论文部分内容阅读
摘 要：科学技术的不断发展使信息技术的优势越来越明显，目前信息技术已经渗透到了我们生活中的每个角落，包括高校档案管理工作。信息技术的巨大优势深深地动摇了傳统的档案管理模式，对高校档案管理而言，它不仅是挑战，更是巨大的机遇。高校档案管理工作是高校工作中非常重要的部分，如何最大化地利用信息技术建设高校档案管理已经成为了高校工作中的重要课题。本文从信息化时代对高校档案管理建设工作的影响出发，探讨具体解决策略。
关键词：信息化时代；高校档案管理建设；问题；解决措施
信息化时代的到来加速了传统高校档案管理模式的淘汰，促进了高校档案管理工作的信息化建设进程，高校档案管理工作的顺利进行有利于高校各方面工作的开展，在信息化新时代，高校应顺应社会大势，积极利用信息技术，改革高校档案管理现状。
一、高校档案管理工作现状
（一）档案管理手段陈旧，管理意识不强
当前许多高校主要教学任务是日常教学活动和科研活动，忽视了档案管理工作在高校工作中的重要地位，不利于学校的建设。很多高校的领导档案管理意识薄弱，不重视档案管理的作用，档案管理的巨大价值只有在被需要时才会被发现，因此高校档案管理手段一直得不到更新，管理效率低下，影响了高校其他工作的顺利开展。目前很多高校依然在使用落后的档案管理手段，主要依靠人力进行档案的整理编排，不仅耗时耗精力，还无法有效提高工作效率。
（二）高校档案利用率低，档案功能尚未被开发
一般来说，高校的档案馆中保存着的档案数目非常大，种类也非常多，档案资源丰富，作用巨大，但由于高校人员档案管理意识弱，不关心学校的档案工作，导致高校档案利用率低，档案管理只是单纯地进行整理和保存，不注重开发档案资源的其他功能。
（三）档案管理人员没有较高的专业素质，管理机构设置不符合高校特色
很多高校大档案馆中各类档案云集，不仅有学生档案，还有各类人才家属的档案，这一类档案影响了高校的档案工作。并且很多高校安排的管理档案的人员都是年事已高，不适合从事教学任务的教师，这些人员并不具备熟练的管理技能，也缺乏计算机和网络技术知识，不利于高校档案管理工作的创新。同时，高校的档案管理机构设置往往千篇一律，不考虑高校自身情况，机构的设置缺乏高校特色。
二、高校档案管理工作信息化建设的重要性
高校档案管理工作信息化建设的重要性需从几方面说起，首先是资源的共享，高校档案管理信息化可以使资料的存取和服务更加便捷，极大地促进了档案资源作用的开发和利用，在为校内人员服务的同时，高校档案管理还可以与国内外网络相连，不仅为校内人员，还为广大社会用户提供服务，包括各类文献数据库的提供，信息检索和咨询等等，高校与高校之间可以互相使用文献资源，进行学术交流，促进资源共享。
其次是档案的安全和查询的时效性。目前高校的档案大多是以纸质材料的形式进行长期的保存，每年需要投入一定的资金进行文档保管，同时文档又容易受空气中的湿度、虫子或火灾影响，造成档案材料的损坏。档案被反复利用也会造成损坏，比如遗失原件，不利于文档的长期完整保存，建设信息化高校档案管理工作，将纸质文档转化为数字信息，存在计算机中，可以保证信息资料的永久保存。在网上查询文档信息也比查询纸质材料更具时效性，减少损坏原始资料的可能性。
最后是档案服务的有效性和便捷性。传统的高校档案管理模式下，档案管理工作任务繁重，极耗精力与时间，建设了信息化的高校档案管理系统后，档案的存储、查询和借阅达到了快速、高效和稳定的水平，可以极大地提高高校档案管理工作的效率。信息化的高校档案管理模式在很大程度上会促进信息化高校校园的建设，电子计算机的广泛应用和自动化办公工具的日渐普及在近年来极大地促进了高校校园建设的信息化，不仅节省了人力物力，还提高了高校信息服务的有效性和便捷性。
三、高校档案管理工作的信息化建设措施
（一）规范管理高校档案
