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摘 要：教务秘书是高职院校教务管理的重要组成部分，在教学管理系统中发挥着重要的作用。笔者作为一名高校教务秘书，根据自身经验，详细阐述了教务秘书的工作职责和特点，就如何做好教学秘书工作进行了探讨。
关键词：高职院校；教务秘书；工作职责
教学工作历来都是高校工作的重中之重，教务秘书作为高校教学管理工作的最基层管理者和执行者，对维护高校教学秩序和提高教学质量起着非常重要的作用。正确认识教学秘书的工作职责、明确教学秘书的工作特点对做好教学秘书工作有着十分重要的意义。
一、教务秘书的工作职责
（一）日常教学管理
日常教学管理的涉及面较广，主要包括向系部老师和学生传达学院各个部门发出的通知、学院会议精神和任务要求，教学计划和课程的安排、教材的征订、外聘教师管理、教师调课停课、教学常规检查、教学质量监控、考试工作安排、学生成绩管理等等。这些教学管理工作应有计划地进行，不能出现遗漏和差错，确保教学工作的稳定性和有序性。
（二）考务事宜管理
负责组织各种等级考试的报名、校队、安排工作和准考证及证书的发放；负责办理学生的重修、补考等手续并及时通知学生和相关的老师；精心做好期末考试试卷的检查、整理、印制及存档工作，并安排教师监考工作，组织学生参加考试等。
（三）教学材料管理
高校教学资料主要有：教学计划、授课计划、教学大纲、教学工作量等，为教学管理提供基本依据，保证教学管理顺利进行；教学日历、教学进度表、教学课表等，为系部领导提供日常教学信息，便于安排系部督导听课等教学检查督导活动；学生的信息反馈表等，将学生反馈的各项意见汇总后报告给教学领导；试卷、优秀作业、学生成绩单等，可以衡量高校人才培养质量的原始资料。
（四）毕业事宜管理
对于临近毕业的学生要进行毕业资格审查、安排毕业答辩工作和毕业证书的发放等。
二、教务秘书的工作特点
（一）辅助性
教学秘书是系部领导的参谋和助手，辅助领导做好教学管理工作，帮助系部教师做好教学工作。领导的工作繁多，不可能事事都考虑得很周全，教务秘书应该经常协助和提醒，做到“到位不越位，参与不干预，出谋不决策”。
（二）服务性
教务秘书是高职院校最基层的教学管理人员，主要工作就是为老师和学生创造一个更好的学习环境。教学秘书负责向全系教师宣传系部、学院及上级主管部门所制定的各项规章制度、传达各类教学管理文件；及时反馈系部教师对学院教学管理工作的意见和建议。教学秘书是上情下达、下情上达的服务者。
（三）管理性
教学秘书是高校最基层教学管理者，承担着最基层的管理工作，大致分为教学过程管理、质量管理和档案管理等，主要包括教学计划的制定、修改、执行，调课和停课，学生学籍管理、考试管理、成绩管理、毕业材料管理以及教学质量监控等诸多方面。
（四）协调性
教学秘书在教育管理调节机制中发挥组织和协调作用，经常要和学校职能部门、系领导与老师、学生等接触，必须具有协调左右、沟通信息和改善关系的能力。
（五）繁杂性
在整个教学管理系统中，教务秘书身兼多职，既有常规性的教学管理工作，又有突发性的教学异常情况，工作繁琐而复杂，没有规律可循。
三、如何做好教务秘书工作
（一）热爱工作，甘于奉献
教务秘书的工作对象是学院领导、教师和学生，其工作目标是为领导、教师和学生提供一切尽可能的幫助，使教师、学生能够顺利完成各个教学环节。所以教务秘书必须热爱自己的工作，要有积极主动的工作态度和甘为人梯的敬业精神。在日常教学管理中以教师为本，以学生为本，主动从他们的角度去思考问题。在教务秘书这个平凡的岗位上严肃认真地做好每一件事，显示教学秘书不平凡的人生价值。
（二）提高自身素质，加强各方面修养
