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干部人事档案材料的收集，是做好干部档案工作的基础和前提，也是保证干部人事档案完整性、准确性、真实性的重要环节。只有将历年所形成的反映干部德能勤绩的有关材料及时、全面、真实地收集补充到干部人事档案中去，才能使干部人事档案客观地反映干部的历史全貌，更好地发挥干部人事档案的使用价值，为干部选拔任用管理提供参考依据。因此，提高干部人事档案工作水平必须从材料收集这个基础工作做起，这是各级组织人事部门和每个档案管理者的一项重要职责。
一、目前干部人事档案材料收集存在的主要问题
1．来源渠道不畅。材料形成部门和档案管理部门之间联系少，不能及时将干部有关材料报送 ，档案管理人员也存在着不注意及时收集材料的问题，给材料收集工作增加了一定的困难和不便。
2．收集不完整。在干部人事档案材料的收集过程中，存在“缺漏”现象。有的只注重干部职务任免、工资考核等材料的收集归档，而忽略了学历培训、职称、奖惩等相关材料的收集；有的只注重在职国家干部人事档案材料的收集，而忽略了聘用干部、离岗干部的人事档案材料的收集；有的只注重集中形成档案材料的收集，而忽略了个别零散材料的收集，造成系列材料脱节断档。
3．形成材料不规范。有些单位报送的干部人事档案归档材料，纸张太薄，大小不一，规格达不到标准；有的材料用笔不规范，使用圆珠笔或复写纸书写；有的手续不完备，无审批意见、缺少章印；有的甚至无单位名称，无材料形成时间等。
4．内容不真实。有些干部在填写人事档案材料时比较随意和“失真”，特别是在年龄、学历、参加工作时间等方面，出现前后不一致，甚至年龄越填越小，学历越填越高，参加工作时间越填越早的现象，发现后被退回重新核实，既拖延了归档时间，又容易造成材料丢失。甚至有极个别人为了达到一己私利之目的，擅自涂改、伪造档案，既影响了干部人事档案的真实性，明显地降低了档案的质量，又人为地加大了干部人事档案管理工作的难度。
二、加强干部人事档案材料收集的措施及对策
1．要强化宣传，明确材料收集的重要性。干部人事档案工作长期处于封闭状态，外界了解甚少，同时它又关系到每个干部的切身利益。只有通过广泛宣传收集工作的重要意义和作用，使各级领导、组织人事干部、广大干部充分认识到这项工作的重要性，取得他们的重视、获取他们的支持，为档案材料的收集工作创造一个良好的氛围，
2.要强化督查指导，加大业务培训力度。干部人事档案管理部门在业务上具有监督、检查和指导的职责，应当定期组织管档人员和组工干部学习培训，特别是对新变动的人员，要单独进行岗前业务培训，坚持先配后调，先培训后上岗。在培训方法上，可采取专题讲座、以干代训、观摩学习、经验交流、督查通报、示范引导等多种形式，在较短的时间内提高档案工作业务能力，尽快适应岗位的需要。还必须经常对收集档案材料提出要求，进一步明确干部档案材料的收集内容、范围、质量和时间，确保所需收集的材料全部及时收集归档；定期与有关部门保持联系，每当人员调整、职务晋升、工资变动、奖惩以及各种代表大会换届等活动之后，及时督促有关部门与单位将所需归档材料及时送交管档部门归档，充实和完善档案内容；定期对各单位干部档案材料收集工作进行指导，不断提高干部档案材料收集工作水平。
3.要强化材料收集，健全材料收集网络。层层建立以干部人事档案管理人员为主体，各材料形成单位有专人负责的材料收集网络系统。坚持畅通两条渠道：一是单位内部领导重视，各科室勤沟通，形成上下齐抓共管的局面；二是对外与有关形成材料的部门多联系和协调，使收集工作长期化、制度化。在收集方法上采取内外结合、主次渠道结合、纵横向结合、经常性收集与专题性结合、集中全面收集与重点收集结合、跟踪收集与突击收集相结合的办法，及时收集并收齐新形成的档案材料，使档案内容能够及时得到补充，从而确保档案材料的完整性。
4.要强化各项制度的建设，促进收集工作规范化。（1）递交制度。干部档案管理部门应建立健全移交和转递制度，保证干部档案材料能及时地、源源不断的从形成单位获得干部档案的归档材料，干部人事档案管理部门在总结实践经验的基础上，制定具体的干部人事档案材料缺范围、时间、质量要求和应履行的有关手续，转发各单位执行，任何组织与个人都不得以任何理由积压、滞留应归档材料。（2）索要制度。对于未能按时递交的干部档案，要及时向所在单位发索要材料通知书，限定时间，或是主动上门索要归档材料，从根本上杜绝漏收档案材料现象的发生。（3）登记备案制度。为了便于了解收集工作情况，还必须对已收集的归档材料按照收到的时间顺序逐份进行登记，避免档案材料遗失或散落。（4）检查核对制度。作为档案管理人员要定期对收集的档案材料进行认真清查，发现漏交、缺失材料，应及时填写《干部档案缺少材料登记表》，同时向干部所在单位或本人催要缺材料。
