2004年6月8日下午的会议由陕西日报社副社长薛晓燕主持，薛晓燕在致辞中讲到，6月8日“是一个非常重要的日子，是西部主流媒体推动西部大开发继续发展的新起点”，并预祝此项活动取得成功，也希望西部各主办媒体以西部大开发五年系列回顾活动为契机，加强沟通，加强联络，共同发展，共同繁荣。
　　 会议首先由活动组委会联络部主任张庆华同志简要通报了主办媒体及活动进展情况，除青海省因特殊原因尚未确定主办媒体，西部大开发五年系列活动已得到西部十一个省（市、自治区）主流媒体的回函支持，由于种种原因，西藏日报社、重庆商报社、西南商报社、新消息报社、内蒙古晨报社的负责人未能参加这次会议，但他们通过电话或传真表示了对这次会议的关注和支持，组委会将择日召开第二次联席会，使西部主办媒体达到共识。统一行动，将这次活动办得有声有色，卓有成效。
　　 会议由活动组委会秘书长、新西部杂志社总编徐进军同志作主题发言，徐进军系统阐述了西部大开发五年系列回顾活动的整体构想、宗旨、奖项设置及活动日程安排，他认为宣传西部大开发是西部主流媒体义不容辞的政治使命，对各主办媒体来说，这次活动也是充分展示自身形象、提升媒体品牌的难得机遇。作为活动秘书长单位，新西部杂志社以求真务实的态度对这次活动做了充分的调研和考证。
　　 西部大开发五年系列回顾活动评委会成员、特邀嘉宾，陕西省旅游局政策法规处处长赵正宁同志随后作了发言，他认为从战略的高度，西部主流媒体参与西部大开发系列回顾活动正合时宜，而且对活动前期的筹备工作和进展情况表示满意，并建议各主流媒体应积极争取党政部门的支持，积极争取实业界的支持，合作互动，将这次活动搞得既扎扎实实，又轰轰烈烈。他还就旅游行业的奖项设置提出了建设性的意见，认为奖项设置宜精不宜多，注意可操作性。
　　 6月9日上午的会议由都市消费晨报总编陆开武同志主持。与会代表就活动的名称、奖项设置、日程安排等事项进行了热烈的讨论。
　　 都市时报社副总编赵健晤同志提出：奖项设置及评比表彰活动应分两个层次进行，具有政府行为的奖项可做大，企业方面的口子开小一些，两个层次应有先后主次之分，在北京举行颁奖的奖项一定要统一，具有西部共性的特点。
　　 贵州商报社专刊广告中心主任朱梅同志表示，活动公告刊登已引起了政府部门的注意，但涉及项目太多，使得操作上遇到了一些难度，我们准备借鉴新疆的做法，寻求政府支持和参与。
　　 陕西日报广告中心副主任刘玉林在发言中指出，这次活动虽然是媒体运作，但仍要注意讲政治，配合当前主要工作，以引起党政部门的重视和支持，而且一定要搞成功，没有别的选择。我们应当先确定西部共性的东西作为统一的奖项设置。
　　 广西民族报社社长蒙飞同志谈到，此活动可能还没有广泛引起政府有关部门和社会各界关注，应加强宣传力度，注意横向联合，只要西部各媒体联合起来影响就不一样了。
　　 陕西旅游出版社社长王巨川同志提出，应当将这次活动的有关情况，比如公告、简报、会议纪要等文字的东西上报、抄送到国务院西部开发办及各省（市、自治区）西部开发办，让相关部门知道这个活动，关注和支持机构打报告，寻求自上而下的政府支持，也为此项活动在各地开展创造良好的舆论环境。
　　 陆开武同志提出，鉴于新疆自治区政府对此项活动高度重视，已召开了专门会议进行研究部署，并以明传电报的形式正式向自治区各部门、各地、州、市发出了通知，建议以新疆的奖项设置为框架，选定具有西部共性的若干个奖项作为北京表彰大会的颁奖项。各主办媒体尽可能要步调一致，时间上同步。应以简报和会议纪要的形式向未到会的媒体传达会议精神。同时以所有参与主办媒体的名义共同发文继续邀请未确定参与媒体的省份参加，一定要使这次活动成为西部所有省（市、自治区）共同参与的一项活动。
　　 新西部杂志社总编徐进军提议邀请中共中央政治局委员、中共新疆维吾尔自治区委书记王乐泉同志担任这次活动的组委会主任，得到与会成员一致赞同。根据王乐泉书记对此项活动的意见，活动名称也正式定命为“西部大开发五年系列回顾活动”。