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摘要：人社部门的文书档案涉及范围广、门类杂、内容多，管理复杂，但关系到很多人的档案、保险等内容，管理工作十分重要，因此文书档案管理规范化非常有必要。目前人社部门在文书档案管理方面人员素质层次不齐、制度老旧，已无法适应新的工作变化和新要求，因此人社部门要积极转变思想，优化制度举措，提高人员素质来规范文书档案管理。
关键词：文书档案 规范化管理
中图分类号：G4 文献标识码：A
一、引言
人社部门的文书档案类别较为复杂，不仅包括机关本身干部人员的个人档案管理，还包括收发的各类公文、各业务科室的相关资料、下辖管理和招收的人员档案、保险档案等，门类广、内容多、管理难度大，而且现有的文书档案管理人员较少，随着文书档案的不断增加，人员矛盾突出，现有的档案管理制度还是十几年前出台的，很多规定已经无法适应新时代信息化、电子化的需求，因此人社部文书档案管理也需要进行科学性、系统性、规范性的变革。
二、文书档案管理规范化的相关举措
（一）提高认识，转变传统思维
人社部门的相关分管领导和从事文书档案管理的相关人员首先要做的事转变思想、提高认识，将文书档案的管理工作提高到新的高度上来。面对一项艰巨的工作，首先要做的就是提高认识，只有在思想上真正重视起该项工作，在行动上才能真正的认识到本工作的重要之处，才能入心、入脑，认真对待本项工作，切实转变工作作风。同时，还应该强调本项工作并不是单纯的某个部门的工作，而是全体人员的一项长期行的工作，各业务处室日常完成的工作中，需要保存的要及时归纳存档，并在一段时间后整理收纳，并交到文书档案相关人员，予以专业保存。同时，文书档案的存放管理也要严格遵循相关规章制度，借阅资料也要层层审批，严格把关。会后，各处室负责人要迅速落实本次会议精神，积极转变思想认识，安排专门负责该项工作，将日常工作和文书档案归集进行有效结合，将文书档案的管理融入日常工作中，切实落实相关工作精神。
例如，人社部门可以召开全体干部职工大会，就文书档案规范化管理进行专门安排部署，强调本项工作的重要意义，要求全体人员提高思想认识、统一思想，本项工作不仅事关每一位员工本人的切身利益，更是日常工作整理归纳的一部分，工作留痕不仅仅是工作成果的保留，更是将来查询、整理、参阅的重要依据，因此，全体干部要切实将本项工作当成一项长期的政治任务来完成。会上，各处室负责人还可以就文书档案工作目前存在的问题，进展情况以及意见建议进行交流发言，切实落实文书档案管理工作。最后，再次强调该项工作的重要之处，同时要求每半年，各业务处室要严格按照文书档案管理规定上交需要长期保存的相关文书、档案资料，同时要求各部门要指派专人负责对接本项工作，做好事事有回应，件件有落实。
（二）科学部署，优化制度管理
目前，人社部门沿用的文书档案制度还是十几年前制定的，随着技术的发展以及情况的变化，很多的制度条款已经不在适用，为了该项工作的可以顺利推进，人社部门应该顺利时代变化的潮流，积极和档案部门对接，制定兼具科学性和可操作性的、优化后的文书制度管理。制度的建立并非是一蹴而就，需要进行科学的论证和小心的实践，最终才能形成内容完整、设置合理的制度管理方案。只有完整、细化、合规的制度才能保障文书档案管理的规范。
例如，人社部门在优化现有的制度管理方案时，首先需要聘请专业的档案管理人员和本单位具体实践人员就现有的制度提交修改意见，修改意见确定后小范围内试行半个月，根据具体的实践反馈再次进行调整，经过几轮调整后，最终确定最新的文书档案管理制度，并通过人社部门的正式公文印发并实施。第二，制度制定要完善，尤其是对于涉密、重点文书档案的管理更要着重。其一是文书档案的归类归档，应该出台明确的分类标准和文件编号，要求相关处室在进行文件、档案归档时严格按照分类标准，分门别类确定档案、文书的类型，需要保管的时间，档案的秘密程度等。