5.要强化责任意识，确保档案材料的真实性。组织人事干部要有高度的事业心，强烈的责任感，本着对组织和个人负责，严格按照有关原则与规定，对收集归档材料逐一进行仔细、认真的审查和鉴别，绝不能让任何虚假材料混进干部人事档案，特别是干部的出生年月、参加革命工作时间、入党时间、学历、职务、职称等更要注意鉴别核准，发现问题及时向干部人事档案管理部门反映，使之得以及时纠正。对弄虚作假、随意涂改档案材料的当事人应批评教育，情节严重的要给予必要的纪律处分，保证干部人事档案材料的真实性、纯洁性。
一、目前干部人事档案材料收集存在的主要问题
1．来源渠道不畅。材料形成部门和档案管理部门之间联系少，不能及时将干部有关材料报送 ，档案管理人员也存在着不注意及时收集材料的问题，给材料收集工作增加了一定的困难和不便。
2．收集不完整。在干部人事档案材料的收集过程中，存在“缺漏”现象。有的只注重干部职务任免、工资考核等材料的收集归档，而忽略了学历培训、职称、奖惩等相关材料的收集；有的只注重在职国家干部人事档案材料的收集，而忽略了聘用干部、离岗干部的人事档案材料的收集；有的只注重集中形成档案材料的收集，而忽略了个别零散材料的收集，造成系列材料脱节断档。
3．形成材料不规范。有些单位报送的干部人事档案归档材料，纸张太薄，大小不一，规格达不到标准；有的材料用笔不规范，使用圆珠笔或复写纸书写；有的手续不完备，无审批意见、缺少章印；有的甚至无单位名称，无材料形成时间等。
4．内容不真实。有些干部在填写人事档案材料时比较随意和“失真”，特别是在年龄、学历、参加工作时间等方面，出现前后不一致，甚至年龄越填越小，学历越填越高，参加工作时间越填越早的现象，发现后被退回重新核实，既拖延了归档时间，又容易造成材料丢失。甚至有极个别人为了达到一己私利之目的，擅自涂改、伪造档案，既影响了干部人事档案的真实性，明显地降低了档案的质量，又人为地加大了干部人事档案管理工作的难度。
二、加强干部人事档案材料收集的措施及对策
1．要强化宣传，明确材料收集的重要性。干部人事档案工作长期处于封闭状态，外界了解甚少，同时它又关系到每个干部的切身利益。只有通过广泛宣传收集工作的重要意义和作用，使各级领导、组织人事干部、广大干部充分认识到这项工作的重要性，取得他们的重视、获取他们的支持，为档案材料的收集工作创造一个良好的氛围，
2.要强化督查指导，加大业务培训力度。干部人事档案管理部门在业务上具有监督、检查和指导的职责，应当定期组织管档人员和组工干部学习培训，特别是对新变动的人员，要单独进行岗前业务培训，坚持先配后调，先培训后上岗。在培训方法上，可采取专题讲座、以干代训、观摩学习、经验交流、督查通报、示范引导等多种形式，在较短的时间内提高档案工作业务能力，尽快适应岗位的需要。还必须经常对收集档案材料提出要求，进一步明确干部档案材料的收集内容、范围、质量和时间，确保所需收集的材料全部及时收集归档；定期与有关部门保持联系，每当人员调整、职务晋升、工资变动、奖惩以及各种代表大会换届等活动之后，及时督促有关部门与单位将所需归档材料及时送交管档部门归档，充实和完善档案内容；定期对各单位干部档案材料收集工作进行指导，不断提高干部档案材料收集工作水平。
3.要强化材料收集，健全材料收集网络。层层建立以干部人事档案管理人员为主体，各材料形成单位有专人负责的材料收集网络系统。坚持畅通两条渠道：一是单位内部领导重视，各科室勤沟通，形成上下齐抓共管的局面；二是对外与有关形成材料的部门多联系和协调，使收集工作长期化、制度化。在收集方法上采取内外结合、主次渠道结合、纵横向结合、经常性收集与专题性结合、集中全面收集与重点收集结合、跟踪收集与突击收集相结合的办法，及时收集并收齐新形成的档案材料，使档案内容能够及时得到补充，从而确保档案材料的完整性。
4.要强化各项制度的建设，促进收集工作规范化。（1）递交制度。干部档案管理部门应建立健全移交和转递制度，保证干部档案材料能及时地、源源不断的从形成单位获得干部档案的归档材料，干部人事档案管理部门在总结实践经验的基础上，制定具体的干部人事档案材料缺范围、时间、质量要求和应履行的有关手续，转发各单位执行，任何组织与个人都不得以任何理由积压、滞留应归档材料。（2）索要制度。对于未能按时递交的干部档案，要及时向所在单位发索要材料通知书，限定时间，或是主动上门索要归档材料，从根本上杜绝漏收档案材料现象的发生。（3）登记备案制度。为了便于了解收集工作情况，还必须对已收集的归档材料按照收到的时间顺序逐份进行登记，避免档案材料遗失或散落。（4）检查核对制度。作为档案管理人员要定期对收集的档案材料进行认真清查，发现漏交、缺失材料，应及时填写《干部档案缺少材料登记表》，同时向干部所在单位或本人催要缺材料。
5.要强化责任意识，确保档案材料的真实性。组织人事干部要有高度的事业心，强烈的责任感，本着对组织和个人负责，严格按照有关原则与规定，对收集归档材料逐一进行仔细、认真的审查和鉴别，绝不能让任何虚假材料混进干部人事档案，特别是干部的出生年月、参加革命工作时间、入党时间、学历、职务、职称等更要注意鉴别核准，发现问题及时向干部人事档案管理部门反映，使之得以及时纠正。对弄虚作假、随意涂改档案材料的当事人应批评教育，情节严重的要给予必要的纪律处分，保证干部人事档案材料的真实性、纯洁性。