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【摘要】目的：通过系统开发和使用解决企业对费用统计、核算和控制的问题。方法：采用VFP6.0作为开发工具，功能模块包括费用管理、汇总查询、报表等。结果：通过软件开发，达到设计要求。结论：系统经过使用，减轻工作强度，提高工作效率，对费用起到管理和控制作用。
【关键词】费用控制；功能模块；数据库设计
【中图分类号】P208 【文献标识码】A 【文章编号】1672—5158（2012）08—0109-02
1.引言
费用控制是企业降低成本的有效手段之一，如何利用信息技术对费用进行管理和控制，是企业急需解决的问题。笔者所在公司的财务部门监管着公司内部总体费用核算工作，公司各部门各项费用的支出都要经过财务部门审核，并与该部门的计划费用核对，超过部分将不予报销。因此需要开发一套管理系统，解决人工费用核算和统计效率低的问题，同时能为公司各项费用测算及时提供有效信息。
2.软件需求
2.1 基础数据要求：费用类别分综合费用、管理费用、销售费用，涉及内容有：时间、部门、计划额、发生额、差额等。
2.2 功能要求：将费用分为计划费用、追加费用和发生费用三种，对每项费用的管理都设有录入、修改、删除、查询、打印功能。并对数据处理的常规操作设有必要的校验功能。计划费用按季度分月录入，追加费用按批准日期录入，发生费用按发生时间、单位、费用名称、实际发生额录入，在录入时如果发生额超出计划额和追加额，软件提示预警。
2.3 数据检索及输出要求：按时间段、部门、费用项目任意进行统计和汇总查询，并可浏览、打印输出。
2.4 报表要求：可打印某一单位所有项目、所有单位同一项目、所有单位所有项目的发生额、计划额、追加额和差额。
3.系统设计
3.1 系统设计原则
功能完善和实用的原则：最大限度的满足财务部们实际工作需要，把满足业务管理需求做为首先考虑因素。软件的设计要可操作性强，操作界面简单易用。
要具有先进的技术和可扩充性：采用当今国内外成熟的和相对先进的计算机软硬件技术，使“费用控制管理系统”在软硬件上最大限度地适应今后的技术变化和业务发展变化的需要。软件采用模块化设计原则，各模块独立性强。在新技术成熟或新要求提出时，本系统的数据能随时提供给其他系统，以便升级或扩充功能。
安全和保密原则：费用信息涉及一个公司的整体费用使用情况，因此系统设计时，通过相应的认证手段，确认合法用户，依靠设置密码等手段，实现数据保密性要求。
可靠性原则：由于公司费用的数据量较大，因此设有相应的数据备份、数据恢复措施，确保数据的安全。
3.2 系统开发工具选择和运行环境
Microsoft Visual FoxPro 6.0关系数据库系统是新一代小型数据库管理系统的杰出代表，它以强大的性能、完整而又丰富的工具、极高的处理速度、友好的界面以及完备的兼容性等特点，备受广大用户的欢迎。Visual FoxPro 6.0的功能很强大，但是对整个开发环境的要求却不是很高，普通的电脑一般都能够运行它。考虑到最终用户为单机版使用，因此选择VFP6.0作为开发工具。
运行环境：WinXP操作系统。计算机配置要求：CPU P42.0以上，内存：2G以上，硬盘：60G以上。
3.3 系统模块与功能设计
（1）系统模块设计
按照软件需求，经过调研与分析将功能模块分为：费用管理、汇总查询、报表、字典管理、系统维护、年度初始化六大模块。其中费用管理下设计划费用、追加费用、发生费用录入表单，汇总查询下设计划费用总额查询、实际与计划差额查询，报表分为全部项目报表、可选项目报表，系统维护下设系统使用说明、用户管理、数据备份、数据恢复。
（2）各模块功能设计
·主界面登录模块：登录时选择年度，对用户和密码进行确认，非系统用户不得进入，在退出系统时，提示用户做数据备份。
·费用管理模块：分为计划费用、追加费用、发生费用三部分。
计划费用表单：计划费用按季度分月录入，主要功能有：增加、修改、删除、查询、打印。
追加费用表单：追加费用按追加日期录入，主要功能有：增加、修改、删除、查询、打印。
发生费用表单：发生费用随时录入，在录入时如果发生额超出计划额和追加额，软件提示预警，提示财务人员费用超额。主要功能有：增加、修改、删除、查询、打印。
·汇总查询模块：汇总查询模块分为计划费用总额查询、实际、计划差额查询二部分。
