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摘 要：档案信息资源作为社会信息资源的重要组成部分，已深入到社会活动的每一个角落。档案信息化建设受到重视，已成为信息时代档案工作者面临的重要课题和发展契机，本文分析了加强档案数字化管理的几方面意义。
关键词：档案管理；数字化；意义
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存儲技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
档案管理数字化建设的过程，要按照档案管理部门的统一规划，统一领导，统一组织，在档案管理的过程中，分步骤、分阶段、分层次实现数字化，是为档案信息资源进行现代信息技术提供利用的有效载体。它能有效改变和革新档案管理模式，改变原来的以档案实体保管和利用的现状，升级为档案信息的数字化提供存储服务为重心，从而使档案管理在实际的应用中逐步走向正规化、信息化、网格化、大众化。当然，档案管理者的专业知识，梯队结构，以及促进档案管理者的业务素质，对于提升档案管理者的专业水平，提高纸质化档案的利用方式，都有极为重要的现实意义。
1高效便捷，易于管理
档案管理数字化是将档案管理与现代电子技术相结合，将纸质的档案转化为数字档案，在电脑中进行存放。由于数字档案其存放于电脑之中，以电子数据信息的形式存在，因此数字档案仅占有虚拟空间，而不占据实体空间，这就有效的减小了工作人员在进行档案查询与整理过程中的困难，降低了工作人员的工作量。又由于电脑系统在查询，搜索等方面具有一定的优势，因此在进行档案查找与编辑的过程中，可以有效的减少档案管理人员的工作时间，提高了档案管理的工作效率。
2系统严密，安全性高
传统纸质档案由于数量巨大，占地面广，因此在进行档案管理的过程中经常会由于管理过程中的疏漏造成档案信息的外泄或者档案的丢失与损毁，使得档案管理的质量下降，并对事业单位中工作人员的个人隐私造成影响。对档案管理进行数字化管理后，工作人员可以通过电脑技术的应用，建立起有效的电子档案管理系统，并针对档案的重要性设立不同层级的安全保护措施。
3档案数字化建设是信息时代的必然产物
当今人类社会已迈入了信息时代，计算机网络技术的迅猛发展和广泛应用，正深刻地影响着社会的各个领域，改变着人们的生活、工作和学习方式。信息化浪潮的冲击，同样也给档案工作带来了新的契机，使得档案数字化逐渐被提上日程。随着办公自动化水平的不断提高，无纸化办公已成必然趋势，由此形成了大量的数字化档案，档案管理必须从传统的实体管理向信息化管理方向发展，才能满足时代发展的需求。因此，档案数字化是信息时代的必然产物，档案数字化管理较之传统的实体档案管理，有着无可比拟的先进性和时效性，它将分散于不同载体、不同地方的档案信息以数字化的形式存储，以网络化的方式连接，实现了档案信息资源的及时利用与共享。
4优化了管理者知识结构和队伍结构
人类进入信息社会，信息技术向各个领域拓展与渗透，涉及的领域也越来越宽，档案管理行业也不例外。传统纸质材料在管理和使用过程中存在诸多不利因素，借助信息数字化在社会各领域的拓展，档案归档的材料由原始的纯纸材料向多样化发展，如磁盘、光盘、录像带、彩色照片等，而磁盘、光盘、彩照、录像带等归档材料易受潮、受损、管理工作更是不容忽视。數字化档案管理要求档案管理人员必须加强学习，更新专业知识，使专业知识和管理知识相互渗透，互为补充。如何使现有的管理人员适应档案数字化管理这一新事物的要求，使从事档案管理人员既有档案管理方面的知识，又懂得并掌握计算机信息管理等方面的技术技能。目前各档案部门一是要有针对性的吸纳专业型的人才充实到档案队伍中来，如掌握计算机软、硬件技术或数字通讯技术，接受过大学教育的档案管理人才。二是加大教育投入，培养一批既能熟练计算机技术和信息、网络技术，又热爱档案事业的专门人才，以满足电子档案管理的需求。三是抽调一部分档案管理人员，进行电子档案基础知识、计算机管理技术、数字通信技术的强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的技能，解决人才缺乏的现状，优化管理者知识结构，改善管理者队伍结构，提高管理者综合素质。
