论文部分内容阅读
【摘要】 高校院（系）办公系统是一个综合性的办公机构，它人员少、任务重，承担的工作零乱、繁杂，目前大都停留在办理具体事务的工作状态，造成整体素质不高，办事效率低下的印象。在新的工作形势下，我们要采取有效措施，努力改善办公系统软、硬件条件，提高整个办公系统的工作素质，使他们更好地为社会和高校的持续发展作出贡献。
【关键词】 办公系统；工作职能；素质强化
【中图分类号】：G311【文献标识码】：A 【文章编号】：1009-9646(2008)04-0022-02
高校院（系）办公系统是一个综合性的办公机构，它一般包括行政管理、教学管理以及实验管理和学生工作的管理。它的主要职能是承上启下、联系左右，做沟通协调内外的桥梁和纽带，并承担参谋助手、督办检查和服务等工作。它是各级院（系）的管理中枢，为院（系）日常工作的正常运转发挥巨大作用。随着社会和高等教育事业的飞速发展，对高校院（系）办公系统的工作也提出了更高的要求，在新形势下，高校院（系）办公系统工作要与时俱进，强化职能，推进管理创新，提高办公系统整体素质水平，以适应时代、社会和高校持续发展的需要，
作出新贡献。
1 突出强化高校院（系）办公系统的工作职能
院（系）办公系统作为一个综合办事机构，它承担的工作任务十分零散、繁杂，似乎没有规律和无从管理。如要充分发挥办公室在日常教学管理中的作用，则必须突出强化它的各种职能。
1.1 突出强化参谋助手职能，抓好信息调研工作。院（系）办公室的参谋助手职能主要体现在以下几个方面：第一，围绕院（系）的中心工作组织调研，为领导及时、准确、全面地提供信息，对重大事件的处理提出对策性建议；第二，做好重要文稿的起草；第三，协助领导实施管理、处理日常事务。但是长期以来，大部分办公室工作只停留在交办的具体事务上，参谋助手作用发挥不够。在新形势下，办公室要强调工作的主动性，突出强化参谋助手的作用，利用办公室信息网络健全、信息渠道畅通的优势，抓好信息调研工作，这样才能在工作中切实提高工作层次和水平，使办公室成为精干高效的办事机构。
1.2 突出强化沟通协调职能，培养大局观。首先院（系）与外界、院（系）各部门及领导与下级之间，都需要信息沟通，通过沟通了解掌握情況。办公室则是这种沟通的桥梁和纽带，承担着信息的收集、处理和发布传递的任务。二是工作的沟通和协调。办公室既要沟通协调内外之间、部门之间甚或是部门与师生之间等的复杂关系，以减少摩擦与矛盾，增强凝聚力；还要承担繁重的接待任务，要热情地迎来送往，积极对外联络，发挥出桥梁和中介作用，开拓关系，广结人缘，创造和谐的环境。在沟通协调过程中，办公室要把握好原则性和艺术性，严格按照规定办事，以保证院（系）总体目标实现。
1.3 突出强化督办检查及服务职能，完成领导工作目标。办公系统的督办检查职能主要体现在：对上级文件、指示和学校重大决策的贯彻落实；对领导批示和交办事项进行专项查办；对师生员工反映强烈的问题进行查办。办公室要通过检查督办直接深入到实际工作的主要环节，对工作的实施进行观察、分析、评价，及时反馈给决策部门。发现问题及时纠正，发现好的经验和作法及时组织交流推广，这样可以从实际工作中获得大量信息，为领导的科学决策提供依据。
服务职能是办公系统另一主要职能之一，也是办公系统一切工作的出发点和落脚点。在服务过程中，办公工作人员要牢固树立以人为本、以服务为宗旨的观念，热心为各级领导及师生员工提供真诚热情、周到细致、公平公正的服务，要注意从繁杂的工作中提高服务规范化水平；注意自己的一言一行、一举一动以及对每一个工作细节的处理，养成严谨的工作作风，努力做到优质高效服务。
2 推进办公系统的管理创新水平和能力
要强化院(系)办公系统的各项工作职能，充分发挥它们的作用，办公室必须积极顺应新形势下的发展需要，推进管理队伍、管理制度和管理手段的创新。
2.1 健全和完善各项规章制度，实现制度创新。完善制度、规范管理是确保办公系统工作高效运行的基本要求。办公系统人员少、任务重，如果不遵循一定的规律、不建立科学的规章制度，要实现办公系统的规范化运作是一句空话。因此，院（系）必须建立健全有活力的规章制度，实现管理制度的创新。
2.2 提高整个办公系统的工作素质。办公系统的整体素质既包括工作人员的个人素质和修养，也包括办公环境的营造。办公室工作经常处于紧张状态，工作人员整天忙忙碌碌，有时还受到误解、埋怨和批评，多有苦衷。办公室人员必须加强修养，要用奉献精神，任劳任怨的心态对待工作，自我激励，练就良好的心理素质，以一流的工作态度、一流的工作作风、一流的工作业绩赢得领导和群众的信任。
