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城市园林档案数字化建设是指采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质园林档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。随着我国经济快速发展，城市园林建设的发展也日渐加快，因而园林档案的数量与日俱增，为了存储大量的档案，全国各地档案馆正大规模扩建库房。传统的纸质档案对保存的环境要求较高，纸质档案容易破损，具有不易存储的缺点，而且占用空间大，不方便查询检索。信息时代的到来无疑给园林档案的存储和管理带来了机遇，将信息技术应用到档案的保存和管理中，实现园林档案的数字化是目前解决传统档案存储和利用的最佳途径，档案数字化是城市园林档案工作的必然发展趋势。
一、城市园林档案数字化建设的影响因素
1.城市园林档案数字化存储介质长期存取的问题
由于计算机硬件技术和软件技术的不断更新，技术过时成为数字化园林档案信息长期存取的重要因素。园林档案是存储在一定的载体上的（如光盘、磁盘等），存储载体的质量和性能直接决定了信息保存时间的长短。因此，园林档案信息存储载体的寿命是影响档案长期存取的重要因素之一，档案管理人员在园林档案数字化建设过程中，应选择寿命相对较长、性能相对稳定的档案信息存储载体。
2.信息技术过时影响城市园林档案数字化进程
目前正处于科学技术快速发展的信息化时代，计算机技术更新速度快，硬件和软件技术日新月异。一旦软件技术过时，依赖于该技术存储的园林档案信息资源也会出现严重问题。比如技术过时，导致先前存储的信息在新的技术支持下不能被读出，从而失去了保存档案的意义。这就要求档案管理人员在开发新的园林档案信息管理系统时要考虑系统的可扩展性和兼容性，系统升级后对原来存储的信息也可识别。现在，园林档案馆一般是采取数据迁移技术来保存信息的。
3.城市园林档案数字化带来的信息安全性问题
信息技术的不断进步，使得网络的应用更为普遍。要实现城市园林档案的数字化，就必须依赖于网络技术。园林档案数字化的目的之一是实现档案信息的资源共享，各个档案馆之间可以进行信息的沟通和交流。但是园林档案信息包括城市园林的设计方案、建设指导、政策问题等一些需要保密的内容，一旦在网络上传播，势必会引起相关部门和工作人员对其安全性的担忧。所以进行数字化建设的同时，应将计算机系统的多种网络安全技术和管理方法相结合，对于保密性较高的文件采用防黑客攻击的高级保密技术进行存储，提高信息化档案管理的安全性。
虽然园林档案数字化建设存在种种问题，但是从长远来看，园林档案的数字化建设是信息时代档案发展的必然趋势，也是符合社会发展的。城市园林档案信息化是采用新的管理理念、新设备和新技术对传统的园林档案管理进行更新改造的过程。为了方便人们快速查询园林档案，缩短档案的加工时间，节省大量的人力物力财力，提高档案利用的时效性，应对现在办公无纸化的社会潮流，园林档案的管理迫切需要进行一次大规模改革，顺应时代发展，进行数字化管理。
二、城市园林档案数字化建设的优势
1.实现城市园林档案数字化为档案馆节省了大量的空间
由于我国经济的飞速发展，各行各业都处于快速发展阶段，城市园林建设也不例外。城市园林建设规模的扩大导致园林档案数量的急剧增加。传统纸质档案需要占用一定空间进行存放，而且其存放的环境条件必须达到国家规定的标准（防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光），档案馆需要配置适宜安全保存档案的专门库房。这些设施的配备增加了园林档案馆的额外支出，加大了档案保存的成本。而实现园林档案数字化建设则避免了这些问题，从而解决了专业库房扩建带来的一系列问题，为档案馆节省了大量的空间和资金。
2.城市园林档案数字化建设可以实现异地存储备份
城市园林档案记录了城市园林建设过程中的全部信息，是一个城市甚至一个国家城市发展的完整体现，对于以后城市的发展有借鉴作用，是极其重要的信息资源。但是类似地震、海啸、泥石流等的自然灾害，是我们人类无法避免和防范的，这些自然灾害对园林档案的完整保存提出了挑战，因此，园林档案的异地存储显得尤为重要。纸质档案实现异地存储困难太多，费用昂贵，几乎是不可能的，而且对于比较重要的档案也不能进行备份，而园林档案的数字化建设为档案的异地存储备份提供了可能，使园林档案的存储不受自然灾害的威胁。
3.城市园林档案数字化可提高档案的查询检索速度
