论文部分内容阅读
摘 要：高校档案信息化建设是时代发展的必然趋势，分析我国高校档案信息化建设过程中存在的问题并采取针对性的解决措施，有助于推动高校档案信息化建设的发展。
关键词：高校档案;信息化;问题;对策;
中图分类号：G 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-11-00-01
高校档案信息，见证了学校的历史发展过程，为学校今天的发展做出了不可磨灭的贡献。信息时代，传统的管理方式已无法满足时代的需求，强化档案信息的管理，能为高校的各项工作提供更便捷、高效的服务，也是时代发展的必然趋势。
一、高校档案信息化管理的必要性
（一）信息时代的客观存在。信息技术飞速发展，网络技术已经成为最便捷最快速的信息交流方式，人们迫切希望在网络中快速、准确地找到自己需要的数字化档案信息。随着办公自动化的应用以及档案网络管理软件的运用，从而实现了档案信息的网上收集、移交、储存和查阅，档案部门能把更多的时间和精力用于档案资料的整理，数据统计、档案编研等工作，档案信息化建设既有利于提高档案工作效率，也避免了档案材料破坏装订和因实体借阅造成的磨损
（二）高校自身发展的需要。高校档案信息化是高校自身发展的要求。首先，高校近几年发展速度快，发展规模大，高校招生尤其是招优质生源竞争激烈，形成的档案案卷数量相应增多，档案利用也明显增多。使得档案管理任务加重、难度增加。把纸质档案转为电子档案，具有易存性和方便性的特点，实现档案保存的最佳效益。随着数字化校园项目的实施，形成的大量电子文档的保管、利用也对高校档案馆提出了信息化建设的要求。
（三）档案信息资源开放利用的需要。计算机技术的迅猛发展，信息资源共享已经是发展趋势，档案信息化建设的本质要求就是建立一个丰富、完整的档案信息资源库，档案信息化建设可以与高校办公自动化系统接轨，使得档案部门的信息与学校其它重要部门实现资源整合优化。现今的大量师生对信息资源的需求量增加，这对高校的档案借阅利用频率大大增加，因此，必须进行信息化、网络化的档案管理。通过计算机网络，与其他信息资源一起构成综合的网络信息资源库，从而实现高校信息资源的开放利用，达到共享的目的。
二、高校档案信息化管理的现状
（一）缺乏高素质的信息化管理人才。档案专业人才是高校档案工作发展的核心与骨干，其能力和素质决定着档案信息化建设的成功与失败。由于在档案工作岗位上很难出现引人瞩目的工作业绩，这就在一定程度上增加了优秀人才的引进难度，即使引进，高素质人才的流失率也比较高，目前，高校档案工作人员中档案专业或计算机相关专业人员极少，致使高校档案信息资源的功能性、共享性比较差，声像信息存在缺陷等诸多问题，同时，对于很多网络黑客的攻击行为没有引起足够的重视，没有采取有效的安全防护措施，都不利于高校档案资源价值的最大化发挥。
（二）对高校档案信息化建设的重要性认识不足。随着各行各业信息化的迅猛发展，高校很多部门已经开始使用信息系统，但是高校档案工作信息化建设明显滞后于学校发展与建设。究其原因，一方面是因为档案工作人员自身原因，缺乏创新意识，不愿积极主动掌握新的计算机知识和技能，另一方面是很多高校领导对档案工作的重视不够，人员配置、机构设置与档案信息化建设的工作要求不相适应。使得信息源的开发、利用范围窄、发挥作用小和影响力弱，与档案工作所应具有的重要地位、作用不相适应。
（三）高校档案软硬件设施落后。现代科学技术的飞速发展，使缩微、光学等先进的科学技术也走进档案工作，但这些先进技术的运用、推广和实施需要相应设备支持。很多高校档案部门软硬件的配备情况不理想，有的学校没有专用服务器，没有配备空调、去湿机等设施设备，目前，高校办学条件虽然普遍得到改善，但和科研、教学等一线部门相比，对档案管理部门的投入仍然很有限，基本上是停留在维持档案日常的管理上，经费投入不足已是檔案信息化建设最突出的问题。
三、加强高校档案信息化建设的对策
