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【摘 要】 本文从高校新建工程基建档案的内容及其重要性入手，重点介绍了笔者长期从事工程项目管理工作中形成的一套基建档案电子化管理方法，提供给大家交流和探讨。
【关键词】 高校；基建档案；电子化管理
一、引言
高校新建工程基建档案是指在工程建设过程中产生形成的有保存价值的文字图表及声像载体材料等，它真实记录并反映了工程项目从项目立项到竣工验收的全过程。如何收集、维护、管理好基建档案，是高校基建管理部门必须重视的问题，对学校的建设与发展具有非常重要的意义。基建档案，它不仅服务于今天，更有利于未来。笔者不是专职的档案管理人员，本文以一个建设单位工程项目管理人员的身份，结合自身多年高校新建工程项目管理的经验对基建档案的电子化管理进行论述。
二、高校新建工程基建档案内容及重要性
高校基建档案包括土地、工程建设、水电气管网、园林绿化、人防与消防工程等内容。其中，工程建设档案所占比重最大，也最具代表性，本文以新建工程的基建档案为重点展开论述。
高校的新建工程绝大部分属于国有资金投资项目，工程项目从立项开始到竣工验收经过一系列的建设流程，档案的内容涵盖工程建设的全过程，从大的方面来说，有以下内容：立项报告及批准文件、可行性研究报告及批准文件、初步设计及概算和批准文件、地质勘察报告、各类设计文件及审查合格文件、规划施工报建及批准文件、工程招投标文件、工程合同、竣工验收资料、工程质量保证书、工程造价文件等。
工程建设涉及设计、勘察、施工、监理、建设单位（及代建单位）以及建设单位的上级主管部门和其他政府相关审批部门，一套完整的工程建设档案内容是相当复杂的。建设单位作为工程项目管理的主体，不但要做好自身的档案收集整理工作，还有责任督促各参建单位提交完整的关于工程设计、施工及质量验收合格的资料。新建工程档案的重要性主要体现在以下几方面：
1）法律法规的要求：《建设工程文件归档整理规范》要求，建设单位应当在工程竣工验收后三个月内，向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案。凡建设工程档案不齐全的，应当限期补充。
2）财务、审计、监督的需要：高校的工程项目多为政府投资项目，其工程价款的结算须经政府财政部门审核，受政府监督部门的监督。备有一套完整的基建档案，既是便于上级部门的工作和审查，也是对基建管理人员的一种自我保护。
3）项目运行维护的需要：工程地质资料和施工设计图纸可为日后的维修、改造、扩建提供可靠的依据，档案齐全将大大节省时间甚至节约可观的费用，经济效果十分明显。
三、高校新建工程基建档案电子化管理方法
笔者近四年作为工程主要管理人员承担了十余项新建工程的管理任务，工作内容涉及项目立项，规划、施工报建，招投标，施工过程的监督管理及竣工验收整个过程，在实践中形成了一套基建资料的电子化管理方法。
1、档案的电子化
现代工作中，计算机辅助是必不可少的。工程领域中手工画图的时代早已不复存在，基建档案管理也绝不能停留在仅仅依靠翻查档案袋查阅资料的时代。将各类资料以电子文档的形式存储于电脑中永久保存，分为两种情况：
1）纸质文件对应的电子版本，如：咨询单位编制的可行性研究报告、环境影响评价报告、地质勘查报告、雷击风险评估报告、概算文件、工程量清单等；设计单位编制的初步设计、施工图、节能评估报告等，以其原始格式进行保存。
2）没有电子版本的，如：行政主管部门的批复文件、审查合格书等，通过扫描转化成PDF或JPG文件进行保存。
借助于计算机强大的搜索功能可以实现档案资料的快速取用，节约成本且大幅提高效率的同时，又大大降低了查阅取用纸质档案的频率，对纸质档案也起到了保护的作用。
2、分类与排序
文件齐全、分类准确、特征鲜明、方便管理是基建档案分类和排序的基本目标。工程建设是按照特定的程序开展的，各个环节之间有一定的独立性，又相互联系。笔者按照以下方法进行分类建档：首先各个项目独立创建文档，每项工程根据工程实施的流程划分为几大阶段，此为一级目录，目录下再根据具体内容设置二级、三级文件夹目录进行分类。各文件夹中存放该事项的申请材料、批准文件及相关资料。这种分类方法，目录结构非常清晰，管理起来也比较方便，但是要求对工程知识有一定深度的了解。下面列举了部分目录结构截图，限于篇幅，并未展开全部目录。需要特别说明的一点，下图出现的“0、质量监督”，编号0的设置是由于该编号事项是后续编号1事项的前置条件，因而由此排序。
3、文件的命名