纸质的档案在进行查询时，管理人员需要翻看一本一本的目录，然后到库房查找档案。这种传统的查询方法虽能达到目的，但是费时费力，尤其是档案数量较大时，这项工作就更加复杂。另外，纸质档案易破损的特点限制了其可查阅的次数，尤其是年代比较久远的档案，已经遭到较大程度的破坏，这就增加了查询的难度。档案管理数字化以后，就可实现即时查询。由于电子档案的可拷贝性和大容量移动设备的出现，为档案的快速查询和公开信息资源共享提供了方便，很大程度上提高了档案查询检索的速度。
三、城市园林档案数字化建设的几点建议
1.提高园林档案管理人员的专业素质和计算机素养
园林档案管理起步较晚，至今仍未形成完整的管理体系，工作人员年龄偏大，缺乏专业系统的培训，学习积极性差，不会使用计算机，严重影响了园林档案向标准化规范化数字化发展的进程。档案管理的数字化对工作人员的专业知识和技能提出了更高的要求，除了要有扎实的专业基础，还要掌握计算机的使用方法。园林档案管理部门应定期组织工作人员进行职业培训，提高其专业素质，尤其是使用计算机的能力。
2.城市园林档案数字化建设的规范化和标准化
无规矩不成方圆，任何事物都需要一定的标准来制约，标准化和规范化是我国发展城市园林档案数字化工程的重要基础。因地制宜，根据本地区实际情况，逐步推出相应的标准和规范，最终形成我国城市园林档案数字化工程的标准规范化体系。同时紧密配合国家有关部门，积极解决网络环境下园林档案数字化产生的知识产权保护问题，探索保障人们公平利用档案信息资源的合理途径。
3.城市园林档案馆基础设施的建设
基础设施建设主要包括硬件环境、软件系统和网络环境三部分。硬件基础设施主要包括网络通讯设备、服务器、档案数字化处理设备等，软件建设主要指根据实际需要，对系统软件平台、操作系统、数据库管理系统、软件开发平台的选用与建设，网络环境分为档案馆内部局域网、与政府连接的政务网以及与互联网连接的公众网。这些设备是园林档案数字化建设的基础设施，是实现档案数字化的重要基础，政府相关部门和园林档案馆应加大资金投入，建设相应的空间数据库和网络服务系统，才能更好的服务于城市园林档案的数字化建设。
4.城市园林档案数字化建设需要政府的支持
任何构想没有政府的支持都是空想，城市园林档案数字化建设也不例外，需要政府的正确指导和合理引导。政府相关部门应制定法律法规，对档案数字化的过程进行规范，统一传统纸质档案数字化的步骤，监督数字化建设过程中的细节问题，确保电子化档案的准确性和完整性。政府应倡导城市园林建设实施部门在工作中尽量形成电子文件。另外，由于档案数字化需要增加相关的基础设备，政府应加大这方面的资金投入，疏通园林档案馆与其他相关部门的接口工作，为园林档案数字化建设创造有利条件。
一、城市园林档案数字化建设的影响因素
1.城市园林档案数字化存储介质长期存取的问题
由于计算机硬件技术和软件技术的不断更新，技术过时成为数字化园林档案信息长期存取的重要因素。园林档案是存储在一定的载体上的（如光盘、磁盘等），存储载体的质量和性能直接决定了信息保存时间的长短。因此，园林档案信息存储载体的寿命是影响档案长期存取的重要因素之一，档案管理人员在园林档案数字化建设过程中，应选择寿命相对较长、性能相对稳定的档案信息存储载体。
2.信息技术过时影响城市园林档案数字化进程
目前正处于科学技术快速发展的信息化时代，计算机技术更新速度快，硬件和软件技术日新月异。一旦软件技术过时，依赖于该技术存储的园林档案信息资源也会出现严重问题。比如技术过时，导致先前存储的信息在新的技术支持下不能被读出，从而失去了保存档案的意义。这就要求档案管理人员在开发新的园林档案信息管理系统时要考虑系统的可扩展性和兼容性，系统升级后对原来存储的信息也可识别。现在，园林档案馆一般是采取数据迁移技术来保存信息的。
3.城市园林档案数字化带来的信息安全性问题
信息技术的不断进步，使得网络的应用更为普遍。要实现城市园林档案的数字化，就必须依赖于网络技术。园林档案数字化的目的之一是实现档案信息的资源共享，各个档案馆之间可以进行信息的沟通和交流。但是园林档案信息包括城市园林的设计方案、建设指导、政策问题等一些需要保密的内容，一旦在网络上传播，势必会引起相关部门和工作人员对其安全性的担忧。所以进行数字化建设的同时，应将计算机系统的多种网络安全技术和管理方法相结合，对于保密性较高的文件采用防黑客攻击的高级保密技术进行存储，提高信息化档案管理的安全性。
