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摘要：网络化、数字化已成为现代图书馆的发展方向。档案管理作为图书馆管理的一部分，也同样越来越依赖于数字化设备，因此数字化设备的管理迫切需要建立技术设备管理档案。加强图书馆档案管理问题已迫在眉睫。但是图书馆档案管理建设尚面临一些问题，需要我们认真加以研究，以应对网络化、数字化、信息化环境下的档案管理。
关键词：档案；技术档案；管理；规范化
档案是管理工作的基石，是社会发展不可或缺的信息资源。图书馆档案管理工作是图书馆建设的重要组成部分，是图书馆历史发展的见证。档案工作作为重要的基础性、服务性工作，它的重要性日益凸现出来，反映并影响着图书馆的工作。信息时代的到来，从时间和空间上大大拓展了档案工作的范畴，从而给档案学基础理论带来冲击，也给图书馆档案管理工作带来变革和发展机遇。受其直接或间接的影响，管理文件的数量和种类都将有所增加，管理文件对象更加复杂，更加多元化。图书馆档案管理工作只有顺应时代潮流，在改革创新中前进，才能更好地为图书馆建设服务。
一、档案管理的内容、性质和特点
1．档案管理的内容
档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其它各种形式的原始纪录。档案管理主要包括两个方面的内容：一是对档案资源的管理，也称档案实体管理；二是对档案中所包含的信息的管理，称档案信息管理。档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等内容。通过档案资源建设来建立科学合理的资源体系，是对管理中各项工作记录的科学合理的管理，同时也是档案现代化管理的基础。档案信息组织是对档案中包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发和利用，它为管理工作服务并对促进管理工作的改进提供一手材料。
2．档案管理的性质和特点
档案管理工作是一种管理活动。就图书馆来说，档案管理是管理工作的一部分，如设备档案管理是设备管理的一部分；人事档案管理是人事管理的一部分，行政管理档案是行政管理的一部分；技术档案管理是技术设备管理的一部分。
档案管理工作包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。因为档案具有原始记录性的特点，所以档案管理具有档案资源积累过程的缓慢性和档案管理活动对档案形成者的依附性及档案管理工作对社会的相对保密性。
二、档案管理在图书馆管理中的必要性
档案管理是一种信息控制系统，档案的建立需要图书馆各个部门的材料收集。材料是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部门的管理工作之一。收集归档后的档案材料经过加工、输出又为管理工作服务、提供各项数据。同时，通过对档案材料的分析和总结又起到促进管理工作的作用。档案管理是图书馆管理的一部分，同时又显现和 作用于整个图书馆管理当中。所以说档案管理不能简单的 说是图书馆管理的一部分。它融合在各个管理层面当中，又有自己相对独立的管理，相对独立的管理又作用于各个管理层面当中。因而加强档案管理与建设对图书馆管理水平的提高有着重要意义。
三、图书馆档案管理面临的问题
1．档案管理工作的问题
目前少数图书馆领导对档案工作的重要性认识不足。长期以来各级领导存在“档案工作说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的工作作风，常常是做了好多工作都在脑子里装着却没有及时建立完整的档案，认为部门档案管理是额外负担，这样就不能为今后工作的总结和改进保存参考依据，也不能为自己的继任者提供宝贵的管理经验，这是无形资产的流失，是资源的浪费。此外，有的在基层各部门为了自己工作考查方便，也不愿意将文件材料送交档案管理部门。在基层部门文件材料立卷归档过程中，不是以种种理由进行搪塞，就是采取漠然视之的态度，这样就会造成档案归档不全，使档案管理工作很难有效地开展下去。
2．图书馆档案管理中存在的问题
1)各项规章制度不完善，缺少档案管理制度及管理工作中的建档制度，一人一个干法，不规范化统一。
2)随着科技的发展以及各种电子仪器设备的剧增，这些设备的使用管理、操作规程、基本技术等缺少技术档案的建立。技术档案建立后，不仅可以帮助管理者迅速完成各项维护工作，而且使后续专业技术人员能很快地熟悉整个图书馆的计算机局域网设备的配置、运行情况，尽快地投入工作。只有这样才能避免因为个别专业技术人员调离等原因，使图书馆的现代化管理工作处于被动情况的出现。
