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摘要：Access2003软件具有强大的数据库管理功能，同时又具有操作简单，易于学习和使用的优点，十分适合医院的基层人员在管理医疗械是使用。
关键词：Access；医疗器械管理
中图分类号：R197文献标识码：B文章编号：1009-3044(2008)22-835-02
Microsoft Access2003 （以下简称Access）是Office2003的一个套装程序，普遍装于近年出售的计算机中。Office200已经成为一个应用最广泛的办公软件，Access2003也成为各计算机必备的管理数据库。由于我们平常配发的各类数据库管理软件大多使用的是AQL等大型数据库，基层工作人员计算机水平不高，不能进行二次开发，所以在具体到有特色的应用时，简单易上手的Access就显得十分好用。特别是其中文版是全汉化的窗口界面，具备一系列的工具来收集、检索、显示和打印数据，做到所见即所得的效果。对于一些特定场所的管理，具有功能强大，操作直观方便、易学易掌握的优点。为适应基层医院的医疗器械管理电脑化的需要，笔者结合郑州大学第五附属医院设备库房的具体情况，探索了应用Access软件对基层医院医疗器械管理的方法，结果表明：应用Access能够适应基层医院的医疗器械管理电脑化的需要，而且安全、可靠、简便易行。
建库流程：
启动Access程序——创建管理数据库——创建管理数据表——创建查询文件——医疗器械管理及应用。启动Access程序后，首先要创建医疗器械管理数据库，然后创建存放医疗器械信息的数据表，基于数据表再创建信息查询文件，这样就可以达到大多数的医疗器械管理目的。
1 建立医疗器械管理数据库
在Access启动窗口中选择“空数据库”——单击“确定”——在“文件名” 框中键入“医疗器械管理数据库”——指明保存位置——单击“创建”。Access随即自动在指定位置创建了一个指定名的医疗器械管理数据库。为了确保安全，仅让有权限的工作人员使用该数据库，应该为其设立打开密码，方法是：点击最上面一行的“工具” 栏——选“安全” ——“设置数据库密码”——输入两次密码——单击“确定”。
2 建立医疗器械数据表
打开已建的“医疗器械管理数据库”——依次单击“表” 标签——“新建” ——“设计视图”——“确定”。屏幕上部可见包含“字段列表”、“数据类型”、“说明” 组成的“设计网络” 和下部针对选定字段的有关属性列表两部分组成的数据表“视网设计”。根据医疗器械数据库所需要的有关宇段及字段类型，完成“医疗器械数据表” 的结构建立并保存。
3 建立各个查询文件
根据器械管理的目的和需要，可以建立以下查询文件。
3.1 初级查询
医疗器械入库情况：以“医疗器械数据库” 为基础，建立初级查询（医疗器械的入、出库情况），在其中增加“入库金额（元）”、“出库金额（元）”、“库存量” 四个计算字段，从而实现对医疗器械数据库使用和查询以及为次级查询做基础。方法是：
1）打开“医疗器械数据库”；
2）依次单击标签“查询”——“新建”——“设计视图” ——“确定” ——“表” ，选中“医疗器械数据表” ——“添加”——“关闭”；
3）在“设计视图” 的字段列表框中，全选各个字段加到下部的“设计网络” 中。然后在其后跟着的四个空字段的字段各位置处，将“[金额（元）] * [入库数量]”、“[金额（元）] * [出库数量]”、“[入库数量]一[出库数量]”分别用半角字符和半角标点符号方式原样输入。并将这四个位置出现的“表达式1”、“表达式2”、“表达式3” 用键盘输入法分别改成“入库金额（元）”、“出库金额（元）”、 “库存量”（注意：更改时“：” 及其后的内容不能改变），形成四个计算字段：
4）根据使用目的，在“设计视图” 中，通过分别设置各个字段的“排序”、 “显示” 和“准则”， 然后按“执行” 键即可得到除了“汇总” 功能之外的各种医疗器械出、入库信息查询的结果；
5）保存以上设计，命名为“初级查询”。
3.2 建立具有时间参数的二级查询和具有时间
