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【摘要】信息技术的发展使数字化校园成为院校教学管理的主要平台，如何使教学档案更好地适应信息化、网络化发展，使其成为教学组织、教学改革的有力支撑，是当前院校档案建设工作的重要问题。本文分析了数字化校园背景下教学档案建设工作信息多、网络化及电子纸质档案并存的特点，剖析了数字化对教学档案管理理念、运行机制、可靠性和安全性提出的新要求，探索了新背景下教学档案建设与管理的对策。
【关键词】数字化校园 教学档案 教学管理
【中图分类号】G473 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2017）04-0241-02
教学档案是指在教学实践与管理中形成的文字、图片、录音、影像等资料。根据内容不同，教学档案可以分为教学组织档案、教学实施档案、教材档案、教员档案，以及研究生教育等特殊学科层次教学档案等。教学档案既是院校办学的历史见证，也是其进一步深化教学研究、支撑教学改革、提高教学质量的宝贵资源。随着数字化校园建设的不断深入，教学组织、管理和实施更多地依托网络平台，为教学档案建设与管理拓展了空间，其资料收集与检索更加便捷，信息整合与优化更加系统，资源应用和开发更具潜力。因此，探索基于数字化校园背景下的教学档案建设，对加强院校整体建设特别是推进教学改革创新和提高教学质量有着极其重要的作用。
一、数字化校园背景下教学档案建设与管理工作的特点
1.信息资源更多地植入数字化校园
数字化校园是一种虚拟的教育环境，它以网络技术为基础实现对教学、科研、管理、服务等校园信息的收集、处理、存储和利用。以海军潜艇学院自2014年开始建设的数字化校园平台为例，系统包括教学任务、课表安排、教学日志、考务成绩、督导听查课、评教评学、教学用车、教材、教研室、教室、器材物资和设备资产等十二个模块。由此可见，数字化校园既包括设备、教室等环境，也包含图书、讲义、课件等资源，使使用者对教学、管理、服务、办公等全要素都可视、可读、可编，它拓展了现实校园的时空和维度，提升了教学业务运作速度和处理能力，从而达到提高管理水平和办事效率的目的。
在数字化校园中，各类原始教学活动信息植入网络平台，并由传统纸质载体转变为网络数字文档。如教学一线常见的调停课业务，传统方式通常是由教员提出调停课申请，由教研室、所在系领导批准后报教学管理部门审批，再由教务管理部门通知相关班次和教研室，整个过程以纸质载体转呈和批阅。而在数字化校园平台上，网络成为连接整个流程各方的纽带，教员、教研室、系教学管理员、教务管理人员依据账户权限不同进行逐级审批并发布通知，键盘与鼠标操作取代了纸质文书的流转，事件发生与发展过程体现在网络信息的关联中。
2.信息采集以网络检索为突出表现
传统的教学档案收集工作是与教学实践活动相分离的，一般是在阶段性教学任务完成后由档案管理人员定期到相关部门收集原始素材后再进行整合，资料收集的方式较为被动，“提供不提供”和“提供什么信息”很大程度上取决于提供部门的工作态度和文字水平，信息时效性和有效性受到很大制约。此外，产生教学档案信息的部门涉及到教务部门、教学保障部门、学生管理部门、各二级教学管理部门等，信息资源的离散性不仅加大了档案建设工作难度，而且使档案信息的系统性、准确性受到影响。在数字化校园系统中，日常的教学活动与管理都存在于平台，档案管理人员可以主动地从平台上获取相关信息，通过数据优选、整合形成结构化、系统化、有价值的档案资源。特别是在数字化校园平台上各类信息都在实时地更新和完善，每个客户端的所有操作都有迹可循，能够更全面、历史地反映教学管理和实施的全过程。
