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摘 要: 档案是由文件转化而来的,文件是档案的前身,档案是文件的归宿。文书档案是档案管理工作的重要组成部分,不仅是企业各项活动的真实记录,而且是企业持续发展的重要依据。
关键词: 档案管理 企业文书档案管理工作 工作原则
档案管理是企业发展的一个不可缺少的方面,是一笔宝贵的文化财富,只有档案工作者今天的努力,才有明天的服务企业发展、服务社会经济。企业档案管理工作的主要内容通常包括收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、统计、提供利用等多个环节。
文书档案,是指反映党务、行政管理等活动的档案。企业一般可以把经营管理和生产管理工作形成的文件材料也列入文书档案的范围。文书档案是企业在各项管理活动中形成的具有保存备查价值的文件。文书档案管理,是档案管理工作的重要组成部分,是企业档案工作的主要内容之一。企业文书档案管理水平直接关系和影响到企业文书档案资料的质量与完整性,只有努力使企业文书档案管理实现科学化、规范化、标准化,才能切实发挥文书档案的作用,真正实现其应有的价值。
如何才能实现企业文书档案管理工作的科学化、规范化、标准化,使之发挥最大作用,我结合自身工作经验,以所供职的集团公司为基本参照,认为应该特别注意以下三方面的工作原则。
一、确定收集档案的原则
这是档案管理的基础工作,是开端。企业文书档案管理的科学化、规范化、标准化都是从这个基础上建立起来的。在这方面,要遵循三个原则。
1.全面收集。
从某种意义上说,档案是全社会的宝贵财富,而不仅仅是一个企业、一个部门或某个人的财产。档案的价值和作用不能只是从本位出发来决定是否有保存的必要性,而要从更宏观的角度来考虑,从全面的观点出发,从政治、经济、科学文化等方面全面衡量它的作用,既要看它的现实价值,又要看它是否有社会价值和史料价值。
档案是历史的记录,也是历史的产物,它是在一定的历史条件下形成的,它的产生总是和一定的历史条件相联系。所以在鉴定档案的价值时,必须运用历史唯物主义的观点和方法,坚持史存原则,将档案放在特定的背景和历史条件下去判断它的价值,根据档案产生的历史条件、时代背景,并结合现实来考虑档案的价值。
2.准确、符合事实。
要确保资料准确性,才能更好地体现档案资源的价值。做好企业文书档案收集工作,必须坚持实事求是的原则,不能道听途说,更不能主观臆想,而是要深入有关部门反复校对,校正材料出处,对原始材料进行科学的归纳、整理、分析,去伪存真。同时要有选择,根据企业管理和工作的需要,从档案材料中选择对企业工作有现实指导意义,有具体实用价值,且带有一定规律性的东西收集汇总和归类汇编。坚持实事求是的原则,不能以个别领导人的好恶和意志去改写众人公认的客观事实,特别是企业大事记、历年机构变化情况等有较高的借鉴与保存价值,一定要尊重事实和保持档案原有的历史风貌,确保信息资料的准确性。
3.严格。
根据我的工作经验,要严格按照程序来进行:根据本集团公司制定的《档案管理制度》来分析、确定应归档文书的范围—专业人员签注归档意见—汇总、编制拟归档文书目录—提请档案管理人员审批—档案室将需保存的档案立卷—完成各项归档工作。
4.长远发展利用。
在鉴定档案价值、确定收集档案时,既要看到档案在现实中的作用,又要预见到未来工作中的作用,因为社会在不断进步,事业在不断发展,档案的价值也会随之发生变化。不仅要看到眼前,而且要透过文件预测到它的潜在作用。
二、实现信息化管理的原则
计算机管理在各个领域的普及使企业文书档案实现信息化管理成为现实。计算机与网络进入企业文书档案管理领域,一方面,使档案信息的处理速度大大提高、档案资源的服务范围扩大、档案资源开发利用变得更加方便,另一方面,也使我们看到传统的档案管理模式必须进行改革,才能适应当前的信息化潮流。
目前,集团公司已经将计算机引入了文书档案的管理,通过应用该技术大大简化了文件材料的收集、整理和归档过程,节约了时间,提高了效率。一个成功的企业文书档案计算机管理模式,要能够处理文书与档案部门内部各方面的工作信息,对信息加以区别和处理,并为企业提供准确的信息利用。我认为应该遵循如下原则。