5改善对原纸质档案的保护利用
人类社会的发展与变革，靠什么来传承其中优秀的文化呢？唯有通过保存其活动痕迹。在我国传承下来的各类书籍、重要文献，种目庞大，价值无限。例如，唐、宋、元、明、清等朝代就留下了大量的珍贵档案，传承下来的历史图书、重要文献更是数不胜数，这些都是不可再生的无价之宝，它不仅传承着中华民族的优秀文化，更书写着五千年的悠久历史。要求我们务必严格认真地对待，千方百计地完整记载、保存和传承。不管是竹简、布匹，还是后来的纸质材料，要想达到长期乃至永久保存的目的，唯有通过数字化管理才能实现。例如，把重要的文献资料通过计算机来进行技术处理，通过制作不同类别的“副本”用来科研学习，而保持原件的“原汁原味”，便可有效防止经常“被动”而导致破损。经过现代信息技术处理以后的档案，能大大降低“原件”的使用安全风险，而“副本”的作用就可以发挥到最大化。通过利用计算机网络技术的桥梁，一件“副本”的电子影像文献资料能满足所有需求者来实现共享，世界各地都可以方便快捷地查阅，交流。单单从技术层面上讲，通过网络共享文件，查阅者可以不用跑到档案馆，只需通过一台连接网络的计算机就可以找到自己需要的文献资料，再也不受时间、空间的限制。
伴随着网络信息化步伐的加快，档案管理的数字化优势表现的更加明显，意义更加凸显。我们一定要把网络信息技术的优势发挥最大化，为我国的档案管理事业探索出一条新路子，以便更好地保存、管理、传承、发扬好中华民族的“重要宝藏”。
参考文献：
[1]李梅珍.浅谈档案管理在信息化时代的意义[J].甘肃科技，2013（4）.
[2]刘庆鹏.关于电子文件归档的几点思考[J].榆林学院学报，2011（2）.
关键词：档案管理；数字化；意义
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存儲技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
档案管理数字化建设的过程，要按照档案管理部门的统一规划，统一领导，统一组织，在档案管理的过程中，分步骤、分阶段、分层次实现数字化，是为档案信息资源进行现代信息技术提供利用的有效载体。它能有效改变和革新档案管理模式，改变原来的以档案实体保管和利用的现状，升级为档案信息的数字化提供存储服务为重心，从而使档案管理在实际的应用中逐步走向正规化、信息化、网格化、大众化。当然，档案管理者的专业知识，梯队结构，以及促进档案管理者的业务素质，对于提升档案管理者的专业水平，提高纸质化档案的利用方式，都有极为重要的现实意义。
1高效便捷，易于管理
档案管理数字化是将档案管理与现代电子技术相结合，将纸质的档案转化为数字档案，在电脑中进行存放。由于数字档案其存放于电脑之中，以电子数据信息的形式存在，因此数字档案仅占有虚拟空间，而不占据实体空间，这就有效的减小了工作人员在进行档案查询与整理过程中的困难，降低了工作人员的工作量。又由于电脑系统在查询，搜索等方面具有一定的优势，因此在进行档案查找与编辑的过程中，可以有效的减少档案管理人员的工作时间，提高了档案管理的工作效率。
2系统严密，安全性高
传统纸质档案由于数量巨大，占地面广，因此在进行档案管理的过程中经常会由于管理过程中的疏漏造成档案信息的外泄或者档案的丢失与损毁，使得档案管理的质量下降，并对事业单位中工作人员的个人隐私造成影响。对档案管理进行数字化管理后，工作人员可以通过电脑技术的应用，建立起有效的电子档案管理系统，并针对档案的重要性设立不同层级的安全保护措施。
