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摘要：随着我国计算机信息技术与电子技术的不断发展与进步，其涉及到的领域越来越广泛，目前这些先进技术已经广泛应用于档案管理中。电子档案与纸质档案的集成化管理有赖于计算机信息技术，原因在于要实现电子档案与纸质档案的集成化管理，需要建立混合文件管理系统、档案管理系统与业务系统的标准接口、电子档案与纸质档案集成服务平台，而这些都需要先进技术作为支撑，计算机信息与电子技术是推动电子档案与纸质档案集成化管理的关键因素。
关键词：纸质档案;电子档案;集成化管理
中图分类号：G27文献标识码：A
一、电子档案与纸质档案的共存性分析
随着我国电子科技及信息技术的飞速发展，电子与信息技术也逐渐应用于档案中，但这并不意味着其能够取代纸质档案，因为电子档案与纸质档案均属档案的子民，不存在相互排斥的问题。电子档案虽具有现代化理念，并运用了先进的电子信息技术，但即使这样依然无法替代纸质档案。纸质档案可以说是特定历史时期的社会记忆，保存了人类历史发展记录，具有真实性与历史性。实际上，电子档案与纸质档案的本质属性是相同的，均为社会经济发展与人类社会的历史记录，它们是两者不同的档案形式，并非新旧事物关系，所以两者在应用中没有相互否定性与继承性，只是单纯的载体形式不同。从某种角度来说，电子档案管理与纸质档案管理思想存在一定的共同，两者可以共同存在于档案中。电子档案与纸质档案存在共性，但同时也存在个性，那么要使两者和谐共存，应对其采取集成性管理。
二、电子档案与纸质档案的集成化管理措施
电子档案与纸质档案之所以能够共存，在一定程度上有赖于我国国情，电子档案与纸质档案具有一定的共性，然而也存在差异，因此不能运用传统档案管理模式对两者进行管理，它无法满足电子档案与纸质档案的不同要求。在这一形势下创新档案管理模式势在必行，集成化管理正是在这一形势下应运而生的，其根据电子档案与纸质档案的特点，制定了一系列集成化管理措施，以下是对电子档案与纸质档案的集成化管理措施的具体分析：
1.建立混合文件管理系统，发挥电子档案与纸质档案的集成化管理功能
所谓的混合文件管理系统是指既能够储存纸质文件，又能够储存电子及其他格式文件的档案管理系统。那么要发挥管理系统对不同格式文件的集成化管理功能，那么应在混合文件管理系统内部设置非电子文件夹与电子文件夹，同时要保证文件内部所有元素的共存性与协调性，在储存过程中运用统一分类标准，使文件夹内各元素之间保持密切联系。
对于同一份文件的不同载体应使用相同的档案号及题名，所选择的载体形式应在管理系统数据库载体类型中进行详细标注，同时还要对电子档案与纸质档案的物理储存地址进行分别著录。建立混合文件管理系统，既能够满足纸质档案的管理要求，对各种载体的纸质文件进行上传，同时还能够实现电子档案的良好管理，接收其他管理系统中的电子文件、电子信息数据等，并将其实时归纳到电子档案中。另外，混合文件管理系统还具有到期文件自动销毁、自动解密及借阅利用等多种功能，不同类型及不同载体的档案管理都能够在此档案管理系统中实现，不需要对纸质档案管理系统与电子档案管理系统进行分别设置。高校中所建立的档案管理系统就属于典型的混合文件管理系统，该系统不仅要对办公系统公文进行管理，还要对学校各个方面不同载体形式的文件档案进行管理。
2.建立档案管理系统与业务系统的标准接口，对两者进行一体化管理
