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摘要：随着科技的发展，信息技术和数字技术得到了很大的进步，在社会各个领域当中，都发挥出了十分重要的作用。而在教育培训档案管理方面，传统的管理模式存在着很多方面的不足，使得管理效率无法得到有效的提高。而数字技术和信息技术的应用，实现了教育培训档案的数字化管理，在修复保护、查找查询、建档上传整理归类等方面，都发挥出了很大的作用。
关键词：教育培训；数字化档案管理；问题初探
中图分类号：G250.7 文献标志码：A 文章编号：2095-9214（2015）05-0220-01
前言：随着计算机技术和网络技术的发展应用，高校办公自动化的水平不断提升，产生了很多的数字化档案。无纸化办公已经成为当前教育培训数字化档案管理的发展趋势。相比于纸质档案，数字化档案具有很多方面的优势，但同时也给档案管理带来了很多新的问题。对此，应当对教育培训数字化档案管理的相关现状及其中存在的问题进行分析，然后寻找切实可行的数字化档案管理措施。
一、数字化档案管理现状
（一）档案管理现状
在高校档案管理工作当中，需要进行管理的档案主要有人事档案、党群行政档案、科研档案、教学档案、校史档案、财务档案、基建档案、学籍档案等。在每种档案之下，还可划分为更加详细的档案，需要进行管理的档案种类十分繁多，数量也十分庞大。在当前一些采用传统档案管理模式的高校中，随着档案数量的不断增加，档案管理效率却不断下降，对档案的保存和查阅等都产生了不良的影响。
（二）数字化档案管理现状
数字化档案的基础是计算机和互联网，利用计算机进行产生和处理，存储在光盘、磁盘等载体上的一种数字化的档案文件[1]。数字化档案具有很多优势，例如节省成本、节约空间、查询方便等。但在实际应用中，也具有复制、泄漏、篡改、删除、损害、丢失等缺陷。相比于传统档案管理，数字化档案管理的真实性和安全性相对较低，查询和调阅都需要利用计算机才能完成。
二、数字化档案管理中存在的问题
（一）意识和重视程度不足
在当前教育培训数字化档案管理工作当中，对于数字化档案的收集都是交由下属的档案管理部门来负责，向各个部门进行归档材料的索要。各个部门的兼职负责人根据相关的要求，暂停当前的工作，在某个时间集中进行归档资料的收集和整理提报。在此过程中，由于兼职的档案管理负责人意识和重视程度不足，提交的材料并不完全符合规范化要求，不适宜作为数字化档案进行保管。
（二）资金和设备投入不足
数字化档案管理是有效的管理与合理的分配高校的信息资源，在高校信息资源现代化建设中，占据着十分重要的位置。随着数字化档案的不断发展和推广，对数字化档案管理方面的要求也越来越高[2]。但是，很多高校在这方面投足的资金和设备十分不足，使得数字化档案管理得不到充分的技术支持，阻碍了数字化档案管理的发展。
（三）系统管理和操作规范不成熟
相比于传统的纸质档案管理，数字化档案管理极大的提高了档案管理效率。但是由于需要对计算机和网络进行应用，因此需要相关的系统管理和操作规范来做支持，因而就产生了一定的问题。在保密管理、修复处理、查找查询、建档上传、整理归类等方面，都需要遵从相关的技术标准。在当前的高校数字化档案管理方面，这些正是比较欠缺的部分，对于数字化档案管理的发展较为不利。
三、加强数字化档案管理的措施
（一）加快数字化建设
为了加强电子档案管理的效率和效果，就要加快数字化建设。高校应当对此加大投入力度，积极进行硬件设施和软件应用的建设和发展[3]。其中硬件数字化建设包括条码打印机、电子签章系统、录音笔、数码相机、录像机、数据库服务器、Web服务器、扫描仪等。软件应用包括网络安全系统、公文传输系统、OA办公系统、数字化档案管理平台等。
（二）加强专业人才培养
在教育培训数字化档案管理的工作当中，需要充足的专业人才作为支持。为了能够更好的进行数字化档案管理，高校应当加强对专业人才的培养力度，提高档案管理人员的工作能力和工作效率。在工作过程中，针对已经存在或可能出现的问题，应当定期进行培训，使档案管理人员能够掌握更多的数字化档案管理知识与技能，使其在面对工作中遇到的问题时，能够有效的进行处理，从而确保数字化档案管理的顺利进行。
