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中图分类号：D262.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）26-528-01
档案是过去工作和历史情况的记录，它为机关工作提供备查的依据。同时也体现了各机关单位成长与发展历程，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，档案管理工作是机关管理工作的重要环节，对机关工作效率高低产生重要影响，是机关提高绩效，增加效益，科学管理的重要保证。
一、加强档案管理的必要性及紧迫性
（一）档案管理是机关单位管理的基础环节，档案材料无序零散保存，势必为某些重要档案信息资源持有者提供可趁之机，造成管理上的被动，引起机关内部管理混乱。由于人员流动，把档案保存在个别人手中或由各职能部门自行保管，缺乏有效监督管理机制，一旦出现关键人员离职，轻则使管理层面断裂，工作无法延续；重则导致机关机密、材料信息流失，造成无法挽回的损失。因此，机关单位做好档案管理工作，可以有效避免因信息、材料的流失而影响机关单位的生存与发展。
（二）档案是机关单位信用管理的重要保证，档案是公认的构成信用信息的核心资源。完善的档案管理可作为展现单位自身诚信的一个窗口，反映各单位的科技成果、管理水平、财务状况等重要内容。档案的原始记录性和知识信息性能够满足某个方面社会需求时就形成了档案的价值。档案是机关行政，单位和业务工作的查考凭据，是科学研究的基础和条件，是生产活动的参考依据。
（三）档案是机关文化建设的活力源泉。机关文化是从机关的历史积淀中提炼出来，反映在完整系统的机关档案之中。档案是文化事业的象征，是文化发展的真实记录，是文化存储的主要形式。机关单位文化建设应立足于本机关单位的历史和现状，有自身特色，不能脱离本历史，搞一种毫无本特色的“泛文化”。综观机关档案，可以深刻理解本单位历史沿革及历史发展规律。
二、当前机关单位档案管理工作存在的问题
（一）档案管理重视程度低
各单位往往重视财务，重视人事，重视组织等方面的管理，却很少重视档案管理。殊不知档案管理也是机关单位管理的重要一环。许多机关单位忽视档案管理工作，忽视档案材料是单位的重要信息资源库。档案部门更是作为“冷部门”，极易成为精简或兼并对象，甚至撤销专门档案机构，只设置兼职档案人员。这些人员岗位不固定，档案业务知识偏低，待遇较低，再加之档案机构在单位组织体系中地位低，直接影响档案工作的发展。
（二）档案管理模式落后
社会的发展、科技的进步，对档案工作管理手段、管理方式提出了更高的要求。当前我国档案管理过程中存在的一些弊端，传统的管理模式已难以适应社会发展的需求，存在着档案管理模式落后、管理科学化水平低下、档案管理现代化意识不强，档案管理资金短缺、硬件设备和技术落后、档案现代化的基础工作差等问题，各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，造成了档案材料更新速度慢、整理归纳所需周期较长、编制检索工具中出现求“多”不求“精”等现象，影响档案的查阅利用。
（三）档案管理科学化水平低
随着信息化的发展，办公自动化、电子文件、文档一体化等新生事物相继出现，使档案形成方式发生很大变化。这些档案的管理和利用方式与纸质档案截然不同，当前档案传统的工作模式和技术水平已不能适应。因为文件从起草、修改到印发都通过计算机运行，它具有便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏。因此要运用现代化管理手段来解决电子文件中原始信息的长期保存问题任重而道远。
三、加强档案管理科学化的几条建议
档案管理科学化要求档案管理要与时俱进，构建科学档案管理机制，夯实完善档案管理，以加强档案管理提高机关管理效率。
（一）积极完善和宣传档案法律法规。行政管理部门应加强档案执法队伍建设，依法监督和指导档案工作。通过电视台、报纸等媒体，并通过张贴标语、召开档案工作座谈会等形式，大力宣传档案法律法规，坚持“多宣传、多联络、多接触、多服务”的工作方法，促进档案工作规范化建设。并与相关部门加强沟通与协调，共同督促，积极营造建档氛围，使更多单位认识到建立健全档案的重要意义，增强机关单位做好档案工作的自觉性。
（二）积极塑造典型，发挥以点带面功效。精心选择一些规模大、作风好、有一定档案管理基础的单位作为试点，进行重点指导、培养，树立典型，以点带面，全面提升档案管理水平。采取先学会管理的单位带动后建档的单位，以老手带动新手，先推出部分示范单位，使其成为“领头羊”，让后来者有榜样可学习，有先例可借鉴。
