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摘 要 中石化西北油田分公司勘探开发设计研究院资料中心主要负责塔河油田钻井地质、钻井工程、地面建设、科研项目、测井曲线等各类综合原本资料的录入、整理、归档等工作。目前，中心的档案资料大都采用电子档案保存，归档的类型主要有磁盘、光盘、磁带等类型。而如何将种类繁多的各种档案资料进行整理归档，并确保档案资料的保存安全可靠，切实有效的发挥档案资料的功能，电子档案的整理与保护显得尤为重要确保电子档案资料的可靠性，切实有效的发挥电子档案资料的功能，电子档案的整理与保护显得尤为重要。
关键词 电子档案 整理 保护
西北油田分公司资料馆主要负责塔河油田钻井地质、钻井工程、地面建设、科研项目、测井曲线、实物等各类资料的录入、整理、归档等工作。目前，资料馆的档案资料大都采用电子档案保存，归档的类型主要有硬盘、光盘、磁带等类型。而如何将种类繁多的各种档案资料进行整理归档，并确保档案资料的保存安全可靠，切实有效的发挥档案资料的功能，电子档案的整理与保护显得尤为重要。
一、电子档案的整理
通常情况下，资料馆接收的档案资料的种类较多，为使资料管理有序，便于查找，应当按照中石化地质资料归档管理办法进行分类整理，然后再进行归档。
（一）基建、科研档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印并使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就要按照档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使用户可以直接检索到每一张图纸资料。
（二）各种钻井地质、钻井工程等等。在引进技术和购置各种设备时，供应商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，产品也逐步实行了CAD设计，而且多数企业的管理也采用了电子化。明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。
在做好以上档案资料分类整理的基础上，再进行资料归档时，应当按照档案的种类、时间、组织机构、保管期限等进行分别归档，要将不同年代、组织机构、保管期限的档案资料进行分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档档案资料的保管寿命。对于同一归档部门的档案资料，还应集中在同一盘上归档保管，以方便利用。同时为了确保电子档案资料组盘统一规范，应由档案部门在接收归档资料时集中完成组盘后，档案人员要以统一的数据库结构和规范命题，建立档案管理信息，如：分类号、档案号、保管密级、保管期限等，并建立盘内文件目录，便于在计算机上对盘内文件进行快速查找。
二、电子档案的保护
由于归档电子档案以脱机方式保存，在实际使用中部分电子档案资料还是用软磁盘保存。而光盘作为新型的存贮载体，比软盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子档案的长期保存，因此，应大力提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，不论是软磁盘还是光盘存储，他们的保护仍是当前归档电子档案保护的重点，都必须制定相应的保护措施。
（一）软磁盘的保护。首先应当统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘进行保存，并严把软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。其次要规范保管条件。软磁盘应存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％—50％，温度控制在14—24℃。再次要加强病毒防范。各业务部门都应当加强计算机的病毒检测，确保保存电子档案的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。最后应当做好加密盘的管理。有的电子档案在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。在条件允许时，还是建议将存贮电子档案的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。
（二）光盘的保护。首先应规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中还要避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。其次要保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘发生霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14℃-24℃，相对湿度控制在40％-65％。最后应注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。因此，光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，磁盘每２年，光盘每５年应转存一次，转存后的载体与原载体要同编号保存。
以上是笔者在从事档案资料管理工作中的一些经验和做法。当然，做好电子档案的管理和保护工作，运用一定的技术手段是做好档案管理工作必须具备的外在条件，档案资料管理工作人员的责任心和业务技能水平同样也是关键之所在，只有不断提高管理人员的整体素质，积极引导他们树立优质服务意识，才能真正发挥好档案资料管理工作的服务职能，才能更好地为油田油气生产服好务。
关键词 电子档案 整理 保护
西北油田分公司资料馆主要负责塔河油田钻井地质、钻井工程、地面建设、科研项目、测井曲线、实物等各类资料的录入、整理、归档等工作。目前，资料馆的档案资料大都采用电子档案保存，归档的类型主要有硬盘、光盘、磁带等类型。而如何将种类繁多的各种档案资料进行整理归档，并确保档案资料的保存安全可靠，切实有效的发挥档案资料的功能，电子档案的整理与保护显得尤为重要。
一、电子档案的整理
通常情况下，资料馆接收的档案资料的种类较多，为使资料管理有序，便于查找，应当按照中石化地质资料归档管理办法进行分类整理，然后再进行归档。
（一）基建、科研档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印并使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就要按照档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使用户可以直接检索到每一张图纸资料。
（二）各种钻井地质、钻井工程等等。在引进技术和购置各种设备时，供应商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，产品也逐步实行了CAD设计，而且多数企业的管理也采用了电子化。明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。
在做好以上档案资料分类整理的基础上，再进行资料归档时，应当按照档案的种类、时间、组织机构、保管期限等进行分别归档，要将不同年代、组织机构、保管期限的档案资料进行分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档档案资料的保管寿命。对于同一归档部门的档案资料，还应集中在同一盘上归档保管，以方便利用。同时为了确保电子档案资料组盘统一规范，应由档案部门在接收归档资料时集中完成组盘后，档案人员要以统一的数据库结构和规范命题，建立档案管理信息，如：分类号、档案号、保管密级、保管期限等，并建立盘内文件目录，便于在计算机上对盘内文件进行快速查找。
二、电子档案的保护
由于归档电子档案以脱机方式保存，在实际使用中部分电子档案资料还是用软磁盘保存。而光盘作为新型的存贮载体，比软盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子档案的长期保存，因此，应大力提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，不论是软磁盘还是光盘存储，他们的保护仍是当前归档电子档案保护的重点，都必须制定相应的保护措施。
（一）软磁盘的保护。首先应当统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘进行保存，并严把软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。其次要规范保管条件。软磁盘应存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％—50％，温度控制在14—24℃。再次要加强病毒防范。各业务部门都应当加强计算机的病毒检测，确保保存电子档案的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。最后应当做好加密盘的管理。有的电子档案在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。在条件允许时，还是建议将存贮电子档案的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。
（二）光盘的保护。首先应规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中还要避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。其次要保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘发生霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14℃-24℃，相对湿度控制在40％-65％。最后应注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。因此，光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，磁盘每２年，光盘每５年应转存一次，转存后的载体与原载体要同编号保存。
以上是笔者在从事档案资料管理工作中的一些经验和做法。当然，做好电子档案的管理和保护工作，运用一定的技术手段是做好档案管理工作必须具备的外在条件，档案资料管理工作人员的责任心和业务技能水平同样也是关键之所在，只有不断提高管理人员的整体素质，积极引导他们树立优质服务意识，才能真正发挥好档案资料管理工作的服务职能，才能更好地为油田油气生产服好务。