教务秘书不仅要熟悉本职工作的专业知识，还应熟悉学院和系部学科发展的一般规律和人才培养方案，不仅要有教育学、教育心理学、管理学和档案学等方面的相关专业知识，还要掌握现代化办公软件的使用技巧，具备组织协调能力、文字表达和写作能力等。这就要求教学秘书要不断更新自身的知识结构，吸收信息化和自动化管理观念和方法，积极参加各种培训，有针对性地培养自身的各种能力，从而合理开展各项教学管理工作，为学生和教师服务。
（三）发挥沟通协调作用
教务秘书需要经常和学校各个部门、本学院教师、各学院学生进行联系，发挥沟通信息、协调关系的作用。作为教务秘书，必须把学校的规章制度、教学管理文件精神传达给老师和学生，多和师生沟通，主动征求和听取学院师生对教学管理工作的建议，了解他们的要求，并及时将这些信息反馈给学院领导和学校主管部门，这样才有利于学院教学活动的顺利进行。如果在教学工作中出现一些问题，如学生反映教师上课方法欠缺、老师反映学生上课迟到旷课、多媒体教室故障等问题，作为教务秘书，要及时主动向学校领导反映，及时协调好各种关系，保证教学工作正常运转，并不断提高教学质量和教学水平。
（四）培养创新能力
教务秘书不能只做一般性的日常管理工作，要积极主动、开拓进取、培养较强的创新能力，努力探索教学管理的新途径、新方法；要善于发现问题、善于分析、总结和归纳，积极配合校系的教学改革，不断优化和创新。保证教学工作有序进行的同时不断总结教学管理经验，提高管理效率。
总之，教务秘书是各个高职院校教学队伍中不可缺少的一份子，教务秘书工作是教学管理工作中的重要环节，做好教务秘书工作不是一朝一夕的事情，必须认真工作，不断学习，不断总结经验，不断提高自身综合素质和管理水平，协调好各种关系，尽心尽力为师生服务，提高教学管理水平。
参考文献：
[1]翟铁华.新形势下高校教务秘书的工作职责和必备素质[J].中国教育技术装备，2015，10：30-32.
[2]王秀繁.浅析高校教学秘书的作用、工作特点及素质要求[J].沈阳工程学院学报（社会科学版），2010，6（3）：367-369.
[3]刘荣英，朱燕君.提高高校教学秘书教学管理水平的探讨[J].荆门职业技术学院学报，2008（1）：66-68.
[4]林丽丽.对高校教务秘书工作的认识与思考[J].太原城市职业技术学院学报，2012（1）：42-43.
关键词：高职院校；教务秘书；工作职责
教学工作历来都是高校工作的重中之重，教务秘书作为高校教学管理工作的最基层管理者和执行者，对维护高校教学秩序和提高教学质量起着非常重要的作用。正确认识教学秘书的工作职责、明确教学秘书的工作特点对做好教学秘书工作有着十分重要的意义。
一、教务秘书的工作职责
（一）日常教学管理
日常教学管理的涉及面较广，主要包括向系部老师和学生传达学院各个部门发出的通知、学院会议精神和任务要求，教学计划和课程的安排、教材的征订、外聘教师管理、教师调课停课、教学常规检查、教学质量监控、考试工作安排、学生成绩管理等等。这些教学管理工作应有计划地进行，不能出现遗漏和差错，确保教学工作的稳定性和有序性。
（二）考务事宜管理
负责组织各种等级考试的报名、校队、安排工作和准考证及证书的发放；负责办理学生的重修、补考等手续并及时通知学生和相关的老师；精心做好期末考试试卷的检查、整理、印制及存档工作，并安排教师监考工作，组织学生参加考试等。
（三）教学材料管理
高校教学资料主要有：教学计划、授课计划、教学大纲、教学工作量等，为教学管理提供基本依据，保证教学管理顺利进行；教学日历、教学进度表、教学课表等，为系部领导提供日常教学信息，便于安排系部督导听课等教学检查督导活动；学生的信息反馈表等，将学生反馈的各项意见汇总后报告给教学领导；试卷、优秀作业、学生成绩单等，可以衡量高校人才培养质量的原始资料。
（四）毕业事宜管理
对于临近毕业的学生要进行毕业资格审查、安排毕业答辩工作和毕业证书的发放等。
二、教务秘书的工作特点
（一）辅助性
教学秘书是系部领导的参谋和助手，辅助领导做好教学管理工作，帮助系部教师做好教学工作。领导的工作繁多，不可能事事都考虑得很周全，教务秘书应该经常协助和提醒，做到“到位不越位，参与不干预，出谋不决策”。
