论文部分内容阅读
【摘要】在研究生学籍管理过程中,通过许多事实表明在我们的管理工作中还存在着一些问题和纰漏,结合各院校工作的不同,性质的相似,我在这里提出自己的一点想法,供大家参考和指正,为的是把研究生学籍管理工作更好地与实际相结合,以达到管理好目的。
【关键词】研究 学籍管理 改进措施
【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1009-9646(2008)11(a)-0056-02
在我国教育体系中研究生教育是最高层的教育,它肩负着为国家现代化建设培养高素质、创造型人才的重任。研究生在读期间,学籍管理包括众多内容,如:学业期间的考试成绩、期中考核、研究成果、实习报告、开题报告、论文送审、答辩、学位论文、学位授予等原始的记录,构成了学籍档案中的主要内容。每个高校研究生管理部门均设有兼职档案人员负责研究生学籍档案的收集、归档、移交等工作,学校档案馆则对研究生学籍档案进行编目、排架、保管利用。这就构成了一个研究生学籍档案网络,在这个网络中以培养单位为基础树杆,而形成一个学籍档案管理系统,为教学规律研究和教学质量的提高提供参考依据。
1 学籍档案管理的重要性:
研究生学籍档案是每个研究生专业教学过程中全部的原始记录,它是教学管理和教学实践中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料,也是教学、科研重要的资源。如果遭受损失与破坏就很难恢复它历史的原貌,从而失去它的利用和参考价值,从档案属性看,就是失去了它的原始性、信息性、知识性和价值性。因此最大限度地保存和延长档案寿命是档案管理工作者不可推卸的责任,也是每个研究生导师和研究生与从事研究生管理教育工作人员的义务。在学籍档案里的研究生成绩档案是研究生在校学习期间最原始的档案纪录,目前,无论是在校研究生的期中考核、论文开题报告、奖学金评审、论文申请答辩都需要把它做为凭证与依据,纳入学籍档案中,这样有利于教学经验的总结及教学改革的开展,促进教学管理水平提高。也对以后的用人单位选聘、出国留学、人才流动等提供可靠的,必不可少的材料依据。
2 研究生学籍档案的建立
基层培养单位(院、系)在研究生学籍档案管理中基本上是受校研究生院(处)下的招生、培养、学位授予等部门引导和指派管理下进行研究生管理工作及研究生档案的收集、录入、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索来提供给校方档案室,便于利用与编研,所以基层培养单位是学籍档案建立的创建者。
院(系)层面上研究生档案管理工作的内容及工作的一般流程,基本上是以每位研究生个体为立卷单位, 按照时间流程进行档案立卷工作,初始学籍档案卷宗的建立。
文件档案的建立与管理在教学实践中形成了种类繁多的文件档案,包括研究生教学方案、中期考核、开题报告、实习方案、考核成绩等教学相关材料,根据学校教学档案管理规章制度和普通高校研究生教学评估需要,将文件档案按教学轨道进行整理归档,在原有文件档案的基础上建立完整的文件档案卷宗。
研究生学籍档案管理一般流程是:
(1)研究生的调档:新生报到前由研究生秘书邮寄“调档函”,对于未能及时反馈的档案,后续收到后,存档。
(2)学籍档案的建立与管理:新生到校外后,1)建立研究生立卷,将入学前档案、录取成绩、复试成绩、协议书、体检表装入档案;2)将研究生入学录取登记表、教学方案装入档案袋;3)读研期间各种奖励证书的复印件、研究生阶段考评鉴定表、论文开题报告装入档案;
(3)研究生学籍档案的形成:研究生秘书于每年6月份整理毕业生档案。档案袋包括:研究生录取登记表;入学前档案;体检表;研究生入学登记表;研究生中期考核表;研究生成绩单;实践情况;教学科研情况;研究生在校期间的获奖或处分材料;思想总结;研究生学位申请书;授予学位审批表(含专家意见);毕业证书、学位证书(限定向、委陪);毕业研究生登记表;
(4)毕业生档案的邮寄、存档
根据流程,首先向拟录取考生所在单位、学校、人事部门寄发调档函,接受该生的档案材料,为立卷工作做好初始准备工作。
