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摘要：本文以《陕西电力职工培训中心设备管理系统》所采用的适合中心流程化管理的工作流系统的开发为例，介绍了工作流的概念和要素，并系统分析了工作流管理系统的主要功能和特点，讨论了基于工作流的项目流程化信息管理系统的主要功能设计及实现。
关键词：工作流 工作流引擎 项目管理 信息管理系统
0 引言
随着网络信息技术的发展，我国大多数企业都在进行数字化管理的建设。大多数的企业都能从自身的实际出发，采用适合自身的管理方法。但现在企业的管理模式中运用纸质文档进行管理还是比较常见的现象，采用这种管理方式，对于一些复杂的项目，不利于进行合理的统计和分析。那么，如何提高企业的办事效率和透明度，已经成为首要的任务。显然，采用传统菜单驱动的方式已经不能满足现代企业迅速发展的要求，必须引进工作流技术，实现项目的灵活管理。
1 工作流的概念
1.1 工作流的定义
工作流（Workflow）管理联盟给出的工作流定义是：工作流是指整个或部分经营过程在计算机支持下的全自动或半自动化。在实际情况中可以更广泛地把凡是由计算机软件系统（工作流管理系统）控制其执行的过程都称为工作流。
工作流实际是针对工作中具有固定程序的常规活动而提出的一个概念。表现为参与者对文档、信息或任务按照规程和过程，在参与项目的各种角色之间进行共享和传递。简言之，工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。如果采用工作流技术，任何一个项目各个相关的流程和环节都可以实现管理和跟踪，从根本上提高项目管理的办事效率，同时相关的负责人都能够随时查看各个项目的流程进展情况，实现责任的良好分工，提高办事的透明度，加快办事进程。目的就是提高生产组织水平和工作效率的，降低生产成本，提高企业生产经营管理水平和企业竞争力，实现对项目的流程化管理。
1.2 工作流的要素
工作流主要包括以下几个要素：
1.2.1 实体：是工作流的主体部分，是随着工作流一起流动的物件；
1.2.2 参与者：是各个处理步骤中的责任人，可能是人，也可能是某个职能部门或者某个自动化的设备；
1.2.3 流程定义：是预定义的工作步骤，它规定了实体流动的相关路线；
1.2.4 工作流引擎：是驱动实体按照相关的流程定义从一个参与者流向下一个参与者的机制，是工作流管理系统的核心。它的设计关系到系统的可交互性、可扩展性以及稳定性等多个方面。
2 工作流管理系统
2.1 工作流管理系统的定义
通常，工作流管理系统（Workflow Management System， WFMS）是支持企业或者政府部门为更好实现自身业务的一种强有力的软件工具。为了在基于计算机的环境中实现上述工作流的定义，必须建立一个工作流运行的环境，这个运行环境就是工作流管理系统。工作流管理系统是一个实现流程流转的软件系统，主要完成工作流的定义、生成、流转和流程管理工作，并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行。它和工作流执行者（人、应用）交互，推进工作流实例的执行，并监控工作流的运行状态。所以，工作流管理系统在一个企业或部门的经营过程中的应用过程是一个业务应用软件系统的集成与实施过程。
2.2 工作流管理系统的功能
所有的工作流管理系统主要包括三个方面的功能：
建立阶段的功能：主要考虑工作流过程和相关活动的定义和建模功能。
运行阶段的控制功能：执行工作流过程，并完成每个过程中活动的调控功能。
运行阶段的人机交互功能：实现各种活动执行过程中用户与IT应用工具之间的交互。
2.3 工作流管理系统的优点
主要包括以下几个方面
2.3.1 提高系统的柔性，适应业务流程的变化
一方面，政府机关都在随着时间不断地改革工作流程，使政府机关能够更好地发挥服务职能、提高工作效率。另一方面，传统的系统设计方式将业务流程以编码的方式固化在应用系统中，在业务流程和组织结构发生改变的情况下，需要将系统进行重大修改，甚至重新设计。实际上，许多应用系统的失败很大程度上和业务流程的改变有关。
工作流管理系统的出现使得上述情况发生了改变。应用系统的开发人员通过可视化的方式分析和设计业务流程，并将各个应用模块联接在一起。在组织结构和业务流程发生变化的时候，能够在很少修改甚至不修改原来应用的情况下，仅仅通过适当调整或重新定义工作流程就能适应变化了的情况。
