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教学评估是国家对职业技术学院进行宏观管理,促进职业技术学院的改革和建设,提高其办学水平和教育教学质量的重要举措。教学档案在职业技术学院的教学评估中具有重要作用,教学评估也极大地促进了教学档案的管理与建设。所以职业技术学院应以教学评估为契机,切实推进和加强教学档案的建设。
一、教学档案在高校教学评估中的重要性
在职业技术学院,教学评估的支撑材料主要是以教学档案材料为主。在教学评估过程中,教学档案向专家组提供能够反映学校办学指导思想、师资队伍、教学条件及利用、教学建设与改革、教学管理、学风、教学效果等各类材料。所以,完整、充实、丰富的原始教学档案是专家考察时最具说服力的证据。
二、教学档案管理中存在的问题
根据职业技术学院教学评诂特点,我们发现教学档案管理中存在的主要问题如下:
1.对教学档案工作重视不够
由于不太重视教学档案工作,造成档案材料没有及时收集、整理和归档。
2.教学档案分类的科学性和合理性有待提高
教学档案的整理、立卷、归档等管理工作仍处于传统的手工操作模式,档案载体和形式仍主要是纸质材料,与现代化办公管理要求尚有很大距离。
3.档案人员素质亟待进一步提高
高校档案管理部门专职工作人员多是中途转行,知识结构不平衡,学历、职称不高,有些根本没有专职档案人员,即使有也往往身兼数职。
4.院系负责保存的教学档案资料存在问题相对较多
院系两级管理后,院系缺少相对固定的档案管理人员及场地、设施、器材等。由于平时管理的疏忽等种种原因,各院系负责教学档案资料保存的教学秘书更换频繁,致使教学档案材料的收集、保管经常出现断档现象。
三、加强教学档案管理的措施
1.领导重视和关心档案管理工作
首先,领导应站在一个全新的角度,高度重视教学档案的收集与归档工作。其次,全体教职工应积极配合和支持。由于大量的教学材料形成于教师,如果教职工都有强烈的教学档案意识,自觉主动地将各自保管的教学资料定期交院系保管,那么院系教学档案的建设会顺利得多。再次,完善职业技术学院教学档案建设的管理网络,明确材料归档要求。定期对教学档案抽查,发现问题及时解决,将教学档案建设工作贯穿于整个教学管理工作中。
2.确定教学档案归档的方式
(1)综合教学档案管理。综合教学档案分永久保管、长期保管和部分保管。永久保管的综合教学档案有:教学改革、培养目标、培养规格,学制等方面的指标、规定、办法等;长期保管的综合教学档案有:上级下达的有关教学文件材料、各种统计表、学生运动会材料等;部分保管的综合教学档案有:教学计划、实施计划,有关教学的规章制度及会议记录、调研报告、总结、教学调查、评估和各级优秀教学质量评奖材料。
(2)教学计划与教学研究档案管理。教学计划与教学研究档案分长期保管和短期保管。长期保管的教学计划与教学研究档案有:教师任课安排、教案、教师工作量核算、登记材料、教学经验总结、研究论文、教学改革和教学研究成果评审、奖励材料等;短期保管的教学计划与教学研究档案有:课堂教学材料、教学进度表、优秀实习报告等。
(3)教学档案的预立卷。根据教学文件规定的要求编制文件材料预立卷类目。档案管理员应坚持做好收发文件登记,随时将办理完毕的文件按材料预立卷类目分类存放,确保教学档案的完整、准确、系统。
(4)凡是归档的材料,标注明确。写明材料的作者和形成日期,应做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰,有利于长久保存,对不符合要求、质量低劣、影响使用的文件应及时采取补救措施。
(5)整理组卷。要在积累的基础上按档案材料类型分别组卷,原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用,同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷。注意分清年度,不可混年立卷。卷内密不可分的文件材料按正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后的要求排列。同时,还要拟定案卷标题。
总之,教学档案是在教学活动和教学管理活动中形成的具有保存价值的各种文件资料,是职业技术学院办学过程中积累起来的教学思想、教学管理与实践、教学改革与研究等诸多方面教学活动的真实记录,是教学活动从做出计划、组织实施、结果预测到信息反馈、修正整改全过程的客观反映。随着职业技术学院的教学评估工作的深入开展,教学档案的作用越来越重要,但也暴露出不少问题。如何以教学评估工作为契机,进一步加强教学档案的建设,已成为当前职业技術学院教学档案管理工作者必须面对和思考的问题。
