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调整了信息中心的组织结构,IT专业人员陆续到岗后,我根据集团现阶段《信息系统实施纲要》中信息系统的先后顺序着手部署集团广域网办公系统,并安排一名系统管理员作为集团广域网办公系统管理员与软件供应商沟通,咨询各家软件供应商所提供的办公系统软件的功能与作用。
不是取代原有办公方式
让包括董事长在内的领导层花费大量精力系统地掌握电脑操作技能不太可能。所以,信息化是“一把手”工程表现在“一把手”支持IT团队建设,提供信息化项目所需的配套资源。虽然大多数员工能熟练地使用办公电脑和网络,但是纸质文件审批、管理文件、打电话、发传真、在宣传栏贴通知等方式依然是主流办公习惯。所以,集团广域网办公系统现阶段的主要功能不是实现办公用品电子审批流或费用核销电子审批流,而是弥补现行办公方式的不足。我规划了其具体的功能模块(见图)。
规划出功能模块之后,我申请立项,经过公司高层讨论,决定成立集团广域网协同办公系统项目组。
接着,进行员工培训,我们制订出《广域网办公系统管理制度》和《员工使用广域网办公系统》的培训材料,并根据集团《广域网协同办公系统实施时间计划表》组成各单位分项目实施小组,指定信息中心软件开发管理部主管为分项目组实施负责人,各单位行政部负责人为分项目组实施协调人,制定具体实施计划,确定人员分工。由人力资源总部组织、电脑维护员到各单位对用户进行广域网协同办公系统的现场培训并将电子文件拷入用户电脑中,让其培训后对照练习。通过半年左右的时间,华泰集团的广域网协同办公系统的实施全部完成。
在此之后,项目组制作了《广域网办公系统的调查问卷》,对各单位用户进行调查并依此撰写项目实施总结报告。项目组与软件供应商做好广域网协同办公系统的后台技术移交工作,进行系统验收,最后项目组根据实际参与项目实施的现职项目组成员名单,提请集团给予奖励和处罚。在集团各单位逐步适应了公文电子审批流为核心的广域网协同办公系统所提供的工作方式以后,信息中心与软件供应商在此基础上逐步实施了办公用品网上申领电子审批流和各单位/员工餐饮差旅等办公费用网上报销电子审批流系统,建立起文件知识库、工作报告和总结资料库、办公用品库和办公费用核销库。
不仅仅为销售
随着集团广域网协同办公系统和集团财务电算化系统的顺利实施,以集团各实体公司产供销业务管理为主的信息系统建设被提上日程。现阶段生产、销售瓜子的洽洽公司规模和产值利润最大,所以华泰集团开始了洽洽公司供销业务管理信息化系统的建设。
技术能力和谙熟业务同样重要
洽洽公司销售总部下辖9个销售大区、20多家分公司、60多家办事处和联络处,有一套较为完善的销售管理和营销企划管理业务工作流程、作业指导书和管理制度。我按照先前实施广域网协同办公系统、财务电算化系统、网络视频会议系统等信息系统的做法对外咨询软件供应商,参加洽洽公司年度经销商大会,走访几家典型经销商,倾听他们的意见和建议,实地调研分析销售总部和销售大区、分公司、办事处的信息化需求,请用友软件公司的销售管理系统实施专家参与实地调研,并提请召开由洽洽公司总经理主持、华泰集团董事长参加的销售管理信息系统研讨会,并形成《销售管理信息化需求汇总表》,力图规划出洽洽公司销售业务管理信息化系统的主要功能,并找到实施切入点。
然而,经过这番工作,我依然无从下手。以往的经历让我认识到,在构建以产供销业务管理为关键信息系统的业务经营活动信息化工作体系阶段,需要IT主管不仅有过硬的IT专业技能和综合管理以及人际沟通协调能力,更多的是要熟悉业务经营管理活动,是业务管理专家。这是我所缺乏的,也是无从下手目前的工作的原因。
因此,我在安排好信息中心日常工作后,向华泰集团总裁提出到洽洽公司挂职销售总部销售管理部经理助理,负责销售业务数据分析、销售分销业务工作流程梳理,以及销售作业手册和管理制度的完善,并将这些信息资料同步反馈给信息中心的软件开发管理部。在近半年的销售管理中,我发现二八原则同样适用于此,洽洽公司80% 的利润来自20%的销售片区、城市、超市和经销商。
