随着办公自动化和网络技术的广泛应用，电子文件及电子档案走入我们的工作实践。在两个概念之间存在着的一些模糊和混淆的认识，由此引发了档案界关于电子档案概念适用性的争鸣。电子文件时代，电子档案概念是否有其存在的必要呢？本文拟从文化角度就电子档案概念是否依然具有存在的价值进行一定的探讨。
　　
　　一、国内外“电子档案”概念研究呈现外冷内热的现象
　　
　　就国外而言，对电子文件和电子档案一般没有分别定义，甚至根本没有“电子档案”这个概念。1995年由美国国家档案馆重印的《电子文件管理指南》中，把由档案馆接收和保存的电子文件称为“电子文件”。在国际档案理事会电子文件管理委员会1997年出版的《电子文件管理指南》中把作为“档案”而由档案馆接收和保存的电子文件称为“具有档案性质的电子文件”（Ａｒｃｈｉｖａｌ Ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃ Ｒｅｃｏｒｄ）。1999年由露西安娜·杜兰蒂组织成立的Ｉｎｔｅｒ ＰＡＲＥＳ项目国际研究小组的词汇表委员会是这样定义的：“电子文件是指在正常的业务活动中，以数字形式利用、保留或存储的任何文件，而无论其是否以数字形式制作或接收。”在此项目中只定义了电子文件而不见使用电子档案概念。可见，在国外“电子档案”一词极为少见。
　　国内则不然。“电子档案”在我国档案界甚为流行，已成为档案人士的热门话题，在各种著作、报刊杂志上经常出现“电子档案”概念。由此，在学术界引发了一番关于电子档案概念适用性的大讨论。最终形成了两种不同的观点：一方面认为，鉴于电子文件管理中“全程管理”和“前端控制”等原则，同时为尊重国际惯例，因而直接拿来，无论论及文件管理还是档案工作，统一使用“电子文件”这一概念，摒弃了电子档案概念。例如：在冯惠玲主编的《电子文件管理教程》中从未出现过“电子档案”一词，无论是涉及文件管理还是档案管理都只用“电子文件”一词。另一方面则认为，电子档案是有电子文件转化而来的，两者是时间相继的两个概念。项文新在《关于电子文件定义之我见》一文中这么描述的：“电子档案概念可定义为‘具有保存价值的已归档的电子文件’。”
　　
　　二、中外电子档案概念客观适用性分析
　　
　　是什么原因造成了这种现象的产生？笔者认为，根本原因就在于中外的档案文化传统的不同。
　　《辞海》中明确给出一个狭义的文化定义：社会意识形态和与之相适应的制度和组织机构。每个国家的档案文化必然对人们的思想和行为产生影响。档案文化则包括概念、理论及相适应组织机构和制度。
　　
　　（一）
　　在国外普遍认同的档案文化中，文件是一个大的概念，并依据文件所起的作用将文件划分为现行文件、半现行文件和非现行文件。这种划分是有其客观基础的，是在文件中心出现以后档案工作者在档案实践过程中产生的，与其文书档案管理机构分为文书机构、文件中心、档案馆相适应的。但无论现行文件、半现行文件还是非现行文件都是文件的概念，文件是一个属概念，现行文件、半现行文件和非半现行文件是种概念，非现行文件才成为档案。也就是说档案只是文件的一种，处于从属地位。这与我国的档案概念有着很大的不同。正如上面提到的Ｉｎｔｅｒ ＰＡＲＥＳ项目中的对文件的定义一样，国外的文件概念包括了我国的文件与档案概念。
　　国外的档案学理论基本上是构建在大文件概念基础之上的。全宗理论从产生以来，虽然各国对全宗定义有所不同，但基本上保留了文件这一定语，如“文件的有机体”、“文件整体”等。文件生命周期理论认为：文件从形成到最后消亡或永久保存，或者说从现行文件到历史档案是一个完整的生命过程。文件连续体模式更进一步地认为“大文件”是一个连续的无明显分界的现象：“此模型是建立在一个包含档案概念的统一的文件概念之上的，而文件被定义为连续价值的记录。”在这种蕴涵着大文件思想的档案文化的影响下，电子文件的运动是一个连续的不可分割的整体思想顺理成章。加之，在电子计算机及网络环境下电子文件与电子档案的界限不像纸质的文件与档案那样清晰。以上因素必然使人们认同只使用同大文件概念相应的（大）电子文件概念，就是国外只有少数学者在其著述中提出“电子档案”或“具有档案性质的电子文件”的概念的原因。为永久保护由电子技术生成的文件及其真实性建立一套基本的理论知识和方法的Ｉｎｔｅｒ ＰＡＲＥＳ国际研究项目也只是使用电子文件一个概念而已。
　　
　　（二）
　　在国内，为什么会产生两种不同的观点呢？究其原因，那是由于引进国外的档案学理论引起的，是中外文化在中国学术界的一次交锋。第一种观点是接受了国外的档案学理论，站在一个新的理论基础上来阐明自己的观点；而第二种观点则是站在我国档案理论角度来审视外来理论在中国的可行性，从而得出的结论。笔者持第二种观点。