1.快捷。
企业文书档案应用计算机管理的目标是利用现代化手段、以全新的管理理念处理文书档案信息,为企业提供安全、及时、准确、全面的信息,提高工作效率。
2.方便实用。
当前采用的计算机管理技术使得系统在一定的时期具有先进性,而不被淘汰。要简化程序,使用方便,符合企业文书档案的应用要求,符合档案系统规范。使用成熟的商品化软件,与办公自动化软件能够有效地接口,不能形成信息孤岛。
3.确保信息安全。
文书档案信息内容有一定的保密要求,因此,必须处理好信息保密和信息共享之间的矛盾,规定用户权限,涉密文件须经加密处理。涉密单位档案的网络可以组成一个单独的局域网与企业网连接,但必须与国际互联网维持物理断开形式,从而维护涉密信息的安全。
三、档案人员的培训原则
管理人员是企业文书档案管理的主体,没有高素质的人才就不能实现企业文书档案管理工作的科学化、规范化、标准化。企业应该注重文书档案管理人员的培训工作。
1.培训职业道德素质。
良好的政治素质是档案人员的内在要求。档案工作者必须学习党的路线、方针、政策和科学理论,使业务工作始终保持正确的政治方向。同时,要有高度的组织性、纪律性,遵守规章制度,坚决杜绝失密、泄密现象的发生。在工作中牢固树立主动服务意识和默默奉献精神,既要坚持原则,照章办事,又要有改革创新的精神。这样才能在服务中提高工作效率,在服务中树立良好形象。
2.职业培训。
加强业务培训,提高素质和水平。档案人员要掌握精深的专业知识。档案管理工作是一项科学性很强的工作,它既要有一定的理论基础,又要有一定的业务技能。要树立档案教育是终身教育的观念,广泛开展多种形式的教育培训,如档案基础理论与技能培训、信息技术培训、相关专业知识培训等。通过教育培训,完善档案管理人员的知识结构,培养敏锐的档案意识与较强的档案技术能力。同时,注重加强档案工作者之间、相关专业工作者之间及档案管理单位之间的业务交流。通过交流,他们能尽快了解对方的先进经验,及时查找自己的不足,吸收好的经验应用于自己的实际工作中。
3.科技手段培训。
除加强专业理论知识学习外,还应加大计算机知识和操作技能的学习,重视网络知识教育,以适应档案现代化管理的需要。
关键词: 档案管理 企业文书档案管理工作 工作原则
档案管理是企业发展的一个不可缺少的方面,是一笔宝贵的文化财富,只有档案工作者今天的努力,才有明天的服务企业发展、服务社会经济。企业档案管理工作的主要内容通常包括收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、统计、提供利用等多个环节。
文书档案,是指反映党务、行政管理等活动的档案。企业一般可以把经营管理和生产管理工作形成的文件材料也列入文书档案的范围。文书档案是企业在各项管理活动中形成的具有保存备查价值的文件。文书档案管理,是档案管理工作的重要组成部分,是企业档案工作的主要内容之一。企业文书档案管理水平直接关系和影响到企业文书档案资料的质量与完整性,只有努力使企业文书档案管理实现科学化、规范化、标准化,才能切实发挥文书档案的作用,真正实现其应有的价值。
如何才能实现企业文书档案管理工作的科学化、规范化、标准化,使之发挥最大作用,我结合自身工作经验,以所供职的集团公司为基本参照,认为应该特别注意以下三方面的工作原则。
一、确定收集档案的原则
这是档案管理的基础工作,是开端。企业文书档案管理的科学化、规范化、标准化都是从这个基础上建立起来的。在这方面,要遵循三个原则。
1.全面收集。
从某种意义上说,档案是全社会的宝贵财富,而不仅仅是一个企业、一个部门或某个人的财产。档案的价值和作用不能只是从本位出发来决定是否有保存的必要性,而要从更宏观的角度来考虑,从全面的观点出发,从政治、经济、科学文化等方面全面衡量它的作用,既要看它的现实价值,又要看它是否有社会价值和史料价值。
档案是历史的记录,也是历史的产物,它是在一定的历史条件下形成的,它的产生总是和一定的历史条件相联系。所以在鉴定档案的价值时,必须运用历史唯物主义的观点和方法,坚持史存原则,将档案放在特定的背景和历史条件下去判断它的价值,根据档案产生的历史条件、时代背景,并结合现实来考虑档案的价值。
