论文部分内容阅读
【摘 要】 现代企业档案管理利用及服务功能的完善对于企业经济可持续发展起到了至关重要的作用，本文分析了档案管理工作的当前状况，在当前经济竞争激烈的市场条件下，要在保持并深化企业档案传统功能的同时，应不断通过加强宣传档案工作，提高档案人员管理素质，充分发挥档案功能的积极性，使现代企业档案服务功能为企业的健康发展提供可靠的保障。
【关键词】 档案 服务功能 馆藏资源
前言
现代企业档案是企业发展的里程碑，记录着企业的点点滴滴，抒写着企业发展的真实历程。档案工作的目的不仅在于保存历史记录，更重要的应该是通过利用档案馆所发挥其价值和作用能更好的为企业服务。现代企业是我国市场经济和改革开放新形式下形成的一种特殊的经济联合体，比以往任何一种经济组织形式发展得都要快，在市场经济领域中发挥的作用越来越大。企业档案在企业进步、经济发展中发挥了重要作用，现代企业都是独立的法人主体，一方面，法律上的独立地位使企业在机构设置和人员任免上具有独立自主权，并有权进行独立的档案管理；另一方面，经济上的独立核算、自负盈亏，使各成员企业的档案管理活动也按照法人的权限形成了若干区域。但是，企业档案馆作为保存企业档案的场所，在过去没有开放档案的义务，因而普通公民也没有利用档案的权利，其利用范围多是为企业领导的管理和决策服务、为各单位工作查考服务，欠缺面向社会、面向公众的档案服务功能。在当今整个社会要求档案馆是一个开放的、贴近群众生活的、有完善的服务功能的场所。企业内部的档案馆，也应及时顺应社会大环境的发展变化，在深化档案馆传统功能的同时，实现其社会功能的拓展，体现出现代档案管理的作用。档案馆社会化服务是改变这一被动局面的根本途径，而如何实施有效提高档案利用及服务功能则是我们面对的课题。
1. 对当前档案管理现状认识分析
1.1对档案和档案工作不够重视
现代企业的健康发展离不开档案管理工作的完善，档案和档案工作是现代企业进步的产物，企业的每次进步都与档案管理工作有着相关联系，同时对档案管理工作社会地位的提高和自身的发展都产生着巨大的推动作用。档案管理工作有一定的悠久历史，由于传统档案工作的封闭性以及档案工作宣传的欠缺性，造成很多人对档案工作了解甚少，档案工作在很多企业领域和相关行业尚没有得到一定的重视，很长时间以来，档案管理服务工作制度落实不到位、管理不规范、工作缺乏连续性，其根本原因就是对档案工作的重要性认识不够。有的认为“档案工作是一项附属性工作”，有的认为“档案资料是过去的事情，它只代表过去”，这样就妨碍了档案价值的实现，使得全员的档案意识普遍不高。另外，对于企业来说，由于追求经济效益的目的，在所有的管理工作中，档案管理工作处在不太重要的位置，也造成企业各级领导对档案工作的不够重视，认为“档案工作岗位是个无职无权、枯燥乏味的地方，提起档案工作就想退避三舍”等等，这些现状足足体现了对当前档案管理工作的不够重视，使得档案工作缺乏影响力。而在整个档案工作中，档案宣传工作又是一个薄弱的环节。因为档案部门是业务部门，宣传工作不是主要业务，容易被忽略。为改变这一现状，档案工作者要树立档案宣传意识，充分认识宣传工作对档案事业的重要意义，大力开展档案宣传活动，这样才能扩大档案工作的社会影响，不断提高全社会特别是各级领导对档案工作的认知程度，增强全社会的档案意识，使社会各方面都来关心、支持档案工作，使档案事业蓬勃发展，让档案在企业的生产建设和各项管理工作中发挥其应有的作用。
1.2 专业档案管理人才欠缺
