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随着医疗体制改革的进一步深入,医院为了生存和发展,在注重社会效益的同时也必须讲求经济效益。树立现代内部控制理念,拥有一套高效的组织机构和有效的内部管理控制制度、是医院不断健康发展的基本保证。医院内部控制,是医院为了保证业务活动的有效进行和资产的安全与完整,保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的措施。
一、现阶段医院内部会计控制失效的表现
1.岗位设置问题较多,不合理兼岗现象较为普遍。在实际工作中,基于编制有限、人员紧张等原因,许多单位都有不合理不合法的兼岗现象,不相容职务未能合法合理分离。比如:有些单位的出纳兼任记账,有的出纳兼任档案保管,有些单位的记账员兼任会计复核等。
2.支出审批程序过于简单,缺乏内部制约机制。目前大部分医院的支出审批程序过于简单,实行“一支笔”审批制度。单位发生的支出票据,经手人报单位负责人签字审批,经单位负责人审批后到财务部门报销,整个审批过程只经过三个人。如果遇到经手人恰好就是单位负责人或部门负责人的情况,那么从经济事项的发生到支出报销只经过两个人,这种审批制度的弊端显而易见,缺乏内部监督制约,给挥霍浪费、贪污腐败等违法乱纪行为提供了便利条件。
3.会计人员素质参差不齐。由于会计人员日常工作繁忙、负担较重,学习新业务、新知识和新制度的时间相对减少,导致会计人员业务素质不能得到及时提高。有些会计部门人员变动比较频繁,原有人员在熟练掌握会计业务后,被充实到其他部门,而新来的人员由于岗位空缺等原因,在尚未得到系统的业务知识学习培训之后就匆匆上岗,老员工帮新员工,已成为会计工作中的常见现象,这样就使新会计人员盲目信任老会计人员、盲目操作,难免会出现一些差错和失误,在一定程度上也影响了内部会计制度的落实。
二、医院内部会计控制失效的原因
1.医院对内部会计控制制度实施的管理力度不够。有的医院没有建立内部会计控制制度,许多财务事项的运作与管理措施仅是惯例,没有相应的成文制度保障,管理的随意性较大;有的医院虽然建立了内部会计控制制度,但不符合我国《内部会计控制规范一基本规范》“坚持不相容职务相互分离,确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督”的规定;有的医院虽然制定了较为细致、完善的内部会计控制制度,但却没有很好的贯彻执行,使得内部会计控制制度形同虚设。
2.内部会计控制意识相对薄弱,特别是医院的高层管理者的内控意识淡薄。医院内部会计控制制度是医院会计制度的重要组成部分。部分医院的高层管理者认为医疗业务是医院生存和发展的重要支柱,于是抓医疗质量、抓医疗技术、抓服务态度。片面地认为会计部门只是医院的“钱袋子”,认为会计工作就是对医院的资金、资产的使用和流向进行归类和反映,会计工作相对于医疗工作来说,是一种辅助性工作,无权参与单位的重要决策,对单位重要决策的过程和结果均不了解,因此,对会计人员的配备与管理不够重视,致使内部会计控制制度不能得到有效的发挥。
3.内部审计没有发挥其应有的监督、评价职能和防护性作用。内部审计是医院进行内部监督的职能部门,其作用不仅在于监督内部会计控制制度是否得到执行,还要帮助管理部门监督和检查有关法律法规及制度的执行情况,评价医院的各项经济活动。部分医院尚未设置内部审计部门,有些医院设置了内部审计部门,却没有配备相应的专业审计人员;有些医院配备了审计人员,却没有相应的独立机构。
三、加强医院内部会计控制建设的设想
1.制定出一套完善的内部会计控制制度并认真执行。健立健全并完善内部会计控制制度是贯彻落实《会计法》等相关法律的必然要求,是实现医院总体目标的根本保证,是建立现代科学管理模式以及提高医院社会效益和经济效益的客观要求。医院的内部会计控制制度要围绕着医院工作目标的实现来设计,既要有及时性、灵活性、准确性,又要配以合理的奖惩制度,使有关人员充分认识各自的职责和权限。随着新业务的不断发生,需要制定相应新的制度,经济业务在运行过程中发现漏洞要及时修改、补充、完善,不适应的制度要废止,使内控制度覆盖各个角落和环节,不留漏洞,形成一个相对独立和完整、科学的控制系统。
