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【摘要】现代商务英语写作注重礼貌原则，要求从对方的角度出发去考虑问题，这就对于写信人的沟通技巧有了更高的要求。本文从信息内容的性质角度出发，阐述了两种不同的排列方式：演绎法与归纳法。正确的使用两种不同方式，可以使信函内容更易于被读者接受，从而达到有效的、善意的沟通效果。
【关键词】好消息 坏消息 演绎法 归纳法
【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2013）11-0081-01
每一封商务信函都是基于某个特定目的出发的，假如我们是在电报中用一句话去概括一封信函，这句话就应该是本信函“主旨”，英文中称之为central idea。而这个“主旨”就决定了整篇信函的文体结构及能否取得写信人期待的效果。在清楚的认识到“主旨”是什么之后，写信人下一步要做的就是“组织”信息。“组织”一词在写作中的解释是：将主题分为若干部分并将其按照合理顺序排列的行为。因此在下笔写信之前，写信人需要清楚几个问题：（1）本文的“主旨”是什么？（2）收信人对于该信息可能会有怎样的发应？（3）基于可预见的收信人的反应，该“主旨”应该置于信函的哪个位置阐述？在此我们需要两种不同的信息组织方法：演绎法和归纳法。
1.演绎法与归纳法
所谓演绎法或称演绎推理（Deductive reasoning）是指人们以一定的反映客观规律的理论认识为依据，从服从该认识的已知部分推知事物的未知部分思维方法。是由一般到个别的认识方法。演绎法是认识“隐性”知识的方法。所谓归纳法或称归纳推理（Inductive reasoning），是在认识事物过程中所使用的思维方法。有时叫作归纳逻辑是指人们以一系列经验事物或知识素材为依据，寻找出其服从的基本规律或共同规律，并假设同类事物中的其他事物也服从这些规律，从而将这些规律作为预测同类事物的其他事物的基本原理的一种认知方法。
2.演绎法在商务英语写作中的应用
演绎法在商务信函中大量应用于“好消息信函”和“中性消息信函”当中。好消息信函是指信息中包含使人愉悦的内容的信件。中性消息信函是指读者会对信函中的内容感兴趣，但不会产生情感上的反应。这两种信函在商务信函中占有绝大多数的比例，人们习惯于其演绎法的三步走结构：开篇点明主题，接下来对主题进行详细的说明或解释，结尾部分呼应主题或以未来为导向的结束语。以下表格为例：
演绎法排列的信息具有以下优势：
（1）开篇的第一句话比较容易些，在此之后，其具体解释或说明可以很自然的阐述出来。
（2）因为放在开头这样显眼的位置，更容易引起读者的重视
（3）在开篇就得知好消息，使读者带有愉悦的心情阅读全文，余下的详细内容及说明也更容易被接受。
（4）这种排列能够节省读者时间。一旦掌握了信函的主旨，他们可以快速的浏览全文。
3.归纳法在商务英语写作中的应用
坏消息是指任何会让读者产生不愉悦情绪反应的信息。比如对于请求帮助、申请工作、申请开证等的否定回复都属于坏消息信函。因为在大多数情况下读者都对自己的请求持有被肯定的期待，坏消息必然会使读者感到沮丧和失望。因此这类信息尤其需要写信人认真对待，尽量避免因读者感到伤心或丢脸而产生的破坏交际关系的负面效应。
正如上文中所述，好消息信息中需要对主题加以细节说明，坏消息信息同样需要这样的内容（原因、解释等）。如果写信人开门见山式的告知对方这个坏消息，对方的反应很有可能是负面的：“这不公平”，“不应该是这样的”，“他们从来就不给我机会”。一旦产生这样先入为主的消极观念，不管后面的解释多么合理、具体，读者的态度也很难发生改变。因此对于写信人来说，坏消息的原因及解释显得更加重要。如果这些原因被读者所认可、理解，那么坏消息本身也是可接受的，双方因此而保持了友好的商务关系。正因为原因及解释的重要性，写信人需要在组织信息时注意强调原因，使用归纳法去表达坏消息信函就可以很有效的达到这一目的。归纳法在商务信函写作中可以简化为四个步骤，如下表：
归纳法排列的信息具有以下优势：
（1）在拒绝对方之前给予对方充分合理的解释。
（2）将原因和解释置于拒绝之前，使读者更易接受和理解。
（3）可以避免消极的反应。在读者阅读完合理的解释后，接下来的拒绝是可预见并可接受的。
（4）使用中性或是愉悦的信息作为结尾，例如表达愿意与对方以其他方式进行合作，表达希望能够提供帮助的意愿，有利于双方建立和维持良好的关系。
通过以上对比分析，我们可以看到，作为两种主要的商务写作方法，演绎法和归纳法各有所长。写信人应该做到具体情况具体分析，根据信函的性质确定信息排列方式。
参考文献：
[1]甘鸿.外经贸英语函电[M].上海对外贸易学院，2004（14）.
[2]苏根林，黄洁婷.实用商务英语函电[M].东南大学出版社，2006（1）.
[3]陈开富，周芹. 跨文化意识在商务英语写作中的应用[J]. 商场现代化，2008（ 4） ： 65.
[4]Krashen，S. 1981. Second Language Acquisition and Second Language Learning[M].Oxford： Pergamon Press.