2.3 树立现代意识，实现管理手段创新。树立现代化的教育观、效益观和信息观，在工作实践中实现管理手段的创新。首先对办公设备进行更新，利用现代办公设备提高工作质量和效率；其次，利用校园网络政务信息网。同时结合办公室办文办会、信息调研、沟通协调、督办检查、档案管理等工作的需要，开发和提升有关软件系统，建立适应学校发展所需信息系统和有关的工作主页，实现真正意义上的办公自动化和信息化。
3 实现高校院（系）办公系统素质强化所采取的措施
高校院(系)办公系统素质的强化提高，应该从以下几方面入手，积极采取措施。
3.1 加强理论学习，以提高政治觉悟。要组织办公系统工作人员深入学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论及“三个代表”的重要思想，坚定共产主义理想信念，坚持科学发展观，把握政治方向，将办公系统建设成为一支思想觉悟高，专业素质好，踏实肯干，吃苦耐劳，乐于奉献和有创新能力的管理队伍，完成上级下达的各项工作任务。
3.2 加强文化和专业知识的学习，不断提高业务素质。办公系统人员不仅要加强文化学习，提高学历层次，还要广泛涉猎系统管理科学知识、计算机知识以及外语等，建立层级性的知识储备和开放性的知识结构。同时结合工作实际，加强各种能力锻炼，不仅要具备较强的应变能力，做到政治过硬，业务熟练，还要成为能够应付多种工作的多面手。
3.3 建立岗位目标管理体系。高校办公室应从工作实际出发确定工作目标，细化分解任务，并逐项落实到各个科室和每个人的岗位上，完善以岗位责任制为核心的目标管理体系。做到事事有人管、人人有事干，防止因职责不清而出现的推诿扯皮、工作脱节和撞车现象。
3.4 抓好制度的检查和落实。要建立考评机制，把办公室人员的年终考核与聘期考核相结合、群众监督与组织考察相结合，考核结果与晋升聘任相结合， 对于能够出色完成岗位目标的给予晋级或提拔；对不认真履行岗位职责，不完成任期目标的，提出警告；对于不履行岗位职责且不思进取、不安心工作的要予以解聘。形成积极向上、有利于优秀人才脱颖而出的运行机制，激发队伍的生机和活力，使办公室朝着健康、高效、规范、有序的方向发展。
参考文献
[1] 冒红.浅议系办公室教学行政管理[J].洛阳工业高等专科学校学报,2002,4
[2] 俞明祥. 新时期高校办公室刍议[J].秘书之友,2005,2
[3] 童晓明. 改进和创新高校办公室工作的几点思考[J].浙江大学学报（人文社科版）,2005,4
收稿日期：2008-3-25
【关键词】 办公系统；工作职能；素质强化
【中图分类号】：G311【文献标识码】：A 【文章编号】：1009-9646(2008)04-0022-02
高校院（系）办公系统是一个综合性的办公机构，它一般包括行政管理、教学管理以及实验管理和学生工作的管理。它的主要职能是承上启下、联系左右，做沟通协调内外的桥梁和纽带，并承担参谋助手、督办检查和服务等工作。它是各级院（系）的管理中枢，为院（系）日常工作的正常运转发挥巨大作用。随着社会和高等教育事业的飞速发展，对高校院（系）办公系统的工作也提出了更高的要求，在新形势下，高校院（系）办公系统工作要与时俱进，强化职能，推进管理创新，提高办公系统整体素质水平，以适应时代、社会和高校持续发展的需要，
作出新贡献。
1 突出强化高校院（系）办公系统的工作职能
院（系）办公系统作为一个综合办事机构，它承担的工作任务十分零散、繁杂，似乎没有规律和无从管理。如要充分发挥办公室在日常教学管理中的作用，则必须突出强化它的各种职能。
1.1 突出强化参谋助手职能，抓好信息调研工作。院（系）办公室的参谋助手职能主要体现在以下几个方面：第一，围绕院（系）的中心工作组织调研，为领导及时、准确、全面地提供信息，对重大事件的处理提出对策性建议；第二，做好重要文稿的起草；第三，协助领导实施管理、处理日常事务。但是长期以来，大部分办公室工作只停留在交办的具体事务上，参谋助手作用发挥不够。在新形势下，办公室要强调工作的主动性，突出强化参谋助手的作用，利用办公室信息网络健全、信息渠道畅通的优势，抓好信息调研工作，这样才能在工作中切实提高工作层次和水平，使办公室成为精干高效的办事机构。
1.2 突出强化沟通协调职能，培养大局观。首先院（系）与外界、院（系）各部门及领导与下级之间，都需要信息沟通，通过沟通了解掌握情況。办公室则是这种沟通的桥梁和纽带，承担着信息的收集、处理和发布传递的任务。二是工作的沟通和协调。办公室既要沟通协调内外之间、部门之间甚或是部门与师生之间等的复杂关系，以减少摩擦与矛盾，增强凝聚力；还要承担繁重的接待任务，要热情地迎来送往，积极对外联络，发挥出桥梁和中介作用，开拓关系，广结人缘，创造和谐的环境。在沟通协调过程中，办公室要把握好原则性和艺术性，严格按照规定办事，以保证院（系）总体目标实现。
