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摘要：多所学校合并后的高职院校在档案管理方面存在着许多问题。高校档案管理工作面临档案收集整理有缺失、规范化管理不到位，集中管理未真正实行，信息化建设落后等问题。
关键词：高职院校 档案 管理 利用
目前，我国高等职业教育管理体制改革有了很大程度的提高，合并升格的高职院校超过1100所，国家的高等教育结构有了进一步的完善，教育资源配置也有所优化更新，从而提高了办学质量与办学效益。合并后的高职院校出现了许多新的管理问题，而档案管理是重中之重。
1 合并高职院校在档案管理与利用中存在的问题
一些不同学科，不同层次，不同规模的学校合并成现在的高职院校，原来各个学校对档案并没有自主管理权，很长一段时间以来并没有得到学校领导的高度重视，从而出现了很多大大小小的问题。
1.1 并校期间文书立卷、归档的问题
相对来说，各个学校在合并前都有各个比较完善的档案管理制度，然而在接到并校期间，负责档案的管理人员人心思动，工作状态不稳定，一些正常的工作不能按照及时有效的处理，也就给档案资料的收集工作带来很大的难度，尚未立卷归档的文书。如果是责任心强的部门档案管理人员会把没有立卷的文件材料收集整理、编拟目录、安全存放；而遇到责任心不强的档案管理人员则不予闻问；更有甚者，在部门调整、办公室搬迁过程中，将大量的文件材料随无用材料一并处理，致使一些珍贵的档案资料该移交的未移交或丢失严重，无处寻找，严重影响了档案的完整性。造成这一问题的主要原因是：①合校期间组织管理出现空白；②部分档案部门档案管理人员责任心不强，无制约措施；③高校领导忙于合校中的大事，而疏忽了档案工作管理。
1.2 信息开发利用率差，发挥服务作用程度低
干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。
1.3 档案管理制度不规范，管理手段落后
在高校的管理工作中相对于其他部门的发展水平，人事档案管理还处于较低的层次，这主要表现在两方面：一方面，人事档案管理队伍素质偏低，且很不稳定。人事档案管理人员大多都没有参加过业务培训，且档案管理工作者中很多人是身兼数职，对于档案工作一般只是兼管，根本无暇顾及档案管理。同时，有些人事档案管理员调动频繁，导致人事档案管理队伍不稳定，是造成档案管理工作难以前进的主要原因。另一方面，目前高校人事档案收集、编研工作仍停留在传统的手工层面上。虽然各高校人事档案管理部门已经配备了计算机等设备，但使用范围仍局限于文档目录著入等极少数的工作，而诸如档案的收集、整理、归类、编目等工作依然依靠手工，由此造成书写速度慢，工作量大，最终严重制约了人事档案的收集和开发利用。
1.4 档案排序、管理重新理顺问题
高校馆藏档案、资料种类繁多，大类10多种，小类近百种，如何将之有条不紊地排放到库房中指定的位置，并能轻而易举地快速找到它们，是高校档案查询利用和保管岗位工作中的一件头等大事。各类馆藏档案、资料排放科学、合理、有序，日后的管理工作就比较轻松、规范，查找索卷便利快捷，库房利用率高，数据统计也能确保精准。反之，花费精力大，管理效果差，甚至随着馆藏数量的不断增加，这项工作会变得越来越棘手和难以应对。
2 解决高职院校档案的管理与利用问题的途径
2.1 强化档案意识，规范档案管理
加强宣传，普及档案基本知识；强化学校各级领导的档案意识；强化全体师生员工的档案意识；广大师生员工是高校档案的“生产源”，他们档案意识的强弱直接影响档案的质量，因此要发动大家都来重视和加强对档案材料的积累和保护；进一步提高档案工作者的档案意识；形成高校档案工作网络，建立健全档案规章制度；学校各部门应配备兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档等工作，形成专兼职相结合、上下两级相结合强有力的工作网络，并建立健全有关规章制度；开放高校档案(非保密性)，积极提供利用，显示档案在学校工作中的作用和价值。有条件的高校，还可以抓住契机，介入经济建设领域，释放档案信息资源的巨大能量，显示档案的社会价值。
2.2 加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平
