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摘 要：从现如今档案建设工作的现状上可以看出，先进的计算机技术的发展为其提供了有力的契机。通过计算机系统和网络，人们可以浏览到海量的信息，档案管理工作也逐渐实现了信息化和数字化的特征。本文中作者主要对档案数字化建设的相关实践进行深入介绍和参考，同时对其紧迫性进行分析，根据已有的档案管理现状提出了更高的要求，以供交流和参考。
关键词：档案工作；档案数字化；档案数据库
随着社会化的进程不断加快，数据和信息越来越成为人们生活中必不可少的内容之一。信息技术的高速发展使得信息产业已经成为我国的第三产业，在国民经济中占据了重要的位置。新时期的档案工作也逐渐呈现出信息化的趋势，这在某种程度上也提高了档案管理人员的工作难度。无论从档案保存和管理的方式还是作用上都发生了翻天覆地的变化。所以，掌握现代社会的信息技术是实现档案数字化建筑的重要前提。
1 充分认识档案数字化建设的紧迫性
1.1 对于档案管理工作来说，实现档案数字化是打破各种障碍，促使档案管理工作改变发展和管理方式的重要内容
从传统的档案管理工作上看，进行档案管理主要是对档案信息进行采集和保管，但是现如今，为了顺应社会发展的需要往往对档案信息的保管和利用加强了重视。只有这样才能提升档案信息资源的重要性和利用率，为整个社会提供幼稚的服务。
1.2 实现档案数字化也是社会形势发展的需要
首先，每一个档案馆或者是档案管理部门都进行着不同种类的馆藏。其中包括纸质文件、音视频资料以及电子文件等等。这些档案信息的内容主要包含政府的工作文件或者是秘密文件。在政府部门的工作中，需要对这些文件进行利用和查找，所以，开展档案信息的数字化建设可以有效的实现信息的高效共享。其次，档案载体的更新换代对于档案信息的数字化也提出了较高的要求。档案工作在发展的过程中经历了不同的发展阶段，每一个阶段都是上一阶段的进步和完善。而且，最早的档案载体和内容与现如今的档案管理工作之间存在着明显的区别。逐渐用光盘、磁盘的文件以及电子文件逐渐取代传统的纸质文件和竹笺或者是丝帛。因此，这一趋势给档案管理工作者提出了较高的要求。在电子档案逐渐产生之后，如何对其进行管理和完善成为档案管理工作人员工作的重点。因此实现档案管理的现代化也成为唯一的趋势。档案数字化建设工作可以有效的避免电子档案管理的丢失。
1.3 社会强烈需求
现如今，人们的生活节奏和工作效率都明显加快，因此，工作人员对于档案信息的需求量逐渐增加，即使在比较偏远地区的人们对于档案信息也具有一定的需求，档案信息的共享工作的需求量不断增加。档案馆逐渐成为一种全面，直接并且便利的公共场所和平台。因此，档案管理部门的相关工作人员需要改变传统的档案管理方式，不断强化档案信息检索的模式，采用先进的技术和手段来促进档案信息管理的现代化和功能性。最终使得档案馆的信息能够及时有效的传递到使用者处。
2 档案数字化建设的内容
2.1 档案管理的数字化需要一档案管理的标准化和规范化为前提
现如今，档案管理工作中出现的非法软件或者是不规范的制度众多，直接影响到档案数字化进程。要想实现档案数字化建设工作，需要从改变档案管理和利用的观念为前提，需要注意的是，档案信息自动化包含的内容比较广泛，主要以档案业务规范化以及档案建设标准化为主。全面推进档案数字化建设，与此同时还应该提升档案信息的利用率，保证档案工作的高效性运行。
2.2 实现档案信息的数字化，需要以提升档案信息建设的系统性为主，具体来说，就是要从整体的角度来看待档案的数字化进程
以橫向和纵向两个方面作为档案管理的节点。同时将先进的计算机技术和网络系统应用到现如今的档案管理工作中，这样才能提升档案管理的高效性。
2.3 有重点地抓好数据库建设
目前，档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的是：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；多向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络连接形成开放的分布式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
3 档案数字化建设的步骤
3.1 建立档案数据库
第一步，输入文件级目录。把馆藏档案的文件级目录输入数据库。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。档案馆内婚姻档案、知青档案、山林土地档案使用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。
3.2 建立档案局（馆）网站
档案局（馆）网站应与市政务网、公众网联网实施资源共享，在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅、政策法规查询、举办网上展览、展示本地两个文明建设的成果等；建立网上现行文件查阅中心，提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地经济建设和社会发展的良好环境。
3.3 加强电子文件的收集和积累工作
电子文件是未来数字档案馆最主要的来源，以前进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。
3.4 加大档案管理软件推广力度
电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难，对此我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。
结束语
随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。
参考文献
[1]杨公之.档案信息化建设导论[M].北京：中国档案出版社，2001.