其二、按专业分类初建档案袋,制定归档目录,并将录取登记表及入学成绩、复试成绩入档案袋,以求其的完整性(在了解过程中,许多学校并没做到这点)。我认为这点在以后研究生的学习过程中做为参照性很有必要,从入学成绩到毕业成绩来贯穿整个成绩来反映该生的学习、研究的进步状况以及奖学金的评定是必不可少的原始材料之一,所以我认为这点的重要性是初建学籍档案的关健,应纳入立卷范围内。
其三、将研究生所形成的新材料如:入学登记表、学籍表、体检表、协议书、培养方案进行归档。再往下的考试(考核)成绩(成绩档案:每学期原始成绩、重考成绩及最后汇总成绩)、教学实践情况考核表、中期考核表、论文的开题报告所形成的审核表、奖惩记录、毕业论文申请、论文盲审所形成的审批意见表、答辩后而形成的决议、学位的申请,最后形成的成绩单完成后,再次全面核查档案的完整性,需要导师签字、教学组长签字、基层领导签字(盖章)及研究生处学位办的确认盖章,形成该生的学籍档案。
其四、充分利用现代化检索手段,学籍档案要实行计算机管理,对完成后的所有纸质档案进行电子化处理,可入学籍管理系统、学位采集系统,以便于嵌入到信息管理系统中。档案材料中应录入学号、姓名、专业、班级、证书编号、论文、研究生论文题目、指导教师的关键词等检索条件 ,以提高查全率和查准率。以纸质档案装订成册,核查无误后移交校档案部门。妥善保管学籍档案是于利用。查阅量大、次数多、复印光照对纸质的寿命影响,常会影响档案的保存。所以除了加强传统纸质档案的保护外更应利用检索系统,尽量提供电子文件给查阅者。
3 在研究生学籍管理工作中的建议和想法
在基层工作的研究生秘书一般都是设置一人或身兼秘书职位,在面对研招办、培养部门、学位部门、专业学位等多部位的领导与指派工作,还要身兼本单位领导所指派的各项任务,造成任务量大、工作头绪多,对多层的领导的指令,难免在工作上形成些条理混乱与重复工作现象,为此在研究生学籍管理当中,笔者认为就研究生学籍管理一些工作值得商榷与改进。
3.1 研究生的立卷工作
在研究生入学过程中应首先对新生在新生教育的几天过程中,除让本人填写“入学登记表”、“教学计划登记表”的同时,相应同时提供新生本人信息的电子文本便于形成“初始立卷”阶段.在以前形成研究生新的材料时,多是填写完登记表就算完成入学前任务,无形中把大量的工作及文字输入工作留给了培养单位(研究生秘书),形成挤压。使以后的数据库的录入、学位管理系统的输入都会造成滞后。
目前就立卷一直沿用老方法,不能充分发挥现有档案存贮介质的优势。各高校可建立学籍档案数据库,论文采用电子文件归档来减少空间,更多地方便利用者。
3.2 原始档案的建立力求完整性、原始性、与真实性
研究生成绩档案是记载研究生课程学习的原始凭证,是研究生学籍档案中的重要组成部分。它的收集和形成贯穿整个研究生培养过程中。如果在研究生新生入学登记表中,设置研究生入学考试成绩与复试成绩一栏,这样就形成了调档函里的本科生阶段的成绩与研究生入学考试成绩、复试成绩,再往下的研究生阶段学业成绩结合为一体,构成了以后用人单位、资源利用的合理性。“研究生成绩档案利用价值主要涉及两个方面:一方面是为高校培养和选拔特殊人才服务;另一方面随着研究生就业双向选择工作的进一步深化以及出国留学、移民的升温,研究生成绩档案亦成为社会及用人单位、国内外选聘优秀人才的重要依据[1]”。现在许多院校并不把大学期间的学业成绩、研究生考试与复试成绩做为研究生毕业的总体依据,缺乏高等教育中成绩的延续性与完整的对照性,给用人单位造成难以总体比较的困惑,只能从单一的成绩来进行选聘人才,缺乏了从整体专业课程、成绩里选用多学科人才。成绩是学习状况的原始记录,在档案中具有依据和凭证作用。
3.3 研究生的学籍档案一直在探索中求进取,不管是新出现什么样新的管理模式、管理方法、管理系统,都是要人在实践中求实它的可取性
方燕的《论研究生培养管理工作更新管理方式》一文中,提到“多年来的管理工作实践证明,规模化、高水平的研究生教育管理离不开计算机和网络。面对招生规模的快速发展,在校研究生数量的增加,我们必须充分利用信息和网络技术,实行研究生教育管理的现代化、信息化、网络化,减少广大管理人员的工作量。[2]”现在在所有高校中,研究生的管理人员最怕的就是无形的工作量加大。充分利用网络,不但工作可以不受地点和时间约束、而且更能利用空间完成自己管理工作。网络数据的充分利用与共享,完善了研究生学籍的管理信息体系,所以网络化、管理系统化成为势在必行的管理方式。学籍档案要实行计算机管理,“将研究生学籍档案完全用计算机管理,对传统的纸质档案将是一次大的变革,这也是一个长期的艰苦的工作过程,还有待于档案工作者开拓思路,大胆创新,为研究生档案管理工作创造光明的前景[3]。”提供更多的现代检索工具,进一步开发利用研究生学籍档案是每个档案工作者和研究生秘书的历史职责,研究生学籍档案的管理制度化、归档规范化、保管现代化,是为了利用者充分利用现代化检索手段来提高“查全率”和“查准率”,为社会公众服务。