档案室要根据学校的实际情况提出档案工作实施方案，统筹规划全校档案工作；完善各类档案工作规章制度，制定具体工作计划，并负责监督、指导和检查执行情况；指导和协助各单位做好档案的收集、征集、整理和组卷工作；各单位要严格执行档案工作制度，使档案管理规范化、标准化、制度化，同时要根据各单位的特点，创新适合本单位特点的管理办法。各级档案部门在加强传统的纸质档案管理的同时，要加大现代化管理力度，加强电子文件归档管理，加快档案馆藏数字化进程，建立档案信息网站。要把档案信息化建设纳入学校信息化建设管理范畴，减少资源浪费，实现档案资源共享。学校有关部门要统筹规划，使办公自动化系统和档案管理系统的研发同步协调进行，保证其相互融合，信息平滑过渡，在学校办公自动化系统完成的基础上尽快实现数字化档案管理，高水平地做好我校档案管理工作。
2.3 合理配备档案管理人员，加强档案工作队伍建设
稳定专兼职档案人员、提高其整体素质是做好档案工作的基础。档案事业发展的关键在人，在档案管理过程中，人始终是最重要的，档案管理水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。只有选配高素质的档案管理人员，才能增强档案开发的技术力量。各单位、各部门要根据档案工作需要明确本单位档案员，同时加大档案员的教育培训力度，定期组织档案员进行业务学习，切实提高档案人员的档案基础知识与基本技能；为档案员提供外出学习机会，开阔眼界，拓展思路，尽快提高档案工作水平。要充分调动广大档案工作者热爱档案工作、做好本职工作的积极性、主动性和创造性，努力建设一支相对稳定的专兼职档案员队伍。
2.4 确定档案工作目标，实施“目标管理”
高校档案工作“目标管理”的提出，为高校档案工作提出了一个近期工作目标。自推行以来，通过对高校的档案工作量化的测试和标准的评定，使其在档案工作管理体制、列入学校各项管理、档案工作业务建设、档案信息开发利用等方面受到了全面地检验、规范地考核，从近几年推广的情况看，对高校档案工作确实起到了一定的推动作用。高校档案工作自此有了一个统一的衡量尺度，各校档案管理水平在此标准尺度的衡量下，优者胜出。而今，通过研究其推行的过程，执行的效果，分析其对高校档案工作的现实作用，探寻其可能产生的中期影响。
参考文献：
[1]汤静霞，李文清.高校合并后的档案工作[J].档案与建设，2003，(7).
[2]刘淑霞.浅谈合并高校档案管理[J].浙江档案，2004，(1).
[3]张明香.档案管理现代化进程中存在的问题及对策[J].办公室业务，2009，(8).
[4]林柏瑞.浅析档案管理现代化[J].南方论刊，2009，(5).
关键词：高职院校 档案 管理 利用
目前，我国高等职业教育管理体制改革有了很大程度的提高，合并升格的高职院校超过1100所，国家的高等教育结构有了进一步的完善，教育资源配置也有所优化更新，从而提高了办学质量与办学效益。合并后的高职院校出现了许多新的管理问题，而档案管理是重中之重。
1 合并高职院校在档案管理与利用中存在的问题
一些不同学科，不同层次，不同规模的学校合并成现在的高职院校，原来各个学校对档案并没有自主管理权，很长一段时间以来并没有得到学校领导的高度重视，从而出现了很多大大小小的问题。
1.1 并校期间文书立卷、归档的问题
相对来说，各个学校在合并前都有各个比较完善的档案管理制度，然而在接到并校期间，负责档案的管理人员人心思动，工作状态不稳定，一些正常的工作不能按照及时有效的处理，也就给档案资料的收集工作带来很大的难度，尚未立卷归档的文书。如果是责任心强的部门档案管理人员会把没有立卷的文件材料收集整理、编拟目录、安全存放；而遇到责任心不强的档案管理人员则不予闻问；更有甚者，在部门调整、办公室搬迁过程中，将大量的文件材料随无用材料一并处理，致使一些珍贵的档案资料该移交的未移交或丢失严重，无处寻找，严重影响了档案的完整性。造成这一问题的主要原因是：①合校期间组织管理出现空白；②部分档案部门档案管理人员责任心不强，无制约措施；③高校领导忙于合校中的大事，而疏忽了档案工作管理。
1.2 信息开发利用率差，发挥服务作用程度低
干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。
1.3 档案管理制度不规范，管理手段落后
在高校的管理工作中相对于其他部门的发展水平，人事档案管理还处于较低的层次，这主要表现在两方面：一方面，人事档案管理队伍素质偏低，且很不稳定。人事档案管理人员大多都没有参加过业务培训，且档案管理工作者中很多人是身兼数职，对于档案工作一般只是兼管，根本无暇顾及档案管理。同时，有些人事档案管理员调动频繁，导致人事档案管理队伍不稳定，是造成档案管理工作难以前进的主要原因。另一方面，目前高校人事档案收集、编研工作仍停留在传统的手工层面上。虽然各高校人事档案管理部门已经配备了计算机等设备，但使用范围仍局限于文档目录著入等极少数的工作，而诸如档案的收集、整理、归类、编目等工作依然依靠手工，由此造成书写速度慢，工作量大，最终严重制约了人事档案的收集和开发利用。
