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一、档案管理工作的现状和发展趋势
档案管理工作主要分为档案实体管理和档案信息开发两个部分。档案实体管理包括收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
随着20世纪各种电子设备、计算机信息技术的出现和普及，档案管理工作也逐渐产生了巨大变化：一是在档案的收集上，计算机、数码相机、录像机、录音笔等电子设备的普及使用使档案资料的收集更加全面、及时、方便、真实；二是在档案的整理和统计上，档案分类归档更加明晰，统计整理更加快速准确；三是在档案的保管上，磁带、光盘、微缩胶片等多样化的存储介质为档案的保存提供了丰富的形式，使得保管更便利，空间更节约；四是在档案的检索上，相应的检索程序和数据库的应用使得查找、检索、预览更加的方便快捷，极大的提高了检索的效率，等等。
随着电子硬件设备性能不断升级、便携式电子设备不断更新换代、程序软件不断丰富完善以及信息安全技术的不断提升，使得以往电子信息技术在档案管理应用过程中存在的一些不足和问题得以改进和完善，因此，大力发展和应用信息技术、加速档案信息化建设进程、以信息化和全球化推动档案管理工作的发展，这已经成为档案界的战略抉择。
二、电子信息技术在档案管理工作中的应用方向
（一）档案资料主体的电子化、数字化
电子信息技术和材料科学的飞速发展使电子档案取代纸质档案成为档案资料主体成为了可能：一是存储介质由过去的软盘、光盘等容量不大，稳定性不足的载体发展为大容量、稳定性高的超级光盘、硬盘、网络云端存储和大型服务器等，使得存储的寿命大大提高，保管、携带、转移更加方便，并且可以无损的延续保存；二是防火墙、电子签章、电子签名、指纹验证和数据加密等防护、保密技术的提升使得电子档案安全性极大提高；三是专业数据库、网站的建立以及近距离无线通讯技术（NFC）的新型的可识别技术、标签技术的产生可使电子档案在流转过程中得以准确识别和接受，并自动归档。由此可见，现有的电子信息技术已经完全可以满足新生成的纸质档案所有的功能和用途，可以实现电子档案对新生纸质档案的取代和覆盖。
（二）管理工作流程的自动化
电子档案普及后，可在档案生成过程中加注标签，从而使得电子档案可以借助专业化的档案管理系统自动分类归档，保存至档案数据库相应的子目录中，同样，对现有的纸质档案经扫描后成电子档案后也可采用类似操作。
而对于已有的纸质档案的管理，也同样有相应的标签技术和识别技术，在纸质档案中加装识别标签，通过档案管理系统进行管理，就可以在很大程度上减轻工作量、实现分类、归档、统计流程的自动化。除此之外，上述专业化的档案管理系统既可以自成体系，也可以与本单位的办公自动化（OA）或管理信息系统（MIS）相结合，形成更加完善和高效的现代化信息管理网络。
（三）检索和查阅等档案服务的网络化
在档案资料实现全方位数字化后，通过档案数据库共享以及建立类似“中国知网”等专业化档案检索查阅网站，根据档案的不同属性对不同权限的客户、部门、单位等开放，借助全覆盖的互联网络，使用户可以利用手机、平板电脑等任何便携式网络终端进行档案检索，并可依照使用权限直接提供阅览，尤其是对珍贵的纸质档案来说，在检索更加方便的同时还可以减少由于借阅带来的损坏。除此自外，利用防伪验证码或口令，还能为用户提供法律效力验证、档案转移接受等各种服务。在档案服务网络化的同时，传统的档案馆将会成为专门贮藏纸质档案的仓库，新兴的档案馆将走向全面数字化的道路。
三、档案管理信息化建设存在的挑战
信息技术的革命是一把“双刃剑”，在给档案管理事业发展带来难得的机遇的同时，也带来了严峻的挑战。
（一）档案管理的人才队伍缺失
档案管理的信息化建设不仅要求工作人员具备档案管理的知识，还要精通计算机网络知识，所以，档案管理信息化建设的关键时期需要一大批既有扎实档案管理功底，又掌握计算机网络技术，同时又具有探索和创新精神，以及能为档案事业献身的高素质复合型人才队伍。
（二）档案管理的体制机制不顺
档案管理的信息化建设不仅需要每个档案机构个体的重视实施，更需要国家层面专门机构强有力的的统一规划、协调、投入，制定相应的法律法规和管理办法，使基础档案信息能够按照一致的标准规范进入数据库，并打破现有数据库各自为政、标准不齐，缺乏横向联系的局面
（三）档案管理的科技研发不足
档案管理的信息化建设需要完善的档案管理管理系统和智能化的终端设备及应用程序，虽然现有的信息技术水平可以完全满足建设需求，但是适用于档案管理的专业化硬件设备和软件程序的研发动力不足，还不能满足档案工作复杂的需求。
（四）档案管理的数据保障存在风险
档案管理的信息化建设最重要的就是档案数据的安全性保障，虽然目前各种网络防护，数据保护技术使得档案数据的安全性大大提高，但是建设和破坏总是对立统一的，各种新兴的病毒对网络数据不断产生新的威胁，不断提高防护能力和数据保密能力才能不断为档案数据提供安全保障。
