移动互联网下企业审批的现状及发展

来源 :企业文化·下旬刊 | 被引量 : 0次 | 上传用户:laohe5201314
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  在瞬息万变的信息时代,随着信息技术和移动互联网的发展,人们不断追求高效率、高效益的工作方式,企业审批逐步从手工处理模式向信息化转移。
  一、企业审批的内涵
  企业从诞生起,就存在着流程,随着企业的不断成长,其审批流程也越来越多,越来越复杂[1]。
  企业审批包含企业各项事务的审核和批准。各企业对管理、销售等事务都有一套规章制度和审批规范。
  以企业审批中最常用到的财务报销为例,一个完整的报销审批流程包括记账、领导审批、填写凭证、审核凭证和月末结账等流程。
  二、移动互联网的发展
  移动互联网是移动和互联网的产物,继承了移动随时随地随身和互联网分享、开放、互动的优势,是整合了二者优势。从技术层面定义:以宽带IP为技术核心,可以同时提供语音、数据、多媒体等业务的开放式基础电信网络;从终端定义:用户使用手机、笔记本电脑、平板电脑、PDA等移动终端,通过移动网络获取移动通信网络服务与互联网服务[2]。
  移动互联网的浪潮正在席卷社会的各方面,如视频节目、电商购物等热门应用都出现在移动终端上。越来越多的企业级用户开始规划和摸索进入移动互联网,探索企业审批的便捷和乐趣。
  移动互联网下的审批是一种低碳、高效办公模式,通过在原有的PC版审批自动化系统的基础上,依托移动互联网的强大功能,实现在移动设备上的审批自动化。
  三、移动互联网下企业审批的现状
  移动互联网下的企业审批,不仅减少了时间和空间对人的束缚,而且更方便和高效,只要有一部可以连接上网的智能终端,就随时处理各项企业审批事务。
  (一)办公效率提高
  先进的企业审批系统很大程度上取代了原始的手工作业,无纸化办公成为当下企业审批的主流。随着移动互联网的飞速发展、企业审批软件和智能终端等技术的成熟,提高了企业的办公效率。具体表现为随时随地的处理各项审批事务,且操作方便快捷,不仅提升了企业运作的效率,还可以低碳办公、节约资源,提升企业竞争力。
  (二)审批软件多样
  OA(办公自动化)是面向组织的日常运作和管理,成为企业员工及管理者使用频率最高的应用系统。
  移动互联网和无线网络设备应用的普及,结合针对企业审批对办公软件的不同需求,研发出各种审批软件。而这些软件,没有统一的标准,使得软件在应用上受到限制。此外,当前最普遍的做法是复制原有PC上的审批应用到智能终端,而对于智能终端不能实现的部分功能,作一定“忽略”处理,并没有结合智能终端的优势完善移动审批软件的功能。
  (三)签名盖章缺失
  中国是世界上独一无二的印章大国,据有关统计,印章存量达到3.5亿个!中国有2000多年的印章使用历史,从古代的皇帝玉玺,调遣军队的虎符,各级行政机构的“印信”,代表了皇权,行政权力,甚至调兵遣将的权力[2]。我国社会生活各方面都离不开印章!
  在追求无纸化办公,各种企业审批系统都仅是要求走完相关流程,并不一定需要“签名盖章”,这与传统习惯是相悖的。究其原因不难发现:(1)就系统类供应商而言,专注于软件系统的研发,不具备电子签章研发资质和技术,因此主观上不想涉及签名盖章;(2)就应用企业而言,追求的是高效和便捷,而且在企业内部,默认了应用个体是真实存在并有效的,在一定程度上忽略了“签名盖章”的认证需求;(3)就电子签章供应商而言,要说服已有企业审批系统的企业在系统里重新加入电子印章,无论是成本还是结合的工作量,都是企业不愿意接受的。
  四、移动互联网下企业审批的发展
  强化企业审批软件的功能,提高企业执行和管理效率,企业员工对审批软件的依赖程度不断加深,随着使用频率的增加,企业审批的问题也逐步暴露出来。
  (一)移动办公的需求增强
  手机作为移动设备的一种最广泛的应用,移动办公的需求旺盛。
  主要包含以下功能模块:
  (1)事务通知:接收企业内部各项管理、会议等事务通知,并具有反馈和统计功能。
  (2)日程管理:显示日历和日程列表,可在相关日期查询到定制好的日程安排[3],并具备提醒功能。
  (3)流转功能:企业审批具有“工作流”特性,即一份需要审批的文档,根据实际需求制定签署流程。以请假单为例,常用的审批流程是员工发起—部门领导审核—人事主管审核—考核人员统计。
  (4)其他功能:包括轻娱乐、互动等功能。
  企业审批软件在相当程度上满足了企业应用的审批需求,既连接原有的各种IT系统,包括OA、邮件、ERP以及个性业务系统,也提供了一些无线环境下的新特性功能。
  (二)签名盖章的需求凸显
  签名、盖章本质上都是授权,表示:“我同意了”,“我批准了”等意义。签名盖章是全世界行政管理,企事业经营,社会生活的刚性需求,也是移动互联网时代的刚性需求。
  电子签章(如图1)和传统物理印章不同;传统物理印章使用木材,钢材,等材料制造,使用在纸质文件上。电子签章是一项计算机技术,以先进的数字技术模拟传统实物印章或称“物理印章”的作业过程,把印章的制作,使用和管理全部纳入计算机网络,甚至通过计算机的打印技术把印章使用结果(签盖印章的文件)“落地”到纸质文件和“印鉴”上[4]。在计算机网络里,电子签章的制作,管理和使用方式参照物理印章的习惯和体验,加盖印章的电子文件具有与实物印章加盖的纸张文件相同的外观、相同的有效性和相似的管理方式。
  综上所述,电子签章是网络版的印章,它的制造,使用和管理(一体化)。由于现代移动互联网的强大功能,电子签章的使用比传统印章“更安全”,“更便利”,和“更节省”。
  参考文献:
  [1] 曲美霞,弭希庆.企业自动审批流程管理系統的实现[J].计算机技术与发展,2006(16).
  [2] 杨栋梁.移动互联网发展趋势的研究[J].电脑知识与技术,2012(02).
  [3] 马海轩.强化技术创新,完善移动互联网办公软件功能[J].电子制作,2013(9).
  [4] 许兆然.小印章大梦想[M].人民日报出版社,2015.
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