要使电子档案与纸质档案共同储存于一个管理系统中，就必须建立档案管理系统与业务系统的标准接口，首先它可以实现电子文件与纸质文件的网络化归档，将海量电子与纸质信息汇集到同一管理系统中，对其进行动态化管理，及时掌握电子档案与纸质档案的使用及管理状况，这样一来若系统管理中存在不合理因素能够及时发现并加以解决。其次，它可以实现电子文件从形成、永久保存及永久销毁的全过程管理，电子档案与纸质档案共同使用一个档案管理系统，能够使两者相关文件动态生成归档。在归档中对于相同档案的不同载体形式应共同使用一个档号，同时还要共同使用相同的分类标准，从而实现纸质档案与电子档案的一体化管理。电子文件归入档案式，应将系统首页上方的动态生成相应的归档章，归档章中的保管期限、全宗号、文件页码、年代、件号及归档单位等信息由管理系统自动填写，将与电子文件相应的纸质文件打印出来，此时归档章将会自动打印在纸质文件首页的上方位置，档案管理工作人员只需要在纸质文件归档章中填入纸质文件所装盒号就可以了，不需要再逐项填写，大大减少了纸质档案归档与管理的工作量，对提高电子档案与纸质档案集成化管理效率具有重要意义。
3.创建电子档案与纸质档案集成服务平台，为两者提供集成化服务
所谓的集成化服務就是融档案管理过程控制、档案管理结果控制与用户服务控制为一体，旨在满足用户对档案的不同需求，提高档案管理过程效率，实现档案管理结果的最大效应。之所以对电子档案与纸质档案的集成化管理进行全面研究，是为了充分利用多种形式的档案信息资源，给用户提供一种集成化服务，让用户在短时间内可以找到并查阅不同类型的档案信息资源。针对电子档案及纸质档案等多种不同形式的档案信息创建档案集成服务平台，并建立用户档案信息相关网站，全面开展集成化服务，同时还可以设置在线专人咨询，为用户提供远程服务，实现档案信息资源的远程查询预约、专题服务、档案资源网络导航服务及电子档案全文检索等多种服务。并利用权限管理技术，建立档案信息与用户的关联匹配，这样一来当用户利用网络进行档案信息资源浏览申请时，管理系统就会根据用户角色快速判断出用户所能查阅的权限内容，并做出响应，达到电子档案与纸质档案集成化管理及为用户提供档案一体化全程服务的双重效果。
三、结语
电子档案与纸质档案存在一定的共性与个性，依然沿用传统档案管理模式已无法适应现今多种档案形式的管理需求，因此为了满足不同档案形式的管理需求，同时便于管理，应采取集成化管理。集成化管理是实现电子档案与纸质档案和谐共存的基础与保障，对维护电子档案与纸质档案的安全性与真实性具有重大意义。不仅如此，对电子档子与纸质档案实施集成化管理有利于用户对不同档案形式的信息查阅，实现一站式全程服务，提高整体服务质量。
参考文献：
[1] 韩宇秀.论信息化条件下档案管理工作的发展[J]. 办公室业务. 2014(03)
关键词：纸质档案;电子档案;集成化管理
中图分类号：G27文献标识码：A
一、电子档案与纸质档案的共存性分析
随着我国电子科技及信息技术的飞速发展，电子与信息技术也逐渐应用于档案中，但这并不意味着其能够取代纸质档案，因为电子档案与纸质档案均属档案的子民，不存在相互排斥的问题。电子档案虽具有现代化理念，并运用了先进的电子信息技术，但即使这样依然无法替代纸质档案。纸质档案可以说是特定历史时期的社会记忆，保存了人类历史发展记录，具有真实性与历史性。实际上，电子档案与纸质档案的本质属性是相同的，均为社会经济发展与人类社会的历史记录，它们是两者不同的档案形式，并非新旧事物关系，所以两者在应用中没有相互否定性与继承性，只是单纯的载体形式不同。从某种角度来说，电子档案管理与纸质档案管理思想存在一定的共同，两者可以共同存在于档案中。电子档案与纸质档案存在共性，但同时也存在个性，那么要使两者和谐共存，应对其采取集成性管理。
二、电子档案与纸质档案的集成化管理措施
电子档案与纸质档案之所以能够共存，在一定程度上有赖于我国国情，电子档案与纸质档案具有一定的共性，然而也存在差异，因此不能运用传统档案管理模式对两者进行管理，它无法满足电子档案与纸质档案的不同要求。在这一形势下创新档案管理模式势在必行，集成化管理正是在这一形势下应运而生的，其根据电子档案与纸质档案的特点，制定了一系列集成化管理措施，以下是对电子档案与纸质档案的集成化管理措施的具体分析：
1.建立混合文件管理系统，发挥电子档案与纸质档案的集成化管理功能
