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摘要：文章就高职院校教学档案管理的现状、地位及作用、归档范围、管理等问题进行了全面探讨。文中强调了教学档案的特殊地位及受到忽视的问题，结合高职院校实际确定教学档案的归档范围，在管理制度上提出了“三纳入”、“四同步”的思路。就如何开发利用档案信息资源问题做了有益的探索。
关键词：高职院校 教学档案 管理
随着我国高等职业教育事业的发展，高职院校教学档案日益增多和标准化、规范化、现代化管理的逐步实现与提高。如何管好高职院校教学档案，充分发挥教学档案在教学管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，更好地为学校及社会各界服务，是值得高职院校档案工作者认真思考的问题，本文仅就高职院校教学档案的管理谈点粗浅看法。
1 教学档案在高职院校中的地位和作用
教学档案是学校档案工作中的主体、核心和重点。高职院校的主要任务就是培养社会需要的应用型、复合型人才。作为教书育人活动的真实记录和反映——教学档案，既是衡量院校教育管理水平和教育质量的重要标志，也是学校评估的重要内容之一，又是教学活动的重要依据和信息资源，还是学校和社会具有长远参考价值和凭证作用的历史财富。教学档案汇集了学校教学的最新成果，是师生学习知识的鲜活教材，同时也严格评判了教师的教学水平和教学态度，师生们从中得到自我教育、自我升华。因此建立和管好教学档案，对于教学改革提高教学管理水平和教学质量具有重要意义。在系统教学活动过程中要不断利用这些档案进行分析和研究办学成果。如果没有完整、系统的教学档案，就会给教学和管理工作，总结和改进教学方法造成困难。因此我们要把教学档案的管理摆到学校重要的工作位置上来。
2 目前高职院校教学档案管理的现状
教学档案是学校在培养人才过程中形成的具有保存价值的文字、图表、照片、录音带、录像带等教学文件材料。由于多年来人们认识上的误差，认为只有学校管理性文件才能作为档案管理，而把教学文件材料，尤其是教师个人独立形成的具有学术价值的典型教案、手稿排斥在档案之外。以致没有建立完整的学校档案。一些院校没有把作为高职院校档案工作主体、核心和重点的教学档案摆在应有的位置上。致使教学档案残缺不全，具体表现在以下几方面：
2.1 有些院校的教学档案尚未实行集中统一管理，有的甚至把教学档案当成资料分散在资料室、教研室乃至个人手中，致使许多有价值的反映学校教学活动的文件材料未能收集、整理、归档。有些院校教学档案虽已建立但残缺不全，管理体制混乱。如把教学计划、教学大纲、教学规章制度、毕业生验印名单等归入文书档案。而把教学试验、实习报告、学生优秀毕业设计和论文、考试试题等等却都没有归档。
2.2 校企联合办学、反映学校与社会联系，在校外形成的大量文件资料更是残缺不全，尤其是各系、部主办的各类短期班、培训班，能够收集的材料所剩无几，有的只存名单，有的甚至什么都不存。以致不能充分有效地反映学校整体办学规模和效果，也给学生统计和学籍管理工作造成困难。
2.3 一些优秀教材、专著、学术论文、科研成果，尤其是个人自由独立形成的学术著作还没有集中统一管理，致使档案的作用不能充分发挥。
高职院校教学档案管理的这种状况确实令人堪忧。这已无法适应高职教育事业的发展和教育体制改革的需要。因此必须加强高职院校教学档案的管理。
3 高职院校教学档案的归档范围
教学档案必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；必须反映教学管理、教学实践的全过程，保证完整、准确、系统。应按照实际需求、历史价值结合高职院校实际情况进行收集整理。笔者认为归档范围应包括：
3.1 关于招生和学籍管理方面的材料：上级有关招生工作的文件材料、招生计划、简章、专业介绍、招生工作总结、新生录取材料及新生名单；新生入学登记表、学生学籍卡片、学生成绩总册、在校学生名册、学生学籍变更材料等学籍管理及学生奖惩的材料。
3.2 关于课堂教学与教学实践方面的文件材料：各专业人才培养方案、教学计划、教学大纲；教学改革方案和总结；教学实习和生产实习计划和总结，实习讲义、实习结果鉴定，有代表性的实习报告；教学日历、课程安排表、教师任课安排；典型讲义、教案，各系、专业课程试题库；社会调查、社会实践计划、总结；反映教学活动的照片和教学工作的各种统计表。