档案和档案工作具有很强的专业性、技术性、连续性，它的性质要求各级要有比较固定的档案工作人员。目前，很多企业没有固定的档案工作人员。档案人员缺乏稳定性，对档案人员本身容易造成以下不良影响：一是档案管理人员对档案工作的责任心不强，缺乏长远计划和未来规划；二是不钻研不学习档案业务知识，认为下工夫学好了业务，还要转岗换岗； 三是责任心不强，对于档案工作只是应付，缺乏认真对待，对一些重要的档案信息做出错误的记录，对档案工作造成很大的影响；四是对档案保管管理的资料不熟悉，缺乏全面的、系統的掌握，缺乏档案管理的连续性、衔接性。档案管理专业人才的欠缺不利用档案工作的发展，对企业发展造成不利的影响。
2. 提高现代企业档案服务功能措施
2.1 加强档案和档案工作的宣传
随着网络科技的发展，媒体宣传模式不断更新和发展，档案和档案工作宣传方式发生了深刻的变化。档案部门利用网络宣传的特点针对企业内部网站对企业员工提供丰富的馆藏和便捷的检索服务；让员工利用网络之便了解档案和档案工作的重要性，随时了解档案和档案工作的动态、档案知识及政策法规。另外继续利用传统的方式，多途径宣传。开展档案法律法规、档案知识、档案工作的广泛宣传咨询活动，张挂横幅、标语，张贴宣传画，摆放展板，发放档案宣传资料，以提高人们对档案的认识和档案的法律意识。扩大档案宣传工作，让企业员工充分认识到档案和档案工作的重要性。
2.2 提高档案管理工作人员素质水平
档案和档案工作是一项技术性、管理性、服务性很强的工作, 档案工作是专门业务,从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计到提供利用,有一整套的理论和工作方法,企业档案工作人员只有学习掌握这些理论与方法,才能保证工作质量,提高工作效能,逐步实现学生档案工作的科学管理。这就要求档案工作者要掌握档案专业知识。要成为本职工作的行家里手,就要优化知识结构,拓宽知识面。充分发挥自己的主观能动性, 既要熟练掌握一定的专业理论知识,又要熟练掌握与档案工作相关学科的基础知识,具备多种新知识、新技能,成为复合型档案专业人才。另外由于多媒体技术和网络技术在档案现代化管理中的广泛应用,计算机已经从辅助性工具逐渐成为档案现代化管理必备的技术,要适应档案管理现代化,就必须掌握计算机数据录入、数据库管理、多媒体和网络管理等方面的技能，不断强化工作能力,不断提升档案和档案工作质量。
2.3 丰富档案馆藏资源，提高服务功能
当前很多企业馆藏档案不够丰富，存在着文书档案多，科技档案、专门档案较少，各门类档案发展不均衡。企业档案作为一个企业历史的真实记录，它应该包括经济、政治、科学、文化等各个方面的内容，随着馆藏档案数字化和电子文件归档的发展，充分利用网上档案馆和文档一体化软件，对档案所需文件资源进行网上采集、管理、查询等服务，加强档案信息化规划、管理，整合档案及现行文件信息资源，统一标准、统一平台，构建档案、文件分布式资源交换中心和资源查询中心，实现档案资源数据的无缝集成。通过对档案资源建设，增加了许多其他门类的档案及各种实物档案，丰富了馆藏。今后要关注企业活动的重点、热点，依法定期地将各部门、各单位的各种类型档案接收进馆，扩大资源范围，丰富馆藏内容。在丰富馆藏方面，不应盲目地追求数量，而应注重质量，将确实具有保存价值的档案收集进馆，提高档案馆为企业工作、为广大职工群众服务的有效性。
参考文献：
[1] 那新颖;;浅谈如何做好档案开发利用工作[J];黑龙江档案;2011年03期.
[2] 张俏萍;;浅论档案信息的开发利用[J];南方论刊;2003年10期.