(作者单位:浙江省金华职业技术学院机电工程学院)
一、教学档案在高校教学评估中的重要性
在职业技术学院,教学评估的支撑材料主要是以教学档案材料为主。在教学评估过程中,教学档案向专家组提供能够反映学校办学指导思想、师资队伍、教学条件及利用、教学建设与改革、教学管理、学风、教学效果等各类材料。所以,完整、充实、丰富的原始教学档案是专家考察时最具说服力的证据。
二、教学档案管理中存在的问题
根据职业技术学院教学评诂特点,我们发现教学档案管理中存在的主要问题如下:
1.对教学档案工作重视不够
由于不太重视教学档案工作,造成档案材料没有及时收集、整理和归档。
2.教学档案分类的科学性和合理性有待提高
教学档案的整理、立卷、归档等管理工作仍处于传统的手工操作模式,档案载体和形式仍主要是纸质材料,与现代化办公管理要求尚有很大距离。
3.档案人员素质亟待进一步提高
高校档案管理部门专职工作人员多是中途转行,知识结构不平衡,学历、职称不高,有些根本没有专职档案人员,即使有也往往身兼数职。
4.院系负责保存的教学档案资料存在问题相对较多
院系两级管理后,院系缺少相对固定的档案管理人员及场地、设施、器材等。由于平时管理的疏忽等种种原因,各院系负责教学档案资料保存的教学秘书更换频繁,致使教学档案材料的收集、保管经常出现断档现象。
三、加强教学档案管理的措施
1.领导重视和关心档案管理工作
首先,领导应站在一个全新的角度,高度重视教学档案的收集与归档工作。其次,全体教职工应积极配合和支持。由于大量的教学材料形成于教师,如果教职工都有强烈的教学档案意识,自觉主动地将各自保管的教学资料定期交院系保管,那么院系教学档案的建设会顺利得多。再次,完善职业技术学院教学档案建设的管理网络,明确材料归档要求。定期对教学档案抽查,发现问题及时解决,将教学档案建设工作贯穿于整个教学管理工作中。
2.确定教学档案归档的方式
(1)综合教学档案管理。综合教学档案分永久保管、长期保管和部分保管。永久保管的综合教学档案有:教学改革、培养目标、培养规格,学制等方面的指标、规定、办法等;长期保管的综合教学档案有:上级下达的有关教学文件材料、各种统计表、学生运动会材料等;部分保管的综合教学档案有:教学计划、实施计划,有关教学的规章制度及会议记录、调研报告、总结、教学调查、评估和各级优秀教学质量评奖材料。
(2)教学计划与教学研究档案管理。教学计划与教学研究档案分长期保管和短期保管。长期保管的教学计划与教学研究档案有:教师任课安排、教案、教师工作量核算、登记材料、教学经验总结、研究论文、教学改革和教学研究成果评审、奖励材料等;短期保管的教学计划与教学研究档案有:课堂教学材料、教学进度表、优秀实习报告等。
(3)教学档案的预立卷。根据教学文件规定的要求编制文件材料预立卷类目。档案管理员应坚持做好收发文件登记,随时将办理完毕的文件按材料预立卷类目分类存放,确保教学档案的完整、准确、系统。
(4)凡是归档的材料,标注明确。写明材料的作者和形成日期,应做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰,有利于长久保存,对不符合要求、质量低劣、影响使用的文件应及时采取补救措施。
(5)整理组卷。要在积累的基础上按档案材料类型分别组卷,原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用,同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷。注意分清年度,不可混年立卷。卷内密不可分的文件材料按正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后的要求排列。同时,还要拟定案卷标题。
总之,教学档案是在教学活动和教学管理活动中形成的具有保存价值的各种文件资料,是职业技术学院办学过程中积累起来的教学思想、教学管理与实践、教学改革与研究等诸多方面教学活动的真实记录,是教学活动从做出计划、组织实施、结果预测到信息反馈、修正整改全过程的客观反映。随着职业技术学院的教学评估工作的深入开展,教学档案的作用越来越重要,但也暴露出不少问题。如何以教学评估工作为契机,进一步加强教学档案的建设,已成为当前职业技術学院教学档案管理工作者必须面对和思考的问题。
(作者单位:浙江省金华职业技术学院机电工程学院)