（一）充分提高认识，切实转变观念。必须充分认识高校档案的价值、地位、作用和意义，同时，高校领导要进一步增强做好档案信息化工作的认识，将档案信息化建设与“数字化”校园建设有机结合，同步推进，加大对档案部门的人力、财力、物力支持。高校档案工作者要以更加有效的举措，切实把学校档案信息化各项工作落到实处。制定科学的发展目标和规划，尤其要重视电子文档管理等方而的建设，利用多种途径和形式提供档案利用，包括举办档案展览、建立档案目录中心等。通过上述工作，既可以促进高校档案管理工作的可持续发展。，也可引起人们对档案重要性的认识，从而可以赢得对档案信息化建设的支持。
（二）提高档案管理人员的素质。要培养一支高素质的档案管理队伍，首先要大胆引进档案和计算机专业人才，信息化建设离不开网络和计算机知识的应用，使计算机知识和档案知识有机结合。其次，对于高校档案人员素质不高的现状问题， 要多组织工作人员参加档案业务培训，强化计算机知识以及软件工具的系统学习，使档案人员发展成为具备双重知识结构的优秀人才，并努力用事业留人、感情留人、待遇留人。从事档案工作的同志要不断学习，使自己成为学习型、研究型、实干型、创新型人才。
（三）加大档案信息化建设的投入。高校档案信息化建设需要足够的硬件与软件环境，高校需要针对本校档案管理的客观实际，充分利用现有设备，为了更好的建设高校档案，还需不断投入更多的建设经费，为档案信息化建设创造良好的发展条件。此外，还应建设健全的信息防御软件系统，这些都需发挥专业人才的推动作用，因此，高校可以为档案信息化建设建立专项资金，以保障信息化建设所需专业性人才来进行管理与系统维护，以实现信息服务手段自动化、网络化，以至高校档案信息资源的表达形式全程数字化。
综上所述，高校档案信息化建设势在必行，要正视当前面临的困难和存在的问题，采取有效措施进行档案信息化建设。使高校档案信息化工作走上新台阶。
参考文献：
[1]李捷，刘迎春.高校档案信息化建设存在的问题及对策思路[J].中国出版，2010，30（8）：141一142.
[2]滕水莲.浅议高校档案信息化建设中存在的问题与对策[J].信息时代，2012 （2 ）.
作者简介：孙美凤，女，黑龙江民族职业学院副研究馆员，从事档案管理工作。
关键词：高校档案;信息化;问题;对策;
中图分类号：G 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-11-00-01
高校档案信息，见证了学校的历史发展过程，为学校今天的发展做出了不可磨灭的贡献。信息时代，传统的管理方式已无法满足时代的需求，强化档案信息的管理，能为高校的各项工作提供更便捷、高效的服务，也是时代发展的必然趋势。
一、高校档案信息化管理的必要性
（一）信息时代的客观存在。信息技术飞速发展，网络技术已经成为最便捷最快速的信息交流方式，人们迫切希望在网络中快速、准确地找到自己需要的数字化档案信息。随着办公自动化的应用以及档案网络管理软件的运用，从而实现了档案信息的网上收集、移交、储存和查阅，档案部门能把更多的时间和精力用于档案资料的整理，数据统计、档案编研等工作，档案信息化建设既有利于提高档案工作效率，也避免了档案材料破坏装订和因实体借阅造成的磨损
（二）高校自身发展的需要。高校档案信息化是高校自身发展的要求。首先，高校近几年发展速度快，发展规模大，高校招生尤其是招优质生源竞争激烈，形成的档案案卷数量相应增多，档案利用也明显增多。使得档案管理任务加重、难度增加。把纸质档案转为电子档案，具有易存性和方便性的特点，实现档案保存的最佳效益。随着数字化校园项目的实施，形成的大量电子文档的保管、利用也对高校档案馆提出了信息化建设的要求。
（三）档案信息资源开放利用的需要。计算机技术的迅猛发展，信息资源共享已经是发展趋势，档案信息化建设的本质要求就是建立一个丰富、完整的档案信息资源库，档案信息化建设可以与高校办公自动化系统接轨，使得档案部门的信息与学校其它重要部门实现资源整合优化。现今的大量师生对信息资源的需求量增加，这对高校的档案借阅利用频率大大增加，因此，必须进行信息化、网络化的档案管理。通过计算机网络，与其他信息资源一起构成综合的网络信息资源库，从而实现高校信息资源的开放利用，达到共享的目的。