2.3.2 降低系统开发和维护成本
据分析，采用工作流管理系统以后，对于管理类的系统可以大大缩短开发周期(60%)，降低开发费用(70%)，并降低对开发人员的要求。
2.3.3 按照流程进行应用的集成
业务流程集成是应用集成的一种高级形式，即按照业务流程把不同的应用集成在一起，形成新的业务应用，如电子政务中的互联审批系统等，提高了办事效率。
3 系统主要的功能设计
《陕西电力职工培训中心设备管理系统》采用了适合中心流程化管理的工作流系统，采用目前最先进的B/S架构，即浏览器/服务器架构，是当前工作流产品的发展方向。所有软件、数据均部署在服务器上，客户终端机只需要能上网、能打开浏览器即可使用本系统。系统服务器端运行在Linux环境下，浏览器端（客户端）运行在任意操作系统下（Windows系列、Vista系列、Linux系列、以及Macintosh等，推荐使用Windows XP系列），支持所有主流浏览器。数据库采用mysql，web服务器为Apache Tomcat。即系统主要目标是采用先进的计算机技术、网络技术、数据库技术，以达到高效的信息处理体系为基础，实现管理手段的科学化，现代化和规范化。如图1所示为本系统的主要功能模块。
原先每个企业对项目采用的是半自动的管理，每个项目的业务流程都大致相同，且稳定性都很好。而随着社会和企业的做大和做强，项目的业务流程也呈现多样化性和不确定性。特别是中心的上级部门的业务流程发生变化的时候，中心的流程也必须变，那么之前的管理系统就需要进行大量的修改，给相关系统的使用造成了一定的麻烦。从图1可以看出，《陕西电力培训中心设备管理系统》具有四个主要功能模块，每个模块对应一个标准流程，四个功能模块之间本身也构成了一个顺序执行的流程，即当部门申请购置的设备批准后，并通过后勤管理部采购回来后，先要进行帐务管理。接下来每年中心都会对资产进行清查，资产服役到期会进行资产报废程序，中心对所有报废资产进行统一处置。每个功能模块自身都有一定的流程。为了更好地解决上述问题的发生，将工作流管理系统分解成文档管理和流程管理两大功能模块，以满足客户不断发展的需要。
3.1 工作流文档管理
工作流文档管理模块主要对项目中每个阶段的技术文档进行统一管理，即是对组成工作流活动的管理。提供对工作流任务的新建、修改、查看、删除及查询功能。项目实施过程中生成的文档有两类，一类是审批文档，如图2所示固定资产购置流程中的审批文档（资产购置申请表）嵌入在固定资产购置流程中，并在流程的节点之间传递，在每个节点处由具有相应权限的人员填写审批意见，通过点击不同的操作按钮(如通过、驳回等)决定流程的走向。另一类是支持审批文档在固定资产购置流程中传递的技术支持文档，在文档管理模块中技术支持文档是管理的主要对象。这些工作流的文档管理与其对应阶段的流程管理相对独立，但又相互关联互通，使监控人员能在查看各阶段技术文档的同时监控该阶段的实施流程，从而使具有权限的人员对项目的整体运行情况进行把握和控制，及时发现问题和作出项目调整决策。
3.2 工作流流程管理
工作流流程管理就是对企业业务流程进行包括设计、执行、监控和优化在内的全生命周期管理方法。其主要功能包括：新建、修改、查看和删除工作流，以及对工作流引擎的设计与实现。
从图2所示固定资产购置流程中包括申请到购置再到资产入账等一系列的任务及它们的相互顺序关系，还包括流程在每个阶段的启动和终止条件，以及对每个任务的描述。工作流流程管理模块将定义任务与任务之间的相互顺序关系及每个任务的启动和终止条件。从图2中可看到，当新建一个固定资产购置流程工作流时，管理员需要从任务管理模块提供的任务列表中选择该工作流程所需要完成的所有任务，然后设置每个任务的前驱任务和后继任务，保存后系统会根据设置的任务之间的关系以图形方式再现该工作流的任务流程。在中心用户必须选择固定的工作流作为模板，如果上级部门的固定资产购置流程发生改变时，管理员在原来的基础上进行相应的改动，有利于从根本上实现系统的灵活性。
