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摘 要：基础工作作为档案管理中的重要组成部分，其工作质量的好坏对于档案管理各项活动的正常进行有着至关重要的影响。而在我国当前的档案基础工作过程中，很多档案管理人员并在真正意识到从档案基础管理工作的重要性，仍旧在延续以往传荣的档案管理管理体系，已经远远无法在满足于现代档案管理工作的实际需求，这也是我国档案管理水平一直无法得到有效提升的主要因素。因此，为了更好的解决这一问题，笔者通过结合多年的工作经验，对档案管理基础工作在现代档案管理中的作用进行了研究讨论，并得出以下相关结论，以供参考。
关键词：档案管理；基础工作；作用
1 概述
可以说，档案是记录人类社会活动及行为的主要载体，对于人类社会可持续发展有着密切的联系，而档案基础管理工作最根本的目的也是为了给人们提供更加优质的服务。因此，在实际的档案管理中，加强做好档案的基础管理工作是十分有必要的，这样不仅能够有效提高档案资源的利用率，使其充分发挥自身的重要作用与有效价值，还为后续档案管理工作的顺利开展提供了更加有利的条件。以下，本文就重点阐释了档案管理基础工作在现代档案管理中的作用，结合当前档案基础工作现状，具体阐释了其中存在的问题，并提出了相关有效的解决对策。
2 档案管理基础工作的现状及问题
由于受到传统档案管理模式的影响，导致现代档案管理工作中的很多问题并没有从根本上解决，档案管理工作也基本由专门的档案管理部门来负责，主要是以纸质文件形式或卷宗文件为主，虽然这种管理方式是最常见的一种档案管理方法，但因为其工作流程较为繁琐，很容易出现管理失误，并且，其保存年限较短，这样就导致了大量资源的浪费。与此同时，随着时代的快速发展，档案信息量也逐渐变得越来越庞大，如果依旧采用陈旧的档案管理模式，将会大大增加档案信息查询的困难程度，从而严重影响了档案管理的服务质量。以下，笔者就具体归纳了在当前档案管理中主要存在的问题：
2.1 在传统的档案管理工作中，通常是采用的人工分类的管理方法，其主要是由档案管理人员将一些有价值的档案信息进行采集、整理，并对每一个档案卷宗标上标号。但是，在对档案进行标号的过程中，常常会出现同一卷宗多次标号的现象，应当引起档案管理者的高度重视。
2.2 档案管理者在对档案信息进行统一分类整理时，由于需要处理的档案信息数量庞大，其中稍有不注意，就很容易发生案卷错误标题的情况，导致卷宗内容与标题不吻合，从而造成了后期档案资料查阅工作的不变。
2.3 通常情况下，传统的档案保护形式主要是以纸张保存为主，但随着时间的日益累积，若是受到一些客观因素的影响，这一类的纸张文件很容易发生损害，甚至一些重要的档案信息资源还会丢失，造成了不可挽回的重大损失。
2.4 近些年，我国档案事业取得了飞跃式的发展与进步，尤其是当今档案信息化的建设力度不断加大，大多数的档案管理者常常会忽视了基础工作的重要性，导致原本就存在漏洞的档案基础工作变得更加严重，最终导致档案管理中存在了不同程度的安全问题。
3 档案管理基础工作的程序
鉴于档案管理基础工作在传统的档案管理模式中的地位更加突出，文章现就传统档案管理模式中，关于档案的基础工作程序作详细分析。在传统的档案管理工作中，档案管理的主要步骤是信息搜集、整理、保存和利用。
3.1 全面普查案卷
部分储存在档案中的信息文件，由于时代久远，已经没有了任何的使用价值，若是依然将这些失却利用价值档案信息急需留在档案库中，不仅占据了一定的档案储存空间，还大大增加了档案管理人员的工作任务量，严重影响了档案管理工作的效率与质量。因此，档案管理者要及时将陈旧的档案文件进行统一的清理，这也是保证后续档案管理工作顺利开展的基本保障。并且，普查作为档案管理基础工作中不可或缺的组成部分，其普查质量的好坏对于档案资源利用率的高低有着至关重要的影响，只有切实保证了档案普查的质量，才能有效提升档案管理水平，进一步提高档案资源的利用率。
3.2 重新组合案卷实现案卷规范化