（三）积极开展业务培训和指导 。一是举办培训班，讲授档案工作的基本业务知识，提高档案人员的业务素质，使其更快更好地独立开展档案工作。二是深入机关单位，现场指导和培训。要利用执法检查等时机，深入到各机关单位现场指导。政府部门有必要主动服务，帮助制定合适档案工作制度、档案工作管理网络和档案分类方案，给专兼职档案人员上培训课，使机关单位档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道。
（四）强化档案意识，牢固效用观念。在档案工作建设中，首先要提高档案意识，确立档案实用效益观念后，才会用心去收集、整理、保管、利用好这些档案资料，做好档案管理工作。各机关单位应认真学习《档案法》、《〈档案法〉实施办法》及所属地档案条例，提高对档案工作重要性的认识，自觉接受档案部门的业务指导与监督，主动抓好档案工作。
（五）构建科学化档案管理机制 。只要符合国家档案法规，实行集中统一管理原则，有利于档案工作开展，就可以一切从实际出发。建立档案管理机制，关键要保证档案的及时、完整收集、保管和提供有效利用上，体现在是否满足时代发展、社会发展的需要，是否有利于档案管理可持续发展，没必要追求设施大而全。如果档案没有保存齐全完整，不能提供各项活动服务，档案室再豪华，设施再完备也是毫无用处，缺少价值。
（六）科学利用信息化手段 。在机关单位信息化建设中，要充分利用计算机数据存储量大，检索速度快等优势，大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。建立严格的管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全，将归档纸质文件与归档电子文件采用“双轨制”整理方法，两者编为一致的档号和著录信息，利于查阅和管理，并做好数据备份工作。把分散于不同载体，不同地理位置的信息以数字化形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，向各类工作提供大规模、大信息量的分布式数字信息服务，实现档案信息资源的有效共享。
总之，档案管理是各种珍贵历史资源得以保存的重要途径，是以项功在当下，利在千秋的大事，建立健全檔案管理，对档案管理的现状特点做到心中有数，端正思想，以积极的态度去创新去摸索，做到稳中有升，稳步前进，积累工作经验，发现新问题，解决新问题，推动档案管理的事业不断的发展，以加强档案管理提高机关管理的效率。
档案是过去工作和历史情况的记录，它为机关工作提供备查的依据。同时也体现了各机关单位成长与发展历程，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，档案管理工作是机关管理工作的重要环节，对机关工作效率高低产生重要影响，是机关提高绩效，增加效益，科学管理的重要保证。
一、加强档案管理的必要性及紧迫性
（一）档案管理是机关单位管理的基础环节，档案材料无序零散保存，势必为某些重要档案信息资源持有者提供可趁之机，造成管理上的被动，引起机关内部管理混乱。由于人员流动，把档案保存在个别人手中或由各职能部门自行保管，缺乏有效监督管理机制，一旦出现关键人员离职，轻则使管理层面断裂，工作无法延续；重则导致机关机密、材料信息流失，造成无法挽回的损失。因此，机关单位做好档案管理工作，可以有效避免因信息、材料的流失而影响机关单位的生存与发展。
（二）档案是机关单位信用管理的重要保证，档案是公认的构成信用信息的核心资源。完善的档案管理可作为展现单位自身诚信的一个窗口，反映各单位的科技成果、管理水平、财务状况等重要内容。档案的原始记录性和知识信息性能够满足某个方面社会需求时就形成了档案的价值。档案是机关行政，单位和业务工作的查考凭据，是科学研究的基础和条件，是生产活动的参考依据。
（三）档案是机关文化建设的活力源泉。机关文化是从机关的历史积淀中提炼出来，反映在完整系统的机关档案之中。档案是文化事业的象征，是文化发展的真实记录，是文化存储的主要形式。机关单位文化建设应立足于本机关单位的历史和现状，有自身特色，不能脱离本历史，搞一种毫无本特色的“泛文化”。综观机关档案，可以深刻理解本单位历史沿革及历史发展规律。
二、当前机关单位档案管理工作存在的问题
（一）档案管理重视程度低
各单位往往重视财务，重视人事，重视组织等方面的管理，却很少重视档案管理。殊不知档案管理也是机关单位管理的重要一环。许多机关单位忽视档案管理工作，忽视档案材料是单位的重要信息资源库。档案部门更是作为“冷部门”，极易成为精简或兼并对象，甚至撤销专门档案机构，只设置兼职档案人员。这些人员岗位不固定，档案业务知识偏低，待遇较低，再加之档案机构在单位组织体系中地位低，直接影响档案工作的发展。
