论文部分内容阅读
摘要：随着信息技术的高速发展，我国各地区、各单位都越来越重视电子文件管理，其中高校电子文件的管理问题也日益突显出来。本文从电子文件的特点、重要性、保障措施等方面入手，探讨如何加进一步强高校电子文件管理工作。
关键词：电子文件；管理；保障措施
中图分类号：G271 文献识别碼：A 文章编号：1001-828X（2015）012-000-01
一、电子文件的定义及特点
两办发布实施的《电子文件管理暂行办法》（厅字[2009]39号）中指出：“本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。”电子文件一般具有以下特点：
1.信息的非人工识读性
从远古的泥板、石刻、羊皮纸、甲骨、竹简，到近代的纸质记录，人类世世代代使用的都是人工可以识读的记录符号。而电子文件是以数字编码的形式存在，在计算机中产生和处理的，只有通过计算机特有的程序解码后才能识读它。
2.系统依赖性
电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现，不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大困难。
3.信息与特定载体之间的可分离性
自古以来所有文献形式的记录，无论是文件还是图书，其信息都被固定在某一载体上，成为不可分离的一个“实体”，文献的使用、流传都是以这种实体形式实现的。
4.信息的易变性
计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点为我们修改和重新编辑文件提供了极其便利的条件，其易更变性主要表现在两个方面：一是人为修改；二是电子文件易遭受病毒侵袭。
5.信息的共享性
电子文件中的数字信息是动态、可变、积极的信息，其内容不受载体制约，利用也不受时空限制，实现了信息共享。
二、高校电子文件管理的重要性
1.是高校档案信息化建设的必然要求
数字高校、数字校园等概念成为高校管理发展的新趋势，电子文件已成为高校日常管理、教学和科研活动中不可或缺的内容。加强电子文件的管理不仅能够加快高校管理中的数字化进程，同时也体现了节省办公成本的要求，符合建立节约型校园的宗旨。
2.是拓展高校档案工作空间，提升档案管理工作价值的有效方式
传统的高校档案管理工作对于文件的编研利用严重不足，没有充分发挥其服务高校、服务师生的功能。电子文件在经过实施收集、归档处理后，可以提供多角度的高校管理信息公开服务，更为便利地为广大师生提供高校在管理、教学、科研等方面的政策文件和业务文件，加大了文件的利用率。
三、加强高校电子文件管理的保障措施
1.人员保障
目前，高校现有的档案工作人员存在数量不足，年龄偏大，档案信息化知识匮乏，知识结构老化，尚不能很好地胜任电子文件归档管理工作的需要等问题。解决此问题，可以从两个方面入手：第一，引进高层次的信息安全技术人才充实到电子档案的管理队伍中，为电子文件的管理工作提供有力的人才保障。第二，加强对电子文件管理人员的培训，通过组织技术培训与业务学习等活动，提高档案工作人员对电子文件管理基本知识、实践技能的掌握与应用能力，同时进行相关的计算机技术培训，掌握档案信息化、数字化知识及计算机应用技术。
2.制度保障
结合高校自身的实际情况，根据电子文件的特性，吸取目前已出台各种关于电子文件管理法规的先进经验，制定一套科学、合理、严密、具有可操作性的管理办法。通过建立规范的制度和工作程序，对电子文件的处理过程进行不间断的管理登记，对电子文件的生命周期进行全程管理，保证电子文件的产生、处理符合规范。同时明确电子文件管理流程，明确电子文件的形式、内容与结构、文件格式、系统失效的可能性等，确定电子文件的归档范围、归档时机、归档方式和归档要求，明确保存电子文件所依靠的技术，落实保障电子文件真实性、完整性、可用性、安全性的具体措施，杜绝在每一个环节出现漏洞的可能性。