数字化校园也使各类档案信息的全方位、多维度、大纵深灵活运用成为可能。在学科评估、教学监察等活动中，不仅大大简化了工作程序，而且还可借助大数据技术拓展信息运用的纵深。如在教学质量专项监察工作中，监察组对各单位监察的方式之一就是查阅资料，这包括人才培养方案、教学内容、教学实施、教材、教学管理、教员队伍、教学质量监控等7个方面近百种资料。在实行数字化校园的基础上，部分资料能够迅速调出与整合，在提高工作效率的同时，也能重充分保证所需资料的完善和系统，从而更全面地展现院校教学组织、管理、运行情况，以及教学改革和课堂授课质量情况。而尚未全面运行数字化校园的部分，所需信息仍需人工采集整合，工作量大，易出现疏漏，有的佐证材料缺失，给备察工作带来了困难。
3.纸质档案與电子档案长期交织并存
尽管数字化校园为教学档案的信息收集与检索提供了便利，但就教学档案建设本身而言，依然需要长期面对纸质档案与电子档案两种模式并存的局面。纸质档案历史悠久，虽有体量大、使用繁的问题，但其信息保存的真实、完整和可靠性是网络平台和电子档案所不能替代的。纸质、电子载体存储形式和处理技术的特质，决定了教学档案数字化与纸质化建设将长期并存和相互交织。一方面，为防止因网络系统崩溃、电子文件损坏造成的被动局面，档案资源尚需以数字化校园为依托，通过转化建立相应的纸质或离线电子文档，并建账登记列入传统档案管理系统。另一方面，为保证现有纸质档案保管质量，特别是扩大传统档案应用空间及丰富数字化校园资源，还需对已信息化的纸质档案与数字化校园平台相对接。数字化校园凸显的是对档案信息的运用，而对教学档案建设而言，除突出信息应用外，还需顾及信息存储的安全性、可靠性和保密性。所以在当前和今后一个相当长的历史时期，须做好纸质档案与电子档案一体建设，彼此兼容、优势互补。
二、数字化校园建设对教学档案管理提出新要求
1.对教学档案的管理理念提出新要求
数字化校园建设为院校教学档案管理工作提供了信息化、数字化平台，使档案的产生、管理、使用各方紧密联接，整个管理过程不再受制于时间和空间的限制。如果说传统的档案管理理念是一种“围墙化”的“小档案观”，即档案管理与教学实践活动相分离，所有档案由专职人员负责收集、整理后存入档案馆，那么在数字化校园背景下，院校的教学档案管理工作应树立“大档案观”，即视野、思路更为开阔的档案发展模式与趋势。在此模式下，档案管理的信息整合协作机制更加健全，网络化、数字化程度极高，档案管理工作同时兼具多元性、开放性和前瞻性。 “大档案观”将档案数据变成大数据库从而为单位再创造价值，它包涵三个层次的内容：一是大档案，即所有档案均以数字化形式存储。这要求院校中与教学实践有关的部门都应纳入到档案存储的范畴，从而使教学计划、教学活动落实、后勤保障等职能在数字化平台中形成一个完整的数据库信息。二是大技术，即大数据挖掘技术。这要求档案管理理念需要有科学性，利用大数据技术分析档案信息的内在价值，使之成为院校现在、未来办学的活的经验借鉴。三是大服务，即以需求为导向的智能化档案应用。这要求档案管理应依托数字化平台根据不同职能部门的需要建立友好、完备的数据资源库，增强档案的实用性，。
2.对档案管理的运行机制提出新要求
数字化校园的建设使院校内部信息的产生、传递、获取、加工、存储都发生了巨大变化，在此背景下，教学档案的管理需要有更高效系统的运行机制。
数字化校园下的教学档案需要有新的管理模式，一是要将教学信息的采集、存储、利用的全过程都纳入到档案管理范畴中，此时的教学档案管理部门不再仅具有狭义的档案存储职能，而是依托于数字化校园平台，作为院校的信息中心监管各部门的信息产生，对数据进行整理，并负责提供有价值的分析结果。二是要界定各教学职能部门的档案管理责任，规范日常教学活动记录，确保档案数据的真实性和完整性。三是要建立适应纸质档案与电子档案并存的管理模式。
数字化校园下的教学档案需要有新的管理标准。教学管理涉及部门多，各部门都是按照各自定义的内部数据标准产生信息，因此应依托于数字化校园平台规范、统一各部门的数据标准，建立面向不同业务领域、不断更新的大数据建设标准，从而为进一步实现教学实践各部门的信息互通互联和资源共享奠定基础。