其二，明确文书、档案查询、借阅的流程的管理权限，一定要明确责任主体，需要分管领导签名的，一定要签字盖章后方可現场阅览，需要带走的，要列明清单，三方在场签字方可带走。其三，对于涉密的档案要单独保存在密码柜中，涉密档案的管理应该更为严格，需要出具专门的印章和明确的阅览人方能现场查看。最后，随着信息化的不断发展，可以将文书档案进行电子归档，这不仅可以实现永久的档案保存，在查询档案时也将更加便捷，人社部门可以积极地与具有专业资质的软件开发商进行合作，开发一款本部门使用的文书档案信息化管理系统，实现电子化、无纸化、高效化的文书档案管理。
（三）夯实责任，加强人员管理
文书档案的管理需要专业、专职人员的负责。随着制度的不断更新，以及信息化系统的广泛普及，文书档案管理人员的素质也需要不断的提高才能适应工作新的要求。因此要对文书档案管理人员进行培训。第一，定期的对从事文书档案管理工作的人员进行专业化培训，讲解制度要求、实际操作的锻炼、信息化系统的使用。第二，对于每个文书档案管理工作人员的工作职责进行细化分解，保障每一个细小的工作都有专人负责，压实工作责任，保障每一项工作的连贯性。第三，聘请从事档案管理的资深人员进行技术指导和安排，尤其是对于重要的、需要保密的文书档案的管理更要严格按照规章制度办事，做到登记准确、管理严格。
例如，人社部门要确定专门负责文书档案管理的人员，同时出台文书档案管理人员工作规定，要求每位工作人员严守工作纪律。同时设置专门的档案查询、保管办公室，按照档案室的温度、湿度要求，保管各类档案。第三，购买专业的文书档案管理需要的电脑、装订、扫描等专业设备，方便日常档案管理工作的开展。定期请专业人员现场指导、检查工作，及时整改发现的错误，保障工作顺利进行。
参考文献
[1]孔晓蕾. 机关事业单位文书档案管理要做到"四化"[J]. 办公室业务， 2020， No.334（05）：87+89.
[2]张颖. 新形势下人社局档案管理工作加强对策[J]. 新商务周刊， 2020， 000（006）：69.
[3]刘影. 大数据时代人社档案管理工作创新探讨[J]. 就业与保障， 2020， No.243（01）：102-103.
关键词：文书档案 规范化管理
中图分类号：G4 文献标识码：A
一、引言
人社部门的文书档案类别较为复杂，不仅包括机关本身干部人员的个人档案管理，还包括收发的各类公文、各业务科室的相关资料、下辖管理和招收的人员档案、保险档案等，门类广、内容多、管理难度大，而且现有的文书档案管理人员较少，随着文书档案的不断增加，人员矛盾突出，现有的档案管理制度还是十几年前出台的，很多规定已经无法适应新时代信息化、电子化的需求，因此人社部文书档案管理也需要进行科学性、系统性、规范性的变革。
二、文书档案管理规范化的相关举措
（一）提高认识，转变传统思维
人社部门的相关分管领导和从事文书档案管理的相关人员首先要做的事转变思想、提高认识，将文书档案的管理工作提高到新的高度上来。面对一项艰巨的工作，首先要做的就是提高认识，只有在思想上真正重视起该项工作，在行动上才能真正的认识到本工作的重要之处，才能入心、入脑，认真对待本项工作，切实转变工作作风。同时，还应该强调本项工作并不是单纯的某个部门的工作，而是全体人员的一项长期行的工作，各业务处室日常完成的工作中，需要保存的要及时归纳存档，并在一段时间后整理收纳，并交到文书档案相关人员，予以专业保存。同时，文书档案的存放管理也要严格遵循相关规章制度，借阅资料也要层层审批，严格把关。会后，各处室负责人要迅速落实本次会议精神，积极转变思想认识，安排专门负责该项工作，将日常工作和文书档案归集进行有效结合，将文书档案的管理融入日常工作中，切实落实相关工作精神。
