高校学生收费内部控制的优化路径

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  摘要:高校学生收费内控管理有助于实现高校预算收入,提高资金使用效率,规避收费风险,是强化高校学生收费内部监管的重要保障,也是规范收费行为、维护国家利益的有效途径。本研究基于流程理论的视角,深入探讨学生收费内部控制的管理目标,并构建高校学生综合收费平台。从内部控制的五要素切入,结合流程理论提出具有实操性的内部控制优化路径,以期能给高校学生收费内部控制的财务管理提供些许借鉴价值。
  关键词:高校财务管理;学生收费;内部控制;流程管理
  引言
  教育对一个国家的经济发展与技术进步有着巨大的推动作用,在1999年召开的全国教育工作会议上,党中央提出了大力发展中国的高等教育,自此,我国高等教育进入了迅猛发展的历史新阶段,它已成为国家科技进步、经济发展的重要支撑。随着高等教育办学体制和教学体制改革的不断深入,我国的高等教育办学规模也在不断扩大,高校学生收费收入也有了较大的增长,目前学生收费已经成为高校收入的重要保障之一。本文从流程理论的视角探讨高校学生收费内部控制的优化路径对保证资金合规、安全、及时入账,提升学生缴费便利度、加强校内各部门共同协作、提高财务管理水平具有重要的现实意义。
  一、流程管理的理论概述
  国内外很多学者对流程都给了相同的定义,即在有明确的开始和终结的前提下,将信息由一个模块传递到下一个,各模块彼此协同达到最终目标的过程,是任何业务高效率低风险运行的载体[1]。早在1993年美国Michael和Jame在《企业再造》中正式提出流程管理理论,通过系统地业务流程再造后不断循环改进发展而来[2]。流程管理可将输入到输出之间所有的业务模块联系起来,使彼此产生协同作用,在业务磨合运行的同时,随时调整流程,通过持续系统地调整提高管理的可控性和规范性,实现业务价值最大化。
  二、高校学生收费内控管理的目标
  COSO内部控制报告中明确内部控制的基本目标是通过识别控制风险从而实现组织最终目标[3]。在此基础上,我们将高校学生收费内控管理的目标分解为以下三点:第一点是合规性。高等教育深化改革使高校学生收费面临巨大考验,只有规范收费行为、加强收费管理、严格执行国家规定的收费项目和收费标准,谨慎从严本着学生自愿原则收取向学生提供的服务性收费和代收费,才能保障学生收费的合规、合法,保障高等教育事业的可持续发展。第二点是安全性。随着社会信息化进程加快,越来越多高校上线学生收费大数据平台,学生通过网银在线支付就能完成学费缴纳。这使得财务数据在不同的网络环境和系统中传递,极易产生信息泄露、资金流失的安全隐患,因此安全性作為主要的控制目标之一。第三点是及时性。学生收费收入占高校收入很大比重,及时足额地上缴行政事业性收费对高校尤为重要。不仅耽误日常教学,也会影响高校全年支出预算执行率。
  三、流程管理适用于高校学生收费的内控管理
  系统规范的流程管理同样适用于高校学生收费的内控管理,高校学生收费管理人员可以运用流程管理找到收费过程中关键环节的风险点,重组流程并持续改进,从而实现高效率的内部控制管理。因此,高校学生收费需要以流程作为中心,建立科学有效的内部控制体系,使学生收费管理从开始到最后整个过程都能顺利地进行,以最低的管理成本实现最大的使用效率。在高校学生收费管理工作中,由于其业务涉及的部门较多,需要增进部门之间的沟通,以与之相关的部门作为一个综合团队进行有效的收费流程管理。目前,在高校学生收费管理中已经大量运用网络平台对学生收费进行管理、利用大数据关注学生收费的收缴执行情况,这为基于流程管理理论对高校学生收费内部控制进行深入的理论研究提供了良好的基础与技术条件。因此,在高校学生收费内控管理工作中引入流程管理理论有利于科学高效、规范有序地实现高校学生收费内部控制的管理目标[4]。
  四、基于流程理论的高校学生综合收费平台构建
  高校学生综合收费平台的构建好坏直接影响到高校学生收费的结果及效率,目前已成为高校建立学生收费内部控制流程管理所要解决的首要问题。平台的构建要以现有的收费模式为基础,梳理各环节内控关键点,将高效率低风险的内控精神嵌入组织结构中去,从而为高校学生收费流程的优化提供坚实的实践基础[5]。目前大多数高校的学生收费系统都是独立的,无法与财务之外的其他管理部门交互信息,随着会计信息化进程地不断深入,各大高校急需根据自身条件建立一套集学生信息系统、住宿系统、助贷系统,以及收费系统和账务系统为一体的综合收费平台,实现全校各部门信息共享,从制度和源头上确保实现高校学生收费的内部控制目标,更重要的是提高了高校学生收费的信息化程度和管理效率。