[3] 周欣;浅谈档案利用工作的几个问题[N];黄河报;2010年.
[4] 齐德良;档案利用工作的几点思考[N];中国档案报;2001年.
（作者单位：山东兖州煤业股份有限公司南屯煤矿）
【关键词】 档案 服务功能 馆藏资源
前言
现代企业档案是企业发展的里程碑，记录着企业的点点滴滴，抒写着企业发展的真实历程。档案工作的目的不仅在于保存历史记录，更重要的应该是通过利用档案馆所发挥其价值和作用能更好的为企业服务。现代企业是我国市场经济和改革开放新形式下形成的一种特殊的经济联合体，比以往任何一种经济组织形式发展得都要快，在市场经济领域中发挥的作用越来越大。企业档案在企业进步、经济发展中发挥了重要作用，现代企业都是独立的法人主体，一方面，法律上的独立地位使企业在机构设置和人员任免上具有独立自主权，并有权进行独立的档案管理；另一方面，经济上的独立核算、自负盈亏，使各成员企业的档案管理活动也按照法人的权限形成了若干区域。但是，企业档案馆作为保存企业档案的场所，在过去没有开放档案的义务，因而普通公民也没有利用档案的权利，其利用范围多是为企业领导的管理和决策服务、为各单位工作查考服务，欠缺面向社会、面向公众的档案服务功能。在当今整个社会要求档案馆是一个开放的、贴近群众生活的、有完善的服务功能的场所。企业内部的档案馆，也应及时顺应社会大环境的发展变化，在深化档案馆传统功能的同时，实现其社会功能的拓展，体现出现代档案管理的作用。档案馆社会化服务是改变这一被动局面的根本途径，而如何实施有效提高档案利用及服务功能则是我们面对的课题。
1. 对当前档案管理现状认识分析
1.1对档案和档案工作不够重视
现代企业的健康发展离不开档案管理工作的完善，档案和档案工作是现代企业进步的产物，企业的每次进步都与档案管理工作有着相关联系，同时对档案管理工作社会地位的提高和自身的发展都产生着巨大的推动作用。档案管理工作有一定的悠久历史，由于传统档案工作的封闭性以及档案工作宣传的欠缺性，造成很多人对档案工作了解甚少，档案工作在很多企业领域和相关行业尚没有得到一定的重视，很长时间以来，档案管理服务工作制度落实不到位、管理不规范、工作缺乏连续性，其根本原因就是对档案工作的重要性认识不够。有的认为“档案工作是一项附属性工作”，有的认为“档案资料是过去的事情，它只代表过去”，这样就妨碍了档案价值的实现，使得全员的档案意识普遍不高。另外，对于企业来说，由于追求经济效益的目的，在所有的管理工作中，档案管理工作处在不太重要的位置，也造成企业各级领导对档案工作的不够重视，认为“档案工作岗位是个无职无权、枯燥乏味的地方，提起档案工作就想退避三舍”等等，这些现状足足体现了对当前档案管理工作的不够重视，使得档案工作缺乏影响力。而在整个档案工作中，档案宣传工作又是一个薄弱的环节。因为档案部门是业务部门，宣传工作不是主要业务，容易被忽略。为改变这一现状，档案工作者要树立档案宣传意识，充分认识宣传工作对档案事业的重要意义，大力开展档案宣传活动，这样才能扩大档案工作的社会影响，不断提高全社会特别是各级领导对档案工作的认知程度，增强全社会的档案意识，使社会各方面都来关心、支持档案工作，使档案事业蓬勃发展，让档案在企业的生产建设和各项管理工作中发挥其应有的作用。
1.2 专业档案管理人才欠缺