由于传荣档案管理工作的不到位，导致早期大量混乱的案宗被遗留到现代档案管理中。因此，档案管理人员首先要做的就是将所有的案卷进行综合的整理，确保每一个案卷对应正确的编号与标题，并按照案卷内容和类型进行统一的划分，以避免与后期的查阅，而对于一些标号不清，存在问题的案卷进行系统的整体和保管。
3.3 结合本馆实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。
4 加快数据准备工作的主要方法
现代档案管理对信息资料的录入采用计算机数据录入，与传统的手动信息搜集有着天壤之别。唯一相同的是，数据录入与手动搜索技术都属于档案管理基础工作的第一步，都需要保證信息录入的准确性以及效率性。因此在实际录入时，需要管理人员建立起一套完善的工作程序，并按照既定的工作程序完成数据的准备工作，只有解决了数据准备工作，才能保证后期的现代数据档案管理工作顺利进行。
4.1 分清轻重缓急，循序渐进
现代档案管理工作的主要目的就是提高档案数据的利用效率，因此，所有的档案管理工作都应该本着有所用的目的展开，因此，现代档案管理的准备工作必须按照社会的实际需要分清重点，按照需要的缓急程度顺序开展。档案管理的基础性工作，需要管理人员综合社会的发展现状，将所有的档案进行重点和次重点的整体分类。
4.2 分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合及著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。
结束语
总而言之，档案管理基础工作是保障档案管理工作得以顺利开展的关键，是提高档案管理效率的一个有效手段。档案管理离不开基础工作，只有质量优良的档案管理基础工作才能够为档案管理工作效率提供保障。因此在档案管理中，档案管理人员务必要遵循相关要求，做好档案管理基础工作，提高档案管理效率，促进我国档案事业的积极、健康发展。
参考文献
[1]马雪松.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].中国新技术新产品，2011（12）.
[2]樊继红.论如何加强当前的档案管理工作[J].黑龙江科技信息，2007（21）.
[3]方萍.加强基础工作是档案管理现代化的前提[J].吐鲁番科技，2005（01）.
关键词：档案管理；基础工作；作用
1 概述
可以说，档案是记录人类社会活动及行为的主要载体，对于人类社会可持续发展有着密切的联系，而档案基础管理工作最根本的目的也是为了给人们提供更加优质的服务。因此，在实际的档案管理中，加强做好档案的基础管理工作是十分有必要的，这样不仅能够有效提高档案资源的利用率，使其充分发挥自身的重要作用与有效价值，还为后续档案管理工作的顺利开展提供了更加有利的条件。以下，本文就重点阐释了档案管理基础工作在现代档案管理中的作用，结合当前档案基础工作现状，具体阐释了其中存在的问题，并提出了相关有效的解决对策。
2 档案管理基础工作的现状及问题
由于受到传统档案管理模式的影响，导致现代档案管理工作中的很多问题并没有从根本上解决，档案管理工作也基本由专门的档案管理部门来负责，主要是以纸质文件形式或卷宗文件为主，虽然这种管理方式是最常见的一种档案管理方法，但因为其工作流程较为繁琐，很容易出现管理失误，并且，其保存年限较短，这样就导致了大量资源的浪费。与此同时，随着时代的快速发展，档案信息量也逐渐变得越来越庞大，如果依旧采用陈旧的档案管理模式，将会大大增加档案信息查询的困难程度，从而严重影响了档案管理的服务质量。以下，笔者就具体归纳了在当前档案管理中主要存在的问题：
2.1 在传统的档案管理工作中，通常是采用的人工分类的管理方法，其主要是由档案管理人员将一些有价值的档案信息进行采集、整理，并对每一个档案卷宗标上标号。但是，在对档案进行标号的过程中，常常会出现同一卷宗多次标号的现象，应当引起档案管理者的高度重视。