  基于流程管理理论,本文从输入、活动、流程的承担者、流程的实现方式和输出这五大流程基本要素来构建高校学生综合收费平台模型,如图1所示。
  综合收费平台的流程是由各部门准确、及时的更新本部门收集的学生信息,通过综合收费平台将数据传输到收费系统,由计财处接受后生成并复核收费信息,进而通过线上(网银在线支付、支付宝、微信)线下(银行批量扣款、POS机刷卡、现金)的收费方式收费。收费成功的打印收据、失败的催缴直至成功,在学生缴费信息生成后即时分析收费情况报表并通过平台传递给各部门的信息需求者,从而使得高校的收费管理更加高效及时,规范准确。在此,可以将取得学生收费信息作为起点,分析收费情况作为终点,这样就体现了流程定义中“流程是一个有始点和终点”这一说法。高校在不断提高内控效率完善综合收费平台的同时,也要注意规避网络信息传递的安全风险。
  五、高校学生收费内部控制的优化路径
  (一)创造良好的学生收费内控环境
  良好稳定的内控环境是高校实施学生收费内部控制的前提,决定着高校学生收费工作的管理水平,必须做好高校学生收费工作的内控环境建设。
  1.完善学生收费内控制度。高校收费内控工作组应将历年来上级部门出台的各项收费文件、相关政策汇编成册,在此基础上,制定适合自己学校的学生收费制度、流程,并根据需要随时修订,从而形成完整的学生收费内控制度体系。   2.全员重视学生收费工作。高校从主管领导到各部门与收费相关人员,要本着积极认真、高度重视的心态开展学生收费工作。高校收费内控工作组每月召开例会,分析总结计财处上报的收费情况报表,统筹安排,合理规划,规范管理,确保各项学生收费足额、及时、有效收缴。
  3.科学设置组织形式,合理设置收费岗位。高校应分业务层、管理层和监督层来设置组织结构,明确不同层级职责权限,使每个层级间彼此制衡,避免权责过于集中,实现学生收费各部门的内部牵制,形成坚固的、有效的内控组织体系,详见表1。
  同时,要科学合理的设置层级内部岗位,明确其职责和权限,形成协同制约的机制。财务处应该分设学生收费员、收费管理员和票据保管员[6],收费员负责生成收费信息、收费、开票;收费管理员负责收费标准的输入、收费操作的复合、权限设定、数据备份等事项;票据保管员负责收费票据的购入、使用登记等,确保开票类型与收费项目一致、开票金额与账务系统入账金额一致[7]。收费员与收费管理员属于不相容岗位,应该相互分离;票据保管员不得使用票据;开票、收款不得一人完成。通常,高校应严格遵循不相容岗位相分离的内控要求,但是,部分高校也可以从成本效益角度出发,结合实际工作量大小来设置岗位数,但监督层必须定期对学生收费业务层人员采取抽查、对账等替代性控制措施,避免其串通舞弊。
  4.由于高校学生收费工作政策性强、工作烦琐,要求财务人员要熟悉国家政策法规,能灵活运用这些政策法规处理学生收费业务,有一定的人际交往能力,有责任心、办事效率高等特点,同时高校还要注重对学生收费管理人员的培训,不断提高他们的业务素质和工作胜任能力。只有控制好学生收费内控的每一个环节,才能实现内部控制有效性。
  (二)建立学生收费风险评估机制
  要及时建立风险预警体系,严密监控各环节可能出现的新的收费风险。充分考虑影响学生收费的内部因素和外部因素,运用定性定量相结合的技术评估风险的重要程度。在梳理现有业务流程及关键风险点的同时,也要预测未来可能发生的风险。运用多种风险应对措施,尽可能减小剩余风险。在此基础上,建立风险预警体系,学生收费业务层人员开展持续性监控,管理层或监督层负责专项评价。监督层定期对各系及业务层的风险管理实施情况进行考核,并将结果报送收费内控工作组。
  (三)制定学生收费内控措施
  1.减免 、退费要有严格的授权审批制度。学生收费作为高校收入的重要保障,上缴的时效性十分重要,对于减免学费和退费的条件和标准,高校必须明确加以规定。
  2.建立收费报表制度和收费对账制度,财务部门应当定期检查收费项目和标准是否与规定相符。每日核对收费系统与账务系统的收费数据,每月初分析上月收费情况报表,供相关业务部门和收费内控工作组参阅。