经过深入讨论,我们发现,如果在销售总部设立重点客户部,让重点客户部使用信息系统服务于这20%的销售片区、城市、超市和经销商,并权限式共享信息和数据,那么,不仅既有的销售业务人员不反对,而且会得到这些经销商的拥护。因为重点客户既不影响销售片区、分公司、办事处的销售业绩和销售人员的销售提成,也不干涉他们开拓经销商、管理经销商的事务,只是帮助销售机构更好地服务重点客户,解决诸如销售订单不准确、交货延期和产品错发等问题。通过我在销售管理部的工作经验,发现由销售订单引发的产品不及时交货是个需要天天协调解决的问题,另一个问题是强势销售区域的大经销商经常投诉销售分公司经理、办事处主任甚至是业务员。
客户不同 系统有别
我在南京中萃食品公司IT顾问的协助下,参考洽洽公司销售总部现行销售订单工作流程,根据销售总部对销售通路的分类,将销售订单分为小客户订单和大客户订单,以销售总部的重点客户部和销售管理部及各地销售机构为使用对象,绘制销售订单作业流程图,指导信息中心软件开发管理部制订销售订单业务管理信息系统,它主要有三个功能系统:① 以小客户销售需求为主的手机订单录入管理系统;② 以大客户销售需求为主的电脑订单录入管理系统;③ 以这两类销售订单数据为主的各类销售报表管理系统。具体如下:
原先,小客户订单由各销售机构业务员上门拜访或电话沟通二、三级批发商,零售店,食杂店,将他们的订货记录手工汇总,在每周四下班前统一交给本单位的销售内勤,销售内勤按照销售总部销售管理部制定的销售订单样式录入订货信息后,在每周五下班前发电子邮件给销售总部销售管理部的销售内勤,再由内勤每周六下班前将接收到的全国各地的销售订单分类做成销售发货清单汇总表,发电子邮件给洽洽公司销售财务部、生产总部生产计划部和华泰集团物流公司销售财务部,核实钱款到账后的情况,并据此给订货客户打印提货单,销售管理部向生产总部下达发货指令,生产总部再协调洽洽公司全国各地的仓库安排物流公司配送。
如果各销售分支机构的业务员在上门拜访或电话沟通获得小客户订货信息的时候,就将该订单发送到手机短信订单管理系统中,订货数据自动进入销售订单管理信息系统,生成各协作单位所需样式的销售订单,权限式共享给包括业务员、销售分支机构主管和内勤、销售总部销售管理部主管和内勤,以及销售财务部、生产计划部、物流公司等有权限的人员,他们可以随时查看,做好与本部门相关的准备工作。
这样,一线的业务员、销售分支机构的销售内勤、销售总部销售管理部的销售内勤就省去了很多繁杂而容易出错的工作。
系统实施
手机订单管理信息系统的实施已经是人心所向。在整个销售訂单业务管理中,首先是制定编码规划,然后制定销售组织机构编码、业务员编码、客户编码和产品编码,做好各类销售数据初始化的基础工作;第二步是确定手机订单的主要功能和实施进度表;第三步是安装配置手机订单管理信息系统的软硬件和销售内勤的销售数据初始化录入,然后由销售总部销售管理部发通知让各销售分支机构遵照执行。
对于大客户,可以将手机改为电脑,沿袭手机订单作业模式和编码,梳理销售订单业务流程,制定销售订单管理方案,开发电脑订单管理信息系统。这样,洽洽公司将一些大经销商和卖场视同自己的销售分支机构,给他们分配用户名和密码,登录电脑订单管理信息系统,直接向销售总部销售管理部下订货单,给各销售分支机构分配用户名和密码。他们可以登录电脑订单管理信息系统,将所接收、整理的经销商和卖场的传真或电子邮件销售订单直接向销售总部销售管理部下订货单,电脑订单管理信息系统自动权限式共享给包括经销商在内的各有权限人查看订货和交货信息,做好与本部相关事务的准备工作。
销售订单管理信息系统通过抽取手机订单子系统和电脑订单子系统的数据,根据各单位权限人的要求生成各类报表如销售财务报表、生产计划订货报表、物流运输货物报表、业务员业绩报表、销售分支机构业绩报表、经销商销售报表等。