工作流引擎是工作流管理系统的核心组成部分，工作流流程管理模块要设计符合项目流程的工作流引擎，通过解析流程定义的任务连接关系、任务状态及相应的调度算法设定流程的流转，当所有购置资产的前驱任务均完成，将启动资产购置任务的执行，而当该任务的所有工作成果提交，标志该任务完成。工作流引擎还提供多种接口供其他功能模块调用，接口的方法包括：创建工作流相关的实例，并为工作流相关数据赋值；启动工作流实例；挂起／恢复工作流实例；中止工作流实例的运行；删除工作流实例；查询、监视工作流实例的运行情况；工作流实例执行中的异常情况处理及统计分析功能等。
3.3 系统特色
易用性强：系统软件此次设计采用类似游戏软件的交互式界面风格，即完全的图形化操作界面，操作起来简单，既容易使用也免去了培训学习的烦恼；同时，还增强了使用者的体验感性，整个操作只需用鼠标左键就能轻松完成大部分任务。但开发技术难度增强，设计创意力度加大。
灵活性强：采用工作流技术真正实现了项目流程的自动化管理，使系统运行更加稳定，能以较低的成本应对需求变化或业务流程变化，从而节约软件升级费用。
可扩展性强：本方案在架构设计时就为下一次开发预留了各种接口；使项目一开始就为下一步扩展留下了空间，为整个系统在未来3到5年，或者更长时间的持续升级奠定基础。从此点看，一个平台受惠于未来多年，不仅仅节约了重复开发费用，更节约了宝贵的来回变更方案的时间。
关键技术点：系统设计的关键技术包括：SOA的架构设计理念，交互式界面设计、工作流引擎、富客户端风格、以及扩展性接口。
4 结语
应用工作流技术的行业不胜枚举，尤其是我国正在进入数字化管理的时代，相应需要工作流管理系统实现优化管理的行业也非常广泛，日渐成熟的工作流管理系统应用于各行各业，采用工作流管理系统将是对社会发展的一大贡献，也是现代企业管理系统的必然选择。
参考文献：
[1]范玉顺.工作流管理技术基础——实现企业业务过程重组、过程管理与过程自动化的核心技术[M]. 北京：清华大学出版社;施普林格出版社，2001.
[2]田熙清等. 基于工作流技术的项目管理系统的分析和设计. 计算机工程与应用，2003，39（8）：131-134.
[3]都日娜等.管理信息系统.北京：清华大学出版社，2008 54-196[4]陈福军等.会计信息系统实务教程.北京：清华大学出版社，2006 342-383.
作者简介：黄虹（1966-），女，陕西省西安市，西安交通大学计算机应用专业毕业，西安电力高等专科学校计算机系讲师。主要研究方向：计算机软件。
科研项目：陕西电力职工培训中心设备管理信息系统实施方案研究（2010KY-05）。
关键词：工作流 工作流引擎 项目管理 信息管理系统
0 引言
随着网络信息技术的发展，我国大多数企业都在进行数字化管理的建设。大多数的企业都能从自身的实际出发，采用适合自身的管理方法。但现在企业的管理模式中运用纸质文档进行管理还是比较常见的现象，采用这种管理方式，对于一些复杂的项目，不利于进行合理的统计和分析。那么，如何提高企业的办事效率和透明度，已经成为首要的任务。显然，采用传统菜单驱动的方式已经不能满足现代企业迅速发展的要求，必须引进工作流技术，实现项目的灵活管理。
1 工作流的概念
1.1 工作流的定义
工作流（Workflow）管理联盟给出的工作流定义是：工作流是指整个或部分经营过程在计算机支持下的全自动或半自动化。在实际情况中可以更广泛地把凡是由计算机软件系统（工作流管理系统）控制其执行的过程都称为工作流。
工作流实际是针对工作中具有固定程序的常规活动而提出的一个概念。表现为参与者对文档、信息或任务按照规程和过程，在参与项目的各种角色之间进行共享和传递。简言之，工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。如果采用工作流技术，任何一个项目各个相关的流程和环节都可以实现管理和跟踪，从根本上提高项目管理的办事效率，同时相关的负责人都能够随时查看各个项目的流程进展情况，实现责任的良好分工，提高办事的透明度，加快办事进程。目的就是提高生产组织水平和工作效率的，降低生产成本，提高企业生产经营管理水平和企业竞争力，实现对项目的流程化管理。
1.2 工作流的要素
工作流主要包括以下几个要素：
1.2.1 实体：是工作流的主体部分，是随着工作流一起流动的物件；
1.2.2 参与者：是各个处理步骤中的责任人，可能是人，也可能是某个职能部门或者某个自动化的设备；
1.2.3 流程定义：是预定义的工作步骤，它规定了实体流动的相关路线；