二、高校档案信息化管理的现状
（一）缺乏高素质的信息化管理人才。档案专业人才是高校档案工作发展的核心与骨干，其能力和素质决定着档案信息化建设的成功与失败。由于在档案工作岗位上很难出现引人瞩目的工作业绩，这就在一定程度上增加了优秀人才的引进难度，即使引进，高素质人才的流失率也比较高，目前，高校档案工作人员中档案专业或计算机相关专业人员极少，致使高校档案信息资源的功能性、共享性比较差，声像信息存在缺陷等诸多问题，同时，对于很多网络黑客的攻击行为没有引起足够的重视，没有采取有效的安全防护措施，都不利于高校档案资源价值的最大化发挥。
（二）对高校档案信息化建设的重要性认识不足。随着各行各业信息化的迅猛发展，高校很多部门已经开始使用信息系统，但是高校档案工作信息化建设明显滞后于学校发展与建设。究其原因，一方面是因为档案工作人员自身原因，缺乏创新意识，不愿积极主动掌握新的计算机知识和技能，另一方面是很多高校领导对档案工作的重视不够，人员配置、机构设置与档案信息化建设的工作要求不相适应。使得信息源的开发、利用范围窄、发挥作用小和影响力弱，与档案工作所应具有的重要地位、作用不相适应。
（三）高校档案软硬件设施落后。现代科学技术的飞速发展，使缩微、光学等先进的科学技术也走进档案工作，但这些先进技术的运用、推广和实施需要相应设备支持。很多高校档案部门软硬件的配备情况不理想，有的学校没有专用服务器，没有配备空调、去湿机等设施设备，目前，高校办学条件虽然普遍得到改善，但和科研、教学等一线部门相比，对档案管理部门的投入仍然很有限，基本上是停留在维持档案日常的管理上，经费投入不足已是檔案信息化建设最突出的问题。
三、加强高校档案信息化建设的对策
（一）充分提高认识，切实转变观念。必须充分认识高校档案的价值、地位、作用和意义，同时，高校领导要进一步增强做好档案信息化工作的认识，将档案信息化建设与“数字化”校园建设有机结合，同步推进，加大对档案部门的人力、财力、物力支持。高校档案工作者要以更加有效的举措，切实把学校档案信息化各项工作落到实处。制定科学的发展目标和规划，尤其要重视电子文档管理等方而的建设，利用多种途径和形式提供档案利用，包括举办档案展览、建立档案目录中心等。通过上述工作，既可以促进高校档案管理工作的可持续发展。，也可引起人们对档案重要性的认识，从而可以赢得对档案信息化建设的支持。
（二）提高档案管理人员的素质。要培养一支高素质的档案管理队伍，首先要大胆引进档案和计算机专业人才，信息化建设离不开网络和计算机知识的应用，使计算机知识和档案知识有机结合。其次，对于高校档案人员素质不高的现状问题， 要多组织工作人员参加档案业务培训，强化计算机知识以及软件工具的系统学习，使档案人员发展成为具备双重知识结构的优秀人才，并努力用事业留人、感情留人、待遇留人。从事档案工作的同志要不断学习，使自己成为学习型、研究型、实干型、创新型人才。
（三）加大档案信息化建设的投入。高校档案信息化建设需要足够的硬件与软件环境，高校需要针对本校档案管理的客观实际，充分利用现有设备，为了更好的建设高校档案，还需不断投入更多的建设经费，为档案信息化建设创造良好的发展条件。此外，还应建设健全的信息防御软件系统，这些都需发挥专业人才的推动作用，因此，高校可以为档案信息化建设建立专项资金，以保障信息化建设所需专业性人才来进行管理与系统维护，以实现信息服务手段自动化、网络化，以至高校档案信息资源的表达形式全程数字化。
综上所述，高校档案信息化建设势在必行，要正视当前面临的困难和存在的问题，采取有效措施进行档案信息化建设。使高校档案信息化工作走上新台阶。
参考文献：
[1]李捷，刘迎春.高校档案信息化建设存在的问题及对策思路[J].中国出版，2010，30（8）：141一142.
[2]滕水莲.浅议高校档案信息化建设中存在的问题与对策[J].信息时代，2012 （2 ）.
作者简介：孙美凤，女，黑龙江民族职业学院副研究馆员，从事档案管理工作。