参数及汇总功能的三级查询由于Access的规定，只有先建立具备时间参数的二级查询，才能在此基础上建立同时具备时间参数和汇总功能的三级查询。
1）建立二级查询：
①在“查询” 标签中依次单击“新建”——“设计视图” ——“确定” ——“查询” 标签——“初级查询” ——“添加” ——“关闭”。
②在“查询设计视图”的字段列表框中，分别双击与医疗器械入库有关的各个字段（按使用者的需要决定），进入设计网络中。
③在“入库数量” 和“入库日期” 的“准则”行中，用半角字符和半角标点符号输入“< >0”和“>： [输入起始日期]and<= [输入终末日期]’’。保存并命名为“二级查询l（某时段医疗器械入库情况）”。
④重复以上① ，② ，③ 步骤，把②步中的“与医疗器械入库有关的字段” 和③ 步中的“入库日期” 和“入库数量” 分别改成“医疗器械出库有关的字段”、“出库日期” 和“出库数量”，保存并命名为“二级查询2 （某时段医疗器械出库情况）”。
⑤重复以上① 、② 步骤，但在② 步骤中要同时选取医疗器械出、入库和库存有关的字段，在之后的第一个空字段的字段名位置处，用3.1中的方法建立计算字段“库存金额（元）”。保存并命名为“二级查询3 （医疗器械库存情况）”。
⑥根据我院的实际情况，将医疗器械分为A、B、C、D四类管理，建立查询，重复① 步骤，选定“医疗器械名称” 和“金额（元）” 两项（其它项可以按使用者的需要增加）， 并在“金额（元）” 的“准则” 行中，用半角字符和半角标点符号输入“>：100000”，保存并命名为“A类医疗器械明细表”； 同法， 只改“准则”，改为“>10000and<100000”，保存并命名为“B类医疗器械明细表”； 改为“10000”，保存并命名为“C类医疗器械明细表”。
2）建立三级查询
①在“查询” 标签中依次单击“新建” ——“设计视图” ——“确定” ——“查询”——选“二级查询l（某时段医疗器械入库情况）” ——“添加” ——“关闭”。
②在“查询设计视图” 的字段列表框中，分别双击“医疗器械名称”、“简写”、“规格”、“入库价”、“入库数量” 和“入库金额” （其它字段可按需要自选）。
③在“菜单” 栏中单击“视图” ——单击“合计”， 在各个字段的“合计” 行中可出现“Group By”，由此实现对每个字段的分组归类。
④在“购入金额” 和“入库数量” 字段的“合计” 行中的右边点击下拉菜单中“Stun” 实现汇总。
⑤保存并命名为“三级查询1（某时间段医疗器械入库数量及采购金额汇总）”。
⑥重复以上① 、② 、③ 、④ 步骤，在字段“简写” 的“准则”行中用半角字符和半角标点符号方式输入“[输入医疗器械简写]”，保存和命名为“三级查询2（某时段某器械入库数量及购入金额汇总）”。
⑦重复以上① 、② 、③ 、④ 步骤，将① 步骤中“二级查询l（某时段医疗器械入库情况）” 改为“二级查询2 （某时段医疗器械出库情况）”，将② 步骤中的“入库数量”和“入库金额” 改为“出库数量” 和“出库金额”，保存命名为“三级查询3 （某时段某器械出库数量及出库金额汇总）”。
⑧打开“三级查询3 （某时段某器械出库数量及出库金额汇总）” ——单击“菜单”栏中的“视图”——单击“设计视图”——在“简写”字段的“准则” 行中用半角字符和半角标点符号方式输入“[输入医疗器械名称简写]”，保存并命名为“三级查询4 （某时段某器械现有金额及数量汇总）”。
⑨重复以上① 、② 、③ 步骤，将① 步骤中的“二级查询l （某时段医疗器械入库情况）” 改为“二级查询3 （医疗器械库存情况）”，在② 步骤中分别双击与器械库存有关的字段。并在“库存量”字段的“准则” 行中用半角字符和半角标点符号方式输入“<>0”，在“库存金额” 和“库存量” 字段的“合计” 行中的右边单击下拉菜单中单击“Stun” 实现汇总。保存和命名为“三级查询5 （医疗器械库存汇总）”。
⑩重复⑨ 步骤，在第一空字段名处用半角字符和半角标点符号方式输入“实盘数： ”， 以便在盘点表中给出填写某医疗器械的实盘数的空白列，并在“简写” 字段的“准则” 行中用半角字符和半角标点符号方式输入“[输入医疗器械名称简写]，，保存并命名为“三级查询6（某医疗器械盘点表）。至此在该器械管理数据库中，建成了三级共13个常用的器械管理查询文件（使用者可以根据自己的需要， 再建立其他查询文件）”。