1.2.4 工作流引擎：是驱动实体按照相关的流程定义从一个参与者流向下一个参与者的机制，是工作流管理系统的核心。它的设计关系到系统的可交互性、可扩展性以及稳定性等多个方面。
2 工作流管理系统
2.1 工作流管理系统的定义
通常，工作流管理系统（Workflow Management System， WFMS）是支持企业或者政府部门为更好实现自身业务的一种强有力的软件工具。为了在基于计算机的环境中实现上述工作流的定义，必须建立一个工作流运行的环境，这个运行环境就是工作流管理系统。工作流管理系统是一个实现流程流转的软件系统，主要完成工作流的定义、生成、流转和流程管理工作，并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行。它和工作流执行者（人、应用）交互，推进工作流实例的执行，并监控工作流的运行状态。所以，工作流管理系统在一个企业或部门的经营过程中的应用过程是一个业务应用软件系统的集成与实施过程。
2.2 工作流管理系统的功能
所有的工作流管理系统主要包括三个方面的功能：
建立阶段的功能：主要考虑工作流过程和相关活动的定义和建模功能。
运行阶段的控制功能：执行工作流过程，并完成每个过程中活动的调控功能。
运行阶段的人机交互功能：实现各种活动执行过程中用户与IT应用工具之间的交互。
2.3 工作流管理系统的优点
主要包括以下几个方面
2.3.1 提高系统的柔性，适应业务流程的变化
一方面，政府机关都在随着时间不断地改革工作流程，使政府机关能够更好地发挥服务职能、提高工作效率。另一方面，传统的系统设计方式将业务流程以编码的方式固化在应用系统中，在业务流程和组织结构发生改变的情况下，需要将系统进行重大修改，甚至重新设计。实际上，许多应用系统的失败很大程度上和业务流程的改变有关。
工作流管理系统的出现使得上述情况发生了改变。应用系统的开发人员通过可视化的方式分析和设计业务流程，并将各个应用模块联接在一起。在组织结构和业务流程发生变化的时候，能够在很少修改甚至不修改原来应用的情况下，仅仅通过适当调整或重新定义工作流程就能适应变化了的情况。
2.3.2 降低系统开发和维护成本
据分析，采用工作流管理系统以后，对于管理类的系统可以大大缩短开发周期(60%)，降低开发费用(70%)，并降低对开发人员的要求。
2.3.3 按照流程进行应用的集成
业务流程集成是应用集成的一种高级形式，即按照业务流程把不同的应用集成在一起，形成新的业务应用，如电子政务中的互联审批系统等，提高了办事效率。
3 系统主要的功能设计
《陕西电力职工培训中心设备管理系统》采用了适合中心流程化管理的工作流系统，采用目前最先进的B/S架构，即浏览器/服务器架构，是当前工作流产品的发展方向。所有软件、数据均部署在服务器上，客户终端机只需要能上网、能打开浏览器即可使用本系统。系统服务器端运行在Linux环境下，浏览器端（客户端）运行在任意操作系统下（Windows系列、Vista系列、Linux系列、以及Macintosh等，推荐使用Windows XP系列），支持所有主流浏览器。数据库采用mysql，web服务器为Apache Tomcat。即系统主要目标是采用先进的计算机技术、网络技术、数据库技术，以达到高效的信息处理体系为基础，实现管理手段的科学化，现代化和规范化。如图1所示为本系统的主要功能模块。
原先每个企业对项目采用的是半自动的管理，每个项目的业务流程都大致相同，且稳定性都很好。而随着社会和企业的做大和做强，项目的业务流程也呈现多样化性和不确定性。特别是中心的上级部门的业务流程发生变化的时候，中心的流程也必须变，那么之前的管理系统就需要进行大量的修改，给相关系统的使用造成了一定的麻烦。从图1可以看出，《陕西电力培训中心设备管理系统》具有四个主要功能模块，每个模块对应一个标准流程，四个功能模块之间本身也构成了一个顺序执行的流程，即当部门申请购置的设备批准后，并通过后勤管理部采购回来后，先要进行帐务管理。接下来每年中心都会对资产进行清查，资产服役到期会进行资产报废程序，中心对所有报废资产进行统一处置。每个功能模块自身都有一定的流程。为了更好地解决上述问题的发生，将工作流管理系统分解成文档管理和流程管理两大功能模块，以满足客户不断发展的需要。
3.1 工作流文档管理