（作者单位：枝江市机动车辆检测中心）
档案管理工作主要分为档案实体管理和档案信息开发两个部分。档案实体管理包括收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
随着20世纪各种电子设备、计算机信息技术的出现和普及，档案管理工作也逐渐产生了巨大变化：一是在档案的收集上，计算机、数码相机、录像机、录音笔等电子设备的普及使用使档案资料的收集更加全面、及时、方便、真实；二是在档案的整理和统计上，档案分类归档更加明晰，统计整理更加快速准确；三是在档案的保管上，磁带、光盘、微缩胶片等多样化的存储介质为档案的保存提供了丰富的形式，使得保管更便利，空间更节约；四是在档案的检索上，相应的检索程序和数据库的应用使得查找、检索、预览更加的方便快捷，极大的提高了检索的效率，等等。
随着电子硬件设备性能不断升级、便携式电子设备不断更新换代、程序软件不断丰富完善以及信息安全技术的不断提升，使得以往电子信息技术在档案管理应用过程中存在的一些不足和问题得以改进和完善，因此，大力发展和应用信息技术、加速档案信息化建设进程、以信息化和全球化推动档案管理工作的发展，这已经成为档案界的战略抉择。
二、电子信息技术在档案管理工作中的应用方向
（一）档案资料主体的电子化、数字化
电子信息技术和材料科学的飞速发展使电子档案取代纸质档案成为档案资料主体成为了可能：一是存储介质由过去的软盘、光盘等容量不大，稳定性不足的载体发展为大容量、稳定性高的超级光盘、硬盘、网络云端存储和大型服务器等，使得存储的寿命大大提高，保管、携带、转移更加方便，并且可以无损的延续保存；二是防火墙、电子签章、电子签名、指纹验证和数据加密等防护、保密技术的提升使得电子档案安全性极大提高；三是专业数据库、网站的建立以及近距离无线通讯技术（NFC）的新型的可识别技术、标签技术的产生可使电子档案在流转过程中得以准确识别和接受，并自动归档。由此可见，现有的电子信息技术已经完全可以满足新生成的纸质档案所有的功能和用途，可以实现电子档案对新生纸质档案的取代和覆盖。
（二）管理工作流程的自动化
电子档案普及后，可在档案生成过程中加注标签，从而使得电子档案可以借助专业化的档案管理系统自动分类归档，保存至档案数据库相应的子目录中，同样，对现有的纸质档案经扫描后成电子档案后也可采用类似操作。
而对于已有的纸质档案的管理，也同样有相应的标签技术和识别技术，在纸质档案中加装识别标签，通过档案管理系统进行管理，就可以在很大程度上减轻工作量、实现分类、归档、统计流程的自动化。除此之外，上述专业化的档案管理系统既可以自成体系，也可以与本单位的办公自动化（OA）或管理信息系统（MIS）相结合，形成更加完善和高效的现代化信息管理网络。
（三）检索和查阅等档案服务的网络化
在档案资料实现全方位数字化后，通过档案数据库共享以及建立类似“中国知网”等专业化档案检索查阅网站，根据档案的不同属性对不同权限的客户、部门、单位等开放，借助全覆盖的互联网络，使用户可以利用手机、平板电脑等任何便携式网络终端进行档案检索，并可依照使用权限直接提供阅览，尤其是对珍贵的纸质档案来说，在检索更加方便的同时还可以减少由于借阅带来的损坏。除此自外，利用防伪验证码或口令，还能为用户提供法律效力验证、档案转移接受等各种服务。在档案服务网络化的同时，传统的档案馆将会成为专门贮藏纸质档案的仓库，新兴的档案馆将走向全面数字化的道路。
三、档案管理信息化建设存在的挑战
信息技术的革命是一把“双刃剑”，在给档案管理事业发展带来难得的机遇的同时，也带来了严峻的挑战。
（一）档案管理的人才队伍缺失
档案管理的信息化建设不仅要求工作人员具备档案管理的知识，还要精通计算机网络知识，所以，档案管理信息化建设的关键时期需要一大批既有扎实档案管理功底，又掌握计算机网络技术，同时又具有探索和创新精神，以及能为档案事业献身的高素质复合型人才队伍。
（二）档案管理的体制机制不顺
档案管理的信息化建设不仅需要每个档案机构个体的重视实施，更需要国家层面专门机构强有力的的统一规划、协调、投入，制定相应的法律法规和管理办法，使基础档案信息能够按照一致的标准规范进入数据库，并打破现有数据库各自为政、标准不齐，缺乏横向联系的局面
（三）档案管理的科技研发不足
档案管理的信息化建设需要完善的档案管理管理系统和智能化的终端设备及应用程序，虽然现有的信息技术水平可以完全满足建设需求，但是适用于档案管理的专业化硬件设备和软件程序的研发动力不足，还不能满足档案工作复杂的需求。
（四）档案管理的数据保障存在风险
档案管理的信息化建设最重要的就是档案数据的安全性保障，虽然目前各种网络防护，数据保护技术使得档案数据的安全性大大提高，但是建设和破坏总是对立统一的，各种新兴的病毒对网络数据不断产生新的威胁，不断提高防护能力和数据保密能力才能不断为档案数据提供安全保障。
（作者单位：枝江市机动车辆检测中心）