新建本科院校内部审计工作实务探讨

来源 :中小企业管理与科技·上旬刊 | 被引量 : 0次 | 上传用户:spring2011
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  摘要:新建本科院校人文环境、制度环境、审计对象情况等因素会给审计工作带来不利影响,内部审计机构自身素质也不够好,本文着重探讨这种环境下如何开展好内部审计工作,从审计人员素质建设、内部审计制度建设、审计沟通、审计过程控制等方面介绍了一些具体的思路、做法和注意事项。
  关键词:新建本科院校 内部审计 制度建设 审计沟通 过程控制
  1 研究背景
  1999年至2011年4月27日,全国新建本科院校总数为291所,占同期820所普通高校的35.49%。新建本科院校大多由普通专科学校合并升格组建而成,由于举办本科教育时间不长、起步较晚、基础较薄弱,与老本科院校相比,新建本科院校改革、建设和发展的任务更加艰巨,加强内部管理、搞好内部控制、提高资源利用的经济效益也就显得更为重要和紧迫。
  高校内部审计,是指高校内部审计机构和人员通过对学校与资源利用有关的业务活动及其内部控制的适当性、合法性和有效性的审查,并进行确认、评价、咨询,旨在促进完善管理控制、防范风险、创造效益,从而促进学校事业目标的实现。高质量的高校内部审计工作,对于新建院校加强内部管理、改善内部控制、提高资源利用效益能起到良好的存进作用。随着新建本科院校的组建和发展,有关新建院校内部审计方面的研究应运而生。目前关于高校内部审计处于探讨阶段,关注的重点多为审计机构、审计队伍、审计制度的建设。我们对新建本科院校审计工作实务也有一些心得和体会。我们从高校内部审计工作影响因素入手,分析这些因素对于开展内部审计工作的影响,然后从审计人员素质建设、内部审计制度建设、审计沟通、审计过程控制几个方面总结了一些具体的做法或需重点注意的事项,对于做好新建高等院校审计工作实务具有一定的参考价值。
  2 新建本科院校内部审计工作的影响因素分析
  2.1 新建本科院校内部审计环境分析
  2.1.1 新建本科院校的人文环境分析
  ①由两所或两所以上学校组建的新建本科院校。由于每个学校在办学理念、管理理念、教职工工作理念等方面都存在一定的差异,这种人文环境的差异会对新建本科院校物资、财产管理、制度建设等各方面的工作造成影响,进而影响到审计工作。②由一所学校升格而成的新建本科院校。由于办学层次的提高,学校的管理水平、办学理念等都需要做出相应的调整,办学资源的整合协调,管理部门的拆分或重组,都会引起人文环境的变化,矛盾、冲突会比以往更加突出,进而给各方面的工作带来影响。
  2.1.2 新建本科院校制度环境分析
  院校办学层次的提高,使得办学规模、资金规模日益扩大,资金管理、物资管理、人员管理等工作的工作量随之加大。原有的工作方式、制度已不能完全适应新建院校建设和发展的需要,需进一步建立起适应新建院校办学和管理需要的制度。这些工作需要一定的时间来完成。在这个时间段,各个方面的工作处于一个摸索阶段,这对审计对象的工作规范性,相关部门工作的配合、协调性,都有一定的不利影响。
  2.1.3 新建本科院校内部审计对象情况分析
  新建院校在岗位设置、人员配置等方面通常会有较多的调整。高校的工作岗位大多更关注专业技术要求,不少管理人员都由专业技术人员担任。这些专业技术人员在财产、物资管理、内部控制制度建设等方面缺少专业训练,不少人对财产、物资的管理,内部控制制度的建设处于凭感觉阶段,导致财产物资、管理不规范,内部控制制度不健全,存在各种隐患和漏洞。这种情况会导致管理不善,资料、账目不规范、不完整,从而给审计工作增加难度。
  2.2 新建本科院校内部审计机构自身情况分析
  2.2.1 新建本科院校内部审计机构设置情况分析
  根据随机原则,抽取1999年至2011年的26所新建高等院校,通过这些学校的公开网站信息,查询审计机构的设置情况,共有24所高校网站能顺利打开,其中,10所设立了单独的审计处,6所审计与纪检监察合署办公,7所未查到设立审计机构的信息,1所设置为财务审计处(违反内部审计机构设置的独立性原则)。由此可见,新建本科院校内部审计机构设置情况不容乐观。
  2.2.2 新建本科院校内部审计从业人员素质分析