（三）提高数字化档案安全意识
在数字化档案管理的过程中，由于档案管理人员的安全意识不高，很容易发生档案窃取、计算机中毒、文件损坏、档案被删除等情况。对此，高校应当建立完善的安全防范机制，提高数字化档案管理人员的安全意识。对于计算机网络安全的维护，应当安装功能强大的杀毒软件、定期更新病毒库、设置门户访问、定期维护防火墙等[4]。同时，还应当严格遵守数字化档案的安全制度，将数字化档案的开放尺度控制在合理的范围内。
（四）加快相关标准和制度建设
为了确保高校教育培训数字化档案的管理工作能够得到切实的执行，相关的档案管理部门除了加强对数字化档案管理水平的定期评估之外，还应当积极建设和完善相关的技术标准和制度规范，建立切实可行的管理办法。在数字化文档的内容格式规范、数字化建档整理等方面，都要建立统一的执行标准，这样，才能够确保高校教育培训数字化档案管理工作的顺利开展，保证数字化档案管理的效果和效率，使其能够充分的发挥出自身的作用。
结论：在高校教育培训工作当中，档案管理工作是一项十分重要的工作，它对于高校的建设和发展、教育培训的顺利开展等方面，都发挥着不可替代的作用。传统的档案管理模式已经不适用于当前高校教育培训的发展，对此，应当利用先进的技术，实现纸质档案的数字化。同时，应当采取相应的措施和手段，加强高校教育培训数字化档案的管理，使高校档案管理效率能够得到进一步的提升，从而促进高校教育培训事业的发展。
（作者单位：辽宁税务高等专科学校）
参考文献：
[1]李枢民. 加强干部教育培训电子档案建设的思考[J]. 大连干部学刊，2013，11（02）：46-48.
[2]赵曼丽. 高校电子教学档案管理与利用问题研究[J]. 办公室业务，2013，10（01）：60-64.
[3]尹翔. 高校电子档案管理工作中存在的问题及对策[J]. 潍坊学院学报，2014，12（03）：112-113.
[4]温艳秋. 基于信息背景下的高校电子档案整合管理模式研究[J]. 兰台世界，2012，26（03）：24-25.
关键词：教育培训；数字化档案管理；问题初探
中图分类号：G250.7 文献标志码：A 文章编号：2095-9214（2015）05-0220-01
前言：随着计算机技术和网络技术的发展应用，高校办公自动化的水平不断提升，产生了很多的数字化档案。无纸化办公已经成为当前教育培训数字化档案管理的发展趋势。相比于纸质档案，数字化档案具有很多方面的优势，但同时也给档案管理带来了很多新的问题。对此，应当对教育培训数字化档案管理的相关现状及其中存在的问题进行分析，然后寻找切实可行的数字化档案管理措施。
一、数字化档案管理现状
（一）档案管理现状
在高校档案管理工作当中，需要进行管理的档案主要有人事档案、党群行政档案、科研档案、教学档案、校史档案、财务档案、基建档案、学籍档案等。在每种档案之下，还可划分为更加详细的档案，需要进行管理的档案种类十分繁多，数量也十分庞大。在当前一些采用传统档案管理模式的高校中，随着档案数量的不断增加，档案管理效率却不断下降，对档案的保存和查阅等都产生了不良的影响。
（二）数字化档案管理现状
数字化档案的基础是计算机和互联网，利用计算机进行产生和处理，存储在光盘、磁盘等载体上的一种数字化的档案文件[1]。数字化档案具有很多优势，例如节省成本、节约空间、查询方便等。但在实际应用中，也具有复制、泄漏、篡改、删除、损害、丢失等缺陷。相比于传统档案管理，数字化档案管理的真实性和安全性相对较低，查询和调阅都需要利用计算机才能完成。
二、数字化档案管理中存在的问题
（一）意识和重视程度不足