3)人才队伍不稳定，人员流动过于频繁，工作缺少连续性，使档案搜集和档案管理缺乏稳定性和长期性。
3．在档案管理数字化建设中存在的问题
1)电子档案的原始纪录性、法律凭证性和保密安全性受到冲击
2)缺少数字环境下规范的管理办法。
四、网络化、数字化、信息化环境下档案管理的对策
江泽民同志指出：“创新是民族进步的灵 是国家兴旺发达的不竭动力。”创新也是档案工作保持蓬勃生机的力量源泉。要解决图书馆档案工作中存在的问题，充分发挥图书馆档案的优势与潜能，为图书馆建设提供更加优质的服务，当务之急是在管理模式上进行改革，使档案管理标准化、程序化，档案工作现代化、信息化。当今时代，档案管理将成为信息管理，档案服务将成为信息服务，档案机构的核心能力将是档案信息资源开发的能力。时代的要求，档案工作的发展，对档案工作者提出了更高的要求，只有创新才能发展。
1．做好档案基础工作，确保图书馆档案工作的规范化
1)建立健全各种档案制度是做好档案工作的保证。没有规矩，不成方圆，档案工作亦是如此。要建立健全各种档案制度，建立档案人员岗位责任制、整理归档制度、库房管理制度、保密保管制度、借阅制度、鉴定销毁制度，使档案管理有章可循．避免造成工作混乱。
2)加强收集，按时交接，确保档案材料的完整性。
档案工作包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计与利用。收集是起点、基础，也是档案工作的重要环节，所以一定要把好收集关。无论是上级下发的文件，还是本馆所形成的文件和活动资料，包括照片、录像等等均应及时加以收集。各部门兼职档案员要将本部门的资料收集齐全，经整理核对后，按时移交给专职档案员。这是档案管理的需要，也是档案管理人员的职责，以防止和杜绝有价值的材料遗漏或丢失，确保档案材料的真实性和完整性。
3)加强整理归档，严格规范管理
有了收集的原始材料，怎样归档，这就需要档案人员在精通档案业务的前提下，按归档范围和归档时问进行整理，按归档要求和程序进行分类、立卷，卷内文件整理、编制案卷目录，按档案的价值确定保管期限，妥善保管，严格规范管理。
4)保证一定经费，提供必要的设备
图书馆普遍存在经费紧张问题，即使如此，对档案的必要投资还是必不可少的。需要有一定面积的房屋作存放档案柜的库房，还要配备照相机、摄像机、档案柜、温湿度计和必要的装订设备，有条件的还可在库房旁提供一间档案阅览室，供查阅使用。
5)建立现行非涉密文件材料利用服务中心 为提高图书馆档案的利用效率，密切各部门之间的联系，帮助员工迅捷、准确地了解所需馆内信息，档案管理人员除了接待咨询、查阅档案信息等以外，还应充分利用文档一体化的办公自动化系统，加快实现电子文件的即时归档和网上查询，对辖内现行非涉密文件材料在一定范围内有选择地公开，将档案室建成现行非涉密文件材料利用服务中心。
6)建立特色专题档案。建立特色专题档案，就是对形成快、数量大、利用频繁、能够突出图书馆特色的档案，相对集中起来，有选择、有重点地形成专题，从各个侧面充分体现图书馆建设状况。
2．提高图书馆工作人员对档案的认识
笔者在调研中发现，有部分馆员甚至领导对图书馆档案工作认识不够，他们认为图书馆只要做好基本的图书业务就可以了，档案工作无关紧要。其实，图书馆档案工作是维护图书馆历史面貌的重要工作，是提高图书馆工作效率和工作质量的必要条件。人们对档案的认识水平直接影响档案发挥作用的程度。因此，档案工作部门(人员)应经常地宣传档案的作用，一是促使领导重视。图书馆档案工作是图书馆科学管理的一项重要内容，只有领导重视，将其作为不可缺少的基础工程，才能保障具体工作的顺利开展；二是培养全馆职工的档案意识，有意识地协助档案人员收集和管理档案。另外还可通过举办一些档案业务培训班、开展咨询服务等多种形式，加大《档案法》宣传力度，让更多的人认识档案的重要性和建档的必要性。增强图书馆界的档案意识和法律意识，在每年的工作计划中要有档案工作计划，把图书馆档案工作纳入法制的轨道，使其更好地为社会发展服务。
3．加强图书馆档案工作现代化建设
完善档案信息化建设标准体系，实现档案资源共享，实行标准化是图书馆档案信息化建设健康发展的重要保证。要实现档案信息资源共享，就要认真执行国家相关技术标准，建立统一的信息采集、交换标准，维护数据的一致性、安全性，实现图书馆档案信息的高度集成与高效、安全传递，充分发挥档案信息的作用。
目前各类图书馆已经或正在建立资源共享系统，相信在不久的将来，档案信息资源共享系统也会建成。此外，还应更广泛地发掘和利用自身多种优势与潜力，将图书馆档案室建成全方位、多功能、综合性的档案信息库，推动图书馆档案事业在改革创新中飞速发展。
参考文献：