销售管理信息系统从手机订单开始实施,为让业务员通过手机短信下订单形成了编码意识,养成规范化操作习惯,为之后的电脑订单管理信息系统以及日后全面实施销售和分销业务管理信息系统奠定基础,从而真正规范少数促销员、理货员甚至是业务员拿钱不干事、勒索经销商等的不良行为。虽然这反映的是人品问题,但同样是销售管理的问题。
不是取代原有办公方式
让包括董事长在内的领导层花费大量精力系统地掌握电脑操作技能不太可能。所以,信息化是“一把手”工程表现在“一把手”支持IT团队建设,提供信息化项目所需的配套资源。虽然大多数员工能熟练地使用办公电脑和网络,但是纸质文件审批、管理文件、打电话、发传真、在宣传栏贴通知等方式依然是主流办公习惯。所以,集团广域网办公系统现阶段的主要功能不是实现办公用品电子审批流或费用核销电子审批流,而是弥补现行办公方式的不足。我规划了其具体的功能模块(见图)。
规划出功能模块之后,我申请立项,经过公司高层讨论,决定成立集团广域网协同办公系统项目组。
接着,进行员工培训,我们制订出《广域网办公系统管理制度》和《员工使用广域网办公系统》的培训材料,并根据集团《广域网协同办公系统实施时间计划表》组成各单位分项目实施小组,指定信息中心软件开发管理部主管为分项目组实施负责人,各单位行政部负责人为分项目组实施协调人,制定具体实施计划,确定人员分工。由人力资源总部组织、电脑维护员到各单位对用户进行广域网协同办公系统的现场培训并将电子文件拷入用户电脑中,让其培训后对照练习。通过半年左右的时间,华泰集团的广域网协同办公系统的实施全部完成。
在此之后,项目组制作了《广域网办公系统的调查问卷》,对各单位用户进行调查并依此撰写项目实施总结报告。项目组与软件供应商做好广域网协同办公系统的后台技术移交工作,进行系统验收,最后项目组根据实际参与项目实施的现职项目组成员名单,提请集团给予奖励和处罚。在集团各单位逐步适应了公文电子审批流为核心的广域网协同办公系统所提供的工作方式以后,信息中心与软件供应商在此基础上逐步实施了办公用品网上申领电子审批流和各单位/员工餐饮差旅等办公费用网上报销电子审批流系统,建立起文件知识库、工作报告和总结资料库、办公用品库和办公费用核销库。
不仅仅为销售
随着集团广域网协同办公系统和集团财务电算化系统的顺利实施,以集团各实体公司产供销业务管理为主的信息系统建设被提上日程。现阶段生产、销售瓜子的洽洽公司规模和产值利润最大,所以华泰集团开始了洽洽公司供销业务管理信息化系统的建设。
技术能力和谙熟业务同样重要
洽洽公司销售总部下辖9个销售大区、20多家分公司、60多家办事处和联络处,有一套较为完善的销售管理和营销企划管理业务工作流程、作业指导书和管理制度。我按照先前实施广域网协同办公系统、财务电算化系统、网络视频会议系统等信息系统的做法对外咨询软件供应商,参加洽洽公司年度经销商大会,走访几家典型经销商,倾听他们的意见和建议,实地调研分析销售总部和销售大区、分公司、办事处的信息化需求,请用友软件公司的销售管理系统实施专家参与实地调研,并提请召开由洽洽公司总经理主持、华泰集团董事长参加的销售管理信息系统研讨会,并形成《销售管理信息化需求汇总表》,力图规划出洽洽公司销售业务管理信息化系统的主要功能,并找到实施切入点。
然而,经过这番工作,我依然无从下手。以往的经历让我认识到,在构建以产供销业务管理为关键信息系统的业务经营活动信息化工作体系阶段,需要IT主管不仅有过硬的IT专业技能和综合管理以及人际沟通协调能力,更多的是要熟悉业务经营管理活动,是业务管理专家。这是我所缺乏的,也是无从下手目前的工作的原因。
因此,我在安排好信息中心日常工作后,向华泰集团总裁提出到洽洽公司挂职销售总部销售管理部经理助理,负责销售业务数据分析、销售分销业务工作流程梳理,以及销售作业手册和管理制度的完善,并将这些信息资料同步反馈给信息中心的软件开发管理部。在近半年的销售管理中,我发现二八原则同样适用于此,洽洽公司80% 的利润来自20%的销售片区、城市、超市和经销商。
