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［摘 要］ 本文以工资条打印为实例，探讨如何利用Office软件解决管理中的有关问题，让管理人员更深入地了解处理数据的工具,从而提高工作效率。
［关键词］ Excel 工资表；转换；工资条
［中图分类号］F232［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2008）09-0026-02
Office软件的问世为我们的日常管理工作带来了许多便利，许多单位和部门都在利用这一工具进行办公自动化的各种操作。笔者所接触的很多单位的劳资部门在利用Excel进行工资的核算与管理。
一、利用Excel的函数功能转换
从工资条的构成分析可知，每一个工资条要反映两类信息：即工资项目和工资项目所对应的工资数据，同时为了便于工资条的裁剪，在两张工资条之间要用空行分开。这样每一个工资条在“工资条”表中占3行，而且“工资条”表中的第1，4，7，…行取值为“工资表”表中的第一行数据；“工资条”表中的第2，5，8，…行取值为“工资表”表中的第2，3，4…行数据；“工资条”表中的第3，6，9，…行取值为空。
通过以上对应关系的分析可以得出：当行数除以3余数为1时，取工资表的工资项目；当行数除以3余数为2时，取工资表的工资数据。当行数除以3余数为0时，取空值。利用Excel的函数功能转换生成工资条的具体方法是：
在“工资表”工作表后增加一个名为“工资条”的新工作表，在A1中输入如下公式：“=IF（MOD（ROW（），3）=1，工资表!$A$1:$J$1，IF（MOD（ROW（），3）=2，INDEX（工资表!$A$1:$J$17，（ROW（） 4）/3，COLUMN（）），" "））”，然后通过复制填充此公式可以生成一个完整的工资条表。
一、 利用Excel的VBA功能定义宏进行转换
Sub gztzf（）
Worksheets（"工资表"）.Activate
n = 1
m = 1
While Not （IsEmpty（Cells（n 1，1）））
n = n 1
Wend
While Not （IsEmpty（Cells（1，m 1）））
m = m 1
Wend
Dim stu（2000，15） As Variant
For i = 1 To n
For j = 1 To m
stu（i，j） = Cells（i，j）
Next j
Next i
Worksheets（"sheet2"）.Activate
Worksheets（"sheet2"）.Name = "工资条"
For j = 1 To m
Cells（1，j）.Value = stu（1，j）
Cells（2，j）.Value = stu（2，j）
Next j
For i = 1 To n - 1
For j = 1 To m
Cells（3 * i 1，j）.Value = stu（1，j）
Cells（3 * i 2，j）.Value = stu（i 2，j）
Next j
Next i
End Sub
二、 利用word的邮件合并功能进行转换
Execl具有电子表格、图表和数据库等功能，但是，它不能像数据库软件那样逐条打印记录。Word可以通过多种方式共享Excel数据，作为Excel数据输出的载体，弥补Excel的不足。现以常见的工资条打印为例，介绍Word合并Excel数据的方法。
1. 在Word中创建工资条模板
（1）启动Word，新建一个空白文档。
（2）根据工资项目新建一个两行多列（视工资表列数而定）的表格。
（3）在第一行中相应列中输入工资项目名。
2. 选取数据源
将光标置于表格第二行第一个项目的位置（例如，“序号”下的单元格），单击“邮件合并”工具栏（如没有该工具栏，单击“视图” →“工具栏” →“邮件合并”）中的“打开数据源”按钮，打开“选取数据源”对话框。选择并打开存放工资数据的工资表。
3. 插入域
单击“邮件合并”工具栏（如没有该工具栏，单击“视图” →“工具栏” →“邮件合并”）中的“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框。单击“数据库域”选项，再选中“域”列表中的“序号”选项，单击“插入”按钮就可以将序号合并域插入到表格中。
4. 重复插入域
操作完成后，单击“关闭”按钮，将光标放入表格第二个项目的位置，例如，“姓名”下的单元格。再次打开“插入合并域”对话框，再选中“域”列表中的“姓名”选项，单击“插入”按钮就可以将序号合并域插入到表格中。 重复上面的操作，将所有合并域插入工资条中的对应位置。
5. 合并到新文档
完成以后，单击“邮件合并”工具栏中的“合并到新文档”按钮，即可在打开的对话框中选择合并记录的范围。如果需要生成所有员工的工资条，可以选中“全部”选项；打印当前记录时可选中“当前记录”选项；否则可以选中“从”选项，然后输入记录的起止序号，单击“确定”按钮就会在新文档窗口生成工资条。
6. 版式重排