高校档案管理信息化建设的前提就是档案管理方式的规范性，标准化的档案管理程序可以极大地促进档案管理事业的现代化。为了规范化管理高校档案，高校应制定一套统一的档案管理工作标准，严格按照规定的流程管理档案，同时要制定全校统一的档案目录标准，方便校内人员快速准确查询文献资料。并且不能忽视档案管理规章制度的制定，建立完善的计算机管理活动体系，有效整合各大高校资源，规范高校的档案管理工作。
（二）提高现有人员专业技能，加强信息化档案管理队伍建设
目前高校进行档案管理的人员普遍都不是专业的档案管理人才，他们并没有熟练的专业技能，在档案管理工作中无法有效提高管理效率和水平，但信息化高校档案管理工作不仅需要拥有专业管理技能的人才，更需要人才具备熟练的科技技能，因此高校应重视现有人员专业技能的提高，定期进行集中培训，注重培养计算机人才，加强建设信息化档案管理队伍。
（三）建设数字化档案信息库
科学技术的飞速发展促进了世界大融合，各大高校之间的聯系越来越紧密，高校档案信息化建设也开始连接国内外网络，促进了各大高校之间的信息共享，高校师生可以随意浏览使用其他学校的档案资源，鉴于此，建立统一的全国高校档案网络就很有必要，利用计算机技术统一整理保存全国高校档案资料，可以有效促进档案资源共享以及各大高校的学术交流。
目前高校档案管理信息化建设面临着许多问题和阻碍，缺乏专业人才，传统管理模式更新困难，将现有的纸质档案资料转换为数字信息，是一项任务繁多且艰巨的工作，并且目前各高校并没有完善的档案管理工作标准，这些都严重影响了档案管理的信息化建设，但各高校应明确档案管理信息化的巨大便利，不惧艰险，努力实现档案管理工作的创新发展。
参考文献：
[1]李建平. 高校档案管理工作信息化建设探析[J]. 韶关学院学报，2011，02：76-79.
[2]高力. 高校档案管理信息化建设的思考[J]. 中外企业家，2011，10：184-185.
[3]贾晓宇. 高校档案管理信息化建设的思考[J]. 赤峰学院学报（自然科学版），2015，01：181-182.
[4]解咏晋. 教育信息化时代下高校档案信息化管理建设研究[J]. 知识经济，2016，04：154-155.
关键词：信息化时代；高校档案管理建设；问题；解决措施
信息化时代的到来加速了传统高校档案管理模式的淘汰，促进了高校档案管理工作的信息化建设进程，高校档案管理工作的顺利进行有利于高校各方面工作的开展，在信息化新时代，高校应顺应社会大势，积极利用信息技术，改革高校档案管理现状。
一、高校档案管理工作现状
（一）档案管理手段陈旧，管理意识不强
当前许多高校主要教学任务是日常教学活动和科研活动，忽视了档案管理工作在高校工作中的重要地位，不利于学校的建设。很多高校的领导档案管理意识薄弱，不重视档案管理的作用，档案管理的巨大价值只有在被需要时才会被发现，因此高校档案管理手段一直得不到更新，管理效率低下，影响了高校其他工作的顺利开展。目前很多高校依然在使用落后的档案管理手段，主要依靠人力进行档案的整理编排，不仅耗时耗精力，还无法有效提高工作效率。
（二）高校档案利用率低，档案功能尚未被开发
一般来说，高校的档案馆中保存着的档案数目非常大，种类也非常多，档案资源丰富，作用巨大，但由于高校人员档案管理意识弱，不关心学校的档案工作，导致高校档案利用率低，档案管理只是单纯地进行整理和保存，不注重开发档案资源的其他功能。
（三）档案管理人员没有较高的专业素质，管理机构设置不符合高校特色
很多高校大档案馆中各类档案云集，不仅有学生档案，还有各类人才家属的档案，这一类档案影响了高校的档案工作。并且很多高校安排的管理档案的人员都是年事已高，不适合从事教学任务的教师，这些人员并不具备熟练的管理技能，也缺乏计算机和网络技术知识，不利于高校档案管理工作的创新。同时，高校的档案管理机构设置往往千篇一律，不考虑高校自身情况，机构的设置缺乏高校特色。