虽然园林档案数字化建设存在种种问题，但是从长远来看，园林档案的数字化建设是信息时代档案发展的必然趋势，也是符合社会发展的。城市园林档案信息化是采用新的管理理念、新设备和新技术对传统的园林档案管理进行更新改造的过程。为了方便人们快速查询园林档案，缩短档案的加工时间，节省大量的人力物力财力，提高档案利用的时效性，应对现在办公无纸化的社会潮流，园林档案的管理迫切需要进行一次大规模改革，顺应时代发展，进行数字化管理。
二、城市园林档案数字化建设的优势
1.实现城市园林档案数字化为档案馆节省了大量的空间
由于我国经济的飞速发展，各行各业都处于快速发展阶段，城市园林建设也不例外。城市园林建设规模的扩大导致园林档案数量的急剧增加。传统纸质档案需要占用一定空间进行存放，而且其存放的环境条件必须达到国家规定的标准（防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光），档案馆需要配置适宜安全保存档案的专门库房。这些设施的配备增加了园林档案馆的额外支出，加大了档案保存的成本。而实现园林档案数字化建设则避免了这些问题，从而解决了专业库房扩建带来的一系列问题，为档案馆节省了大量的空间和资金。
2.城市园林档案数字化建设可以实现异地存储备份
城市园林档案记录了城市园林建设过程中的全部信息，是一个城市甚至一个国家城市发展的完整体现，对于以后城市的发展有借鉴作用，是极其重要的信息资源。但是类似地震、海啸、泥石流等的自然灾害，是我们人类无法避免和防范的，这些自然灾害对园林档案的完整保存提出了挑战，因此，园林档案的异地存储显得尤为重要。纸质档案实现异地存储困难太多，费用昂贵，几乎是不可能的，而且对于比较重要的档案也不能进行备份，而园林档案的数字化建设为档案的异地存储备份提供了可能，使园林档案的存储不受自然灾害的威胁。
3.城市园林档案数字化可提高档案的查询检索速度
纸质的档案在进行查询时，管理人员需要翻看一本一本的目录，然后到库房查找档案。这种传统的查询方法虽能达到目的，但是费时费力，尤其是档案数量较大时，这项工作就更加复杂。另外，纸质档案易破损的特点限制了其可查阅的次数，尤其是年代比较久远的档案，已经遭到较大程度的破坏，这就增加了查询的难度。档案管理数字化以后，就可实现即时查询。由于电子档案的可拷贝性和大容量移动设备的出现，为档案的快速查询和公开信息资源共享提供了方便，很大程度上提高了档案查询检索的速度。
三、城市园林档案数字化建设的几点建议
1.提高园林档案管理人员的专业素质和计算机素养
园林档案管理起步较晚，至今仍未形成完整的管理体系，工作人员年龄偏大，缺乏专业系统的培训，学习积极性差，不会使用计算机，严重影响了园林档案向标准化规范化数字化发展的进程。档案管理的数字化对工作人员的专业知识和技能提出了更高的要求，除了要有扎实的专业基础，还要掌握计算机的使用方法。园林档案管理部门应定期组织工作人员进行职业培训，提高其专业素质，尤其是使用计算机的能力。
2.城市园林档案数字化建设的规范化和标准化
无规矩不成方圆，任何事物都需要一定的标准来制约，标准化和规范化是我国发展城市园林档案数字化工程的重要基础。因地制宜，根据本地区实际情况，逐步推出相应的标准和规范，最终形成我国城市园林档案数字化工程的标准规范化体系。同时紧密配合国家有关部门，积极解决网络环境下园林档案数字化产生的知识产权保护问题，探索保障人们公平利用档案信息资源的合理途径。
3.城市园林档案馆基础设施的建设
基础设施建设主要包括硬件环境、软件系统和网络环境三部分。硬件基础设施主要包括网络通讯设备、服务器、档案数字化处理设备等，软件建设主要指根据实际需要，对系统软件平台、操作系统、数据库管理系统、软件开发平台的选用与建设，网络环境分为档案馆内部局域网、与政府连接的政务网以及与互联网连接的公众网。这些设备是园林档案数字化建设的基础设施，是实现档案数字化的重要基础，政府相关部门和园林档案馆应加大资金投入，建设相应的空间数据库和网络服务系统，才能更好的服务于城市园林档案的数字化建设。
4.城市园林档案数字化建设需要政府的支持
任何构想没有政府的支持都是空想，城市园林档案数字化建设也不例外，需要政府的正确指导和合理引导。政府相关部门应制定法律法规，对档案数字化的过程进行规范，统一传统纸质档案数字化的步骤，监督数字化建设过程中的细节问题，确保电子化档案的准确性和完整性。政府应倡导城市园林建设实施部门在工作中尽量形成电子文件。另外，由于档案数字化需要增加相关的基础设备，政府应加大这方面的资金投入，疏通园林档案馆与其他相关部门的接口工作，为园林档案数字化建设创造有利条件。