（二）服务性
教务秘书是高职院校最基层的教学管理人员，主要工作就是为老师和学生创造一个更好的学习环境。教学秘书负责向全系教师宣传系部、学院及上级主管部门所制定的各项规章制度、传达各类教学管理文件；及时反馈系部教师对学院教学管理工作的意见和建议。教学秘书是上情下达、下情上达的服务者。
（三）管理性
教学秘书是高校最基层教学管理者，承担着最基层的管理工作，大致分为教学过程管理、质量管理和档案管理等，主要包括教学计划的制定、修改、执行，调课和停课，学生学籍管理、考试管理、成绩管理、毕业材料管理以及教学质量监控等诸多方面。
（四）协调性
教学秘书在教育管理调节机制中发挥组织和协调作用，经常要和学校职能部门、系领导与老师、学生等接触，必须具有协调左右、沟通信息和改善关系的能力。
（五）繁杂性
在整个教学管理系统中，教务秘书身兼多职，既有常规性的教学管理工作，又有突发性的教学异常情况，工作繁琐而复杂，没有规律可循。
三、如何做好教务秘书工作
（一）热爱工作，甘于奉献
教务秘书的工作对象是学院领导、教师和学生，其工作目标是为领导、教师和学生提供一切尽可能的幫助，使教师、学生能够顺利完成各个教学环节。所以教务秘书必须热爱自己的工作，要有积极主动的工作态度和甘为人梯的敬业精神。在日常教学管理中以教师为本，以学生为本，主动从他们的角度去思考问题。在教务秘书这个平凡的岗位上严肃认真地做好每一件事，显示教学秘书不平凡的人生价值。
（二）提高自身素质，加强各方面修养
教务秘书不仅要熟悉本职工作的专业知识，还应熟悉学院和系部学科发展的一般规律和人才培养方案，不仅要有教育学、教育心理学、管理学和档案学等方面的相关专业知识，还要掌握现代化办公软件的使用技巧，具备组织协调能力、文字表达和写作能力等。这就要求教学秘书要不断更新自身的知识结构，吸收信息化和自动化管理观念和方法，积极参加各种培训，有针对性地培养自身的各种能力，从而合理开展各项教学管理工作，为学生和教师服务。
（三）发挥沟通协调作用
教务秘书需要经常和学校各个部门、本学院教师、各学院学生进行联系，发挥沟通信息、协调关系的作用。作为教务秘书，必须把学校的规章制度、教学管理文件精神传达给老师和学生，多和师生沟通，主动征求和听取学院师生对教学管理工作的建议，了解他们的要求，并及时将这些信息反馈给学院领导和学校主管部门，这样才有利于学院教学活动的顺利进行。如果在教学工作中出现一些问题，如学生反映教师上课方法欠缺、老师反映学生上课迟到旷课、多媒体教室故障等问题，作为教务秘书，要及时主动向学校领导反映，及时协调好各种关系，保证教学工作正常运转，并不断提高教学质量和教学水平。
（四）培养创新能力
教务秘书不能只做一般性的日常管理工作，要积极主动、开拓进取、培养较强的创新能力，努力探索教学管理的新途径、新方法；要善于发现问题、善于分析、总结和归纳，积极配合校系的教学改革，不断优化和创新。保证教学工作有序进行的同时不断总结教学管理经验，提高管理效率。
总之，教务秘书是各个高职院校教学队伍中不可缺少的一份子，教务秘书工作是教学管理工作中的重要环节，做好教务秘书工作不是一朝一夕的事情，必须认真工作，不断学习，不断总结经验，不断提高自身综合素质和管理水平，协调好各种关系，尽心尽力为师生服务，提高教学管理水平。
参考文献：
[1]翟铁华.新形势下高校教务秘书的工作职责和必备素质[J].中国教育技术装备，2015，10：30-32.
[2]王秀繁.浅析高校教学秘书的作用、工作特点及素质要求[J].沈阳工程学院学报（社会科学版），2010，6（3）：367-369.
[3]刘荣英，朱燕君.提高高校教学秘书教学管理水平的探讨[J].荆门职业技术学院学报，2008（1）：66-68.
[4]林丽丽.对高校教务秘书工作的认识与思考[J].太原城市职业技术学院学报，2012（1）：42-43.