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档案工作的基本宗旨和最终目的就是利用。注重档案的利用价值，既是发展的需要，也是档案管理人员的责任。要树立起学校档案为教学服务的指导思想，充分发挥档案的利用价值，认真分析教育教学的发展前景，使档案工作能够为学校的教育教学提供信息，更进一步促进和提高学校的管理水平。
做好档案基础工作为学校发展服务
档案工作的服务性突出地表现在档案利用工作这个环节。档案的保存和利用是档案工作的目的和任务，要及时、准确、系统的提供档案材料，是衡量档案工作是否坚持正确的政治方向，贯彻执行党的路线、方针、政策以及评价档案工作好坏的重要标尺。
1.做好基础工作，规范档案管理
做好档案基础工作，是提高档案管理水平的前提，文件材料的收集工作最为基础。因此，我们每一位档案管理工作者都要注重平时的材料收集和信息收集，在立卷中准确地把握文件材料归档的时效性，充分发挥电子信息在档案管理工作中的运用，用制度去保障档案工作，使档案工作按程序化、标准化、规范化、科学化的轨道运行。
2.提高管理水平，保证案卷质量
工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素。實现档案工作规范化，就要求我们在实际工作中，严格按照档案管理要求，明确归档重点，分清主次，提高档案利用价值，保证案卷质量，努力推动档案工作上质量、上水平、上层次。这样就可以把最有价值的档案信息提供给学校，更好地为学校的改革和发展服务。
3.开发利用档案信息资源，彰显档案的价值和作用
档案管理的一个重要目的就是要使档案为他人所用，积极开发和利用档案信息资源，也是为了提高档案的利用率。在推进计算机管理的过程中可以根据各卷宗的重要性程度、价值的大小、利用率高低等情况进行优先加工整理，将那些查考价值不高、反映问题单一的档案进行案卷著录。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高利用率，让档案在学校各个工作环节中发挥出他的价值和作用，并利用联网和网上信息量大、传递速度快的优势，来共享档案信息资源。
发挥档案利用价值为学校各项工作服务
档案工作是学校科学管理的重要组成部分，档案信息能使学校各项工作的开展有章可循、有据可查。
1.利用档案资源，为学校决策服务
随着学校改革的不断深化，学校的发展也在一天天改变，为了让领导更加了解情况，工作开展得更加顺利，档案管理工作就更要适应当前发展的需要。在学校每学年制定规划、建立健全规章制度以及经费预算等方面之前，档案材料将是领导决策的重要依据之一，档案室将各类信息完整、真实、准确地提供给学校领导，让领导依据档案信息资料进行全面地综合分析，制定出新学年切实可行的计划管理措施，如学校的目标管理、教学方案、招生方案、基本建设等等，从而提高了办学质量和办学声誉。
2.为学校师资队伍建设和人才资源的开发提供重要依据
我们可以看到在改革开放的今天，无论是国家还是单位，都非常注重师资队伍建设和人力资源的开发，干部人事档案在选拔优秀人才中也将起着不可替代的作用。它可以集中反映每个人一生的经历，包括政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等情况。
教师是教学过程中的主导因素，教师的思想品德和业务水平直接影响教学质量乃至人才培养的质量。干部人事档案记载了每位教师的个人经历、专业技术考核、进修培训、科研成果等，这样学校就可以有目的、有计划地合理使用每一位优秀教学人员，促进学校教育教学的改革步伐。
学校在人事分配制度改革中，可在正确选拔和使用干部问题上依据干部人事档案选举贤能，并通过人事档案对其进行考核、任免、聘用。为学校历史地、全面地、准确地选拔优秀人才、管理人才、教学人才提供服务，让干部人事档案在管理工作中充分发挥利用价值，从而，加快学校教育教学改革的步伐。
3.为职称评定、调整工资提供服务
职称评定、工资调整是每一位教职工非常敏感的热点话题，它政策性强、要求性高，是涉及每个教职工的切身利益。档案部门所提供的材料必须保证其完整性、真实性、准确性，才能使工作顺利进行。
学校职称初评小组可以充分利用档案信息来了解个人情况，为职称的申报工作起到一定的作用。在调资方面，由于学校每个人的情况不同，每年增资数额也不同，而且个别调资频繁，如：职务和职称的变化、津补贴变化、评先补贴、办理退休人员的工资待遇等等。以上工作都离不开档案的查阅和利用。
4.提供档案信息，为学校评先作参考
档案是总结、汇报、评价、检查工作的最可靠、最真实、最有说服力、最感观的评价依据。评先表彰在某种程度上也是学校的重点工作之一。学校领导可以在群众选举推荐的基础上，利用档案所提供的依据，对教职工一年来的工作业绩、表现等情况进行量化考核，使评选结果合理公证，减少了盲目性、被动性。