经过深入讨论,我们发现,如果在销售总部设立重点客户部,让重点客户部使用信息系统服务于这20%的销售片区、城市、超市和经销商,并权限式共享信息和数据,那么,不仅既有的销售业务人员不反对,而且会得到这些经销商的拥护。因为重点客户既不影响销售片区、分公司、办事处的销售业绩和销售人员的销售提成,也不干涉他们开拓经销商、管理经销商的事务,只是帮助销售机构更好地服务重点客户,解决诸如销售订单不准确、交货延期和产品错发等问题。通过我在销售管理部的工作经验,发现由销售订单引发的产品不及时交货是个需要天天协调解决的问题,另一个问题是强势销售区域的大经销商经常投诉销售分公司经理、办事处主任甚至是业务员。
客户不同 系统有别
我在南京中萃食品公司IT顾问的协助下,参考洽洽公司销售总部现行销售订单工作流程,根据销售总部对销售通路的分类,将销售订单分为小客户订单和大客户订单,以销售总部的重点客户部和销售管理部及各地销售机构为使用对象,绘制销售订单作业流程图,指导信息中心软件开发管理部制订销售订单业务管理信息系统,它主要有三个功能系统:① 以小客户销售需求为主的手机订单录入管理系统;② 以大客户销售需求为主的电脑订单录入管理系统;③ 以这两类销售订单数据为主的各类销售报表管理系统。具体如下:
原先,小客户订单由各销售机构业务员上门拜访或电话沟通二、三级批发商,零售店,食杂店,将他们的订货记录手工汇总,在每周四下班前统一交给本单位的销售内勤,销售内勤按照销售总部销售管理部制定的销售订单样式录入订货信息后,在每周五下班前发电子邮件给销售总部销售管理部的销售内勤,再由内勤每周六下班前将接收到的全国各地的销售订单分类做成销售发货清单汇总表,发电子邮件给洽洽公司销售财务部、生产总部生产计划部和华泰集团物流公司销售财务部,核实钱款到账后的情况,并据此给订货客户打印提货单,销售管理部向生产总部下达发货指令,生产总部再协调洽洽公司全国各地的仓库安排物流公司配送。
如果各销售分支机构的业务员在上门拜访或电话沟通获得小客户订货信息的时候,就将该订单发送到手机短信订单管理系统中,订货数据自动进入销售订单管理信息系统,生成各协作单位所需样式的销售订单,权限式共享给包括业务员、销售分支机构主管和内勤、销售总部销售管理部主管和内勤,以及销售财务部、生产计划部、物流公司等有权限的人员,他们可以随时查看,做好与本部门相关的准备工作。
这样,一线的业务员、销售分支机构的销售内勤、销售总部销售管理部的销售内勤就省去了很多繁杂而容易出错的工作。
系统实施
手机订单管理信息系统的实施已经是人心所向。在整个销售訂单业务管理中,首先是制定编码规划,然后制定销售组织机构编码、业务员编码、客户编码和产品编码,做好各类销售数据初始化的基础工作;第二步是确定手机订单的主要功能和实施进度表;第三步是安装配置手机订单管理信息系统的软硬件和销售内勤的销售数据初始化录入,然后由销售总部销售管理部发通知让各销售分支机构遵照执行。
对于大客户,可以将手机改为电脑,沿袭手机订单作业模式和编码,梳理销售订单业务流程,制定销售订单管理方案,开发电脑订单管理信息系统。这样,洽洽公司将一些大经销商和卖场视同自己的销售分支机构,给他们分配用户名和密码,登录电脑订单管理信息系统,直接向销售总部销售管理部下订货单,给各销售分支机构分配用户名和密码。他们可以登录电脑订单管理信息系统,将所接收、整理的经销商和卖场的传真或电子邮件销售订单直接向销售总部销售管理部下订货单,电脑订单管理信息系统自动权限式共享给包括经销商在内的各有权限人查看订货和交货信息,做好与本部相关事务的准备工作。
销售订单管理信息系统通过抽取手机订单子系统和电脑订单子系统的数据,根据各单位权限人的要求生成各类报表如销售财务报表、生产计划订货报表、物流运输货物报表、业务员业绩报表、销售分支机构业绩报表、经销商销售报表等。
销售管理信息系统从手机订单开始实施,为让业务员通过手机短信下订单形成了编码意识,养成规范化操作习惯,为之后的电脑订单管理信息系统以及日后全面实施销售和分销业务管理信息系统奠定基础,从而真正规范少数促销员、理货员甚至是业务员拿钱不干事、勒索经销商等的不良行为。虽然这反映的是人品问题,但同样是销售管理的问题。