2.增强领导内控意识,提高管理人员的业务素质与道德素质。单位负责人必须十分重视财务工作,并花费一定的时间和精力抓好财务工作。财务控制是内部控制的核心。会计机构和会计人员是做好财务工作的主要承担者,充分发挥其积极性,对于做好财务工作至关重要。同时要增强会计人员的职业道德教育和业务培训。职业道德教育要从正反两方面加强对会计人员的法纪政纪、反腐倡廉等方面的教育,增强会计人员自我约束力,自觉执行各项法律法规,遵守财经纪律,做到奉公守法、廉洁自律;加强对会计人员的继续教育,提高他们的业务水平及综合道德素质,建立一支高素质的财会队伍是内部控制制度有效执行的重要保障。
3.加强内部牵制制度。内部牵制是指对具体业务进行分工时,不能由一个部门或一个人独立完成一项业务的全过程,而必须由其他部门或人员参与,并且与之衔接的部门能对前面已完成工作的正确性进行检查。内部牵制制度由适当授权、不相容职责分离、凭证和记录、接近控制、独立检查等环节组成,包括上、下级之间的相互制约、相关部门之间的相互制约。如会计信息收集、归类过程中,除了制单外,还须有复核和会计主管审批环节;现金流转业务中,现金收支的审批、收入和支出、印鉴的保管、记账等业务应分工管理,互相牵制。在内部牵制中,还应实行岗位轮换制,根据不同岗位在管理系统中的重要程度,明确规定并严格控制每个岗位员工的履职时间。关键岗位轮换频率应适当高些,次要岗位轮换频率可适当低些。岗位轮换可暴露出企业内部控制存在的问题,揭示出企业内部控制制度的缺陷和管理上的缺陷。
4.加强内部审计监督。除了制定出科学、高效的内部会计控制制度以明确各单位和人员的责任外,还应加强内部审计制度建设和内部审计的执行,内部审计是医院内部控制的主要力量,对医院的各种财务资料的可靠性和完整性及资产运用的效率性进行考核,为改进内部控制制度提供建设性意见。内部审计是单位内部控制系统的一个特殊的组成部分,应加强内部审计的独立性和权威性,在医院最高管理层的直接领导下,独立于有关部门的经济活动之外,通过内部常规稽核、离任审计、落实举报、监督审查医院的会计报表等手段对会计部门实施内部控制建立有效的以"查"为主的监督防线,对内部控制制度的功能和效果进行评价测试,及时提出改进意见和建议。
5.合理编制医院预算,加强预算控制。编制医院预算是为了达到既定的目标,对医院各项业务编制详细的预算或计划,并通过授权,由有关部门对预算或计划的执行情况进行控制。编制预算必须遵循收支统管原则、统筹兼顾原则、积极稳妥原则、依法理财原则。在预算编制过程中,要实行零基预算法,抛弃那种热衷于争取资金,忽视提高资金配置效率的预算管理方法,在切实用好预算资金上狠下功夫。医院的总体预算包括管理费用预算、市场费用预算、业务费用预算、科研费用预算等内容,其中业务费用预算还可以细分为水电气预算、药品预算、卫材预算、人力预算和设备预算等。预算一经下达执行,不得调整,如需追加,应严格审批制度;应定期反馈预算执行情况;预算执行完毕应对预算执行情况进行分析、考核并采取改进措施;明确规定财政预算资金实行责任人限额审批,超出限额的实行集体审批,重大项目支出由单位办公会议讨论决定,严格控制无预算的资金支出。
6.建立良好的信息沟通系统,提高医院内部控制效果。一个良好的信息和沟通系统可以使医院及时掌握营运状况,提供内容全面、及时、正确的信息,并在有关部门和人员之间进行沟通。目前,大中型医院的会计核算基本上脱离了手工操作的账务处理过程,许多医院内部控制的很大一部分也实现了计算机化,这既节省时间提高了工作效率,又减少了人为因素对内部控制效果的影响。要特别注意开发与引进先进的医院财务与管理软件,逐步建立高质量的医院信息沟通系统。
7.强化内部会计控制制度的检查与考核,建立有效的激励机制。建立内部会计控制制度的检查与考核制度,以确保内控制度的有效贯彻和实施,医院必须定期对内部控制制度的执行情况进行检查与考核,看医院内部控制制度是否得到有效遵循,执行中有何成绩,出现了什么问题,为什么某项内部控制制度不能执行或不能完全执行,估计可能产生或已经造成什么后果。对于违规违章的,坚决给予行政处分和经济处罚,并与职务升降挂钩。只有做到压力与动力相结合,才能最终达到内部控制的目的。