作者简介：
宋清涛（1981.9-），女，内蒙古呼伦贝尔市人，硕士研究生，讲师，研究方向：商务英语方向。
【关键词】好消息 坏消息 演绎法 归纳法
【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2013）11-0081-01
每一封商务信函都是基于某个特定目的出发的，假如我们是在电报中用一句话去概括一封信函，这句话就应该是本信函“主旨”，英文中称之为central idea。而这个“主旨”就决定了整篇信函的文体结构及能否取得写信人期待的效果。在清楚的认识到“主旨”是什么之后，写信人下一步要做的就是“组织”信息。“组织”一词在写作中的解释是：将主题分为若干部分并将其按照合理顺序排列的行为。因此在下笔写信之前，写信人需要清楚几个问题：（1）本文的“主旨”是什么？（2）收信人对于该信息可能会有怎样的发应？（3）基于可预见的收信人的反应，该“主旨”应该置于信函的哪个位置阐述？在此我们需要两种不同的信息组织方法：演绎法和归纳法。
1.演绎法与归纳法
所谓演绎法或称演绎推理（Deductive reasoning）是指人们以一定的反映客观规律的理论认识为依据，从服从该认识的已知部分推知事物的未知部分思维方法。是由一般到个别的认识方法。演绎法是认识“隐性”知识的方法。所谓归纳法或称归纳推理（Inductive reasoning），是在认识事物过程中所使用的思维方法。有时叫作归纳逻辑是指人们以一系列经验事物或知识素材为依据，寻找出其服从的基本规律或共同规律，并假设同类事物中的其他事物也服从这些规律，从而将这些规律作为预测同类事物的其他事物的基本原理的一种认知方法。
2.演绎法在商务英语写作中的应用
演绎法在商务信函中大量应用于“好消息信函”和“中性消息信函”当中。好消息信函是指信息中包含使人愉悦的内容的信件。中性消息信函是指读者会对信函中的内容感兴趣，但不会产生情感上的反应。这两种信函在商务信函中占有绝大多数的比例，人们习惯于其演绎法的三步走结构：开篇点明主题，接下来对主题进行详细的说明或解释，结尾部分呼应主题或以未来为导向的结束语。以下表格为例：
演绎法排列的信息具有以下优势：
（1）开篇的第一句话比较容易些，在此之后，其具体解释或说明可以很自然的阐述出来。
（2）因为放在开头这样显眼的位置，更容易引起读者的重视
（3）在开篇就得知好消息，使读者带有愉悦的心情阅读全文，余下的详细内容及说明也更容易被接受。
（4）这种排列能够节省读者时间。一旦掌握了信函的主旨，他们可以快速的浏览全文。
3.归纳法在商务英语写作中的应用
坏消息是指任何会让读者产生不愉悦情绪反应的信息。比如对于请求帮助、申请工作、申请开证等的否定回复都属于坏消息信函。因为在大多数情况下读者都对自己的请求持有被肯定的期待，坏消息必然会使读者感到沮丧和失望。因此这类信息尤其需要写信人认真对待，尽量避免因读者感到伤心或丢脸而产生的破坏交际关系的负面效应。
正如上文中所述，好消息信息中需要对主题加以细节说明，坏消息信息同样需要这样的内容（原因、解释等）。如果写信人开门见山式的告知对方这个坏消息，对方的反应很有可能是负面的：“这不公平”，“不应该是这样的”，“他们从来就不给我机会”。一旦产生这样先入为主的消极观念，不管后面的解释多么合理、具体，读者的态度也很难发生改变。因此对于写信人来说，坏消息的原因及解释显得更加重要。如果这些原因被读者所认可、理解，那么坏消息本身也是可接受的，双方因此而保持了友好的商务关系。正因为原因及解释的重要性，写信人需要在组织信息时注意强调原因，使用归纳法去表达坏消息信函就可以很有效的达到这一目的。归纳法在商务信函写作中可以简化为四个步骤，如下表：
归纳法排列的信息具有以下优势：
（1）在拒绝对方之前给予对方充分合理的解释。
（2）将原因和解释置于拒绝之前，使读者更易接受和理解。
（3）可以避免消极的反应。在读者阅读完合理的解释后，接下来的拒绝是可预见并可接受的。
（4）使用中性或是愉悦的信息作为结尾，例如表达愿意与对方以其他方式进行合作，表达希望能够提供帮助的意愿，有利于双方建立和维持良好的关系。
通过以上对比分析，我们可以看到，作为两种主要的商务写作方法，演绎法和归纳法各有所长。写信人应该做到具体情况具体分析，根据信函的性质确定信息排列方式。
参考文献：
[1]甘鸿.外经贸英语函电[M].上海对外贸易学院，2004（14）.
[2]苏根林，黄洁婷.实用商务英语函电[M].东南大学出版社，2006（1）.
[3]陈开富，周芹. 跨文化意识在商务英语写作中的应用[J]. 商场现代化，2008（ 4） ： 65.
[4]Krashen，S. 1981. Second Language Acquisition and Second Language Learning[M].Oxford： Pergamon Press.
作者简介：
宋清涛（1981.9-），女，内蒙古呼伦贝尔市人，硕士研究生，讲师，研究方向：商务英语方向。