3.对教学档案信息的可靠性和安全性提出新要求
数字化校园作为一个开放性虚拟平台，对其承载信息的可靠性和安全性提出了新要求。一方面，档案的利用具有原始凭证性和真实可靠性，纸质档案的原始属性表现在有正本与副本差异，特别是当事人亲笔备注，领导者亲笔签署和现场询问等表现出的原始性，更具有法律与凭证效力。而在数字化校园的使用中，电子信息的修改易不留痕迹，这对过程文稿的可靠性和真实性提出了挑战。另一方面，数字化平台依赖于网络，易受到病毒等异常情况的干扰，档案信息则会损坏、丢失、漂移，这需要有专门的安全防护、真伪辨别等措施加以保障。此外，各类信息的保密等级、阅读范围和安全要求不尽相同，这需要对电子档案信息秘密等级进行划分与界定，并使之与纸质档案相一致。
三、数字化校园背景下教学档案管理工作的思考
1.加强一体化建设，实现电子档案与纸质档案融合管理
数字化校园的适用是逐步的，而传统的纸质存储方式具有可靠性和安全性特点，使得电子档案与纸质档案将彼此互补而长期共存，因此应从院校教学和档案管理的实际出发，加强两者一体建设，共同提升教学档案管理水平。一是实现信息内容的融合管理。对于不便于数字化的资料建立电子检索，同时对重要的文件登录纸质备案，定期进行准确性校验，保证信息的安全性和便捷性。二是实现技术手段的融合。探索数字化校园平台与现有的档案信息平台的互通、互联技术，建立电子档案与纸质档案的全通道或调用通道，使两者能够相互印证。三是实现规章制度的融合管理。依托现有的、完备的纸质档案管理制度统一规范电子档案的管理，使两种档案存储方式达到内容上的密級一致，管理上的权限相符。
2.提高数字化素养，确保教学档案管理品质
保证档案质量除技术手段外，更重要的是要有一支专业化、高水平的档案管理员队伍。立档工作，人人有责。应不断提升全体教学工作者的档案意识，以数字化精神参与到院校档案建设与管理中来。一是提高档案管理人员的数字化素养。数字化背景下的档案管理人员不仅应是档案学专家，更需要是信息技术专家。应转变档案管理人员工作思路，加强培训，使其从信息管理员变为信息资源的组织者、导航者和教育者。二是提高教学参与者、管理者的数字化素养。数字化校园平台上的每一步作业都有迹可循，每一个信息的“前生今世”都可以查阅，每位教学工作者都是档案信息的产生者和管理者。因此，应重视日常教学活动和管理工作中网络平台的使用，由关注建设成果这一低维度的“点”扩展到注重日常教学活动高维度的“面”，用“大档案观念”引导教学管理品质的提升。
3.深化服务层次，提升教学档案利用率
以史为鉴，以档为据。应凭借数字化平台将“静态”的馆藏档案变成“动态”的数据库资源，服务于教学管理、教学评价、专业评估等活动。一是，应以档案的单维度利用为基础。档案的单维度利用主要是指信息的检索。日常教学活动所产生的数据直接形成于数字化平台，借助数据抓取工具和技术处理，可以得到格式化的存储数据。因此，应更重视日常教学业务在平台上的完备性与准确性，保证基础数据质量，为顶层应用提供更科学的数据资料。二是，应探索档案的多维度利用。档案的多维度利用主要是指用综合性的指标评价教学活动的过去、现在甚至未来的发展潜力。数字化平台提供了庞大的全样本数据，应借助大数据技术，挖掘教学档案的借鉴价值和文化价值，更全面、立体化地呈现教学活动全貌，分析院校特有的办学规律和潜在价值。三是突破本单位教学档案资源的局限，根据本单位实际教学需求，通过建立可靠的经验教训、受训学员基本情况和心理特点等特色化档案数据，并通过技术手段智能推送至教学实施管理部门，为院校办学的宏观、跨界和系统思维创造条件，最大限度地为人才培养提供服务。
参考文献：
[1]朱力纬，刘丽勤，王健.高效基于大数据时代的数字化校园建设探讨[J].华东师范大学学报（自然科学版），2015，S1：104-110.
[2]张艳秋等.数字化校园背景下信息素养提升研究[J].中国医学教育技术，2015，29（2）：139-141.