4 应用
4.1 医疗器械入、出库操作
新购入医疗器械出库或销售的数据录入，打开“医疗器械管理数据库”——单击“表” 标签——单击“医疗器械数据表” ——在末条记录处输入医疗器械信息， 以相同方法也可输入器械盘点信息。
4.2 检索与查询
1）医疗器械信息检索“医疗器械数据库” 和各级查询表中的各个字段的医疗器械信息，均可通过“编辑” 菜单中的查询命令来进行检索。
2）医疗器械信息查询单击“查询” 标签，根据工作需要选择并双击我们已建立的“查询文件”，根据屏幕提示输入时间参数或医疗器械名称简写参数，所需要查询结果可以使用“打印” 命令进行打印输出结果。例如，我们想查询2007-3-01到2008-3-31间“彩色B型超声诊断仪” 的入库数量和出库金额，可双击“查询” 标签中的“三级查询2 （某时间某器械出库数量和金额汇总）” 按屏幕提示输入起始时间2007-3-01和终末时间2008-03-31，再输入要查询的器械名，查询结果即刻显示。
5 讨论
1）以上我们只是介绍了使用Access进行的医疗器械的库房管理，但在实际工作中， Access可以应用的地方还有很多，例如，我们用Access还制作了耗材的管理库，在使用上也十分方便。这说明在计算机技术飞速发展的今天，我们人人都应该掌握一定的计算机技术，但由于计算机技术浩如烟海，所以我们只需要针对我们自己应用的需要学习到够用的知识就可以投入使用，而不能等所有好的软件都开发出来才进行信息化的管理。
2）算机还是辅助人来管理的，所以即使在使用计算机管理后，仍然要严格库房制度，将每次的进货和出库都认真进行登记，才能做得到管理得当，否则，只能使管理陷入混乱。
3）针对将来的联网数据库的拿手，Access也预留了接口，可以通过“导人” 或“导出” 将不能联网的大量数据进行传递与处理，使我们能及时得到准确的医疗器械信息和已用的医疗器械使情况，这样 ，就可以为决策部门提供医院综合的设备情况，提高医院宏观管理和决策能力。
关键词：Access；医疗器械管理
中图分类号：R197文献标识码：B文章编号：1009-3044(2008)22-835-02
Microsoft Access2003 （以下简称Access）是Office2003的一个套装程序，普遍装于近年出售的计算机中。Office200已经成为一个应用最广泛的办公软件，Access2003也成为各计算机必备的管理数据库。由于我们平常配发的各类数据库管理软件大多使用的是AQL等大型数据库，基层工作人员计算机水平不高，不能进行二次开发，所以在具体到有特色的应用时，简单易上手的Access就显得十分好用。特别是其中文版是全汉化的窗口界面，具备一系列的工具来收集、检索、显示和打印数据，做到所见即所得的效果。对于一些特定场所的管理，具有功能强大，操作直观方便、易学易掌握的优点。为适应基层医院的医疗器械管理电脑化的需要，笔者结合郑州大学第五附属医院设备库房的具体情况，探索了应用Access软件对基层医院医疗器械管理的方法，结果表明：应用Access能够适应基层医院的医疗器械管理电脑化的需要，而且安全、可靠、简便易行。
建库流程：
启动Access程序——创建管理数据库——创建管理数据表——创建查询文件——医疗器械管理及应用。启动Access程序后，首先要创建医疗器械管理数据库，然后创建存放医疗器械信息的数据表，基于数据表再创建信息查询文件，这样就可以达到大多数的医疗器械管理目的。
1 建立医疗器械管理数据库
在Access启动窗口中选择“空数据库”——单击“确定”——在“文件名” 框中键入“医疗器械管理数据库”——指明保存位置——单击“创建”。Access随即自动在指定位置创建了一个指定名的医疗器械管理数据库。为了确保安全，仅让有权限的工作人员使用该数据库，应该为其设立打开密码，方法是：点击最上面一行的“工具” 栏——选“安全” ——“设置数据库密码”——输入两次密码——单击“确定”。