3.4 具体归档范围
制定严格的归档制度和范围,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案实体分类法》等有关法规文件,确定研究生学籍档案的归档范围。并将其纳入研究生处与基层单位的研究生秘书的职责范围之内,应做到档案内无重复性。对一些不入档的考试试卷、考核论文等只做为基层培养单位依据保存,对立卷后档案袋内的学籍档案一定要收集齐全、完整。
4 创新服务方式
目前,各高校学籍档案的利用还是处于被动服务状态,主动服务意识不强,除了以上提到的,还应加强优秀论文在网络上的共享、历届考试试题参照查询,借鉴兄弟院校研究生档案开放式管理经验,实现档案工作重心的转变。“档案工作是一项服务性的工作,这一点是档案工作最显著的特点,档案界越来越看到其重要性,把服务质量的好坏作为衡量档案工作的一个重要标志,把为社会实践服务提高到档案工作赖以存在和发展的基础这样一个高度来认识,并从利用的角度来考虑档案整理工作[4]。”为教学制定、教学管理措施、改进教学方法和提高教学质量提供信息服务。应建立院、系一级学籍档案数据库,设置一定的进入权限,以便学校研究生管理部门和社会查询利用和监督。
研究生学籍档案管理是个即重复又细致的工作,它不仅是教学管理者也是教学服务者,所以增强服务意识来贯穿整个管理过程中,所以提高业务水平、加强自身修养才能成为一名合格的管理者。
参考文献
[1] (见《档案与建设》2005年第6期第24页卞清的《高校研究生成绩档案利用的现状及对策》).
[2] (见:成都大学学报―教育科学版2007年5月第五期23页方燕的《论研究生培养管理工作更新管理方式》).
[3] (见《北京档案》2001年第10期王京燕的《研究生学籍档案管理工作思考》).
[4] (见《北京档案》2001年第10期白巍的《立卷改革探究》).
【关键词】研究 学籍管理 改进措施
【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1009-9646(2008)11(a)-0056-02
在我国教育体系中研究生教育是最高层的教育,它肩负着为国家现代化建设培养高素质、创造型人才的重任。研究生在读期间,学籍管理包括众多内容,如:学业期间的考试成绩、期中考核、研究成果、实习报告、开题报告、论文送审、答辩、学位论文、学位授予等原始的记录,构成了学籍档案中的主要内容。每个高校研究生管理部门均设有兼职档案人员负责研究生学籍档案的收集、归档、移交等工作,学校档案馆则对研究生学籍档案进行编目、排架、保管利用。这就构成了一个研究生学籍档案网络,在这个网络中以培养单位为基础树杆,而形成一个学籍档案管理系统,为教学规律研究和教学质量的提高提供参考依据。
1 学籍档案管理的重要性:
研究生学籍档案是每个研究生专业教学过程中全部的原始记录,它是教学管理和教学实践中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料,也是教学、科研重要的资源。如果遭受损失与破坏就很难恢复它历史的原貌,从而失去它的利用和参考价值,从档案属性看,就是失去了它的原始性、信息性、知识性和价值性。因此最大限度地保存和延长档案寿命是档案管理工作者不可推卸的责任,也是每个研究生导师和研究生与从事研究生管理教育工作人员的义务。在学籍档案里的研究生成绩档案是研究生在校学习期间最原始的档案纪录,目前,无论是在校研究生的期中考核、论文开题报告、奖学金评审、论文申请答辩都需要把它做为凭证与依据,纳入学籍档案中,这样有利于教学经验的总结及教学改革的开展,促进教学管理水平提高。也对以后的用人单位选聘、出国留学、人才流动等提供可靠的,必不可少的材料依据。
2 研究生学籍档案的建立