3档案数字化建设是信息时代的必然产物
当今人类社会已迈入了信息时代，计算机网络技术的迅猛发展和广泛应用，正深刻地影响着社会的各个领域，改变着人们的生活、工作和学习方式。信息化浪潮的冲击，同样也给档案工作带来了新的契机，使得档案数字化逐渐被提上日程。随着办公自动化水平的不断提高，无纸化办公已成必然趋势，由此形成了大量的数字化档案，档案管理必须从传统的实体管理向信息化管理方向发展，才能满足时代发展的需求。因此，档案数字化是信息时代的必然产物，档案数字化管理较之传统的实体档案管理，有着无可比拟的先进性和时效性，它将分散于不同载体、不同地方的档案信息以数字化的形式存储，以网络化的方式连接，实现了档案信息资源的及时利用与共享。
4优化了管理者知识结构和队伍结构
人类进入信息社会，信息技术向各个领域拓展与渗透，涉及的领域也越来越宽，档案管理行业也不例外。传统纸质材料在管理和使用过程中存在诸多不利因素，借助信息数字化在社会各领域的拓展，档案归档的材料由原始的纯纸材料向多样化发展，如磁盘、光盘、录像带、彩色照片等，而磁盘、光盘、彩照、录像带等归档材料易受潮、受损、管理工作更是不容忽视。數字化档案管理要求档案管理人员必须加强学习，更新专业知识，使专业知识和管理知识相互渗透，互为补充。如何使现有的管理人员适应档案数字化管理这一新事物的要求，使从事档案管理人员既有档案管理方面的知识，又懂得并掌握计算机信息管理等方面的技术技能。目前各档案部门一是要有针对性的吸纳专业型的人才充实到档案队伍中来，如掌握计算机软、硬件技术或数字通讯技术，接受过大学教育的档案管理人才。二是加大教育投入，培养一批既能熟练计算机技术和信息、网络技术，又热爱档案事业的专门人才，以满足电子档案管理的需求。三是抽调一部分档案管理人员，进行电子档案基础知识、计算机管理技术、数字通信技术的强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的技能，解决人才缺乏的现状，优化管理者知识结构，改善管理者队伍结构，提高管理者综合素质。
5改善对原纸质档案的保护利用
人类社会的发展与变革，靠什么来传承其中优秀的文化呢？唯有通过保存其活动痕迹。在我国传承下来的各类书籍、重要文献，种目庞大，价值无限。例如，唐、宋、元、明、清等朝代就留下了大量的珍贵档案，传承下来的历史图书、重要文献更是数不胜数，这些都是不可再生的无价之宝，它不仅传承着中华民族的优秀文化，更书写着五千年的悠久历史。要求我们务必严格认真地对待，千方百计地完整记载、保存和传承。不管是竹简、布匹，还是后来的纸质材料，要想达到长期乃至永久保存的目的，唯有通过数字化管理才能实现。例如，把重要的文献资料通过计算机来进行技术处理，通过制作不同类别的“副本”用来科研学习，而保持原件的“原汁原味”，便可有效防止经常“被动”而导致破损。经过现代信息技术处理以后的档案，能大大降低“原件”的使用安全风险，而“副本”的作用就可以发挥到最大化。通过利用计算机网络技术的桥梁，一件“副本”的电子影像文献资料能满足所有需求者来实现共享，世界各地都可以方便快捷地查阅，交流。单单从技术层面上讲，通过网络共享文件，查阅者可以不用跑到档案馆，只需通过一台连接网络的计算机就可以找到自己需要的文献资料，再也不受时间、空间的限制。
伴随着网络信息化步伐的加快，档案管理的数字化优势表现的更加明显，意义更加凸显。我们一定要把网络信息技术的优势发挥最大化，为我国的档案管理事业探索出一条新路子，以便更好地保存、管理、传承、发扬好中华民族的“重要宝藏”。
参考文献：
[1]李梅珍.浅谈档案管理在信息化时代的意义[J].甘肃科技，2013（4）.
[2]刘庆鹏.关于电子文件归档的几点思考[J].榆林学院学报，2011（2）.