工作流文档管理模块主要对项目中每个阶段的技术文档进行统一管理，即是对组成工作流活动的管理。提供对工作流任务的新建、修改、查看、删除及查询功能。项目实施过程中生成的文档有两类，一类是审批文档，如图2所示固定资产购置流程中的审批文档（资产购置申请表）嵌入在固定资产购置流程中，并在流程的节点之间传递，在每个节点处由具有相应权限的人员填写审批意见，通过点击不同的操作按钮(如通过、驳回等)决定流程的走向。另一类是支持审批文档在固定资产购置流程中传递的技术支持文档，在文档管理模块中技术支持文档是管理的主要对象。这些工作流的文档管理与其对应阶段的流程管理相对独立，但又相互关联互通，使监控人员能在查看各阶段技术文档的同时监控该阶段的实施流程，从而使具有权限的人员对项目的整体运行情况进行把握和控制，及时发现问题和作出项目调整决策。
3.2 工作流流程管理
工作流流程管理就是对企业业务流程进行包括设计、执行、监控和优化在内的全生命周期管理方法。其主要功能包括：新建、修改、查看和删除工作流，以及对工作流引擎的设计与实现。
从图2所示固定资产购置流程中包括申请到购置再到资产入账等一系列的任务及它们的相互顺序关系，还包括流程在每个阶段的启动和终止条件，以及对每个任务的描述。工作流流程管理模块将定义任务与任务之间的相互顺序关系及每个任务的启动和终止条件。从图2中可看到，当新建一个固定资产购置流程工作流时，管理员需要从任务管理模块提供的任务列表中选择该工作流程所需要完成的所有任务，然后设置每个任务的前驱任务和后继任务，保存后系统会根据设置的任务之间的关系以图形方式再现该工作流的任务流程。在中心用户必须选择固定的工作流作为模板，如果上级部门的固定资产购置流程发生改变时，管理员在原来的基础上进行相应的改动，有利于从根本上实现系统的灵活性。
工作流引擎是工作流管理系统的核心组成部分，工作流流程管理模块要设计符合项目流程的工作流引擎，通过解析流程定义的任务连接关系、任务状态及相应的调度算法设定流程的流转，当所有购置资产的前驱任务均完成，将启动资产购置任务的执行，而当该任务的所有工作成果提交，标志该任务完成。工作流引擎还提供多种接口供其他功能模块调用，接口的方法包括：创建工作流相关的实例，并为工作流相关数据赋值；启动工作流实例；挂起／恢复工作流实例；中止工作流实例的运行；删除工作流实例；查询、监视工作流实例的运行情况；工作流实例执行中的异常情况处理及统计分析功能等。
3.3 系统特色
易用性强：系统软件此次设计采用类似游戏软件的交互式界面风格，即完全的图形化操作界面，操作起来简单，既容易使用也免去了培训学习的烦恼；同时，还增强了使用者的体验感性，整个操作只需用鼠标左键就能轻松完成大部分任务。但开发技术难度增强，设计创意力度加大。
灵活性强：采用工作流技术真正实现了项目流程的自动化管理，使系统运行更加稳定，能以较低的成本应对需求变化或业务流程变化，从而节约软件升级费用。
可扩展性强：本方案在架构设计时就为下一次开发预留了各种接口；使项目一开始就为下一步扩展留下了空间，为整个系统在未来3到5年，或者更长时间的持续升级奠定基础。从此点看，一个平台受惠于未来多年，不仅仅节约了重复开发费用，更节约了宝贵的来回变更方案的时间。
关键技术点：系统设计的关键技术包括：SOA的架构设计理念，交互式界面设计、工作流引擎、富客户端风格、以及扩展性接口。
4 结语
应用工作流技术的行业不胜枚举，尤其是我国正在进入数字化管理的时代，相应需要工作流管理系统实现优化管理的行业也非常广泛，日渐成熟的工作流管理系统应用于各行各业，采用工作流管理系统将是对社会发展的一大贡献，也是现代企业管理系统的必然选择。
参考文献：
[1]范玉顺.工作流管理技术基础——实现企业业务过程重组、过程管理与过程自动化的核心技术[M]. 北京：清华大学出版社;施普林格出版社，2001.
[2]田熙清等. 基于工作流技术的项目管理系统的分析和设计. 计算机工程与应用，2003，39（8）：131-134.
[3]都日娜等.管理信息系统.北京：清华大学出版社，2008 54-196[4]陈福军等.会计信息系统实务教程.北京：清华大学出版社，2006 342-383.
作者简介：黄虹（1966-），女，陕西省西安市，西安交通大学计算机应用专业毕业，西安电力高等专科学校计算机系讲师。主要研究方向：计算机软件。
科研项目：陕西电力职工培训中心设备管理信息系统实施方案研究（2010KY-05）。