基层培养单位(院、系)在研究生学籍档案管理中基本上是受校研究生院(处)下的招生、培养、学位授予等部门引导和指派管理下进行研究生管理工作及研究生档案的收集、录入、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索来提供给校方档案室,便于利用与编研,所以基层培养单位是学籍档案建立的创建者。
院(系)层面上研究生档案管理工作的内容及工作的一般流程,基本上是以每位研究生个体为立卷单位, 按照时间流程进行档案立卷工作,初始学籍档案卷宗的建立。
文件档案的建立与管理在教学实践中形成了种类繁多的文件档案,包括研究生教学方案、中期考核、开题报告、实习方案、考核成绩等教学相关材料,根据学校教学档案管理规章制度和普通高校研究生教学评估需要,将文件档案按教学轨道进行整理归档,在原有文件档案的基础上建立完整的文件档案卷宗。
研究生学籍档案管理一般流程是:
(1)研究生的调档:新生报到前由研究生秘书邮寄“调档函”,对于未能及时反馈的档案,后续收到后,存档。
(2)学籍档案的建立与管理:新生到校外后,1)建立研究生立卷,将入学前档案、录取成绩、复试成绩、协议书、体检表装入档案;2)将研究生入学录取登记表、教学方案装入档案袋;3)读研期间各种奖励证书的复印件、研究生阶段考评鉴定表、论文开题报告装入档案;
(3)研究生学籍档案的形成:研究生秘书于每年6月份整理毕业生档案。档案袋包括:研究生录取登记表;入学前档案;体检表;研究生入学登记表;研究生中期考核表;研究生成绩单;实践情况;教学科研情况;研究生在校期间的获奖或处分材料;思想总结;研究生学位申请书;授予学位审批表(含专家意见);毕业证书、学位证书(限定向、委陪);毕业研究生登记表;
(4)毕业生档案的邮寄、存档
根据流程,首先向拟录取考生所在单位、学校、人事部门寄发调档函,接受该生的档案材料,为立卷工作做好初始准备工作。
其二、按专业分类初建档案袋,制定归档目录,并将录取登记表及入学成绩、复试成绩入档案袋,以求其的完整性(在了解过程中,许多学校并没做到这点)。我认为这点在以后研究生的学习过程中做为参照性很有必要,从入学成绩到毕业成绩来贯穿整个成绩来反映该生的学习、研究的进步状况以及奖学金的评定是必不可少的原始材料之一,所以我认为这点的重要性是初建学籍档案的关健,应纳入立卷范围内。
其三、将研究生所形成的新材料如:入学登记表、学籍表、体检表、协议书、培养方案进行归档。再往下的考试(考核)成绩(成绩档案:每学期原始成绩、重考成绩及最后汇总成绩)、教学实践情况考核表、中期考核表、论文的开题报告所形成的审核表、奖惩记录、毕业论文申请、论文盲审所形成的审批意见表、答辩后而形成的决议、学位的申请,最后形成的成绩单完成后,再次全面核查档案的完整性,需要导师签字、教学组长签字、基层领导签字(盖章)及研究生处学位办的确认盖章,形成该生的学籍档案。
其四、充分利用现代化检索手段,学籍档案要实行计算机管理,对完成后的所有纸质档案进行电子化处理,可入学籍管理系统、学位采集系统,以便于嵌入到信息管理系统中。档案材料中应录入学号、姓名、专业、班级、证书编号、论文、研究生论文题目、指导教师的关键词等检索条件 ,以提高查全率和查准率。以纸质档案装订成册,核查无误后移交校档案部门。妥善保管学籍档案是于利用。查阅量大、次数多、复印光照对纸质的寿命影响,常会影响档案的保存。所以除了加强传统纸质档案的保护外更应利用检索系统,尽量提供电子文件给查阅者。
3 在研究生学籍管理工作中的建议和想法
在基层工作的研究生秘书一般都是设置一人或身兼秘书职位,在面对研招办、培养部门、学位部门、专业学位等多部位的领导与指派工作,还要身兼本单位领导所指派的各项任务,造成任务量大、工作头绪多,对多层的领导的指令,难免在工作上形成些条理混乱与重复工作现象,为此在研究生学籍管理当中,笔者认为就研究生学籍管理一些工作值得商榷与改进。
3.1 研究生的立卷工作
在研究生入学过程中应首先对新生在新生教育的几天过程中,除让本人填写“入学登记表”、“教学计划登记表”的同时,相应同时提供新生本人信息的电子文本便于形成“初始立卷”阶段.在以前形成研究生新的材料时,多是填写完登记表就算完成入学前任务,无形中把大量的工作及文字输入工作留给了培养单位(研究生秘书),形成挤压。使以后的数据库的录入、学位管理系统的输入都会造成滞后。