[3]范文，吉俊虎.新形势下加强院校档案信息化建设的对策[J].武警指挥学院学报，2012，154（11）：21-22.
[4]钱爱华.高效教学档案分类探讨[J].安庆师范学院学报（社会科学版），2010，29（12）：101-103.
【关键词】数字化校园 教学档案 教学管理
【中图分类号】G473 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2017）04-0241-02
教学档案是指在教学实践与管理中形成的文字、图片、录音、影像等资料。根据内容不同，教学档案可以分为教学组织档案、教学实施档案、教材档案、教员档案，以及研究生教育等特殊学科层次教学档案等。教学档案既是院校办学的历史见证，也是其进一步深化教学研究、支撑教学改革、提高教学质量的宝贵资源。随着数字化校园建设的不断深入，教学组织、管理和实施更多地依托网络平台，为教学档案建设与管理拓展了空间，其资料收集与检索更加便捷，信息整合与优化更加系统，资源应用和开发更具潜力。因此，探索基于数字化校园背景下的教学档案建设，对加强院校整体建设特别是推进教学改革创新和提高教学质量有着极其重要的作用。
一、数字化校园背景下教学档案建设与管理工作的特点
1.信息资源更多地植入数字化校园
数字化校园是一种虚拟的教育环境，它以网络技术为基础实现对教学、科研、管理、服务等校园信息的收集、处理、存储和利用。以海军潜艇学院自2014年开始建设的数字化校园平台为例，系统包括教学任务、课表安排、教学日志、考务成绩、督导听查课、评教评学、教学用车、教材、教研室、教室、器材物资和设备资产等十二个模块。由此可见，数字化校园既包括设备、教室等环境，也包含图书、讲义、课件等资源，使使用者对教学、管理、服务、办公等全要素都可视、可读、可编，它拓展了现实校园的时空和维度，提升了教学业务运作速度和处理能力，从而达到提高管理水平和办事效率的目的。
在数字化校园中，各类原始教学活动信息植入网络平台，并由传统纸质载体转变为网络数字文档。如教学一线常见的调停课业务，传统方式通常是由教员提出调停课申请，由教研室、所在系领导批准后报教学管理部门审批，再由教务管理部门通知相关班次和教研室，整个过程以纸质载体转呈和批阅。而在数字化校园平台上，网络成为连接整个流程各方的纽带，教员、教研室、系教学管理员、教务管理人员依据账户权限不同进行逐级审批并发布通知，键盘与鼠标操作取代了纸质文书的流转，事件发生与发展过程体现在网络信息的关联中。
2.信息采集以网络检索为突出表现
传统的教学档案收集工作是与教学实践活动相分离的，一般是在阶段性教学任务完成后由档案管理人员定期到相关部门收集原始素材后再进行整合，资料收集的方式较为被动，“提供不提供”和“提供什么信息”很大程度上取决于提供部门的工作态度和文字水平，信息时效性和有效性受到很大制约。此外，产生教学档案信息的部门涉及到教务部门、教学保障部门、学生管理部门、各二级教学管理部门等，信息资源的离散性不仅加大了档案建设工作难度，而且使档案信息的系统性、准确性受到影响。在数字化校园系统中，日常的教学活动与管理都存在于平台，档案管理人员可以主动地从平台上获取相关信息，通过数据优选、整合形成结构化、系统化、有价值的档案资源。特别是在数字化校园平台上各类信息都在实时地更新和完善，每个客户端的所有操作都有迹可循，能够更全面、历史地反映教学管理和实施的全过程。
数字化校园也使各类档案信息的全方位、多维度、大纵深灵活运用成为可能。在学科评估、教学监察等活动中，不仅大大简化了工作程序，而且还可借助大数据技术拓展信息运用的纵深。如在教学质量专项监察工作中，监察组对各单位监察的方式之一就是查阅资料，这包括人才培养方案、教学内容、教学实施、教材、教学管理、教员队伍、教学质量监控等7个方面近百种资料。在实行数字化校园的基础上，部分资料能够迅速调出与整合，在提高工作效率的同时，也能重充分保证所需资料的完善和系统，从而更全面地展现院校教学组织、管理、运行情况，以及教学改革和课堂授课质量情况。而尚未全面运行数字化校园的部分，所需信息仍需人工采集整合，工作量大，易出现疏漏，有的佐证材料缺失，给备察工作带来了困难。