3.技术环境保障
环境方面，要做到以下几个方面：（1）防尘。（2）控制适宜温湿度。（3）防止外来磁场。（4）防光线和有害气体。（5）防止机械振动。（6）加强日常管理维护工作。
技术方面，要加强以下几项技术：（1）信息加密技术。为防止非法用户登录服务器窃取电子文件，可以在电子文件产生的时候，通过加密算法将电子文件进行加密，没有通过系统解密这一动作，取得的电子文件将是一堆无规则可言的乱码。（2）防火墙技术。在单位局域网和外界网络之间建立防火墙，限制外界对单位内计算机系统的访问，也可以限制一些保密信息通过局域网向外泄漏。通过在防火墙上事先设置的一系列安全规则，对于符合安全规则的数据才允许进入内网，或从内网中流出。（3）身份验证技术。为每个用户分配对应的帐号和密码，这是用户进入系统的“通行证”，访问系统时必须输入“通行证”进行身份校验，否则拒绝登录。对于已经成功登录系统的用户，在系统中所进行的操作如对电子文件的查询、修改、新增、删除等背景信息要实时记录下来，一旦发现电子文件出现异常，可以对电子文件的历史记录进行跟踪处理。（4）数字水印技术。在电子文件中嵌入数字水印，可以标识文件的完整性和真实性。数字水印技术应用于电子文件可以保护版权，对于篡改还可以起到提示的作用。
总之，要实现高校电子文件管理又快又好地发展，就需要我们找到既符合高校信息化建设、又符合档案现代化管理的发展道路，努力使电子文件管理更加规范化、科学化、高效化。
参考文献：
[1]冯久龙.档案信息化建设中的安全工作探析[J].科技咨询，2011（11）.
[2]张文博.电子文件管理浅析[J].黑龙江档案，2010（3）.
[3]张新刚，李伟.高校数字化档案信息安全的影响因素与对策[J].南阳师范学院学报（社会科学版），2011（7）.
[4]王晓方，翁东东.数字档案信息安全管理策略研究[J].兰台世界， 2011（5）.
作者简介：吴 玮（1983–），女，江西波阳人，学历：研究生，职称：助理馆员工作单位：西安航空职业技术学院，研究方向：档案资料。
关键词：电子文件；管理；保障措施
中图分类号：G271 文献识别碼：A 文章编号：1001-828X（2015）012-000-01
一、电子文件的定义及特点
两办发布实施的《电子文件管理暂行办法》（厅字[2009]39号）中指出：“本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。”电子文件一般具有以下特点：
1.信息的非人工识读性
从远古的泥板、石刻、羊皮纸、甲骨、竹简，到近代的纸质记录，人类世世代代使用的都是人工可以识读的记录符号。而电子文件是以数字编码的形式存在，在计算机中产生和处理的，只有通过计算机特有的程序解码后才能识读它。
2.系统依赖性
电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现，不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大困难。
3.信息与特定载体之间的可分离性
自古以来所有文献形式的记录，无论是文件还是图书，其信息都被固定在某一载体上，成为不可分离的一个“实体”，文献的使用、流传都是以这种实体形式实现的。
4.信息的易变性
计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点为我们修改和重新编辑文件提供了极其便利的条件，其易更变性主要表现在两个方面：一是人为修改；二是电子文件易遭受病毒侵袭。
5.信息的共享性
电子文件中的数字信息是动态、可变、积极的信息，其内容不受载体制约，利用也不受时空限制，实现了信息共享。
二、高校电子文件管理的重要性
1.是高校档案信息化建设的必然要求