  内部审计是一项综合性很强的工作,需要具有财会、工程、经济、财政、金融、法律、计算机等方面知识的复合型人才。新建本科院校的审计从业人员有的来自原来的审计机构,有的是新进人员,有的从财务工作人员转岗而来。
  由于传统的内部审计工作主要集中在财政财务收支审计方面,审计岗位人员的配备也大多是具有财务会计业务知识的人员。知识结构较为单一。另外,新进审计人员只知道工作的程序和方法,对于业务知识的掌握停留在书本阶段,并没有完整的从头至尾的亲手做过这些工作,对于一些工作细节方面需要重点关注的环节并不清楚。如:基建概预审计人员,没有做过完整的概预算。加之缺少人工、材料、机械等的市场价格信息。这些因素使得我们的审计工作停留在低水平的方法检验、程序检查、数据算术复核阶段,审计质量不高。
  3 新建本科院校内部审计工作实务的重点与方法
  3.1 审计人员业务素质建设方面
  内部审计是一项综合性很强的工作,审计所涉及的内容不仅仅包括财产、物资管理,会计账本核查。随着学校规模的扩大,各方面管理难度加大,需要处理的数据越来越多,审计范围也随之越来越广。这就要求审计人员必须具备财会、工程、经济、财政、金融、法律、计算机等方面的相关知识。而不少进入内部审计部门的人员通常只懂一个专业方面的知识。因此,审计人员业务素质建设尤为重要。加强审计人员业务素质建设可从以下两个方面入手:
  3.1.1 改进人才招聘机制
  新建高等院校对于人才引进,对学历的重视程度超过工作经验的重视程度,然而,审计业务工作是一项具体的操作性强的工作,工作经验的积累尤为重要,尤其是一些来源于基层岗位的实操性工作经验。因此,可以按照岗位要求招聘一些具有一线业务经验的本科学历的人才。   3.1.2 构建学习型的审计队伍
  目前的高等教育所培养的人才通常是理论水平高于实践能力,要实现学以致用,还需要一个过程。对在岗人员进行业务操作能力方面的培养是非常重要的。可从以下七个方面来构建学习型的审计队伍,培养审计人员的理论水平和业务能力:①参加国家内部审计协会组织的内部审计人员上岗培训。②由审计组长负责将已完审计工作的审计经验总结出来,撰写成审计案例,作为内部审计人员的学习资料。③鼓励审计人员参加国家组织的各类执业资格考试,职称考试。④到同行业工作先进单位开展交流学习。⑤审计过程中及时沟通,相互提点,对疑难问题进行会审分析。创造相互学习的环境。⑥由专人负责收集国家最新的法律法规、审计实务操作指南,与具体审计对象相关的文献资料,并组织相关人员进行学习。⑦加强与会计师事务所、造价师事务所等社会审计机构的联系,组织工作人员到这类单位进行一线业务操作锻炼。
  3.2 内部审计制度建设方面
  新建高校内部审计机构通常由机构整合或从无到有而产生。制度建设处于起步阶段,可运用PDCA循环理论来加强制度建设。
  3.2.1 计划
  制定适应本校实际的审计制度和具体的操作指南的试行版
  ①认真学习审计及相关方面的法律、法规,为制定学校的内部审计制度做好制度方面的知识铺垫。认真学习《审计法》、《审计署关于内部审计工作的规定》、《中国内部审计准则》《中华人民共和国内部审计基本准则》、《审计机关审计项目质量控制办法(试行)》、《教育系统内部审计工作规定》、《内部审计实务指南第4号——高校内部审计》等审计方面的法律、法规。另外,认真学习会计、基建等与审计内容有关的法律、法规。为制定学校的内部审计制度做好制度方面的知识铺垫。②学习、总结审计实践经验,确定审计工作重点。关注有关高校内部审计方面的文献资料,向老牌高等院校、及情况类似的高等院校学习,结合所在院校的具体情况,分析审计工作重点。③围绕审计重点,参照国家、省、市的相关审计制度,结合所在院校的部门划分、工作衔接情况制定出适应本校实际的审计制度和具体的操作指南的试行版。
  3.2.2 执行
  按照制定好的审计制度和具体的操作指南,开展审计工作。
  3.2.3 检查与反馈
  将审计制度和具体操作指南的实际执行效果和预期效果进行对比,找出差异产生的因素,查找出制度方面的原因。
  3.2.4 行动与改进
  对有效的条款进行进一步的推广和执行,对不完善的条款进行修订和完善。及时学习最新的法律、法规,对原有制度中需要调整的地方进行相应的调整。
  以上四个循环周而复始,形成一个阶梯式上升的大循环。长此以往,内部审计制度将日趋完善。