在工程管理过程中，很多管理人员往往仅意识到档案的收集，但项目结束前很少进行整理。新建工程项目的时间跨度较长，一般项目1～2年，大型项目则需要2～3年或更长时间，资料的日常整理与检查对保证档案的完整性是很有必要的。笔者在平时的管理工作中非常重视资料的定期检查整理，分类保存纸质文件，并对电子化文件采用统一的命名格式“8位日期+文件名称+文号”（如下图），文件可以自动按时间顺序排列，同时也便于通过检索关键词查找指定文件。
4、同步进行数据备份
电子化文件大大提高工作效率的同时，其数据安全性却存在较大的隐患。一旦计算机软、硬件出现故障，对于存储数据的影响很可能是毁灭性的。笔者曾经遇到过质保期内的硬盘出现故障，存储数据无法读取，得益于笔者良好的备份习惯，档案资料得以挽救，如果没有备份，资料即使能够恢复，花费的代价也不低。
笔者备份工作是这样进行的：原始数据存放在办公电脑上，同时在大容量移动U盘上存有一份完全相同的数据，即作为备份，又方便移动办公。由于文件资料经常会有修改补充，对于变化的部分笔者会再复制一份到单独的文件夹内，U盘与主电脑连接时就相互更新，这项工作基本每天都做，以保证数据同步进行备份。
5、困难与建议
基建档案的电子化管理过程中也存在一些困难：
1）对管理人员的综合素质要求较高，熟练应用计算机和常用软件是最基本的要求，熟悉打印、掃描、声像编辑处理，简单操作AutoCad、天正建筑等工程制图软件都是必要的。此外，要对工程建设的全过程有一定深度的了解，这点很多工程技术人员都不容易做到。针对这个问题，高校应注重引进一些建筑工程与计算机专业的复合型人才，使基建管理人员的构成更加合理化，加强对基建管理人员综合能力的培养，通过适当的机制激励管理人员提高自身素质。
2）普通扫描仪速度较慢，一般的文件可以应付，对于页码很多的文件，扫描录入效率太低。而高速扫描仪的采购价格不低。另外，常规扫描仪仅支持A4规格，工程图纸一般图幅较大，对于没有电子版本，尤其是一些带审批印章的超大图纸，需要图文公司提供扫描服务。因此，投入一定的设备和管理经费是必要的。
3）对于装订成册不便于拆分的文档，手工逐页扫描工作量太大，往往难以全部电子化。对此，应尽可能收集文档的电子版本，确实缺少的，可将该文档封面及目录部分扫描归档。
四、结语
以上所述新建工程基建档案的电子化管理方法，是对笔者多年基建档案收集与管理经验的总结，其中仍然存在值得改进的地方。希望以此为高校新建工程的基建档案电子化管理工作提供一些借鉴，以期为高校的建设管理提供更高效的服务。
参考文献：
[1] 陈淑香. 高校基建档案信息化管理探析. 城建档案 ，2013年第1期
【关键词】 高校；基建档案；电子化管理
一、引言
高校新建工程基建档案是指在工程建设过程中产生形成的有保存价值的文字图表及声像载体材料等，它真实记录并反映了工程项目从项目立项到竣工验收的全过程。如何收集、维护、管理好基建档案，是高校基建管理部门必须重视的问题，对学校的建设与发展具有非常重要的意义。基建档案，它不仅服务于今天，更有利于未来。笔者不是专职的档案管理人员，本文以一个建设单位工程项目管理人员的身份，结合自身多年高校新建工程项目管理的经验对基建档案的电子化管理进行论述。
二、高校新建工程基建档案内容及重要性
高校基建档案包括土地、工程建设、水电气管网、园林绿化、人防与消防工程等内容。其中，工程建设档案所占比重最大，也最具代表性，本文以新建工程的基建档案为重点展开论述。
高校的新建工程绝大部分属于国有资金投资项目，工程项目从立项开始到竣工验收经过一系列的建设流程，档案的内容涵盖工程建设的全过程，从大的方面来说，有以下内容：立项报告及批准文件、可行性研究报告及批准文件、初步设计及概算和批准文件、地质勘察报告、各类设计文件及审查合格文件、规划施工报建及批准文件、工程招投标文件、工程合同、竣工验收资料、工程质量保证书、工程造价文件等。
工程建设涉及设计、勘察、施工、监理、建设单位（及代建单位）以及建设单位的上级主管部门和其他政府相关审批部门，一套完整的工程建设档案内容是相当复杂的。建设单位作为工程项目管理的主体，不但要做好自身的档案收集整理工作，还有责任督促各参建单位提交完整的关于工程设计、施工及质量验收合格的资料。新建工程档案的重要性主要体现在以下几方面：
1）法律法规的要求：《建设工程文件归档整理规范》要求，建设单位应当在工程竣工验收后三个月内，向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案。凡建设工程档案不齐全的，应当限期补充。
2）财务、审计、监督的需要：高校的工程项目多为政府投资项目，其工程价款的结算须经政府财政部门审核，受政府监督部门的监督。备有一套完整的基建档案，既是便于上级部门的工作和审查，也是对基建管理人员的一种自我保护。