实施严格的内部会计控制制度,使医院运行在一个健全、有效的内部控制环境中,是实现向管理要效益的有效途径。强化内部会计控制可以提高会计信息质量,规范会计行为,对于及时发现和纠正各种错误和舞弊现象极为有效,有利于医院的长远发展目标的实现。
(作者单位:陕西省友谊医院)
一、现阶段医院内部会计控制失效的表现
1.岗位设置问题较多,不合理兼岗现象较为普遍。在实际工作中,基于编制有限、人员紧张等原因,许多单位都有不合理不合法的兼岗现象,不相容职务未能合法合理分离。比如:有些单位的出纳兼任记账,有的出纳兼任档案保管,有些单位的记账员兼任会计复核等。
2.支出审批程序过于简单,缺乏内部制约机制。目前大部分医院的支出审批程序过于简单,实行“一支笔”审批制度。单位发生的支出票据,经手人报单位负责人签字审批,经单位负责人审批后到财务部门报销,整个审批过程只经过三个人。如果遇到经手人恰好就是单位负责人或部门负责人的情况,那么从经济事项的发生到支出报销只经过两个人,这种审批制度的弊端显而易见,缺乏内部监督制约,给挥霍浪费、贪污腐败等违法乱纪行为提供了便利条件。
3.会计人员素质参差不齐。由于会计人员日常工作繁忙、负担较重,学习新业务、新知识和新制度的时间相对减少,导致会计人员业务素质不能得到及时提高。有些会计部门人员变动比较频繁,原有人员在熟练掌握会计业务后,被充实到其他部门,而新来的人员由于岗位空缺等原因,在尚未得到系统的业务知识学习培训之后就匆匆上岗,老员工帮新员工,已成为会计工作中的常见现象,这样就使新会计人员盲目信任老会计人员、盲目操作,难免会出现一些差错和失误,在一定程度上也影响了内部会计制度的落实。
二、医院内部会计控制失效的原因
1.医院对内部会计控制制度实施的管理力度不够。有的医院没有建立内部会计控制制度,许多财务事项的运作与管理措施仅是惯例,没有相应的成文制度保障,管理的随意性较大;有的医院虽然建立了内部会计控制制度,但不符合我国《内部会计控制规范一基本规范》“坚持不相容职务相互分离,确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督”的规定;有的医院虽然制定了较为细致、完善的内部会计控制制度,但却没有很好的贯彻执行,使得内部会计控制制度形同虚设。
2.内部会计控制意识相对薄弱,特别是医院的高层管理者的内控意识淡薄。医院内部会计控制制度是医院会计制度的重要组成部分。部分医院的高层管理者认为医疗业务是医院生存和发展的重要支柱,于是抓医疗质量、抓医疗技术、抓服务态度。片面地认为会计部门只是医院的“钱袋子”,认为会计工作就是对医院的资金、资产的使用和流向进行归类和反映,会计工作相对于医疗工作来说,是一种辅助性工作,无权参与单位的重要决策,对单位重要决策的过程和结果均不了解,因此,对会计人员的配备与管理不够重视,致使内部会计控制制度不能得到有效的发挥。
3.内部审计没有发挥其应有的监督、评价职能和防护性作用。内部审计是医院进行内部监督的职能部门,其作用不仅在于监督内部会计控制制度是否得到执行,还要帮助管理部门监督和检查有关法律法规及制度的执行情况,评价医院的各项经济活动。部分医院尚未设置内部审计部门,有些医院设置了内部审计部门,却没有配备相应的专业审计人员;有些医院配备了审计人员,却没有相应的独立机构。
三、加强医院内部会计控制建设的设想
1.制定出一套完善的内部会计控制制度并认真执行。健立健全并完善内部会计控制制度是贯彻落实《会计法》等相关法律的必然要求,是实现医院总体目标的根本保证,是建立现代科学管理模式以及提高医院社会效益和经济效益的客观要求。医院的内部会计控制制度要围绕着医院工作目标的实现来设计,既要有及时性、灵活性、准确性,又要配以合理的奖惩制度,使有关人员充分认识各自的职责和权限。随着新业务的不断发生,需要制定相应新的制度,经济业务在运行过程中发现漏洞要及时修改、补充、完善,不适应的制度要废止,使内控制度覆盖各个角落和环节,不留漏洞,形成一个相对独立和完整、科学的控制系统。