[1]李静：图书馆档案工作，图书情报与信息科学研究，北京：北京图书馆出版社，1999。
[2]黄建年：浅议高校图书馆的档案建设，图书情报知识，1991(4)。
[3]魏生荣等：档案馆工作与图书馆工作浅析，档案学研究，1991(1)。
关键词：档案；技术档案；管理；规范化
档案是管理工作的基石，是社会发展不可或缺的信息资源。图书馆档案管理工作是图书馆建设的重要组成部分，是图书馆历史发展的见证。档案工作作为重要的基础性、服务性工作，它的重要性日益凸现出来，反映并影响着图书馆的工作。信息时代的到来，从时间和空间上大大拓展了档案工作的范畴，从而给档案学基础理论带来冲击，也给图书馆档案管理工作带来变革和发展机遇。受其直接或间接的影响，管理文件的数量和种类都将有所增加，管理文件对象更加复杂，更加多元化。图书馆档案管理工作只有顺应时代潮流，在改革创新中前进，才能更好地为图书馆建设服务。
一、档案管理的内容、性质和特点
1．档案管理的内容
档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其它各种形式的原始纪录。档案管理主要包括两个方面的内容：一是对档案资源的管理，也称档案实体管理；二是对档案中所包含的信息的管理，称档案信息管理。档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等内容。通过档案资源建设来建立科学合理的资源体系，是对管理中各项工作记录的科学合理的管理，同时也是档案现代化管理的基础。档案信息组织是对档案中包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发和利用，它为管理工作服务并对促进管理工作的改进提供一手材料。
2．档案管理的性质和特点
档案管理工作是一种管理活动。就图书馆来说，档案管理是管理工作的一部分，如设备档案管理是设备管理的一部分；人事档案管理是人事管理的一部分，行政管理档案是行政管理的一部分；技术档案管理是技术设备管理的一部分。
档案管理工作包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。因为档案具有原始记录性的特点，所以档案管理具有档案资源积累过程的缓慢性和档案管理活动对档案形成者的依附性及档案管理工作对社会的相对保密性。
二、档案管理在图书馆管理中的必要性
档案管理是一种信息控制系统，档案的建立需要图书馆各个部门的材料收集。材料是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部门的管理工作之一。收集归档后的档案材料经过加工、输出又为管理工作服务、提供各项数据。同时，通过对档案材料的分析和总结又起到促进管理工作的作用。档案管理是图书馆管理的一部分，同时又显现和 作用于整个图书馆管理当中。所以说档案管理不能简单的 说是图书馆管理的一部分。它融合在各个管理层面当中，又有自己相对独立的管理，相对独立的管理又作用于各个管理层面当中。因而加强档案管理与建设对图书馆管理水平的提高有着重要意义。
三、图书馆档案管理面临的问题
1．档案管理工作的问题
目前少数图书馆领导对档案工作的重要性认识不足。长期以来各级领导存在“档案工作说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的工作作风，常常是做了好多工作都在脑子里装着却没有及时建立完整的档案，认为部门档案管理是额外负担，这样就不能为今后工作的总结和改进保存参考依据，也不能为自己的继任者提供宝贵的管理经验，这是无形资产的流失，是资源的浪费。此外，有的在基层各部门为了自己工作考查方便，也不愿意将文件材料送交档案管理部门。在基层部门文件材料立卷归档过程中，不是以种种理由进行搪塞，就是采取漠然视之的态度，这样就会造成档案归档不全，使档案管理工作很难有效地开展下去。
2．图书馆档案管理中存在的问题
1)各项规章制度不完善，缺少档案管理制度及管理工作中的建档制度，一人一个干法，不规范化统一。
2)随着科技的发展以及各种电子仪器设备的剧增，这些设备的使用管理、操作规程、基本技术等缺少技术档案的建立。技术档案建立后，不仅可以帮助管理者迅速完成各项维护工作，而且使后续专业技术人员能很快地熟悉整个图书馆的计算机局域网设备的配置、运行情况，尽快地投入工作。只有这样才能避免因为个别专业技术人员调离等原因，使图书馆的现代化管理工作处于被动情况的出现。
3)人才队伍不稳定，人员流动过于频繁，工作缺少连续性，使档案搜集和档案管理缺乏稳定性和长期性。
3．在档案管理数字化建设中存在的问题
1)电子档案的原始纪录性、法律凭证性和保密安全性受到冲击