  3.3 审计沟通方面
  审计沟通是指审计机构与被审计单位、组织适当管理层就审计有关事项、依据、结论、决定或建议进行积极有效探讨和交流的过程。审计沟通是审计工作不可缺少的一部分,是贯穿于整个审计过程的一项重要工作。审计人员可从以下三个方面来做好审计沟通工作,提高审计沟通的效果。
  3.3.1 沟通前
  ①做好资料准备工作,包括与审计事项有关的数据资料,相关的规章制度资料等,使审计沟通过程有理、有据。②了解被审计对象的具体情况,尤其是对方的专业技能。做好审计沟通中可能需要普及的业务专业术语等方面的准备工作。
  3.3.2 沟通过程中
  ①要有合理的角色定位。内部审计工作既是监督工作、又是服务工作。沟通过程中,要综合考虑所在院校的人文环境、制度环境、从业人员情况等因素对审计对象工作带来的影响,要以人为本,换位思考。既要严格要求,又要适当包容。②做好沟通记录。要以纸质、录音等形式做好沟通记录。要注意填写好具体日期、时间等信息,日期要填写年、月、日三个数据。为日后整理审计工作底稿提供方便。纸质记录要有对方签字认可,记录文字要清晰、可辨认。
  3.3.3 沟通后要及时归集沟通记录。
  3.4 审计过程控制方面
  3.4.1 审计前要做好审计实施方案的制订工作。要制订合理的审计实施方案,需要做好以下工作:
  ①明确审计工作的目的。②了解被审计对象的基本情况。③了解需要被审计的工作内容。④了解与被审计工作内容有关的法律、法规。⑤查阅与被审计内容有关的文献、资料,学习相关的经验。⑥设计好审计过程中需要用到的调查问卷、工作底稿、审计沟通记录等需要用到的图、表。
  3.4.2 审计过程中需要做好审计工作全过程的记录工作,需要做好以下工作:
  ①审计资料获取方面。a审计对象内部资料获取方面。要明确审计对象提供的审计资料包括哪些内容,并且要求对方一次性提交这些资料。由于内部审计机构与被审计机构属于同事关系,被审计机构在提交资料时通常随意性较强。为防止对方想到什么交什么,或是提供伪造的资料,对方提交资料时要写下所提交资料的书面目录,写清楚提交的日期,并要求对方对所提交的资料的真实性、完整性做出书面承诺。b外部资料获取方面。对于款项收支、往来业务等方面的数据,还要注意获取外部资料,以印证内部资料的真实性和完整性。注意核对外部获取的票据上的印章是否与内部获取的票据的印章相同,数据是否吻合。另外,还需要获取来源于市场方面的各类行情数据,要订阅有关市场信息方面的期刊、杂志,或是相关管理部门发布的市场数据。②审计记录方面。a注意保留纸质档案。无论是调查问卷、审计工作底稿、还是审计沟通记录,都要以纸质的形式留档。现在不少审计工作过程,会在电脑上完成,由于电脑上的资料改动容易,且通常不会留下改动痕迹,因此,要注意打印存档。b记录内容要完整。记录的内容既要简明、扼要,又要含有充分的信息。尤其是有关时间方面的数据要注意记录完整的年月日信息。③审计理念方面。a要有警惕性。对于审计过程中发现的审计数据出现不合常理等可疑的事项要重点记录,并及时汇总分析,让对方做出合理的解释。解释不清的要延伸审计时间,多渠道获取更多的审计资料,进一步做好审计调查核实工作。b要注意将不同时段的审计数据与审计内容有关的其他相关联的数据联系起来全面分析和思考。
  3.4.3 审计后
  审计工作结束,要整理好审计工作底稿,撰写审计报告。对于内部审计工作而言,审计报告除了对审计内容的真实性、合法性、效益性做出判断以外,还要提出合理、可行的审计整改建议。并且要对后续的审计整改工作进行跟踪督促,提供业务指导。可从以下方面做好审计后的工作:
  ①对审计对象做得好的工作做出充分的肯定。②提整改建议时,要充分听取对方的想法和建议,考虑审计对象及所在院校的实际情况,整改建议要切实可行,通过努力能够实现。③在业务知识方面,要做好指导和服务工作。④对审计对象的整改工作,要做好定期或不定期的检查工作,督促审计对象完成好审计整改工作。
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  作者简介:韩英(1981-),女,贵州安顺人,综合审计科科长,讲师,研究方向:内部审计。
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