2.增强领导内控意识,提高管理人员的业务素质与道德素质。单位负责人必须十分重视财务工作,并花费一定的时间和精力抓好财务工作。财务控制是内部控制的核心。会计机构和会计人员是做好财务工作的主要承担者,充分发挥其积极性,对于做好财务工作至关重要。同时要增强会计人员的职业道德教育和业务培训。职业道德教育要从正反两方面加强对会计人员的法纪政纪、反腐倡廉等方面的教育,增强会计人员自我约束力,自觉执行各项法律法规,遵守财经纪律,做到奉公守法、廉洁自律;加强对会计人员的继续教育,提高他们的业务水平及综合道德素质,建立一支高素质的财会队伍是内部控制制度有效执行的重要保障。
3.加强内部牵制制度。内部牵制是指对具体业务进行分工时,不能由一个部门或一个人独立完成一项业务的全过程,而必须由其他部门或人员参与,并且与之衔接的部门能对前面已完成工作的正确性进行检查。内部牵制制度由适当授权、不相容职责分离、凭证和记录、接近控制、独立检查等环节组成,包括上、下级之间的相互制约、相关部门之间的相互制约。如会计信息收集、归类过程中,除了制单外,还须有复核和会计主管审批环节;现金流转业务中,现金收支的审批、收入和支出、印鉴的保管、记账等业务应分工管理,互相牵制。在内部牵制中,还应实行岗位轮换制,根据不同岗位在管理系统中的重要程度,明确规定并严格控制每个岗位员工的履职时间。关键岗位轮换频率应适当高些,次要岗位轮换频率可适当低些。岗位轮换可暴露出企业内部控制存在的问题,揭示出企业内部控制制度的缺陷和管理上的缺陷。
4.加强内部审计监督。除了制定出科学、高效的内部会计控制制度以明确各单位和人员的责任外,还应加强内部审计制度建设和内部审计的执行,内部审计是医院内部控制的主要力量,对医院的各种财务资料的可靠性和完整性及资产运用的效率性进行考核,为改进内部控制制度提供建设性意见。内部审计是单位内部控制系统的一个特殊的组成部分,应加强内部审计的独立性和权威性,在医院最高管理层的直接领导下,独立于有关部门的经济活动之外,通过内部常规稽核、离任审计、落实举报、监督审查医院的会计报表等手段对会计部门实施内部控制建立有效的以"查"为主的监督防线,对内部控制制度的功能和效果进行评价测试,及时提出改进意见和建议。
5.合理编制医院预算,加强预算控制。编制医院预算是为了达到既定的目标,对医院各项业务编制详细的预算或计划,并通过授权,由有关部门对预算或计划的执行情况进行控制。编制预算必须遵循收支统管原则、统筹兼顾原则、积极稳妥原则、依法理财原则。在预算编制过程中,要实行零基预算法,抛弃那种热衷于争取资金,忽视提高资金配置效率的预算管理方法,在切实用好预算资金上狠下功夫。医院的总体预算包括管理费用预算、市场费用预算、业务费用预算、科研费用预算等内容,其中业务费用预算还可以细分为水电气预算、药品预算、卫材预算、人力预算和设备预算等。预算一经下达执行,不得调整,如需追加,应严格审批制度;应定期反馈预算执行情况;预算执行完毕应对预算执行情况进行分析、考核并采取改进措施;明确规定财政预算资金实行责任人限额审批,超出限额的实行集体审批,重大项目支出由单位办公会议讨论决定,严格控制无预算的资金支出。
6.建立良好的信息沟通系统,提高医院内部控制效果。一个良好的信息和沟通系统可以使医院及时掌握营运状况,提供内容全面、及时、正确的信息,并在有关部门和人员之间进行沟通。目前,大中型医院的会计核算基本上脱离了手工操作的账务处理过程,许多医院内部控制的很大一部分也实现了计算机化,这既节省时间提高了工作效率,又减少了人为因素对内部控制效果的影响。要特别注意开发与引进先进的医院财务与管理软件,逐步建立高质量的医院信息沟通系统。
7.强化内部会计控制制度的检查与考核,建立有效的激励机制。建立内部会计控制制度的检查与考核制度,以确保内控制度的有效贯彻和实施,医院必须定期对内部控制制度的执行情况进行检查与考核,看医院内部控制制度是否得到有效遵循,执行中有何成绩,出现了什么问题,为什么某项内部控制制度不能执行或不能完全执行,估计可能产生或已经造成什么后果。对于违规违章的,坚决给予行政处分和经济处罚,并与职务升降挂钩。只有做到压力与动力相结合,才能最终达到内部控制的目的。
实施严格的内部会计控制制度,使医院运行在一个健全、有效的内部控制环境中,是实现向管理要效益的有效途径。强化内部会计控制可以提高会计信息质量,规范会计行为,对于及时发现和纠正各种错误和舞弊现象极为有效,有利于医院的长远发展目标的实现。
(作者单位:陕西省友谊医院)