2.2 档案管理者在对档案信息进行统一分类整理时，由于需要处理的档案信息数量庞大，其中稍有不注意，就很容易发生案卷错误标题的情况，导致卷宗内容与标题不吻合，从而造成了后期档案资料查阅工作的不变。
2.3 通常情况下，传统的档案保护形式主要是以纸张保存为主，但随着时间的日益累积，若是受到一些客观因素的影响，这一类的纸张文件很容易发生损害，甚至一些重要的档案信息资源还会丢失，造成了不可挽回的重大损失。
2.4 近些年，我国档案事业取得了飞跃式的发展与进步，尤其是当今档案信息化的建设力度不断加大，大多数的档案管理者常常会忽视了基础工作的重要性，导致原本就存在漏洞的档案基础工作变得更加严重，最终导致档案管理中存在了不同程度的安全问题。
3 档案管理基础工作的程序
鉴于档案管理基础工作在传统的档案管理模式中的地位更加突出，文章现就传统档案管理模式中，关于档案的基础工作程序作详细分析。在传统的档案管理工作中，档案管理的主要步骤是信息搜集、整理、保存和利用。
3.1 全面普查案卷
部分储存在档案中的信息文件，由于时代久远，已经没有了任何的使用价值，若是依然将这些失却利用价值档案信息急需留在档案库中，不仅占据了一定的档案储存空间，还大大增加了档案管理人员的工作任务量，严重影响了档案管理工作的效率与质量。因此，档案管理者要及时将陈旧的档案文件进行统一的清理，这也是保证后续档案管理工作顺利开展的基本保障。并且，普查作为档案管理基础工作中不可或缺的组成部分，其普查质量的好坏对于档案资源利用率的高低有着至关重要的影响，只有切实保证了档案普查的质量，才能有效提升档案管理水平，进一步提高档案资源的利用率。
3.2 重新组合案卷实现案卷规范化
由于传荣档案管理工作的不到位，导致早期大量混乱的案宗被遗留到现代档案管理中。因此，档案管理人员首先要做的就是将所有的案卷进行综合的整理，确保每一个案卷对应正确的编号与标题，并按照案卷内容和类型进行统一的划分，以避免与后期的查阅，而对于一些标号不清，存在问题的案卷进行系统的整体和保管。
3.3 结合本馆实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。
4 加快数据准备工作的主要方法
现代档案管理对信息资料的录入采用计算机数据录入，与传统的手动信息搜集有着天壤之别。唯一相同的是，数据录入与手动搜索技术都属于档案管理基础工作的第一步，都需要保證信息录入的准确性以及效率性。因此在实际录入时，需要管理人员建立起一套完善的工作程序，并按照既定的工作程序完成数据的准备工作，只有解决了数据准备工作，才能保证后期的现代数据档案管理工作顺利进行。
4.1 分清轻重缓急，循序渐进
现代档案管理工作的主要目的就是提高档案数据的利用效率，因此，所有的档案管理工作都应该本着有所用的目的展开，因此，现代档案管理的准备工作必须按照社会的实际需要分清重点，按照需要的缓急程度顺序开展。档案管理的基础性工作，需要管理人员综合社会的发展现状，将所有的档案进行重点和次重点的整体分类。
4.2 分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合及著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。
结束语
总而言之，档案管理基础工作是保障档案管理工作得以顺利开展的关键，是提高档案管理效率的一个有效手段。档案管理离不开基础工作，只有质量优良的档案管理基础工作才能够为档案管理工作效率提供保障。因此在档案管理中，档案管理人员务必要遵循相关要求，做好档案管理基础工作，提高档案管理效率，促进我国档案事业的积极、健康发展。
参考文献
[1]马雪松.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].中国新技术新产品，2011（12）.
[2]樊继红.论如何加强当前的档案管理工作[J].黑龙江科技信息，2007（21）.
[3]方萍.加强基础工作是档案管理现代化的前提[J].吐鲁番科技，2005（01）.