1.3 突出强化督办检查及服务职能，完成领导工作目标。办公系统的督办检查职能主要体现在：对上级文件、指示和学校重大决策的贯彻落实；对领导批示和交办事项进行专项查办；对师生员工反映强烈的问题进行查办。办公室要通过检查督办直接深入到实际工作的主要环节，对工作的实施进行观察、分析、评价，及时反馈给决策部门。发现问题及时纠正，发现好的经验和作法及时组织交流推广，这样可以从实际工作中获得大量信息，为领导的科学决策提供依据。
服务职能是办公系统另一主要职能之一，也是办公系统一切工作的出发点和落脚点。在服务过程中，办公工作人员要牢固树立以人为本、以服务为宗旨的观念，热心为各级领导及师生员工提供真诚热情、周到细致、公平公正的服务，要注意从繁杂的工作中提高服务规范化水平；注意自己的一言一行、一举一动以及对每一个工作细节的处理，养成严谨的工作作风，努力做到优质高效服务。
2 推进办公系统的管理创新水平和能力
要强化院(系)办公系统的各项工作职能，充分发挥它们的作用，办公室必须积极顺应新形势下的发展需要，推进管理队伍、管理制度和管理手段的创新。
2.1 健全和完善各项规章制度，实现制度创新。完善制度、规范管理是确保办公系统工作高效运行的基本要求。办公系统人员少、任务重，如果不遵循一定的规律、不建立科学的规章制度，要实现办公系统的规范化运作是一句空话。因此，院（系）必须建立健全有活力的规章制度，实现管理制度的创新。
2.2 提高整个办公系统的工作素质。办公系统的整体素质既包括工作人员的个人素质和修养，也包括办公环境的营造。办公室工作经常处于紧张状态，工作人员整天忙忙碌碌，有时还受到误解、埋怨和批评，多有苦衷。办公室人员必须加强修养，要用奉献精神，任劳任怨的心态对待工作，自我激励，练就良好的心理素质，以一流的工作态度、一流的工作作风、一流的工作业绩赢得领导和群众的信任。
2.3 树立现代意识，实现管理手段创新。树立现代化的教育观、效益观和信息观，在工作实践中实现管理手段的创新。首先对办公设备进行更新，利用现代办公设备提高工作质量和效率；其次，利用校园网络政务信息网。同时结合办公室办文办会、信息调研、沟通协调、督办检查、档案管理等工作的需要，开发和提升有关软件系统，建立适应学校发展所需信息系统和有关的工作主页，实现真正意义上的办公自动化和信息化。
3 实现高校院（系）办公系统素质强化所采取的措施
高校院(系)办公系统素质的强化提高，应该从以下几方面入手，积极采取措施。
3.1 加强理论学习，以提高政治觉悟。要组织办公系统工作人员深入学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论及“三个代表”的重要思想，坚定共产主义理想信念，坚持科学发展观，把握政治方向，将办公系统建设成为一支思想觉悟高，专业素质好，踏实肯干，吃苦耐劳，乐于奉献和有创新能力的管理队伍，完成上级下达的各项工作任务。
3.2 加强文化和专业知识的学习，不断提高业务素质。办公系统人员不仅要加强文化学习，提高学历层次，还要广泛涉猎系统管理科学知识、计算机知识以及外语等，建立层级性的知识储备和开放性的知识结构。同时结合工作实际，加强各种能力锻炼，不仅要具备较强的应变能力，做到政治过硬，业务熟练，还要成为能够应付多种工作的多面手。
3.3 建立岗位目标管理体系。高校办公室应从工作实际出发确定工作目标，细化分解任务，并逐项落实到各个科室和每个人的岗位上，完善以岗位责任制为核心的目标管理体系。做到事事有人管、人人有事干，防止因职责不清而出现的推诿扯皮、工作脱节和撞车现象。
3.4 抓好制度的检查和落实。要建立考评机制，把办公室人员的年终考核与聘期考核相结合、群众监督与组织考察相结合，考核结果与晋升聘任相结合， 对于能够出色完成岗位目标的给予晋级或提拔；对不认真履行岗位职责，不完成任期目标的，提出警告；对于不履行岗位职责且不思进取、不安心工作的要予以解聘。形成积极向上、有利于优秀人才脱颖而出的运行机制，激发队伍的生机和活力，使办公室朝着健康、高效、规范、有序的方向发展。
参考文献
[1] 冒红.浅议系办公室教学行政管理[J].洛阳工业高等专科学校学报,2002,4
[2] 俞明祥. 新时期高校办公室刍议[J].秘书之友,2005,2
[3] 童晓明. 改进和创新高校办公室工作的几点思考[J].浙江大学学报（人文社科版）,2005,4
收稿日期：2008-3-25