3.纸质档案與电子档案长期交织并存
尽管数字化校园为教学档案的信息收集与检索提供了便利，但就教学档案建设本身而言，依然需要长期面对纸质档案与电子档案两种模式并存的局面。纸质档案历史悠久，虽有体量大、使用繁的问题，但其信息保存的真实、完整和可靠性是网络平台和电子档案所不能替代的。纸质、电子载体存储形式和处理技术的特质，决定了教学档案数字化与纸质化建设将长期并存和相互交织。一方面，为防止因网络系统崩溃、电子文件损坏造成的被动局面，档案资源尚需以数字化校园为依托，通过转化建立相应的纸质或离线电子文档，并建账登记列入传统档案管理系统。另一方面，为保证现有纸质档案保管质量，特别是扩大传统档案应用空间及丰富数字化校园资源，还需对已信息化的纸质档案与数字化校园平台相对接。数字化校园凸显的是对档案信息的运用，而对教学档案建设而言，除突出信息应用外，还需顾及信息存储的安全性、可靠性和保密性。所以在当前和今后一个相当长的历史时期，须做好纸质档案与电子档案一体建设，彼此兼容、优势互补。
二、数字化校园建设对教学档案管理提出新要求
1.对教学档案的管理理念提出新要求
数字化校园建设为院校教学档案管理工作提供了信息化、数字化平台，使档案的产生、管理、使用各方紧密联接，整个管理过程不再受制于时间和空间的限制。如果说传统的档案管理理念是一种“围墙化”的“小档案观”，即档案管理与教学实践活动相分离，所有档案由专职人员负责收集、整理后存入档案馆，那么在数字化校园背景下，院校的教学档案管理工作应树立“大档案观”，即视野、思路更为开阔的档案发展模式与趋势。在此模式下，档案管理的信息整合协作机制更加健全，网络化、数字化程度极高，档案管理工作同时兼具多元性、开放性和前瞻性。 “大档案观”将档案数据变成大数据库从而为单位再创造价值，它包涵三个层次的内容：一是大档案，即所有档案均以数字化形式存储。这要求院校中与教学实践有关的部门都应纳入到档案存储的范畴，从而使教学计划、教学活动落实、后勤保障等职能在数字化平台中形成一个完整的数据库信息。二是大技术，即大数据挖掘技术。这要求档案管理理念需要有科学性，利用大数据技术分析档案信息的内在价值，使之成为院校现在、未来办学的活的经验借鉴。三是大服务，即以需求为导向的智能化档案应用。这要求档案管理应依托数字化平台根据不同职能部门的需要建立友好、完备的数据资源库，增强档案的实用性，。
2.对档案管理的运行机制提出新要求
数字化校园的建设使院校内部信息的产生、传递、获取、加工、存储都发生了巨大变化，在此背景下，教学档案的管理需要有更高效系统的运行机制。
数字化校园下的教学档案需要有新的管理模式，一是要将教学信息的采集、存储、利用的全过程都纳入到档案管理范畴中，此时的教学档案管理部门不再仅具有狭义的档案存储职能，而是依托于数字化校园平台，作为院校的信息中心监管各部门的信息产生，对数据进行整理，并负责提供有价值的分析结果。二是要界定各教学职能部门的档案管理责任，规范日常教学活动记录，确保档案数据的真实性和完整性。三是要建立适应纸质档案与电子档案并存的管理模式。
数字化校园下的教学档案需要有新的管理标准。教学管理涉及部门多，各部门都是按照各自定义的内部数据标准产生信息，因此应依托于数字化校园平台规范、统一各部门的数据标准，建立面向不同业务领域、不断更新的大数据建设标准，从而为进一步实现教学实践各部门的信息互通互联和资源共享奠定基础。
3.对教学档案信息的可靠性和安全性提出新要求