（二）档案管理模式落后
社会的发展、科技的进步，对档案工作管理手段、管理方式提出了更高的要求。当前我国档案管理过程中存在的一些弊端，传统的管理模式已难以适应社会发展的需求，存在着档案管理模式落后、管理科学化水平低下、档案管理现代化意识不强，档案管理资金短缺、硬件设备和技术落后、档案现代化的基础工作差等问题，各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，造成了档案材料更新速度慢、整理归纳所需周期较长、编制检索工具中出现求“多”不求“精”等现象，影响档案的查阅利用。
（三）档案管理科学化水平低
随着信息化的发展，办公自动化、电子文件、文档一体化等新生事物相继出现，使档案形成方式发生很大变化。这些档案的管理和利用方式与纸质档案截然不同，当前档案传统的工作模式和技术水平已不能适应。因为文件从起草、修改到印发都通过计算机运行，它具有便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏。因此要运用现代化管理手段来解决电子文件中原始信息的长期保存问题任重而道远。
三、加强档案管理科学化的几条建议
档案管理科学化要求档案管理要与时俱进，构建科学档案管理机制，夯实完善档案管理，以加强档案管理提高机关管理效率。
（一）积极完善和宣传档案法律法规。行政管理部门应加强档案执法队伍建设，依法监督和指导档案工作。通过电视台、报纸等媒体，并通过张贴标语、召开档案工作座谈会等形式，大力宣传档案法律法规，坚持“多宣传、多联络、多接触、多服务”的工作方法，促进档案工作规范化建设。并与相关部门加强沟通与协调，共同督促，积极营造建档氛围，使更多单位认识到建立健全档案的重要意义，增强机关单位做好档案工作的自觉性。
（二）积极塑造典型，发挥以点带面功效。精心选择一些规模大、作风好、有一定档案管理基础的单位作为试点，进行重点指导、培养，树立典型，以点带面，全面提升档案管理水平。采取先学会管理的单位带动后建档的单位，以老手带动新手，先推出部分示范单位，使其成为“领头羊”，让后来者有榜样可学习，有先例可借鉴。
（三）积极开展业务培训和指导 。一是举办培训班，讲授档案工作的基本业务知识，提高档案人员的业务素质，使其更快更好地独立开展档案工作。二是深入机关单位，现场指导和培训。要利用执法检查等时机，深入到各机关单位现场指导。政府部门有必要主动服务，帮助制定合适档案工作制度、档案工作管理网络和档案分类方案，给专兼职档案人员上培训课，使机关单位档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道。
（四）强化档案意识，牢固效用观念。在档案工作建设中，首先要提高档案意识，确立档案实用效益观念后，才会用心去收集、整理、保管、利用好这些档案资料，做好档案管理工作。各机关单位应认真学习《档案法》、《〈档案法〉实施办法》及所属地档案条例，提高对档案工作重要性的认识，自觉接受档案部门的业务指导与监督，主动抓好档案工作。
（五）构建科学化档案管理机制 。只要符合国家档案法规，实行集中统一管理原则，有利于档案工作开展，就可以一切从实际出发。建立档案管理机制，关键要保证档案的及时、完整收集、保管和提供有效利用上，体现在是否满足时代发展、社会发展的需要，是否有利于档案管理可持续发展，没必要追求设施大而全。如果档案没有保存齐全完整，不能提供各项活动服务，档案室再豪华，设施再完备也是毫无用处，缺少价值。
（六）科学利用信息化手段 。在机关单位信息化建设中，要充分利用计算机数据存储量大，检索速度快等优势，大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。建立严格的管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全，将归档纸质文件与归档电子文件采用“双轨制”整理方法，两者编为一致的档号和著录信息，利于查阅和管理，并做好数据备份工作。把分散于不同载体，不同地理位置的信息以数字化形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，向各类工作提供大规模、大信息量的分布式数字信息服务，实现档案信息资源的有效共享。
总之，档案管理是各种珍贵历史资源得以保存的重要途径，是以项功在当下，利在千秋的大事，建立健全檔案管理，对档案管理的现状特点做到心中有数，端正思想，以积极的态度去创新去摸索，做到稳中有升，稳步前进，积累工作经验，发现新问题，解决新问题，推动档案管理的事业不断的发展，以加强档案管理提高机关管理的效率。