合并后的数据不是连续的，每一页只有一条记录，如果需要的是连续的记录，则在“文件”菜单下找到“页面设置”并单击，出现页面设置窗口，点击“版式”，点击“节的起始位置”下方的下拉箭头选择“接续本页”，在“应用于”选项中选择“整篇文档”，最后按“确定”即可。
［关键词］ Excel 工资表；转换；工资条
［中图分类号］F232［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2008）09-0026-02
Office软件的问世为我们的日常管理工作带来了许多便利，许多单位和部门都在利用这一工具进行办公自动化的各种操作。笔者所接触的很多单位的劳资部门在利用Excel进行工资的核算与管理。
一、利用Excel的函数功能转换
从工资条的构成分析可知，每一个工资条要反映两类信息：即工资项目和工资项目所对应的工资数据，同时为了便于工资条的裁剪，在两张工资条之间要用空行分开。这样每一个工资条在“工资条”表中占3行，而且“工资条”表中的第1，4，7，…行取值为“工资表”表中的第一行数据；“工资条”表中的第2，5，8，…行取值为“工资表”表中的第2，3，4…行数据；“工资条”表中的第3，6，9，…行取值为空。
通过以上对应关系的分析可以得出：当行数除以3余数为1时，取工资表的工资项目；当行数除以3余数为2时，取工资表的工资数据。当行数除以3余数为0时，取空值。利用Excel的函数功能转换生成工资条的具体方法是：
在“工资表”工作表后增加一个名为“工资条”的新工作表，在A1中输入如下公式：“=IF（MOD（ROW（），3）=1，工资表!$A$1:$J$1，IF（MOD（ROW（），3）=2，INDEX（工资表!$A$1:$J$17，（ROW（） 4）/3，COLUMN（）），" "））”，然后通过复制填充此公式可以生成一个完整的工资条表。
一、 利用Excel的VBA功能定义宏进行转换
Sub gztzf（）
Worksheets（"工资表"）.Activate
n = 1
m = 1
While Not （IsEmpty（Cells（n 1，1）））
n = n 1
Wend
While Not （IsEmpty（Cells（1，m 1）））
m = m 1
Wend
Dim stu（2000，15） As Variant
For i = 1 To n
For j = 1 To m
stu（i，j） = Cells（i，j）
Next j
Next i
Worksheets（"sheet2"）.Activate
Worksheets（"sheet2"）.Name = "工资条"
For j = 1 To m
Cells（1，j）.Value = stu（1，j）
Cells（2，j）.Value = stu（2，j）
Next j
For i = 1 To n - 1
For j = 1 To m
Cells（3 * i 1，j）.Value = stu（1，j）
Cells（3 * i 2，j）.Value = stu（i 2，j）
Next j
Next i
End Sub
二、 利用word的邮件合并功能进行转换
Execl具有电子表格、图表和数据库等功能，但是，它不能像数据库软件那样逐条打印记录。Word可以通过多种方式共享Excel数据，作为Excel数据输出的载体，弥补Excel的不足。现以常见的工资条打印为例，介绍Word合并Excel数据的方法。
1. 在Word中创建工资条模板
（1）启动Word，新建一个空白文档。
（2）根据工资项目新建一个两行多列（视工资表列数而定）的表格。
（3）在第一行中相应列中输入工资项目名。
2. 选取数据源
将光标置于表格第二行第一个项目的位置（例如，“序号”下的单元格），单击“邮件合并”工具栏（如没有该工具栏，单击“视图” →“工具栏” →“邮件合并”）中的“打开数据源”按钮，打开“选取数据源”对话框。选择并打开存放工资数据的工资表。
3. 插入域
单击“邮件合并”工具栏（如没有该工具栏，单击“视图” →“工具栏” →“邮件合并”）中的“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框。单击“数据库域”选项，再选中“域”列表中的“序号”选项，单击“插入”按钮就可以将序号合并域插入到表格中。
4. 重复插入域
操作完成后，单击“关闭”按钮，将光标放入表格第二个项目的位置，例如，“姓名”下的单元格。再次打开“插入合并域”对话框，再选中“域”列表中的“姓名”选项，单击“插入”按钮就可以将序号合并域插入到表格中。 重复上面的操作，将所有合并域插入工资条中的对应位置。
5. 合并到新文档
完成以后，单击“邮件合并”工具栏中的“合并到新文档”按钮，即可在打开的对话框中选择合并记录的范围。如果需要生成所有员工的工资条，可以选中“全部”选项；打印当前记录时可选中“当前记录”选项；否则可以选中“从”选项，然后输入记录的起止序号，单击“确定”按钮就会在新文档窗口生成工资条。
6. 版式重排
合并后的数据不是连续的，每一页只有一条记录，如果需要的是连续的记录，则在“文件”菜单下找到“页面设置”并单击，出现页面设置窗口，点击“版式”，点击“节的起始位置”下方的下拉箭头选择“接续本页”，在“应用于”选项中选择“整篇文档”，最后按“确定”即可。