5.为学生补办毕业证提供相关服务
历年来，我校都有毕业生因各种原因不慎遗失毕业征书等现象，这就给学生在生活和工作中带来了诸多不便，例如：竞聘工作岗位、职务和职称的晋升、工资待遇的认定等。
为了帮助学生尽快补办毕业证书，我们通过档案查阅来确认遗失证书的事实。还有的学生在读期间，因考试成绩不合格，到毕业时不能按时办理毕业证书，待毕业一年后返校参加一次性补考，成绩合格的，经查学籍档案永久卷，确认情况属实的，我们都给予补办学历证明和毕业证书，为学生补办毕业证书提供了方便。
提高档案利用价值增强创新管理意识
为了更进一步提高档案的利用价值，适应和服务学校各项工作，就必须增强创新管理意识，使档案更好地为学校的管理和教学服务。
1.档案工作管理的创新
目前，我校的档案管理工作基本上还处于比较传统的管理模式，虽然对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但也有一些传统做法已不再适应当前发展的需要，我们必须在创新上下功夫。
从组卷到装订尽量简化一些繁琐的不必要的过程、环节和步骤，尽量缩短立卷归档周期，利用计算机技术科学管理档案，以提高档案利用价值，拓宽档案服务领域。
2.档案管理人员意识的创新
档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案管理人员既要有扎实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。
为此，档案管理人员要把学习放在首位，不断“充电”，不断创新，不要只满足于每年立卷归档多少案卷，提供利用服务多少卷、人、次等等，要多运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，使档案管理手段由旧变新，使服务范围由窄变宽，使服务层次由浅变深。
3.在宣传档案重要性的力度上创新
档案是做好各项工作的基本条件之一，我们可以借助学校校园网发布一些档案基础知识；可以组织各部门（院系）负责档案管理的人员进行学习和培训；可以在校报上发表一些有关档案的法律、法规以及上级主管单位的信息、动态等，让广大教职工真正了解档案在各个工作环节中所发挥的作用，真正认识到档案的重要性。
综上所述，档案工作对学校的科学管理起到了重要作用，发挥了档案的利用价值，有利地促进了学校各项工作的发展，扩大了档案工作在学校的影响。因此，做好档案管理工作，充分发挥档案在学校工作中的利用价值，才能使档案更好地为学校管理和教学服务。
（作者单位：湖北武汉商业服务学院）
（责任编校：白水）
做好档案基础工作为学校发展服务
档案工作的服务性突出地表现在档案利用工作这个环节。档案的保存和利用是档案工作的目的和任务，要及时、准确、系统的提供档案材料，是衡量档案工作是否坚持正确的政治方向，贯彻执行党的路线、方针、政策以及评价档案工作好坏的重要标尺。
1.做好基础工作，规范档案管理
做好档案基础工作，是提高档案管理水平的前提，文件材料的收集工作最为基础。因此，我们每一位档案管理工作者都要注重平时的材料收集和信息收集，在立卷中准确地把握文件材料归档的时效性，充分发挥电子信息在档案管理工作中的运用，用制度去保障档案工作，使档案工作按程序化、标准化、规范化、科学化的轨道运行。
2.提高管理水平，保证案卷质量
工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素。實现档案工作规范化，就要求我们在实际工作中，严格按照档案管理要求，明确归档重点，分清主次，提高档案利用价值，保证案卷质量，努力推动档案工作上质量、上水平、上层次。这样就可以把最有价值的档案信息提供给学校，更好地为学校的改革和发展服务。
3.开发利用档案信息资源，彰显档案的价值和作用
档案管理的一个重要目的就是要使档案为他人所用，积极开发和利用档案信息资源，也是为了提高档案的利用率。在推进计算机管理的过程中可以根据各卷宗的重要性程度、价值的大小、利用率高低等情况进行优先加工整理，将那些查考价值不高、反映问题单一的档案进行案卷著录。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高利用率，让档案在学校各个工作环节中发挥出他的价值和作用，并利用联网和网上信息量大、传递速度快的优势，来共享档案信息资源。
发挥档案利用价值为学校各项工作服务
档案工作是学校科学管理的重要组成部分，档案信息能使学校各项工作的开展有章可循、有据可查。
1.利用档案资源，为学校决策服务