3.3 关于毕业生工作方面的文件材料：毕业生工作计划、简报、总结；学生优秀的典型毕业论文、毕业设计、答辩计划、总结及评审意见等材料；发放毕业证存根、毕业照片及毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料等。
3.4 关于教材教材建设方面的文件材料：自编、主编教材；各系、各专业使用教材目录，自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集。
3.5 师资培训计划、教师考核和总结，教学研究、教学总结、教学质量奖励材料、教学情况调查表、教师工作量的规定及执行情况。
4 高职院校教学档案的管理
高职院校教学档案是广大师生员工辛勤劳动的智慧结晶，是一种无法弥补的历史的真实凭证，是学校和社会的历史文化财富，是教学和管理决策的重要依据，为了确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。我们必须依据《档案法》管好教学档案。
4.1 建立相应机构，配备必要的专业人员。实行档案集中统一管理。档案机构的主要任务是负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作；负责对各有关部门的业务指导，监督、检查执行情况，培训全校文秘人员，提高其业务工作水平。
4.2 建立健全档案管理工作制度。高职院校教学档案是学校各部门在教学活动过程中陆续形成的。要把各院、系、部门形成的档案及时收集、管理起来，必须严格实行部门立卷归档制度，应实行“三纳入”、“四同步”：即纳入教学计划和规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员的岗位职责，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；上报评审材料教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。通过各项制度的制定和贯彻实施，对全校档案工作进行规范统一，使档案工作逐步向规范化、标准化和现代化建设方向健康发展，以提高档案工作的管理水平。
4.3 加大宣传力度，强化档案意识。高职院校具有教学周期长、班次类别多等特点。使得档案材料的收集难度大。如果没有强烈的档案意识，档案材料极易丢失和损毁，给工作带来不利影响。为此我们要通过各种渠道，采取各种形式加大对档案的宣传力度。通过各种宣传活动，使档案意识潜移默化地深深根植于人们的头脑之中，从而提高全校师生的档案意识，把开展档案工作真正变成人们自觉自愿的行为。为档案管理工作的正常开展，营造一个良好的外部环境。
4.4 针对社会需要，积极开发利用档案信息资源。档案管理的终极目的是提供档案信息，满足各方面工作的需要。要坚持不懈地档案的整理编目、参考资料的汇编、各种信息的反馈及跟踪服务等项工作，及时掌握档案用户需求信息。根据学院、社会的需要，研究探求用户的需求心理及特点。掌握重点用户需求内容、原因和规律，将近期出现的需求做客观有效的预测和分析，做好超前服务，同时提供简便、迅速的现代化服务手段，提高档案利用率和工作效率。注重实际效果，提高档案信息开发的质量和水平，为学院教学改革和发展提供全面服务，为建设有中国特色社会主义档案事业做出应有贡献。
4.5 采取有力措施，优化人员素质。随着高职教育的发展和教学改革的深化，教学档案工作中出现了一些新情况、新问题。针对这些情况，应及时分析研究，采取有力措施。实践证明，建立一支政治、业务素质较高的人事档案管理队伍，是新形势下做好教学档案工作，开创新局面的前提和保证。为此，要强化培训，优化管档队伍素质。一是要稳定队伍，应做到专人专职，并保持相对稳定。同时要大加强对管档人员的培训，不断提高他们的政治和业务素质，培养和造就一批掌握现代科学知识的复合型档案人才。二是采取有效的激励机制，档案管理的核心就是将人力资源当中蕴藏的一切力量都挖掘和发挥出来。而有效利用激励机制是调动人的积极性和创造性的重要手段。管档人员希望通过自身的不懈努力取得优异工作成绩时，不但能得到相应的物质奖励，更为重要的是能得到充分的肯定和承认，受到尊重，以体现一个人的价值。另外，在新知识新技术运用于档案室的环境下，档案员的知识结构要不断更新，信息处理能力要不断提高，知识面要不断拓宽，才能适应信息化时代档案服务的新要求。因此应创造条件对档案员进行业务培训的同时，鼓励他们参加各种继续教育，从而激励每一位档案工作者更好地发挥其聪明才智，使档案工作整体水平不断提高，更好地为高职院校改革和发展服务。