目前就立卷一直沿用老方法,不能充分发挥现有档案存贮介质的优势。各高校可建立学籍档案数据库,论文采用电子文件归档来减少空间,更多地方便利用者。
3.2 原始档案的建立力求完整性、原始性、与真实性
研究生成绩档案是记载研究生课程学习的原始凭证,是研究生学籍档案中的重要组成部分。它的收集和形成贯穿整个研究生培养过程中。如果在研究生新生入学登记表中,设置研究生入学考试成绩与复试成绩一栏,这样就形成了调档函里的本科生阶段的成绩与研究生入学考试成绩、复试成绩,再往下的研究生阶段学业成绩结合为一体,构成了以后用人单位、资源利用的合理性。“研究生成绩档案利用价值主要涉及两个方面:一方面是为高校培养和选拔特殊人才服务;另一方面随着研究生就业双向选择工作的进一步深化以及出国留学、移民的升温,研究生成绩档案亦成为社会及用人单位、国内外选聘优秀人才的重要依据[1]”。现在许多院校并不把大学期间的学业成绩、研究生考试与复试成绩做为研究生毕业的总体依据,缺乏高等教育中成绩的延续性与完整的对照性,给用人单位造成难以总体比较的困惑,只能从单一的成绩来进行选聘人才,缺乏了从整体专业课程、成绩里选用多学科人才。成绩是学习状况的原始记录,在档案中具有依据和凭证作用。
3.3 研究生的学籍档案一直在探索中求进取,不管是新出现什么样新的管理模式、管理方法、管理系统,都是要人在实践中求实它的可取性
方燕的《论研究生培养管理工作更新管理方式》一文中,提到“多年来的管理工作实践证明,规模化、高水平的研究生教育管理离不开计算机和网络。面对招生规模的快速发展,在校研究生数量的增加,我们必须充分利用信息和网络技术,实行研究生教育管理的现代化、信息化、网络化,减少广大管理人员的工作量。[2]”现在在所有高校中,研究生的管理人员最怕的就是无形的工作量加大。充分利用网络,不但工作可以不受地点和时间约束、而且更能利用空间完成自己管理工作。网络数据的充分利用与共享,完善了研究生学籍的管理信息体系,所以网络化、管理系统化成为势在必行的管理方式。学籍档案要实行计算机管理,“将研究生学籍档案完全用计算机管理,对传统的纸质档案将是一次大的变革,这也是一个长期的艰苦的工作过程,还有待于档案工作者开拓思路,大胆创新,为研究生档案管理工作创造光明的前景[3]。”提供更多的现代检索工具,进一步开发利用研究生学籍档案是每个档案工作者和研究生秘书的历史职责,研究生学籍档案的管理制度化、归档规范化、保管现代化,是为了利用者充分利用现代化检索手段来提高“查全率”和“查准率”,为社会公众服务。
3.4 具体归档范围
制定严格的归档制度和范围,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案实体分类法》等有关法规文件,确定研究生学籍档案的归档范围。并将其纳入研究生处与基层单位的研究生秘书的职责范围之内,应做到档案内无重复性。对一些不入档的考试试卷、考核论文等只做为基层培养单位依据保存,对立卷后档案袋内的学籍档案一定要收集齐全、完整。
4 创新服务方式
目前,各高校学籍档案的利用还是处于被动服务状态,主动服务意识不强,除了以上提到的,还应加强优秀论文在网络上的共享、历届考试试题参照查询,借鉴兄弟院校研究生档案开放式管理经验,实现档案工作重心的转变。“档案工作是一项服务性的工作,这一点是档案工作最显著的特点,档案界越来越看到其重要性,把服务质量的好坏作为衡量档案工作的一个重要标志,把为社会实践服务提高到档案工作赖以存在和发展的基础这样一个高度来认识,并从利用的角度来考虑档案整理工作[4]。”为教学制定、教学管理措施、改进教学方法和提高教学质量提供信息服务。应建立院、系一级学籍档案数据库,设置一定的进入权限,以便学校研究生管理部门和社会查询利用和监督。
研究生学籍档案管理是个即重复又细致的工作,它不仅是教学管理者也是教学服务者,所以增强服务意识来贯穿整个管理过程中,所以提高业务水平、加强自身修养才能成为一名合格的管理者。
参考文献
[1] (见《档案与建设》2005年第6期第24页卞清的《高校研究生成绩档案利用的现状及对策》).
[2] (见:成都大学学报―教育科学版2007年5月第五期23页方燕的《论研究生培养管理工作更新管理方式》).
[3] (见《北京档案》2001年第10期王京燕的《研究生学籍档案管理工作思考》).
[4] (见《北京档案》2001年第10期白巍的《立卷改革探究》).