档案和档案工作具有很强的专业性、技术性、连续性，它的性质要求各级要有比较固定的档案工作人员。目前，很多企业没有固定的档案工作人员。档案人员缺乏稳定性，对档案人员本身容易造成以下不良影响：一是档案管理人员对档案工作的责任心不强，缺乏长远计划和未来规划；二是不钻研不学习档案业务知识，认为下工夫学好了业务，还要转岗换岗； 三是责任心不强，对于档案工作只是应付，缺乏认真对待，对一些重要的档案信息做出错误的记录，对档案工作造成很大的影响；四是对档案保管管理的资料不熟悉，缺乏全面的、系統的掌握，缺乏档案管理的连续性、衔接性。档案管理专业人才的欠缺不利用档案工作的发展，对企业发展造成不利的影响。
2. 提高现代企业档案服务功能措施
2.1 加强档案和档案工作的宣传
随着网络科技的发展，媒体宣传模式不断更新和发展，档案和档案工作宣传方式发生了深刻的变化。档案部门利用网络宣传的特点针对企业内部网站对企业员工提供丰富的馆藏和便捷的检索服务；让员工利用网络之便了解档案和档案工作的重要性，随时了解档案和档案工作的动态、档案知识及政策法规。另外继续利用传统的方式，多途径宣传。开展档案法律法规、档案知识、档案工作的广泛宣传咨询活动，张挂横幅、标语，张贴宣传画，摆放展板，发放档案宣传资料，以提高人们对档案的认识和档案的法律意识。扩大档案宣传工作，让企业员工充分认识到档案和档案工作的重要性。
2.2 提高档案管理工作人员素质水平
档案和档案工作是一项技术性、管理性、服务性很强的工作, 档案工作是专门业务,从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计到提供利用,有一整套的理论和工作方法,企业档案工作人员只有学习掌握这些理论与方法,才能保证工作质量,提高工作效能,逐步实现学生档案工作的科学管理。这就要求档案工作者要掌握档案专业知识。要成为本职工作的行家里手,就要优化知识结构,拓宽知识面。充分发挥自己的主观能动性, 既要熟练掌握一定的专业理论知识,又要熟练掌握与档案工作相关学科的基础知识,具备多种新知识、新技能,成为复合型档案专业人才。另外由于多媒体技术和网络技术在档案现代化管理中的广泛应用,计算机已经从辅助性工具逐渐成为档案现代化管理必备的技术,要适应档案管理现代化,就必须掌握计算机数据录入、数据库管理、多媒体和网络管理等方面的技能，不断强化工作能力,不断提升档案和档案工作质量。
2.3 丰富档案馆藏资源，提高服务功能
当前很多企业馆藏档案不够丰富，存在着文书档案多，科技档案、专门档案较少，各门类档案发展不均衡。企业档案作为一个企业历史的真实记录，它应该包括经济、政治、科学、文化等各个方面的内容，随着馆藏档案数字化和电子文件归档的发展，充分利用网上档案馆和文档一体化软件，对档案所需文件资源进行网上采集、管理、查询等服务，加强档案信息化规划、管理，整合档案及现行文件信息资源，统一标准、统一平台，构建档案、文件分布式资源交换中心和资源查询中心，实现档案资源数据的无缝集成。通过对档案资源建设，增加了许多其他门类的档案及各种实物档案，丰富了馆藏。今后要关注企业活动的重点、热点，依法定期地将各部门、各单位的各种类型档案接收进馆，扩大资源范围，丰富馆藏内容。在丰富馆藏方面，不应盲目地追求数量，而应注重质量，将确实具有保存价值的档案收集进馆，提高档案馆为企业工作、为广大职工群众服务的有效性。
参考文献：
[1] 那新颖;;浅谈如何做好档案开发利用工作[J];黑龙江档案;2011年03期.
[2] 张俏萍;;浅论档案信息的开发利用[J];南方论刊;2003年10期.
[3] 周欣;浅谈档案利用工作的几个问题[N];黄河报;2010年.
[4] 齐德良;档案利用工作的几点思考[N];中国档案报;2001年.
（作者单位：山东兖州煤业股份有限公司南屯煤矿）