随着学校改革的不断深化，学校的发展也在一天天改变，为了让领导更加了解情况，工作开展得更加顺利，档案管理工作就更要适应当前发展的需要。在学校每学年制定规划、建立健全规章制度以及经费预算等方面之前，档案材料将是领导决策的重要依据之一，档案室将各类信息完整、真实、准确地提供给学校领导，让领导依据档案信息资料进行全面地综合分析，制定出新学年切实可行的计划管理措施，如学校的目标管理、教学方案、招生方案、基本建设等等，从而提高了办学质量和办学声誉。
2.为学校师资队伍建设和人才资源的开发提供重要依据
我们可以看到在改革开放的今天，无论是国家还是单位，都非常注重师资队伍建设和人力资源的开发，干部人事档案在选拔优秀人才中也将起着不可替代的作用。它可以集中反映每个人一生的经历，包括政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等情况。
教师是教学过程中的主导因素，教师的思想品德和业务水平直接影响教学质量乃至人才培养的质量。干部人事档案记载了每位教师的个人经历、专业技术考核、进修培训、科研成果等，这样学校就可以有目的、有计划地合理使用每一位优秀教学人员，促进学校教育教学的改革步伐。
学校在人事分配制度改革中，可在正确选拔和使用干部问题上依据干部人事档案选举贤能，并通过人事档案对其进行考核、任免、聘用。为学校历史地、全面地、准确地选拔优秀人才、管理人才、教学人才提供服务，让干部人事档案在管理工作中充分发挥利用价值，从而，加快学校教育教学改革的步伐。
3.为职称评定、调整工资提供服务
职称评定、工资调整是每一位教职工非常敏感的热点话题，它政策性强、要求性高，是涉及每个教职工的切身利益。档案部门所提供的材料必须保证其完整性、真实性、准确性，才能使工作顺利进行。
学校职称初评小组可以充分利用档案信息来了解个人情况，为职称的申报工作起到一定的作用。在调资方面，由于学校每个人的情况不同，每年增资数额也不同，而且个别调资频繁，如：职务和职称的变化、津补贴变化、评先补贴、办理退休人员的工资待遇等等。以上工作都离不开档案的查阅和利用。
4.提供档案信息，为学校评先作参考
档案是总结、汇报、评价、检查工作的最可靠、最真实、最有说服力、最感观的评价依据。评先表彰在某种程度上也是学校的重点工作之一。学校领导可以在群众选举推荐的基础上，利用档案所提供的依据，对教职工一年来的工作业绩、表现等情况进行量化考核，使评选结果合理公证，减少了盲目性、被动性。
5.为学生补办毕业证提供相关服务
历年来，我校都有毕业生因各种原因不慎遗失毕业征书等现象，这就给学生在生活和工作中带来了诸多不便，例如：竞聘工作岗位、职务和职称的晋升、工资待遇的认定等。
为了帮助学生尽快补办毕业证书，我们通过档案查阅来确认遗失证书的事实。还有的学生在读期间，因考试成绩不合格，到毕业时不能按时办理毕业证书，待毕业一年后返校参加一次性补考，成绩合格的，经查学籍档案永久卷，确认情况属实的，我们都给予补办学历证明和毕业证书，为学生补办毕业证书提供了方便。
提高档案利用价值增强创新管理意识
为了更进一步提高档案的利用价值，适应和服务学校各项工作，就必须增强创新管理意识，使档案更好地为学校的管理和教学服务。
1.档案工作管理的创新
目前，我校的档案管理工作基本上还处于比较传统的管理模式，虽然对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但也有一些传统做法已不再适应当前发展的需要，我们必须在创新上下功夫。
从组卷到装订尽量简化一些繁琐的不必要的过程、环节和步骤，尽量缩短立卷归档周期，利用计算机技术科学管理档案，以提高档案利用价值，拓宽档案服务领域。
2.档案管理人员意识的创新
档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案管理人员既要有扎实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。
为此，档案管理人员要把学习放在首位，不断“充电”，不断创新，不要只满足于每年立卷归档多少案卷，提供利用服务多少卷、人、次等等，要多运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，使档案管理手段由旧变新，使服务范围由窄变宽，使服务层次由浅变深。
3.在宣传档案重要性的力度上创新
档案是做好各项工作的基本条件之一，我们可以借助学校校园网发布一些档案基础知识；可以组织各部门（院系）负责档案管理的人员进行学习和培训；可以在校报上发表一些有关档案的法律、法规以及上级主管单位的信息、动态等，让广大教职工真正了解档案在各个工作环节中所发挥的作用，真正认识到档案的重要性。
综上所述，档案工作对学校的科学管理起到了重要作用，发挥了档案的利用价值，有利地促进了学校各项工作的发展，扩大了档案工作在学校的影响。因此，做好档案管理工作，充分发挥档案在学校工作中的利用价值，才能使档案更好地为学校管理和教学服务。
（作者单位：湖北武汉商业服务学院）
（责任编校：白水）