二、高校档案管理工作信息化建设的重要性
高校档案管理工作信息化建设的重要性需从几方面说起，首先是资源的共享，高校档案管理信息化可以使资料的存取和服务更加便捷，极大地促进了档案资源作用的开发和利用，在为校内人员服务的同时，高校档案管理还可以与国内外网络相连，不仅为校内人员，还为广大社会用户提供服务，包括各类文献数据库的提供，信息检索和咨询等等，高校与高校之间可以互相使用文献资源，进行学术交流，促进资源共享。
其次是档案的安全和查询的时效性。目前高校的档案大多是以纸质材料的形式进行长期的保存，每年需要投入一定的资金进行文档保管，同时文档又容易受空气中的湿度、虫子或火灾影响，造成档案材料的损坏。档案被反复利用也会造成损坏，比如遗失原件，不利于文档的长期完整保存，建设信息化高校档案管理工作，将纸质文档转化为数字信息，存在计算机中，可以保证信息资料的永久保存。在网上查询文档信息也比查询纸质材料更具时效性，减少损坏原始资料的可能性。
最后是档案服务的有效性和便捷性。传统的高校档案管理模式下，档案管理工作任务繁重，极耗精力与时间，建设了信息化的高校档案管理系统后，档案的存储、查询和借阅达到了快速、高效和稳定的水平，可以极大地提高高校档案管理工作的效率。信息化的高校档案管理模式在很大程度上会促进信息化高校校园的建设，电子计算机的广泛应用和自动化办公工具的日渐普及在近年来极大地促进了高校校园建设的信息化，不仅节省了人力物力，还提高了高校信息服务的有效性和便捷性。
三、高校档案管理工作的信息化建设措施
（一）规范管理高校档案
高校档案管理信息化建设的前提就是档案管理方式的规范性，标准化的档案管理程序可以极大地促进档案管理事业的现代化。为了规范化管理高校档案，高校应制定一套统一的档案管理工作标准，严格按照规定的流程管理档案，同时要制定全校统一的档案目录标准，方便校内人员快速准确查询文献资料。并且不能忽视档案管理规章制度的制定，建立完善的计算机管理活动体系，有效整合各大高校资源，规范高校的档案管理工作。
（二）提高现有人员专业技能，加强信息化档案管理队伍建设
目前高校进行档案管理的人员普遍都不是专业的档案管理人才，他们并没有熟练的专业技能，在档案管理工作中无法有效提高管理效率和水平，但信息化高校档案管理工作不仅需要拥有专业管理技能的人才，更需要人才具备熟练的科技技能，因此高校应重视现有人员专业技能的提高，定期进行集中培训，注重培养计算机人才，加强建设信息化档案管理队伍。
（三）建设数字化档案信息库
科学技术的飞速发展促进了世界大融合，各大高校之间的聯系越来越紧密，高校档案信息化建设也开始连接国内外网络，促进了各大高校之间的信息共享，高校师生可以随意浏览使用其他学校的档案资源，鉴于此，建立统一的全国高校档案网络就很有必要，利用计算机技术统一整理保存全国高校档案资料，可以有效促进档案资源共享以及各大高校的学术交流。
目前高校档案管理信息化建设面临着许多问题和阻碍，缺乏专业人才，传统管理模式更新困难，将现有的纸质档案资料转换为数字信息，是一项任务繁多且艰巨的工作，并且目前各高校并没有完善的档案管理工作标准，这些都严重影响了档案管理的信息化建设，但各高校应明确档案管理信息化的巨大便利，不惧艰险，努力实现档案管理工作的创新发展。
参考文献：
[1]李建平. 高校档案管理工作信息化建设探析[J]. 韶关学院学报，2011，02：76-79.
[2]高力. 高校档案管理信息化建设的思考[J]. 中外企业家，2011，10：184-185.
[3]贾晓宇. 高校档案管理信息化建设的思考[J]. 赤峰学院学报（自然科学版），2015，01：181-182.
[4]解咏晋. 教育信息化时代下高校档案信息化管理建设研究[J]. 知识经济，2016，04：154-155.