1.4 档案排序、管理重新理顺问题
高校馆藏档案、资料种类繁多，大类10多种，小类近百种，如何将之有条不紊地排放到库房中指定的位置，并能轻而易举地快速找到它们，是高校档案查询利用和保管岗位工作中的一件头等大事。各类馆藏档案、资料排放科学、合理、有序，日后的管理工作就比较轻松、规范，查找索卷便利快捷，库房利用率高，数据统计也能确保精准。反之，花费精力大，管理效果差，甚至随着馆藏数量的不断增加，这项工作会变得越来越棘手和难以应对。
2 解决高职院校档案的管理与利用问题的途径
2.1 强化档案意识，规范档案管理
加强宣传，普及档案基本知识；强化学校各级领导的档案意识；强化全体师生员工的档案意识；广大师生员工是高校档案的“生产源”，他们档案意识的强弱直接影响档案的质量，因此要发动大家都来重视和加强对档案材料的积累和保护；进一步提高档案工作者的档案意识；形成高校档案工作网络，建立健全档案规章制度；学校各部门应配备兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档等工作，形成专兼职相结合、上下两级相结合强有力的工作网络，并建立健全有关规章制度；开放高校档案(非保密性)，积极提供利用，显示档案在学校工作中的作用和价值。有条件的高校，还可以抓住契机，介入经济建设领域，释放档案信息资源的巨大能量，显示档案的社会价值。
2.2 加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平
档案室要根据学校的实际情况提出档案工作实施方案，统筹规划全校档案工作；完善各类档案工作规章制度，制定具体工作计划，并负责监督、指导和检查执行情况；指导和协助各单位做好档案的收集、征集、整理和组卷工作；各单位要严格执行档案工作制度，使档案管理规范化、标准化、制度化，同时要根据各单位的特点，创新适合本单位特点的管理办法。各级档案部门在加强传统的纸质档案管理的同时，要加大现代化管理力度，加强电子文件归档管理，加快档案馆藏数字化进程，建立档案信息网站。要把档案信息化建设纳入学校信息化建设管理范畴，减少资源浪费，实现档案资源共享。学校有关部门要统筹规划，使办公自动化系统和档案管理系统的研发同步协调进行，保证其相互融合，信息平滑过渡，在学校办公自动化系统完成的基础上尽快实现数字化档案管理，高水平地做好我校档案管理工作。
2.3 合理配备档案管理人员，加强档案工作队伍建设
稳定专兼职档案人员、提高其整体素质是做好档案工作的基础。档案事业发展的关键在人，在档案管理过程中，人始终是最重要的，档案管理水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。只有选配高素质的档案管理人员，才能增强档案开发的技术力量。各单位、各部门要根据档案工作需要明确本单位档案员，同时加大档案员的教育培训力度，定期组织档案员进行业务学习，切实提高档案人员的档案基础知识与基本技能；为档案员提供外出学习机会，开阔眼界，拓展思路，尽快提高档案工作水平。要充分调动广大档案工作者热爱档案工作、做好本职工作的积极性、主动性和创造性，努力建设一支相对稳定的专兼职档案员队伍。
2.4 确定档案工作目标，实施“目标管理”
高校档案工作“目标管理”的提出，为高校档案工作提出了一个近期工作目标。自推行以来，通过对高校的档案工作量化的测试和标准的评定，使其在档案工作管理体制、列入学校各项管理、档案工作业务建设、档案信息开发利用等方面受到了全面地检验、规范地考核，从近几年推广的情况看，对高校档案工作确实起到了一定的推动作用。高校档案工作自此有了一个统一的衡量尺度，各校档案管理水平在此标准尺度的衡量下，优者胜出。而今，通过研究其推行的过程，执行的效果，分析其对高校档案工作的现实作用，探寻其可能产生的中期影响。
参考文献：
[1]汤静霞，李文清.高校合并后的档案工作[J].档案与建设，2003，(7).
[2]刘淑霞.浅谈合并高校档案管理[J].浙江档案，2004，(1).
[3]张明香.档案管理现代化进程中存在的问题及对策[J].办公室业务，2009，(8).
[4]林柏瑞.浅析档案管理现代化[J].南方论刊，2009，(5).