[2]王荣国，李东来.数字图书馆的概念形态及研究范围[J].图书馆学报，2001（5）：22-25.
关键词：档案工作；档案数字化；档案数据库
随着社会化的进程不断加快，数据和信息越来越成为人们生活中必不可少的内容之一。信息技术的高速发展使得信息产业已经成为我国的第三产业，在国民经济中占据了重要的位置。新时期的档案工作也逐渐呈现出信息化的趋势，这在某种程度上也提高了档案管理人员的工作难度。无论从档案保存和管理的方式还是作用上都发生了翻天覆地的变化。所以，掌握现代社会的信息技术是实现档案数字化建筑的重要前提。
1 充分认识档案数字化建设的紧迫性
1.1 对于档案管理工作来说，实现档案数字化是打破各种障碍，促使档案管理工作改变发展和管理方式的重要内容
从传统的档案管理工作上看，进行档案管理主要是对档案信息进行采集和保管，但是现如今，为了顺应社会发展的需要往往对档案信息的保管和利用加强了重视。只有这样才能提升档案信息资源的重要性和利用率，为整个社会提供幼稚的服务。
1.2 实现档案数字化也是社会形势发展的需要
首先，每一个档案馆或者是档案管理部门都进行着不同种类的馆藏。其中包括纸质文件、音视频资料以及电子文件等等。这些档案信息的内容主要包含政府的工作文件或者是秘密文件。在政府部门的工作中，需要对这些文件进行利用和查找，所以，开展档案信息的数字化建设可以有效的实现信息的高效共享。其次，档案载体的更新换代对于档案信息的数字化也提出了较高的要求。档案工作在发展的过程中经历了不同的发展阶段，每一个阶段都是上一阶段的进步和完善。而且，最早的档案载体和内容与现如今的档案管理工作之间存在着明显的区别。逐渐用光盘、磁盘的文件以及电子文件逐渐取代传统的纸质文件和竹笺或者是丝帛。因此，这一趋势给档案管理工作者提出了较高的要求。在电子档案逐渐产生之后，如何对其进行管理和完善成为档案管理工作人员工作的重点。因此实现档案管理的现代化也成为唯一的趋势。档案数字化建设工作可以有效的避免电子档案管理的丢失。
1.3 社会强烈需求
现如今，人们的生活节奏和工作效率都明显加快，因此，工作人员对于档案信息的需求量逐渐增加，即使在比较偏远地区的人们对于档案信息也具有一定的需求，档案信息的共享工作的需求量不断增加。档案馆逐渐成为一种全面，直接并且便利的公共场所和平台。因此，档案管理部门的相关工作人员需要改变传统的档案管理方式，不断强化档案信息检索的模式，采用先进的技术和手段来促进档案信息管理的现代化和功能性。最终使得档案馆的信息能够及时有效的传递到使用者处。
2 档案数字化建设的内容
2.1 档案管理的数字化需要一档案管理的标准化和规范化为前提
现如今，档案管理工作中出现的非法软件或者是不规范的制度众多，直接影响到档案数字化进程。要想实现档案数字化建设工作，需要从改变档案管理和利用的观念为前提，需要注意的是，档案信息自动化包含的内容比较广泛，主要以档案业务规范化以及档案建设标准化为主。全面推进档案数字化建设，与此同时还应该提升档案信息的利用率，保证档案工作的高效性运行。
2.2 实现档案信息的数字化，需要以提升档案信息建设的系统性为主，具体来说，就是要从整体的角度来看待档案的数字化进程
以橫向和纵向两个方面作为档案管理的节点。同时将先进的计算机技术和网络系统应用到现如今的档案管理工作中，这样才能提升档案管理的高效性。
2.3 有重点地抓好数据库建设
目前，档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的是：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；多向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络连接形成开放的分布式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
3 档案数字化建设的步骤
3.1 建立档案数据库
第一步，输入文件级目录。把馆藏档案的文件级目录输入数据库。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。档案馆内婚姻档案、知青档案、山林土地档案使用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。
3.2 建立档案局（馆）网站
档案局（馆）网站应与市政务网、公众网联网实施资源共享，在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅、政策法规查询、举办网上展览、展示本地两个文明建设的成果等；建立网上现行文件查阅中心，提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地经济建设和社会发展的良好环境。
3.3 加强电子文件的收集和积累工作
电子文件是未来数字档案馆最主要的来源，以前进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。
3.4 加大档案管理软件推广力度
电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难，对此我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。
结束语
随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。
参考文献
[1]杨公之.档案信息化建设导论[M].北京：中国档案出版社，2001.
[2]王荣国，李东来.数字图书馆的概念形态及研究范围[J].图书馆学报，2001（5）：22-25.