关键词：高职院校 教学档案 管理
随着我国高等职业教育事业的发展，高职院校教学档案日益增多和标准化、规范化、现代化管理的逐步实现与提高。如何管好高职院校教学档案，充分发挥教学档案在教学管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，更好地为学校及社会各界服务，是值得高职院校档案工作者认真思考的问题，本文仅就高职院校教学档案的管理谈点粗浅看法。
1 教学档案在高职院校中的地位和作用
教学档案是学校档案工作中的主体、核心和重点。高职院校的主要任务就是培养社会需要的应用型、复合型人才。作为教书育人活动的真实记录和反映——教学档案，既是衡量院校教育管理水平和教育质量的重要标志，也是学校评估的重要内容之一，又是教学活动的重要依据和信息资源，还是学校和社会具有长远参考价值和凭证作用的历史财富。教学档案汇集了学校教学的最新成果，是师生学习知识的鲜活教材，同时也严格评判了教师的教学水平和教学态度，师生们从中得到自我教育、自我升华。因此建立和管好教学档案，对于教学改革提高教学管理水平和教学质量具有重要意义。在系统教学活动过程中要不断利用这些档案进行分析和研究办学成果。如果没有完整、系统的教学档案，就会给教学和管理工作，总结和改进教学方法造成困难。因此我们要把教学档案的管理摆到学校重要的工作位置上来。
2 目前高职院校教学档案管理的现状
教学档案是学校在培养人才过程中形成的具有保存价值的文字、图表、照片、录音带、录像带等教学文件材料。由于多年来人们认识上的误差，认为只有学校管理性文件才能作为档案管理，而把教学文件材料，尤其是教师个人独立形成的具有学术价值的典型教案、手稿排斥在档案之外。以致没有建立完整的学校档案。一些院校没有把作为高职院校档案工作主体、核心和重点的教学档案摆在应有的位置上。致使教学档案残缺不全，具体表现在以下几方面：
2.1 有些院校的教学档案尚未实行集中统一管理，有的甚至把教学档案当成资料分散在资料室、教研室乃至个人手中，致使许多有价值的反映学校教学活动的文件材料未能收集、整理、归档。有些院校教学档案虽已建立但残缺不全，管理体制混乱。如把教学计划、教学大纲、教学规章制度、毕业生验印名单等归入文书档案。而把教学试验、实习报告、学生优秀毕业设计和论文、考试试题等等却都没有归档。
2.2 校企联合办学、反映学校与社会联系，在校外形成的大量文件资料更是残缺不全，尤其是各系、部主办的各类短期班、培训班，能够收集的材料所剩无几，有的只存名单，有的甚至什么都不存。以致不能充分有效地反映学校整体办学规模和效果，也给学生统计和学籍管理工作造成困难。
2.3 一些优秀教材、专著、学术论文、科研成果，尤其是个人自由独立形成的学术著作还没有集中统一管理，致使档案的作用不能充分发挥。
高职院校教学档案管理的这种状况确实令人堪忧。这已无法适应高职教育事业的发展和教育体制改革的需要。因此必须加强高职院校教学档案的管理。
3 高职院校教学档案的归档范围
教学档案必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；必须反映教学管理、教学实践的全过程，保证完整、准确、系统。应按照实际需求、历史价值结合高职院校实际情况进行收集整理。笔者认为归档范围应包括：
3.1 关于招生和学籍管理方面的材料：上级有关招生工作的文件材料、招生计划、简章、专业介绍、招生工作总结、新生录取材料及新生名单；新生入学登记表、学生学籍卡片、学生成绩总册、在校学生名册、学生学籍变更材料等学籍管理及学生奖惩的材料。
3.2 关于课堂教学与教学实践方面的文件材料：各专业人才培养方案、教学计划、教学大纲；教学改革方案和总结；教学实习和生产实习计划和总结，实习讲义、实习结果鉴定，有代表性的实习报告；教学日历、课程安排表、教师任课安排；典型讲义、教案，各系、专业课程试题库；社会调查、社会实践计划、总结；反映教学活动的照片和教学工作的各种统计表。
3.3 关于毕业生工作方面的文件材料：毕业生工作计划、简报、总结；学生优秀的典型毕业论文、毕业设计、答辩计划、总结及评审意见等材料；发放毕业证存根、毕业照片及毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料等。