  3.建立欠费催缴与惩罚机制。教务处、研究生部要及时查看综合收费平台上学生欠费情况,定期请各系辅导员催促欠费学生缴费。对欠费学生进行分类管理,既要从思想上引导,也要进行制度和管理上的约束。助学贷款系统中注册的家庭困难学生可申请绿色通道,只缴纳学费金额与申请助学贷款金額的差额;故意欠费的学生则应该采取取消奖助学金评选资格、扣减学分、暂停选课等措施来督促交费。
  (四)加强高校学生收费信息与沟通
  1.计财处与各部门间的沟通。高校学生收费工作涉及面广,不是财务处可以独立完成的,各部门间相互配合沟通程度直接影响学生收费工作的效率。学生学籍和住宿等变动都直接影响到收费金额的变化,财务处必须在综合收费平台上,对相关部门提供的准确信息及时修改并复合学生收费标准,使收费系统数据与之保持一致。才不会造成少收、漏收情况发生。
  2.计财处与学生间的沟通。大多高校的学费扣缴采用银行批量扣款,但经常会因为学生银行卡挂失、补卡更换银行卡号码未及时告知财务处等原因,造成扣款失败,增加工作量。所以在收费之前一定要做好宣传和公示,不仅在宿舍、食堂、教学楼、计财处外公告栏张贴公告,还要在微信公众号、综合收费平台上发送消息给每位学生,扩大公告覆盖面,以此来达到提高政策透明度和公示力度的目的,流程见图2。
  3.各部门与学生间的沟通。学生管理部门和各系辅导员可以通过收费系统同步到综合收费平台的数据随时查阅学生缴费、欠费信息,及时的督促未缴费学生完成学费的补缴工作,加快学校收费工作的进程。
  (五)健全高校学生收费监督体系
  学校应建立完善的监督体系,成立独立的监督管控机构——学生收费内控工作组,指导内部审计和外部审计开展监管工作,如图3。
  1.学生收费内控工作组要明确各监督主体的职责分工,建立配套的监督制度,面向家长和学生开放投诉渠道,鼓励他们举报收费中违规舞弊的问题。对违反规定私自增加收费项目、提高或者降低收费标准、扩展收费范围、不执行收费公示制度以及收缴工作管理不当、收费票据不合规等违规违纪行为进行重点检查,落实整改,建立责任追究机制。
  2.充分发挥校内审计处的作用,核查收费系统与账务系统的一致性[8],对收费业务的真实性、正确性进行审查和评价,发现问题并及时纠正,以减少损失。通过内部审计对学生收费管理的各个环节进行监督和控制,同时,对相关院系进行监督和抽查,以实现对学生收费的事后监督作用。
  3.强化外部审计的作用,利用第三方事务所寻找收费环节的盲点,配合校内审计处评价学生收费内控体系的有效性,关注收费流程中信息的有效沟通,与内部审计交流协作,更好地实现其监督制衡的作用。
  为达到学生收费内部控制管理的目标,将流程管理理论应用到构建以财务处为核心的高校学生综合收费平台中,通过循环的收费流程找到学生收费的关键内部控制点,并以此为基础提出学生收费内控的优化路径:良好的内控环境和内控措施以及健全的风险评估机制和监督体系是高校学生收费管理流程有序进行的根本保障,只有不断加强高校各部门的信息与沟通,才能真正形成高校学生收费内部控制管理的良性局面。
  参考文献:
  [1]MichaelHammer.Reengineeringwork:don’tautomate,obliterate[J].HarvardBusiness Review,1990(4):104-112.
  [2]张志刚、黄解宇.流程管理的当代趋势[J].现代管理科学,2008(1):88-90.
  [3]陈纪南、王怡.基于流程管理的高校财务会计制度优化研究[J].行政事业资产与财务,2017(1):56-57.
  [4]张兆亮、赵鸿雁.COSO报告对我国高校内部控制构建的启示[J].长春理工大学学报(社会科学版),2011(3):86-88.
  [5]周莉.高校收费内部控制中的问题及对策[J].河南科技学院学报,2013(9):16-19.
  [6]戴静.财务共享服务体系的优化设计研究[J].经营管理者,2016(12):43.
  [7]马淑英.高校计算机网络收费内部控制的研究[J].会计之友,2013(20):108-109.
  [8]康青红、贺伟.浅谈高校收费内部控制要素建设[J].财会通讯,2011(11):153-154.
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