所谓的混合文件管理系统是指既能够储存纸质文件，又能够储存电子及其他格式文件的档案管理系统。那么要发挥管理系统对不同格式文件的集成化管理功能，那么应在混合文件管理系统内部设置非电子文件夹与电子文件夹，同时要保证文件内部所有元素的共存性与协调性，在储存过程中运用统一分类标准，使文件夹内各元素之间保持密切联系。
对于同一份文件的不同载体应使用相同的档案号及题名，所选择的载体形式应在管理系统数据库载体类型中进行详细标注，同时还要对电子档案与纸质档案的物理储存地址进行分别著录。建立混合文件管理系统，既能够满足纸质档案的管理要求，对各种载体的纸质文件进行上传，同时还能够实现电子档案的良好管理，接收其他管理系统中的电子文件、电子信息数据等，并将其实时归纳到电子档案中。另外，混合文件管理系统还具有到期文件自动销毁、自动解密及借阅利用等多种功能，不同类型及不同载体的档案管理都能够在此档案管理系统中实现，不需要对纸质档案管理系统与电子档案管理系统进行分别设置。高校中所建立的档案管理系统就属于典型的混合文件管理系统，该系统不仅要对办公系统公文进行管理，还要对学校各个方面不同载体形式的文件档案进行管理。
2.建立档案管理系统与业务系统的标准接口，对两者进行一体化管理
要使电子档案与纸质档案共同储存于一个管理系统中，就必须建立档案管理系统与业务系统的标准接口，首先它可以实现电子文件与纸质文件的网络化归档，将海量电子与纸质信息汇集到同一管理系统中，对其进行动态化管理，及时掌握电子档案与纸质档案的使用及管理状况，这样一来若系统管理中存在不合理因素能够及时发现并加以解决。其次，它可以实现电子文件从形成、永久保存及永久销毁的全过程管理，电子档案与纸质档案共同使用一个档案管理系统，能够使两者相关文件动态生成归档。在归档中对于相同档案的不同载体形式应共同使用一个档号，同时还要共同使用相同的分类标准，从而实现纸质档案与电子档案的一体化管理。电子文件归入档案式，应将系统首页上方的动态生成相应的归档章，归档章中的保管期限、全宗号、文件页码、年代、件号及归档单位等信息由管理系统自动填写，将与电子文件相应的纸质文件打印出来，此时归档章将会自动打印在纸质文件首页的上方位置，档案管理工作人员只需要在纸质文件归档章中填入纸质文件所装盒号就可以了，不需要再逐项填写，大大减少了纸质档案归档与管理的工作量，对提高电子档案与纸质档案集成化管理效率具有重要意义。
3.创建电子档案与纸质档案集成服务平台，为两者提供集成化服务
所谓的集成化服務就是融档案管理过程控制、档案管理结果控制与用户服务控制为一体，旨在满足用户对档案的不同需求，提高档案管理过程效率，实现档案管理结果的最大效应。之所以对电子档案与纸质档案的集成化管理进行全面研究，是为了充分利用多种形式的档案信息资源，给用户提供一种集成化服务，让用户在短时间内可以找到并查阅不同类型的档案信息资源。针对电子档案及纸质档案等多种不同形式的档案信息创建档案集成服务平台，并建立用户档案信息相关网站，全面开展集成化服务，同时还可以设置在线专人咨询，为用户提供远程服务，实现档案信息资源的远程查询预约、专题服务、档案资源网络导航服务及电子档案全文检索等多种服务。并利用权限管理技术，建立档案信息与用户的关联匹配，这样一来当用户利用网络进行档案信息资源浏览申请时，管理系统就会根据用户角色快速判断出用户所能查阅的权限内容，并做出响应，达到电子档案与纸质档案集成化管理及为用户提供档案一体化全程服务的双重效果。
三、结语
电子档案与纸质档案存在一定的共性与个性，依然沿用传统档案管理模式已无法适应现今多种档案形式的管理需求，因此为了满足不同档案形式的管理需求，同时便于管理，应采取集成化管理。集成化管理是实现电子档案与纸质档案和谐共存的基础与保障，对维护电子档案与纸质档案的安全性与真实性具有重大意义。不仅如此，对电子档子与纸质档案实施集成化管理有利于用户对不同档案形式的信息查阅，实现一站式全程服务，提高整体服务质量。
参考文献：
[1] 韩宇秀.论信息化条件下档案管理工作的发展[J]. 办公室业务. 2014(03)