信息化背景下高校出国成绩证明的新模式探讨

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  20世纪八十年代初期,中国经济还很落后,外部信息也很闭塞,出国留学主要依靠国家公派,有幸踏入国外大学深造的学子凤毛麟角。进入21世纪以来,随着中国经济高速发展,随着全球经济一体化的不断深入,高等教育也越来越趋向国际化。据统计,近十年来,中国出国留学人数翻了两番,中国已成为世界上第一大留学输出国。
  华中科技大学是国家教育部直属的综合性重点大学,国家“211工程”“985工程”首批重点建设高校。学校以工科和医科为特色,同时包含哲学、经济学、法学、教育学、文学、理学、管理学、艺术学等8大学科门类,每年招收本科生和研究生各近8000名。学校坚持开放式办学理念,目前已与世界上35个国家和地区的100多所大学建立了良好的校际交流关系。在高等教育国际化、国际交流与合作日益频繁的背景下,学生因个人深造、交流互换、工作需要、出国移民等原因,需要办理出国成绩证明的总人数,近年来一直保持较高的增长速度。笔者所在的档案馆,每年接待各类档案查询利用近万人次,其中出国成绩证明业务占近三成。下图为2011-2016年我馆受理出国成绩证明业务人数统计:
  不断增加的工作量和越来越高的服务要求之间的矛盾,对我们的档案服务水平提出新的挑战,同时也对学校的综合管理能力提出新的考验。如何在信息化背景下,顺应时代潮流,改革传统服务模式,为学生提供更规范快捷的出国成绩证明服务,我们一直在努力探索。
  一、出国成绩证明传统模式
  (一)统一模板,保证证明的规范性
  制定清晰的出国成绩证明办理流程,并根据全校学生不同的学历层次,按普通本科、硕士、博士、成人教育专科/本科、辅修二学位、高考成绩等分门别类制作了规范的中英文成绩和证书模板,上传至档案馆网站。这样既能保证档案馆出具证明的严肃性和统一规范性,同时也展示了学校良好的校园文化,成为世界了解学校的一个窗口。
  (二)委托翻译和自行翻译并行
  受理学生的出国成绩证明业务,分为两种形式:
  (1)委托翻译:学生前来档案馆提取原始成绩后,委托档案馆进行翻译。工作人员利用成绩翻译软件逐条录入学生的姓名、学号、中文课程名称、成绩、学分等个人信息,最后生成中英文对照的成绩报表。证书翻译则根据档案馆制作的统一模板,手工逐条录入中文证书上对应的个人信息。 由于受理的稿件比较多,而翻译工作又很耗费时间,所以一般需要5个工作日才能取件。这种方式适合对时间要求不高的学生。
  (2)自行翻译:学生前来档案馆提取原始成绩后,登录档案馆网站下载标准模板,自行完成成绩、证书的翻译,再到档案馆进行现场审核盖章。自行翻译的优势在于现场办理,学生可以节省时间和金钱。
  (三)网上代办,提供人性化服务
  学生毕业离校后,专程从外地回到母校办理出国成绩证明,甚至等5天左右才能拿到所需要的证明材料,这对于大部分有需求的外地校友来说,是一件很困扰的事情。开通网上代办服务,是我们深化档案服务的人性化举措。凡不方便前来现场办理的校友,可登录档案馆网站,通过官方邮箱提交申请,由工作人员代为完成翻译盖章工作,并邮寄到学生指定的地址。
  二、传统模式的局限性
  传统的出国成绩翻译,主要依靠人工完成,不论是在管理模式上,还是在工作效率和服务水平上,存在一定的局限性:
  (一)委托翻译
  (1)课程翻译数据库不完整
  课程翻译数据库,是由档案馆工作人员根据教务部门公布的培养计划,对英文课程翻译进行手工收录。经过十多年的积累,课程数据已经相当丰富。但是在后期的翻译过程中,依然不时会遇到数据库里没有收录的少数课程,需要翻译人员自行翻译。因为涉及的专业范围太广,受专业外语水平限制,对课程名称的英文翻译难以做到十分准确规范。
  (2)过程繁琐,制作周期长
  傳统的翻译软件,虽然能够将逐条录入的中文课程名称,对应生成英文翻译,但是整个成绩报表上需要人工录入的分数、学分等其他信息点太多,耗时费力并且容易出错。同时因为受理的翻译稿件多,学生往往需要等待五到十个工作日左右才能拿到证明材料,高峰期需要等待的时间更长。另一方面,工作人员尽管承担着繁重的压力,但是工作效率依然不高,影响学生的申请时间,同时也影响档案馆对外服务形象。
  (二)自行翻译
  (1)课程翻译缺乏一致性
  在对学生自行翻译材料的审核工作中,我们严格把关成绩报表的真实性与规范性。但是对于学生有意无意出现的翻译小错误,受专业外语水平的限制,难以一一及时发现。因此,不得不说自行翻译中,存在一定的管理漏洞。
  (2)过程复杂耗时
  学生自行翻译的稿件,从格式到内容上都难免会出现一些小错误。本着严格把关,规范办理的原则,每个学生平均需要经过三次左右的反复审核修改,才能最后完全符合要求。这样不仅耗费学生时间,同时也无形中增加了审核老师的工作强度。
  (三)网上代办成绩证明
  外地校友通过邮箱委托档案馆办理成绩证明的,通常需要经过反复多次的邮件沟通,才能真正弄清楚学生的具体要求;而费用计算,则由老师经过人工核算后提供给学生总金额,学生并不清楚具体的收费明细;学生从开始联系到最后收到材料,更是一个漫长的等待过程;同时每年两千多封邮件的处理,也耗费工作人员大量的时间和精力。