2.准确、符合事实。
要确保资料准确性,才能更好地体现档案资源的价值。做好企业文书档案收集工作,必须坚持实事求是的原则,不能道听途说,更不能主观臆想,而是要深入有关部门反复校对,校正材料出处,对原始材料进行科学的归纳、整理、分析,去伪存真。同时要有选择,根据企业管理和工作的需要,从档案材料中选择对企业工作有现实指导意义,有具体实用价值,且带有一定规律性的东西收集汇总和归类汇编。坚持实事求是的原则,不能以个别领导人的好恶和意志去改写众人公认的客观事实,特别是企业大事记、历年机构变化情况等有较高的借鉴与保存价值,一定要尊重事实和保持档案原有的历史风貌,确保信息资料的准确性。
3.严格。
根据我的工作经验,要严格按照程序来进行:根据本集团公司制定的《档案管理制度》来分析、确定应归档文书的范围—专业人员签注归档意见—汇总、编制拟归档文书目录—提请档案管理人员审批—档案室将需保存的档案立卷—完成各项归档工作。
4.长远发展利用。
在鉴定档案价值、确定收集档案时,既要看到档案在现实中的作用,又要预见到未来工作中的作用,因为社会在不断进步,事业在不断发展,档案的价值也会随之发生变化。不仅要看到眼前,而且要透过文件预测到它的潜在作用。
二、实现信息化管理的原则
计算机管理在各个领域的普及使企业文书档案实现信息化管理成为现实。计算机与网络进入企业文书档案管理领域,一方面,使档案信息的处理速度大大提高、档案资源的服务范围扩大、档案资源开发利用变得更加方便,另一方面,也使我们看到传统的档案管理模式必须进行改革,才能适应当前的信息化潮流。
目前,集团公司已经将计算机引入了文书档案的管理,通过应用该技术大大简化了文件材料的收集、整理和归档过程,节约了时间,提高了效率。一个成功的企业文书档案计算机管理模式,要能够处理文书与档案部门内部各方面的工作信息,对信息加以区别和处理,并为企业提供准确的信息利用。我认为应该遵循如下原则。
1.快捷。
企业文书档案应用计算机管理的目标是利用现代化手段、以全新的管理理念处理文书档案信息,为企业提供安全、及时、准确、全面的信息,提高工作效率。
2.方便实用。
当前采用的计算机管理技术使得系统在一定的时期具有先进性,而不被淘汰。要简化程序,使用方便,符合企业文书档案的应用要求,符合档案系统规范。使用成熟的商品化软件,与办公自动化软件能够有效地接口,不能形成信息孤岛。
3.确保信息安全。
文书档案信息内容有一定的保密要求,因此,必须处理好信息保密和信息共享之间的矛盾,规定用户权限,涉密文件须经加密处理。涉密单位档案的网络可以组成一个单独的局域网与企业网连接,但必须与国际互联网维持物理断开形式,从而维护涉密信息的安全。
三、档案人员的培训原则
管理人员是企业文书档案管理的主体,没有高素质的人才就不能实现企业文书档案管理工作的科学化、规范化、标准化。企业应该注重文书档案管理人员的培训工作。
1.培训职业道德素质。
良好的政治素质是档案人员的内在要求。档案工作者必须学习党的路线、方针、政策和科学理论,使业务工作始终保持正确的政治方向。同时,要有高度的组织性、纪律性,遵守规章制度,坚决杜绝失密、泄密现象的发生。在工作中牢固树立主动服务意识和默默奉献精神,既要坚持原则,照章办事,又要有改革创新的精神。这样才能在服务中提高工作效率,在服务中树立良好形象。
2.职业培训。
加强业务培训,提高素质和水平。档案人员要掌握精深的专业知识。档案管理工作是一项科学性很强的工作,它既要有一定的理论基础,又要有一定的业务技能。要树立档案教育是终身教育的观念,广泛开展多种形式的教育培训,如档案基础理论与技能培训、信息技术培训、相关专业知识培训等。通过教育培训,完善档案管理人员的知识结构,培养敏锐的档案意识与较强的档案技术能力。同时,注重加强档案工作者之间、相关专业工作者之间及档案管理单位之间的业务交流。通过交流,他们能尽快了解对方的先进经验,及时查找自己的不足,吸收好的经验应用于自己的实际工作中。
3.科技手段培训。
除加强专业理论知识学习外,还应加大计算机知识和操作技能的学习,重视网络知识教育,以适应档案现代化管理的需要。