数字高校、数字校园等概念成为高校管理发展的新趋势，电子文件已成为高校日常管理、教学和科研活动中不可或缺的内容。加强电子文件的管理不仅能够加快高校管理中的数字化进程，同时也体现了节省办公成本的要求，符合建立节约型校园的宗旨。
2.是拓展高校档案工作空间，提升档案管理工作价值的有效方式
传统的高校档案管理工作对于文件的编研利用严重不足，没有充分发挥其服务高校、服务师生的功能。电子文件在经过实施收集、归档处理后，可以提供多角度的高校管理信息公开服务，更为便利地为广大师生提供高校在管理、教学、科研等方面的政策文件和业务文件，加大了文件的利用率。
三、加强高校电子文件管理的保障措施
1.人员保障
目前，高校现有的档案工作人员存在数量不足，年龄偏大，档案信息化知识匮乏，知识结构老化，尚不能很好地胜任电子文件归档管理工作的需要等问题。解决此问题，可以从两个方面入手：第一，引进高层次的信息安全技术人才充实到电子档案的管理队伍中，为电子文件的管理工作提供有力的人才保障。第二，加强对电子文件管理人员的培训，通过组织技术培训与业务学习等活动，提高档案工作人员对电子文件管理基本知识、实践技能的掌握与应用能力，同时进行相关的计算机技术培训，掌握档案信息化、数字化知识及计算机应用技术。
2.制度保障
结合高校自身的实际情况，根据电子文件的特性，吸取目前已出台各种关于电子文件管理法规的先进经验，制定一套科学、合理、严密、具有可操作性的管理办法。通过建立规范的制度和工作程序，对电子文件的处理过程进行不间断的管理登记，对电子文件的生命周期进行全程管理，保证电子文件的产生、处理符合规范。同时明确电子文件管理流程，明确电子文件的形式、内容与结构、文件格式、系统失效的可能性等，确定电子文件的归档范围、归档时机、归档方式和归档要求，明确保存电子文件所依靠的技术，落实保障电子文件真实性、完整性、可用性、安全性的具体措施，杜绝在每一个环节出现漏洞的可能性。
3.技术环境保障
环境方面，要做到以下几个方面：（1）防尘。（2）控制适宜温湿度。（3）防止外来磁场。（4）防光线和有害气体。（5）防止机械振动。（6）加强日常管理维护工作。
技术方面，要加强以下几项技术：（1）信息加密技术。为防止非法用户登录服务器窃取电子文件，可以在电子文件产生的时候，通过加密算法将电子文件进行加密，没有通过系统解密这一动作，取得的电子文件将是一堆无规则可言的乱码。（2）防火墙技术。在单位局域网和外界网络之间建立防火墙，限制外界对单位内计算机系统的访问，也可以限制一些保密信息通过局域网向外泄漏。通过在防火墙上事先设置的一系列安全规则，对于符合安全规则的数据才允许进入内网，或从内网中流出。（3）身份验证技术。为每个用户分配对应的帐号和密码，这是用户进入系统的“通行证”，访问系统时必须输入“通行证”进行身份校验，否则拒绝登录。对于已经成功登录系统的用户，在系统中所进行的操作如对电子文件的查询、修改、新增、删除等背景信息要实时记录下来，一旦发现电子文件出现异常，可以对电子文件的历史记录进行跟踪处理。（4）数字水印技术。在电子文件中嵌入数字水印，可以标识文件的完整性和真实性。数字水印技术应用于电子文件可以保护版权，对于篡改还可以起到提示的作用。
总之，要实现高校电子文件管理又快又好地发展，就需要我们找到既符合高校信息化建设、又符合档案现代化管理的发展道路，努力使电子文件管理更加规范化、科学化、高效化。
参考文献：
[1]冯久龙.档案信息化建设中的安全工作探析[J].科技咨询，2011（11）.
[2]张文博.电子文件管理浅析[J].黑龙江档案，2010（3）.
[3]张新刚，李伟.高校数字化档案信息安全的影响因素与对策[J].南阳师范学院学报（社会科学版），2011（7）.
[4]王晓方，翁东东.数字档案信息安全管理策略研究[J].兰台世界， 2011（5）.
作者简介：吴 玮（1983–），女，江西波阳人，学历：研究生，职称：助理馆员工作单位：西安航空职业技术学院，研究方向：档案资料。