  三、出国成绩证明新模式
  随着计算计和互联网的普及,人类正在由工业化时代进入信息化时代。经济学家们普遍认为,进入21世纪后,信息将成为第一生产要素,同时将构成信息化社会的重要技术物质基础。如何在信息化时代背景下,提高科学化管理水平,不断提升工作效率,为校友提供更高效、更便捷的优质服务,是高校档案工作者努力追求的目标。具体到出国成绩证明上,我们经过几年的不断改进和完善,目前正式进入一个规范高效的服务模式中。   (一)共享教务系统数据,开发自动翻译软件
  新开发的自动翻译软件,改变了传统翻译中依靠人工录入的模式。充分发挥信息资源共享的优势,自动生成中英文对照的成绩、证书报表:
  (1)档案馆提供完整的中英文对照版课程翻译数据库,并提供各学历层次出国成绩和学历学位证书标准模板。
  (2)注册中心授权档案馆,共享实时更新的学生成绩表单的完整信息;经与馆藏纸质教学档案进行核对属实后,作为翻译成绩、证书的依据。
  (3)电脑公司开发翻译软件:新的翻译软件进入注册中心数据库中,将学生成绩表单中的中文课程名称自动匹配英文翻译,并按照规定的模板格式,把分数、学分等其他基本信息自动转换到新的中英文对照版成绩报表上来。证书翻译则通过翻译软件自动读取学生成绩表单中的院系、专业、毕业、学位等信息,按照预先设定的模板,自动匹配对应的英文,完成证书的自动翻译。新的软件解决了人工翻译周期长,过程繁琐,容易出错的低效率现状。同时依托注册中心的原始数据,最大限度地保证成绩证明的真实性。
  (二)开发网上代办自助系统
  把出国成绩证明涉及的内容按学历层次设计成菜单式。用户进入系统后,根据自己的实际需要,自行选择办理内容和数量,并根据系统自动生成的费用清单完成自助付款。制作完成的成绩证明材料按照学生提供的邮寄地址寄出。网上代办自助服务平台,省却了传统代办过程中反复的邮件沟通,顺应了信息化时代,人们期望通过互联网快速传递诉求,获得更加公开透明、高效便捷服务的需求。
  (三)开发综合档案业务利用系统
  积极抓住学校打造校园网络服务大平台机遇,入驻学校网上办事大厅,利用新开发的综合档案业务利用系统,为广大在校师生员工提供网上服务。学生通过网络提交申请后,工作人员按要求准备好出国成绩材料,通知学生按约定时间前来取件。这样就免去以往从档案馆取成绩——回去翻译——档案馆审核——反复修改的过程,高峰期学生排长队等候审核的现象将成为过去,档案馆管理和服务水平得到一次大的提升。
  四、应用自动翻译软件存在的问题及解决办法
  在教务处信息化平台下,通过读取注册中心学生信息,即刻自动生成中英文对照版成绩报表的高效率前提下,档案馆有条件取消学生自行翻译业务,所有出国成绩证明均由服务窗口即时提供。这样不仅解放了老师繁重的审核工作,同时也避免了学生课程翻译的随意性,最大限度地保证了成绩、证书翻译的真实性和规范性。但是在实际操作中,自动翻译还存在一些实际问题,有待解决:
  随着教学改革不断深入,课程频繁调整,新的课程名称不断增加。自动翻译过程中,若系统无法找到匹配的英文课程名称,在自动生成的英文成绩报表上,就会留下少量中文课程名称,需要人工进行翻译。这样,设想中的通过输入学生姓名,即时打印中英文成绩报表的效果就会打折扣。因此,完整的英文课程数据库在整个翻译环节中显得尤为重要。目前,教务处和研究生院分别拥有自己的英文课程数据库,各自开发自己的翻译软件。而档案馆,則需要投入大量的精力,重复下载收录这两个部门形成的英文课程数据库。三个部门各自为政,重复投入,导致资金、资源和人力的不必要浪费。
  一流的大学,必然要求一流的管理水平。学校主管部门应站在全局的高度,积极协调整合各部门间的教学资源共享,形成完整的中英文课程数据库;并投入资金开发功能强大的翻译软件,分发给相关单位共同使用。这样既可以减少人力、财力、物力的重复投入,更可以使全校各部门出具的成绩证明保持规范和统一。
  随着学校争创双一流大学工作的不断推进,随着高等教育国际化程度的日益加深,教务部门应该面向世界,放眼未来,充分利用手中完整的培养计划资源,积极完成HUB系统的升级工作,达到直接向学生提供中英文对照版成绩单的标准,这样既能保证课程翻译的唯一性和规范性,同时也可免去后期不必要的中文成绩、证书的翻译转换问题,这才是解决问题的根本办法。
  学生出国成绩证明的办理,是高校档案馆档案服务利用的一项重要内容,也是高校学籍档案社会价值得到充分发挥的重要体现。如何在信息化时代背景下,积极探索出国成绩证明的科学有效方法,促进学籍档案利用工作,提升档案服务水平,不仅是档案工作者不可推卸的责任和义务,同时也值得学校有关管理部门重视和深思。
  参考文献:
  [1]曾虹,王青.高校出国学生学籍档案利用工作探索[J].陕西档案, 2014(5).
  [2]韩忠全.成绩档案翻译制作现状及翻译管理软件研发构想[J].黑龙江教育,2014(11).
  责任编辑 朱守锂
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