　　马克思主义哲学告诉我们，存在即为合理。从我国档案文化传统看，电子档案概念之所以在中国出现是有其根源的，是与我国国情相适应的，是符合我国档案工作实际，具有中国的特色。
　　一方面，我国档案界普遍认为文件从手续和程序上办理完毕就可视作档案，并不完全依据文件所起的作用；并且认为文件和档案属于同一事物在不同阶段的名称，文件和档案是并列概念。我国的档案学理论基本上架构此种基本概念之上的。这一点为电子档案概念的产生提供了理论依据。我国的广义文件概念也是在从传统文件观无法理解引进的文件生命周期理论的情况下引起大文件概念而产生的。这种传统文件观与大文件观并存的现象也是上文提到的大讨论产生的根源。上述并列关系是与我国文书机构和档案机构现状相适应的。我国的文件处理工作是由文书机构承办，而档案工作是由档案室和档案馆进行的。这种档案概念与档案保管机构相适应的现实正是电子档案概念赖以生存的客观基础。在我国传统档案文化指导下，档案人员通过感性所接收、获得的电子文件信息并对信息作直接综合，经过复杂的逻辑思维操作和筛选整理，凝结出与电子文件相对应的电子档案概念，这是一个看似复杂的简单思维过程。正是我国这种档案文化背景，电子档案概念才有存在的空间，起码在我国档案机构未发生改变之前是客观适用的。
　　另一方面，任何一种文化在其漫长的进化历程中，既包含传统成分，又接受变化着的新环境的影响不断吸纳新的成分，而呈现一条连续的历史脉络。档案文化也是如此。从古到今，我国档案实体及其名称经历了从甲骨档案、金石档案、缣帛档案直至纸质档案、音像档案等的演变过程。从中不难看出我国档案文化的源远流长。而这连续演变的过程正是我们对档案概念认识不断深化的过程，也是社会实践活动逐步发展的历程。那么，计算机环境下形成的历史记录，使档案实存形态及内涵出现了新的连续性，即由实体到虚拟、由固定信息向动态信息的转变和延续，因此我们应从档案的历史连续性的角度出发，称之为电子档案，这样才能更有效地把握档案这一概念及其内涵演变的历史进程，也才能更具体地更完整地看待从甲骨档案到电子档案这一档案形态演变的历史脉络。
　　那么，在我国现有的文件与档案的概念下，简单地引入电子文件概念是否适宜呢？笔者认为是不适宜的。首先，那样做会造成理论不完善。如果仅仅引用电子文件一个概念，我国的档案概念就会失去有史以来的连续性而出现了断层，使档案学理论不健全不完整。其次，在实践上就会失去一直以来的概念基础。势必造成文书工作者和档案工作者在思想上的混乱，从而混淆二者的职责范围，给两项紧密联系的工作带来不必要的麻烦，影响机关职能工作的正常开展。只有在我国普遍建立文件中心，且将我国机关单位设立的档案室这一基层档案保管机构予以取缔的前提之下，我国才能真正引入大文件概念，文件作为档案的属概念才切合我国实际，使用（大）电子文件概念才有了理论基础和现实平台。
　　
　　三、电子档案概念的客观作用
　　
　　电子档案作为一个新兴概念是有其客观使用性的。诚然，一个概念的流传或淘汰，与它的意义有紧密关系，如果有重要意义就可保存并流传。电子档案一词为越来越多的人所接纳和使用，就是因为它有多方面的重要意义。
　　第一，有助于档案术语学的繁荣发展。档案术语学属于理论档案学范畴，理论本质的特点是来源于实践，换句话说，实践是理论的基石。电子档案这一术语来于实践，是我们工作、生活等实践活动的需要而产生的，是与我国的档案概念与档案保管机构现实相适应的。档案术语既要规范化、科学化，又要不断接收新的词语，跟上时代步履，适应社会的发展。
　　第二，有助于提高公民的档案意识。现今，在人们意识中，档案都是与隐秘性、权威性相关联的。因此，不少影视片、杂志都打上了“某某档案”的字号以提高关注率。这说明档案具有相当高的社会价值意识。而电子档案概念是档案概念的这种社会价值意识的继承，使用它必然对社会的档案意识有相当的保持乃至提高作用。网上办公、电子政务使电子档案的服务对象有了很大扩展，我们可以通过利用电子档案的实践维持及提高社会利用档案的意识。同时对电子档案这个概念的深入宣传和实践，必将巩固和发展已有社会档案意识，强化没有或少有档案意识者的思想观念。
　　第三，电子档案的产生对档案学理论研究内容的影响。档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，而电子档案出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。
　　
　　四、小结
　　
　　总之，电子档案作为档案学基本概念使用，是我国档案文化传统的承继；而确定电子档案概念以及其客观适用性，有助于我们正确地认识电子文件与电子档案的关系，全面地理解文件管理、档案管理的新的物质对象，对健全档案学体系，完善档案学学科理论，具有重要的理论意义。
　　（作者单位：上海大学文学院）