2 建立医疗器械数据表
打开已建的“医疗器械管理数据库”——依次单击“表” 标签——“新建” ——“设计视图”——“确定”。屏幕上部可见包含“字段列表”、“数据类型”、“说明” 组成的“设计网络” 和下部针对选定字段的有关属性列表两部分组成的数据表“视网设计”。根据医疗器械数据库所需要的有关宇段及字段类型，完成“医疗器械数据表” 的结构建立并保存。
3 建立各个查询文件
根据器械管理的目的和需要，可以建立以下查询文件。
3.1 初级查询
医疗器械入库情况：以“医疗器械数据库” 为基础，建立初级查询（医疗器械的入、出库情况），在其中增加“入库金额（元）”、“出库金额（元）”、“库存量” 四个计算字段，从而实现对医疗器械数据库使用和查询以及为次级查询做基础。方法是：
1）打开“医疗器械数据库”；
2）依次单击标签“查询”——“新建”——“设计视图” ——“确定” ——“表” ，选中“医疗器械数据表” ——“添加”——“关闭”；
3）在“设计视图” 的字段列表框中，全选各个字段加到下部的“设计网络” 中。然后在其后跟着的四个空字段的字段各位置处，将“[金额（元）] * [入库数量]”、“[金额（元）] * [出库数量]”、“[入库数量]一[出库数量]”分别用半角字符和半角标点符号方式原样输入。并将这四个位置出现的“表达式1”、“表达式2”、“表达式3” 用键盘输入法分别改成“入库金额（元）”、“出库金额（元）”、 “库存量”（注意：更改时“：” 及其后的内容不能改变），形成四个计算字段：
4）根据使用目的，在“设计视图” 中，通过分别设置各个字段的“排序”、 “显示” 和“准则”， 然后按“执行” 键即可得到除了“汇总” 功能之外的各种医疗器械出、入库信息查询的结果；
5）保存以上设计，命名为“初级查询”。
3.2 建立具有时间参数的二级查询和具有时间
参数及汇总功能的三级查询由于Access的规定，只有先建立具备时间参数的二级查询，才能在此基础上建立同时具备时间参数和汇总功能的三级查询。
1）建立二级查询：
①在“查询” 标签中依次单击“新建”——“设计视图” ——“确定” ——“查询” 标签——“初级查询” ——“添加” ——“关闭”。
②在“查询设计视图”的字段列表框中，分别双击与医疗器械入库有关的各个字段（按使用者的需要决定），进入设计网络中。
③在“入库数量” 和“入库日期” 的“准则”行中，用半角字符和半角标点符号输入“< >0”和“>： [输入起始日期]and<= [输入终末日期]’’。保存并命名为“二级查询l（某时段医疗器械入库情况）”。
④重复以上① ，② ，③ 步骤，把②步中的“与医疗器械入库有关的字段” 和③ 步中的“入库日期” 和“入库数量” 分别改成“医疗器械出库有关的字段”、“出库日期” 和“出库数量”，保存并命名为“二级查询2 （某时段医疗器械出库情况）”。
⑤重复以上① 、② 步骤，但在② 步骤中要同时选取医疗器械出、入库和库存有关的字段，在之后的第一个空字段的字段名位置处，用3.1中的方法建立计算字段“库存金额（元）”。保存并命名为“二级查询3 （医疗器械库存情况）”。
⑥根据我院的实际情况，将医疗器械分为A、B、C、D四类管理，建立查询，重复① 步骤，选定“医疗器械名称” 和“金额（元）” 两项（其它项可以按使用者的需要增加）， 并在“金额（元）” 的“准则” 行中，用半角字符和半角标点符号输入“>：100000”，保存并命名为“A类医疗器械明细表”； 同法， 只改“准则”，改为“>10000and<100000”，保存并命名为“B类医疗器械明细表”； 改为“10000”，保存并命名为“C类医疗器械明细表”。
2）建立三级查询
①在“查询” 标签中依次单击“新建” ——“设计视图” ——“确定” ——“查询”——选“二级查询l（某时段医疗器械入库情况）” ——“添加” ——“关闭”。
②在“查询设计视图” 的字段列表框中，分别双击“医疗器械名称”、“简写”、“规格”、“入库价”、“入库数量” 和“入库金额” （其它字段可按需要自选）。