在当前教育培训数字化档案管理工作当中，对于数字化档案的收集都是交由下属的档案管理部门来负责，向各个部门进行归档材料的索要。各个部门的兼职负责人根据相关的要求，暂停当前的工作，在某个时间集中进行归档资料的收集和整理提报。在此过程中，由于兼职的档案管理负责人意识和重视程度不足，提交的材料并不完全符合规范化要求，不适宜作为数字化档案进行保管。
（二）资金和设备投入不足
数字化档案管理是有效的管理与合理的分配高校的信息资源，在高校信息资源现代化建设中，占据着十分重要的位置。随着数字化档案的不断发展和推广，对数字化档案管理方面的要求也越来越高[2]。但是，很多高校在这方面投足的资金和设备十分不足，使得数字化档案管理得不到充分的技术支持，阻碍了数字化档案管理的发展。
（三）系统管理和操作规范不成熟
相比于传统的纸质档案管理，数字化档案管理极大的提高了档案管理效率。但是由于需要对计算机和网络进行应用，因此需要相关的系统管理和操作规范来做支持，因而就产生了一定的问题。在保密管理、修复处理、查找查询、建档上传、整理归类等方面，都需要遵从相关的技术标准。在当前的高校数字化档案管理方面，这些正是比较欠缺的部分，对于数字化档案管理的发展较为不利。
三、加强数字化档案管理的措施
（一）加快数字化建设
为了加强电子档案管理的效率和效果，就要加快数字化建设。高校应当对此加大投入力度，积极进行硬件设施和软件应用的建设和发展[3]。其中硬件数字化建设包括条码打印机、电子签章系统、录音笔、数码相机、录像机、数据库服务器、Web服务器、扫描仪等。软件应用包括网络安全系统、公文传输系统、OA办公系统、数字化档案管理平台等。
（二）加强专业人才培养
在教育培训数字化档案管理的工作当中，需要充足的专业人才作为支持。为了能够更好的进行数字化档案管理，高校应当加强对专业人才的培养力度，提高档案管理人员的工作能力和工作效率。在工作过程中，针对已经存在或可能出现的问题，应当定期进行培训，使档案管理人员能够掌握更多的数字化档案管理知识与技能，使其在面对工作中遇到的问题时，能够有效的进行处理，从而确保数字化档案管理的顺利进行。
（三）提高数字化档案安全意识
在数字化档案管理的过程中，由于档案管理人员的安全意识不高，很容易发生档案窃取、计算机中毒、文件损坏、档案被删除等情况。对此，高校应当建立完善的安全防范机制，提高数字化档案管理人员的安全意识。对于计算机网络安全的维护，应当安装功能强大的杀毒软件、定期更新病毒库、设置门户访问、定期维护防火墙等[4]。同时，还应当严格遵守数字化档案的安全制度，将数字化档案的开放尺度控制在合理的范围内。
（四）加快相关标准和制度建设
为了确保高校教育培训数字化档案的管理工作能够得到切实的执行，相关的档案管理部门除了加强对数字化档案管理水平的定期评估之外，还应当积极建设和完善相关的技术标准和制度规范，建立切实可行的管理办法。在数字化文档的内容格式规范、数字化建档整理等方面，都要建立统一的执行标准，这样，才能够确保高校教育培训数字化档案管理工作的顺利开展，保证数字化档案管理的效果和效率，使其能够充分的发挥出自身的作用。
结论：在高校教育培训工作当中，档案管理工作是一项十分重要的工作，它对于高校的建设和发展、教育培训的顺利开展等方面，都发挥着不可替代的作用。传统的档案管理模式已经不适用于当前高校教育培训的发展，对此，应当利用先进的技术，实现纸质档案的数字化。同时，应当采取相应的措施和手段，加强高校教育培训数字化档案的管理，使高校档案管理效率能够得到进一步的提升，从而促进高校教育培训事业的发展。
（作者单位：辽宁税务高等专科学校）
参考文献：
[1]李枢民. 加强干部教育培训电子档案建设的思考[J]. 大连干部学刊，2013，11（02）：46-48.
[2]赵曼丽. 高校电子教学档案管理与利用问题研究[J]. 办公室业务，2013，10（01）：60-64.
[3]尹翔. 高校电子档案管理工作中存在的问题及对策[J]. 潍坊学院学报，2014，12（03）：112-113.
[4]温艳秋. 基于信息背景下的高校电子档案整合管理模式研究[J]. 兰台世界，2012，26（03）：24-25.