2)缺少数字环境下规范的管理办法。
四、网络化、数字化、信息化环境下档案管理的对策
江泽民同志指出：“创新是民族进步的灵 是国家兴旺发达的不竭动力。”创新也是档案工作保持蓬勃生机的力量源泉。要解决图书馆档案工作中存在的问题，充分发挥图书馆档案的优势与潜能，为图书馆建设提供更加优质的服务，当务之急是在管理模式上进行改革，使档案管理标准化、程序化，档案工作现代化、信息化。当今时代，档案管理将成为信息管理，档案服务将成为信息服务，档案机构的核心能力将是档案信息资源开发的能力。时代的要求，档案工作的发展，对档案工作者提出了更高的要求，只有创新才能发展。
1．做好档案基础工作，确保图书馆档案工作的规范化
1)建立健全各种档案制度是做好档案工作的保证。没有规矩，不成方圆，档案工作亦是如此。要建立健全各种档案制度，建立档案人员岗位责任制、整理归档制度、库房管理制度、保密保管制度、借阅制度、鉴定销毁制度，使档案管理有章可循．避免造成工作混乱。
2)加强收集，按时交接，确保档案材料的完整性。
档案工作包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计与利用。收集是起点、基础，也是档案工作的重要环节，所以一定要把好收集关。无论是上级下发的文件，还是本馆所形成的文件和活动资料，包括照片、录像等等均应及时加以收集。各部门兼职档案员要将本部门的资料收集齐全，经整理核对后，按时移交给专职档案员。这是档案管理的需要，也是档案管理人员的职责，以防止和杜绝有价值的材料遗漏或丢失，确保档案材料的真实性和完整性。
3)加强整理归档，严格规范管理
有了收集的原始材料，怎样归档，这就需要档案人员在精通档案业务的前提下，按归档范围和归档时问进行整理，按归档要求和程序进行分类、立卷，卷内文件整理、编制案卷目录，按档案的价值确定保管期限，妥善保管，严格规范管理。
4)保证一定经费，提供必要的设备
图书馆普遍存在经费紧张问题，即使如此，对档案的必要投资还是必不可少的。需要有一定面积的房屋作存放档案柜的库房，还要配备照相机、摄像机、档案柜、温湿度计和必要的装订设备，有条件的还可在库房旁提供一间档案阅览室，供查阅使用。
5)建立现行非涉密文件材料利用服务中心 为提高图书馆档案的利用效率，密切各部门之间的联系，帮助员工迅捷、准确地了解所需馆内信息，档案管理人员除了接待咨询、查阅档案信息等以外，还应充分利用文档一体化的办公自动化系统，加快实现电子文件的即时归档和网上查询，对辖内现行非涉密文件材料在一定范围内有选择地公开，将档案室建成现行非涉密文件材料利用服务中心。
6)建立特色专题档案。建立特色专题档案，就是对形成快、数量大、利用频繁、能够突出图书馆特色的档案，相对集中起来，有选择、有重点地形成专题，从各个侧面充分体现图书馆建设状况。
2．提高图书馆工作人员对档案的认识
笔者在调研中发现，有部分馆员甚至领导对图书馆档案工作认识不够，他们认为图书馆只要做好基本的图书业务就可以了，档案工作无关紧要。其实，图书馆档案工作是维护图书馆历史面貌的重要工作，是提高图书馆工作效率和工作质量的必要条件。人们对档案的认识水平直接影响档案发挥作用的程度。因此，档案工作部门(人员)应经常地宣传档案的作用，一是促使领导重视。图书馆档案工作是图书馆科学管理的一项重要内容，只有领导重视，将其作为不可缺少的基础工程，才能保障具体工作的顺利开展；二是培养全馆职工的档案意识，有意识地协助档案人员收集和管理档案。另外还可通过举办一些档案业务培训班、开展咨询服务等多种形式，加大《档案法》宣传力度，让更多的人认识档案的重要性和建档的必要性。增强图书馆界的档案意识和法律意识，在每年的工作计划中要有档案工作计划，把图书馆档案工作纳入法制的轨道，使其更好地为社会发展服务。
3．加强图书馆档案工作现代化建设
完善档案信息化建设标准体系，实现档案资源共享，实行标准化是图书馆档案信息化建设健康发展的重要保证。要实现档案信息资源共享，就要认真执行国家相关技术标准，建立统一的信息采集、交换标准，维护数据的一致性、安全性，实现图书馆档案信息的高度集成与高效、安全传递，充分发挥档案信息的作用。
目前各类图书馆已经或正在建立资源共享系统，相信在不久的将来，档案信息资源共享系统也会建成。此外，还应更广泛地发掘和利用自身多种优势与潜力，将图书馆档案室建成全方位、多功能、综合性的档案信息库，推动图书馆档案事业在改革创新中飞速发展。
参考文献：
[1]李静：图书馆档案工作，图书情报与信息科学研究，北京：北京图书馆出版社，1999。
[2]黄建年：浅议高校图书馆的档案建设，图书情报知识，1991(4)。
[3]魏生荣等：档案馆工作与图书馆工作浅析，档案学研究，1991(1)。