3）项目运行维护的需要：工程地质资料和施工设计图纸可为日后的维修、改造、扩建提供可靠的依据，档案齐全将大大节省时间甚至节约可观的费用，经济效果十分明显。
三、高校新建工程基建档案电子化管理方法
笔者近四年作为工程主要管理人员承担了十余项新建工程的管理任务，工作内容涉及项目立项，规划、施工报建，招投标，施工过程的监督管理及竣工验收整个过程，在实践中形成了一套基建资料的电子化管理方法。
1、档案的电子化
现代工作中，计算机辅助是必不可少的。工程领域中手工画图的时代早已不复存在，基建档案管理也绝不能停留在仅仅依靠翻查档案袋查阅资料的时代。将各类资料以电子文档的形式存储于电脑中永久保存，分为两种情况：
1）纸质文件对应的电子版本，如：咨询单位编制的可行性研究报告、环境影响评价报告、地质勘查报告、雷击风险评估报告、概算文件、工程量清单等；设计单位编制的初步设计、施工图、节能评估报告等，以其原始格式进行保存。
2）没有电子版本的，如：行政主管部门的批复文件、审查合格书等，通过扫描转化成PDF或JPG文件进行保存。
借助于计算机强大的搜索功能可以实现档案资料的快速取用，节约成本且大幅提高效率的同时，又大大降低了查阅取用纸质档案的频率，对纸质档案也起到了保护的作用。
2、分类与排序
文件齐全、分类准确、特征鲜明、方便管理是基建档案分类和排序的基本目标。工程建设是按照特定的程序开展的，各个环节之间有一定的独立性，又相互联系。笔者按照以下方法进行分类建档：首先各个项目独立创建文档，每项工程根据工程实施的流程划分为几大阶段，此为一级目录，目录下再根据具体内容设置二级、三级文件夹目录进行分类。各文件夹中存放该事项的申请材料、批准文件及相关资料。这种分类方法，目录结构非常清晰，管理起来也比较方便，但是要求对工程知识有一定深度的了解。下面列举了部分目录结构截图，限于篇幅，并未展开全部目录。需要特别说明的一点，下图出现的“0、质量监督”，编号0的设置是由于该编号事项是后续编号1事项的前置条件，因而由此排序。
3、文件的命名
在工程管理过程中，很多管理人员往往仅意识到档案的收集，但项目结束前很少进行整理。新建工程项目的时间跨度较长，一般项目1～2年，大型项目则需要2～3年或更长时间，资料的日常整理与检查对保证档案的完整性是很有必要的。笔者在平时的管理工作中非常重视资料的定期检查整理，分类保存纸质文件，并对电子化文件采用统一的命名格式“8位日期+文件名称+文号”（如下图），文件可以自动按时间顺序排列，同时也便于通过检索关键词查找指定文件。
4、同步进行数据备份
电子化文件大大提高工作效率的同时，其数据安全性却存在较大的隐患。一旦计算机软、硬件出现故障，对于存储数据的影响很可能是毁灭性的。笔者曾经遇到过质保期内的硬盘出现故障，存储数据无法读取，得益于笔者良好的备份习惯，档案资料得以挽救，如果没有备份，资料即使能够恢复，花费的代价也不低。
笔者备份工作是这样进行的：原始数据存放在办公电脑上，同时在大容量移动U盘上存有一份完全相同的数据，即作为备份，又方便移动办公。由于文件资料经常会有修改补充，对于变化的部分笔者会再复制一份到单独的文件夹内，U盘与主电脑连接时就相互更新，这项工作基本每天都做，以保证数据同步进行备份。
5、困难与建议
基建档案的电子化管理过程中也存在一些困难：
1）对管理人员的综合素质要求较高，熟练应用计算机和常用软件是最基本的要求，熟悉打印、掃描、声像编辑处理，简单操作AutoCad、天正建筑等工程制图软件都是必要的。此外，要对工程建设的全过程有一定深度的了解，这点很多工程技术人员都不容易做到。针对这个问题，高校应注重引进一些建筑工程与计算机专业的复合型人才，使基建管理人员的构成更加合理化，加强对基建管理人员综合能力的培养，通过适当的机制激励管理人员提高自身素质。
2）普通扫描仪速度较慢，一般的文件可以应付，对于页码很多的文件，扫描录入效率太低。而高速扫描仪的采购价格不低。另外，常规扫描仪仅支持A4规格，工程图纸一般图幅较大，对于没有电子版本，尤其是一些带审批印章的超大图纸，需要图文公司提供扫描服务。因此，投入一定的设备和管理经费是必要的。
3）对于装订成册不便于拆分的文档，手工逐页扫描工作量太大，往往难以全部电子化。对此，应尽可能收集文档的电子版本，确实缺少的，可将该文档封面及目录部分扫描归档。
四、结语
以上所述新建工程基建档案的电子化管理方法，是对笔者多年基建档案收集与管理经验的总结，其中仍然存在值得改进的地方。希望以此为高校新建工程的基建档案电子化管理工作提供一些借鉴，以期为高校的建设管理提供更高效的服务。
参考文献：
[1] 陈淑香. 高校基建档案信息化管理探析. 城建档案 ，2013年第1期