3.4 关于教材教材建设方面的文件材料：自编、主编教材；各系、各专业使用教材目录，自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集。
3.5 师资培训计划、教师考核和总结，教学研究、教学总结、教学质量奖励材料、教学情况调查表、教师工作量的规定及执行情况。
4 高职院校教学档案的管理
高职院校教学档案是广大师生员工辛勤劳动的智慧结晶，是一种无法弥补的历史的真实凭证，是学校和社会的历史文化财富，是教学和管理决策的重要依据，为了确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。我们必须依据《档案法》管好教学档案。
4.1 建立相应机构，配备必要的专业人员。实行档案集中统一管理。档案机构的主要任务是负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作；负责对各有关部门的业务指导，监督、检查执行情况，培训全校文秘人员，提高其业务工作水平。
4.2 建立健全档案管理工作制度。高职院校教学档案是学校各部门在教学活动过程中陆续形成的。要把各院、系、部门形成的档案及时收集、管理起来，必须严格实行部门立卷归档制度，应实行“三纳入”、“四同步”：即纳入教学计划和规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员的岗位职责，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；上报评审材料教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。通过各项制度的制定和贯彻实施，对全校档案工作进行规范统一，使档案工作逐步向规范化、标准化和现代化建设方向健康发展，以提高档案工作的管理水平。
4.3 加大宣传力度，强化档案意识。高职院校具有教学周期长、班次类别多等特点。使得档案材料的收集难度大。如果没有强烈的档案意识，档案材料极易丢失和损毁，给工作带来不利影响。为此我们要通过各种渠道，采取各种形式加大对档案的宣传力度。通过各种宣传活动，使档案意识潜移默化地深深根植于人们的头脑之中，从而提高全校师生的档案意识，把开展档案工作真正变成人们自觉自愿的行为。为档案管理工作的正常开展，营造一个良好的外部环境。
4.4 针对社会需要，积极开发利用档案信息资源。档案管理的终极目的是提供档案信息，满足各方面工作的需要。要坚持不懈地档案的整理编目、参考资料的汇编、各种信息的反馈及跟踪服务等项工作，及时掌握档案用户需求信息。根据学院、社会的需要，研究探求用户的需求心理及特点。掌握重点用户需求内容、原因和规律，将近期出现的需求做客观有效的预测和分析，做好超前服务，同时提供简便、迅速的现代化服务手段，提高档案利用率和工作效率。注重实际效果，提高档案信息开发的质量和水平，为学院教学改革和发展提供全面服务，为建设有中国特色社会主义档案事业做出应有贡献。
4.5 采取有力措施，优化人员素质。随着高职教育的发展和教学改革的深化，教学档案工作中出现了一些新情况、新问题。针对这些情况，应及时分析研究，采取有力措施。实践证明，建立一支政治、业务素质较高的人事档案管理队伍，是新形势下做好教学档案工作，开创新局面的前提和保证。为此，要强化培训，优化管档队伍素质。一是要稳定队伍，应做到专人专职，并保持相对稳定。同时要大加强对管档人员的培训，不断提高他们的政治和业务素质，培养和造就一批掌握现代科学知识的复合型档案人才。二是采取有效的激励机制，档案管理的核心就是将人力资源当中蕴藏的一切力量都挖掘和发挥出来。而有效利用激励机制是调动人的积极性和创造性的重要手段。管档人员希望通过自身的不懈努力取得优异工作成绩时，不但能得到相应的物质奖励，更为重要的是能得到充分的肯定和承认，受到尊重，以体现一个人的价值。另外，在新知识新技术运用于档案室的环境下，档案员的知识结构要不断更新，信息处理能力要不断提高，知识面要不断拓宽，才能适应信息化时代档案服务的新要求。因此应创造条件对档案员进行业务培训的同时，鼓励他们参加各种继续教育，从而激励每一位档案工作者更好地发挥其聪明才智，使档案工作整体水平不断提高，更好地为高职院校改革和发展服务。