例如，人社部门可以召开全体干部职工大会，就文书档案规范化管理进行专门安排部署，强调本项工作的重要意义，要求全体人员提高思想认识、统一思想，本项工作不仅事关每一位员工本人的切身利益，更是日常工作整理归纳的一部分，工作留痕不仅仅是工作成果的保留，更是将来查询、整理、参阅的重要依据，因此，全体干部要切实将本项工作当成一项长期的政治任务来完成。会上，各处室负责人还可以就文书档案工作目前存在的问题，进展情况以及意见建议进行交流发言，切实落实文书档案管理工作。最后，再次强调该项工作的重要之处，同时要求每半年，各业务处室要严格按照文书档案管理规定上交需要长期保存的相关文书、档案资料，同时要求各部门要指派专人负责对接本项工作，做好事事有回应，件件有落实。
（二）科学部署，优化制度管理
目前，人社部门沿用的文书档案制度还是十几年前制定的，随着技术的发展以及情况的变化，很多的制度条款已经不在适用，为了该项工作的可以顺利推进，人社部门应该顺利时代变化的潮流，积极和档案部门对接，制定兼具科学性和可操作性的、优化后的文书制度管理。制度的建立并非是一蹴而就，需要进行科学的论证和小心的实践，最终才能形成内容完整、设置合理的制度管理方案。只有完整、细化、合规的制度才能保障文书档案管理的规范。
例如，人社部门在优化现有的制度管理方案时，首先需要聘请专业的档案管理人员和本单位具体实践人员就现有的制度提交修改意见，修改意见确定后小范围内试行半个月，根据具体的实践反馈再次进行调整，经过几轮调整后，最终确定最新的文书档案管理制度，并通过人社部门的正式公文印发并实施。第二，制度制定要完善，尤其是对于涉密、重点文书档案的管理更要着重。其一是文书档案的归类归档，应该出台明确的分类标准和文件编号，要求相关处室在进行文件、档案归档时严格按照分类标准，分门别类确定档案、文书的类型，需要保管的时间，档案的秘密程度等。其二，明确文书、档案查询、借阅的流程的管理权限，一定要明确责任主体，需要分管领导签名的，一定要签字盖章后方可現场阅览，需要带走的，要列明清单，三方在场签字方可带走。其三，对于涉密的档案要单独保存在密码柜中，涉密档案的管理应该更为严格，需要出具专门的印章和明确的阅览人方能现场查看。最后，随着信息化的不断发展，可以将文书档案进行电子归档，这不仅可以实现永久的档案保存，在查询档案时也将更加便捷，人社部门可以积极地与具有专业资质的软件开发商进行合作，开发一款本部门使用的文书档案信息化管理系统，实现电子化、无纸化、高效化的文书档案管理。
（三）夯实责任，加强人员管理
文书档案的管理需要专业、专职人员的负责。随着制度的不断更新，以及信息化系统的广泛普及，文书档案管理人员的素质也需要不断的提高才能适应工作新的要求。因此要对文书档案管理人员进行培训。第一，定期的对从事文书档案管理工作的人员进行专业化培训，讲解制度要求、实际操作的锻炼、信息化系统的使用。第二，对于每个文书档案管理工作人员的工作职责进行细化分解，保障每一个细小的工作都有专人负责，压实工作责任，保障每一项工作的连贯性。第三，聘请从事档案管理的资深人员进行技术指导和安排，尤其是对于重要的、需要保密的文书档案的管理更要严格按照规章制度办事，做到登记准确、管理严格。
例如，人社部门要确定专门负责文书档案管理的人员，同时出台文书档案管理人员工作规定，要求每位工作人员严守工作纪律。同时设置专门的档案查询、保管办公室，按照档案室的温度、湿度要求，保管各类档案。第三，购买专业的文书档案管理需要的电脑、装订、扫描等专业设备，方便日常档案管理工作的开展。定期请专业人员现场指导、检查工作，及时整改发现的错误，保障工作顺利进行。
参考文献
[1]孔晓蕾. 机关事业单位文书档案管理要做到"四化"[J]. 办公室业务， 2020， No.334（05）：87+89.
[2]张颖. 新形势下人社局档案管理工作加强对策[J]. 新商务周刊， 2020， 000（006）：69.
[3]刘影. 大数据时代人社档案管理工作创新探讨[J]. 就业与保障， 2020， No.243（01）：102-103.