答。姚雪垠创作《李自成》一书的过程是一个动态的过程,如果该过程贯穿出版过程,其创作信息应是档案信息:如果姚雪垠创作《李自成》一书的过程不贯穿该书的出版过程,其创作信息就不应是档案信息。
  沧海一粟:楼主的看法很有道理,但我不敢完全苟同。赞同楼主的“姚雪垠创作《李自成》一书的过程是一个动态的过程”的看法,该过程很可能会与出版过程交叉进行,因为在这期间姚雪垠很可能会对《李自成》书稿进行修改(其原因可能来自出版社,也可能来自作者),这种关于姚雪垠修改《李自成》书稿的信息应作为档案信息看待,但按照楼主“档案信息只能有一层”的观点,这种关于姚雪垠修改《李自成》书稿的信息应该纳入“出版信息”范畴才能作为档案信息看待:当然如果姚雪垠创作《李自成》书稿从创作完毕送到出版社直至出版发行这一期间再没有做任何修改的话(不过这种可能也许不大),其创作信息就应作为非原始信息即非档案信息看待,
  李振华:“如果姚雪垠创作《李自成》书稿从创作完毕送到出版社直至出版发行这一期间再没有做任何修改的话(不过这种可能也许不大),其创作信息就应作为非原始信息即非档案信息看待。”对于这句话我认为也有商榷余地。“没有做任何修改”,但这期间只要作者认同出版社的行为,其创作信息也应是档案信息。
  沧海一粟:既然“没有做任何修改”,其创作信息对于出版社而言怎么说应是档案信息呢?楼主说的“这期间只要作者认同出版社的行为,其创作信息也应是档案信息”的意思可能是想说“这期间只要作者认同出版社的行为,出版社对书稿的修改信息也应是档案信息”。如果楼主真是这个意思的话,应说“其修改信息也应是档案信息”为宜,而不能说“其创作信息也应是档案信息”。当然,这里的“其”应视为“出版社”而非作者。即便如此,按照楼主“档案信息只能有一层”的观点,这种关于出版社修改书稿的信息应该纳入“出版信息”范畴才能作为档案信息看待。
  李振华:一层也可以有两个方面。如:病历档案,档案信息就可包括病人就诊,医生诊断两个方面的信息。
  沧海一粟:楼主说的乍听起来似乎很有道理,但仔细一琢磨,觉得有点不太对劲。还以楼主说的病历档案为例,按照楼主“档案信息只能有一层”的观点,我认为对于病人而言,其就诊信息应属于档案信息:对于医生而言。其诊断信息应属于档案信息。
  李振华:我认为档案信息不是相对记录对象而言的,信息记录中的原始信息都应是档案信息。
  沧海一粟:李振华先生,你的“信息记录中的原始信息都应是档案信息”的看法我觉得很有道理,但你的“档案信息不是相对记录对象而言的”观点不敢苟同。我个人认为,档案信息是相对记录对象而言的,比如甲单位形成的反映其职能活动的原始记录(即档案)相对于甲单位来说,毫无疑问应该是档案信息,应作为档案保存:甲单位形成的反映其职能活动的原始记录(即档案)相对于乙单位来说,就可能不是档案信息了。有可能仅作为资料留存。因此,我认为档案信息是相对记录对象而言的。当然。档案馆除外。因为档案馆保存的档案几乎都不是档案馆自身形成的,但仍是档案信息。
  李振华:档案应是档案信息的上位概念,在档案概念不明的情况下。咋能说清档案信息。档案信息也许比档案更难把握,对这一问题我建议我们就此打住。
  沧海一粟:能和李先生交流一些看法,真的感到很高兴,至于说谁的观点对另当别论,我个人认为。学术观点很难区分对错,就像电视上热播的大学生辩论会,是很难区分辩论双方谁对谁错的,也许压根儿就不存在对错。裁判是根据双方辩论的理由谁的更充分来判定输赢的。当然。我们在论坛上交流看法,目的是为了加深对某一问题的理解,我觉得我们的交流基本上达到了这一目的。
  
  (摘自《档案界》网站)
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