数字化校园作为一个开放性虚拟平台，对其承载信息的可靠性和安全性提出了新要求。一方面，档案的利用具有原始凭证性和真实可靠性，纸质档案的原始属性表现在有正本与副本差异，特别是当事人亲笔备注，领导者亲笔签署和现场询问等表现出的原始性，更具有法律与凭证效力。而在数字化校园的使用中，电子信息的修改易不留痕迹，这对过程文稿的可靠性和真实性提出了挑战。另一方面，数字化平台依赖于网络，易受到病毒等异常情况的干扰，档案信息则会损坏、丢失、漂移，这需要有专门的安全防护、真伪辨别等措施加以保障。此外，各类信息的保密等级、阅读范围和安全要求不尽相同，这需要对电子档案信息秘密等级进行划分与界定，并使之与纸质档案相一致。
三、数字化校园背景下教学档案管理工作的思考
1.加强一体化建设，实现电子档案与纸质档案融合管理
数字化校园的适用是逐步的，而传统的纸质存储方式具有可靠性和安全性特点，使得电子档案与纸质档案将彼此互补而长期共存，因此应从院校教学和档案管理的实际出发，加强两者一体建设，共同提升教学档案管理水平。一是实现信息内容的融合管理。对于不便于数字化的资料建立电子检索，同时对重要的文件登录纸质备案，定期进行准确性校验，保证信息的安全性和便捷性。二是实现技术手段的融合。探索数字化校园平台与现有的档案信息平台的互通、互联技术，建立电子档案与纸质档案的全通道或调用通道，使两者能够相互印证。三是实现规章制度的融合管理。依托现有的、完备的纸质档案管理制度统一规范电子档案的管理，使两种档案存储方式达到内容上的密級一致，管理上的权限相符。
2.提高数字化素养，确保教学档案管理品质
保证档案质量除技术手段外，更重要的是要有一支专业化、高水平的档案管理员队伍。立档工作，人人有责。应不断提升全体教学工作者的档案意识，以数字化精神参与到院校档案建设与管理中来。一是提高档案管理人员的数字化素养。数字化背景下的档案管理人员不仅应是档案学专家，更需要是信息技术专家。应转变档案管理人员工作思路，加强培训，使其从信息管理员变为信息资源的组织者、导航者和教育者。二是提高教学参与者、管理者的数字化素养。数字化校园平台上的每一步作业都有迹可循，每一个信息的“前生今世”都可以查阅，每位教学工作者都是档案信息的产生者和管理者。因此，应重视日常教学活动和管理工作中网络平台的使用，由关注建设成果这一低维度的“点”扩展到注重日常教学活动高维度的“面”，用“大档案观念”引导教学管理品质的提升。
3.深化服务层次，提升教学档案利用率
以史为鉴，以档为据。应凭借数字化平台将“静态”的馆藏档案变成“动态”的数据库资源，服务于教学管理、教学评价、专业评估等活动。一是，应以档案的单维度利用为基础。档案的单维度利用主要是指信息的检索。日常教学活动所产生的数据直接形成于数字化平台，借助数据抓取工具和技术处理，可以得到格式化的存储数据。因此，应更重视日常教学业务在平台上的完备性与准确性，保证基础数据质量，为顶层应用提供更科学的数据资料。二是，应探索档案的多维度利用。档案的多维度利用主要是指用综合性的指标评价教学活动的过去、现在甚至未来的发展潜力。数字化平台提供了庞大的全样本数据，应借助大数据技术，挖掘教学档案的借鉴价值和文化价值，更全面、立体化地呈现教学活动全貌，分析院校特有的办学规律和潜在价值。三是突破本单位教学档案资源的局限，根据本单位实际教学需求，通过建立可靠的经验教训、受训学员基本情况和心理特点等特色化档案数据，并通过技术手段智能推送至教学实施管理部门，为院校办学的宏观、跨界和系统思维创造条件，最大限度地为人才培养提供服务。
参考文献：
[1]朱力纬，刘丽勤，王健.高效基于大数据时代的数字化校园建设探讨[J].华东师范大学学报（自然科学版），2015，S1：104-110.
[2]张艳秋等.数字化校园背景下信息素养提升研究[J].中国医学教育技术，2015，29（2）：139-141.
[3]范文，吉俊虎.新形势下加强院校档案信息化建设的对策[J].武警指挥学院学报，2012，154（11）：21-22.
[4]钱爱华.高效教学档案分类探讨[J].安庆师范学院学报（社会科学版），2010，29（12）：101-103.