③在“菜单” 栏中单击“视图” ——单击“合计”， 在各个字段的“合计” 行中可出现“Group By”，由此实现对每个字段的分组归类。
④在“购入金额” 和“入库数量” 字段的“合计” 行中的右边点击下拉菜单中“Stun” 实现汇总。
⑤保存并命名为“三级查询1（某时间段医疗器械入库数量及采购金额汇总）”。
⑥重复以上① 、② 、③ 、④ 步骤，在字段“简写” 的“准则”行中用半角字符和半角标点符号方式输入“[输入医疗器械简写]”，保存和命名为“三级查询2（某时段某器械入库数量及购入金额汇总）”。
⑦重复以上① 、② 、③ 、④ 步骤，将① 步骤中“二级查询l（某时段医疗器械入库情况）” 改为“二级查询2 （某时段医疗器械出库情况）”，将② 步骤中的“入库数量”和“入库金额” 改为“出库数量” 和“出库金额”，保存命名为“三级查询3 （某时段某器械出库数量及出库金额汇总）”。
⑧打开“三级查询3 （某时段某器械出库数量及出库金额汇总）” ——单击“菜单”栏中的“视图”——单击“设计视图”——在“简写”字段的“准则” 行中用半角字符和半角标点符号方式输入“[输入医疗器械名称简写]”，保存并命名为“三级查询4 （某时段某器械现有金额及数量汇总）”。
⑨重复以上① 、② 、③ 步骤，将① 步骤中的“二级查询l （某时段医疗器械入库情况）” 改为“二级查询3 （医疗器械库存情况）”，在② 步骤中分别双击与器械库存有关的字段。并在“库存量”字段的“准则” 行中用半角字符和半角标点符号方式输入“<>0”，在“库存金额” 和“库存量” 字段的“合计” 行中的右边单击下拉菜单中单击“Stun” 实现汇总。保存和命名为“三级查询5 （医疗器械库存汇总）”。
⑩重复⑨ 步骤，在第一空字段名处用半角字符和半角标点符号方式输入“实盘数： ”， 以便在盘点表中给出填写某医疗器械的实盘数的空白列，并在“简写” 字段的“准则” 行中用半角字符和半角标点符号方式输入“[输入医疗器械名称简写]，，保存并命名为“三级查询6（某医疗器械盘点表）。至此在该器械管理数据库中，建成了三级共13个常用的器械管理查询文件（使用者可以根据自己的需要， 再建立其他查询文件）”。
4 应用
4.1 医疗器械入、出库操作
新购入医疗器械出库或销售的数据录入，打开“医疗器械管理数据库”——单击“表” 标签——单击“医疗器械数据表” ——在末条记录处输入医疗器械信息， 以相同方法也可输入器械盘点信息。
4.2 检索与查询
1）医疗器械信息检索“医疗器械数据库” 和各级查询表中的各个字段的医疗器械信息，均可通过“编辑” 菜单中的查询命令来进行检索。
2）医疗器械信息查询单击“查询” 标签，根据工作需要选择并双击我们已建立的“查询文件”，根据屏幕提示输入时间参数或医疗器械名称简写参数，所需要查询结果可以使用“打印” 命令进行打印输出结果。例如，我们想查询2007-3-01到2008-3-31间“彩色B型超声诊断仪” 的入库数量和出库金额，可双击“查询” 标签中的“三级查询2 （某时间某器械出库数量和金额汇总）” 按屏幕提示输入起始时间2007-3-01和终末时间2008-03-31，再输入要查询的器械名，查询结果即刻显示。
5 讨论
1）以上我们只是介绍了使用Access进行的医疗器械的库房管理，但在实际工作中， Access可以应用的地方还有很多，例如，我们用Access还制作了耗材的管理库，在使用上也十分方便。这说明在计算机技术飞速发展的今天，我们人人都应该掌握一定的计算机技术，但由于计算机技术浩如烟海，所以我们只需要针对我们自己应用的需要学习到够用的知识就可以投入使用，而不能等所有好的软件都开发出来才进行信息化的管理。
2）算机还是辅助人来管理的，所以即使在使用计算机管理后，仍然要严格库房制度，将每次的进货和出库都认真进行登记，才能做得到管理得当，否则，只能使管理陷入混乱。
3）针对将来的联网数据库的拿手，Access也预留了接口，可以通过“导人” 或“导出” 将不能联网的大量数据进行传递与处理，使我们能及时得到准确的医疗器械信息和已用的医疗器械使情况，这样 ，就可以为决策部门提供医院综合的设备情况，提高医院宏观管理和决策能力。