计划费用总额查询：查询条件：时间段、部门、项目。显示内容：项目、部门、计划额、追加计划额、总计划额。可查询、浏览、打印。
实际、计划差额查询：查询条件：时间段、部门、项目。显示内容：项目、部门、实际发生额、计划额、追加计划额、总计划额、差额。可查询、浏览、打印。
·报表模块：报表模块分为全部项目报表、可选项目报表两种方式。
全部项目报表：可按月份对项目分类中的“管理费用”、“综合费用”、“销售费用”，报表分类中的“明细表”、“项目汇总表”、“部门汇总表”进行选择后查询，结果显示有“项目代码”、“项目名称”、“实际发生额”、“计划额”、“追加计划额”、“总计划额”、“实际计划差额”，可打印、可输出成EXCEL。
可选项目报表：可按月份对项目分类中的“管理费用”、“综合费用”、“销售费用”费用中任选一种或多种费用明细项进行查询，结果显示有“部门代码”、“部门名称”、“项目代码”、“项目名称”、“实际发生额”、“计划额”、“追加计划额”、“总计划额”、“实际计划差额”，可打印、可输出成EXCEL。
·字典管理模块：字典中对部门代码、项目代码、项目分类进行管理，主要功能有：增加、修改、删除。部门代码有部门代码、部门名称。项目代码有费用代码、费用名称。项目分类有项目代码、项目名称。
·系统维护模块：数据备份模块：可单独备份系统数据，也实现在系统退出时提示进行数据备份。
系统使用说明：系统使用注意事项。数据恢复模块：把备份的数据恢复到系统中。用户管理：用户增加、删除、修改密码等。
·年度初始化模块：建立新年度数据表。
根据年度数据量大小，为了提高数据检索速度，將计划费用、发生费用、追加费用设计的数据表按年度进行管理。
4.系统功能特点
整个系统采用模块化设计原则，操作界面直观、明了，各模块独立性强，便于系统功能的各种组合和修改，又便于将来未参与开发的技术维护人员补充、维护。在各模块数据录入时都设有数据校验功能，提示出错信息后，要求用户按要求重新录入。在删除、修改数据时有再确认提示功能，提醒用户注意。在数据备份时增设自动备份、手工备份和退出时自动提示是否备份等功能。
5.结束语
“费用控制管理系统”的使用，减轻了财务人员的劳动强度，提高了工作效率，使财务人员能及时掌握各部门、各项费用的使用情况，掌握公司总体费用执行情况，对各部门的费用使用起到严格把关、严格审核、严格控制的作用。
参考文献
[1]廖彬山，高凤明.Visual Foxpro 6.0职业技能培训教程.北京希望电子出版社，2002
[2]陶宏才.数据库原理及设计（第2版）.清华大学出版社，2007
【关键词】费用控制；功能模块；数据库设计
【中图分类号】P208 【文献标识码】A 【文章编号】1672—5158（2012）08—0109-02
1.引言
费用控制是企业降低成本的有效手段之一，如何利用信息技术对费用进行管理和控制，是企业急需解决的问题。笔者所在公司的财务部门监管着公司内部总体费用核算工作，公司各部门各项费用的支出都要经过财务部门审核，并与该部门的计划费用核对，超过部分将不予报销。因此需要开发一套管理系统，解决人工费用核算和统计效率低的问题，同时能为公司各项费用测算及时提供有效信息。
2.软件需求
2.1 基础数据要求：费用类别分综合费用、管理费用、销售费用，涉及内容有：时间、部门、计划额、发生额、差额等。
2.2 功能要求：将费用分为计划费用、追加费用和发生费用三种，对每项费用的管理都设有录入、修改、删除、查询、打印功能。并对数据处理的常规操作设有必要的校验功能。计划费用按季度分月录入，追加费用按批准日期录入，发生费用按发生时间、单位、费用名称、实际发生额录入，在录入时如果发生额超出计划额和追加额，软件提示预警。
2.3 数据检索及输出要求：按时间段、部门、费用项目任意进行统计和汇总查询，并可浏览、打印输出。
2.4 报表要求：可打印某一单位所有项目、所有单位同一项目、所有单位所有项目的发生额、计划额、追加额和差额。
3.系统设计
3.1 系统设计原则
功能完善和实用的原则：最大限度的满足财务部们实际工作需要，把满足业务管理需求做为首先考虑因素。软件的设计要可操作性强，操作界面简单易用。
要具有先进的技术和可扩充性：采用当今国内外成熟的和相对先进的计算机软硬件技术，使“费用控制管理系统”在软硬件上最大限度地适应今后的技术变化和业务发展变化的需要。软件采用模块化设计原则，各模块独立性强。在新技术成熟或新要求提出时，本系统的数据能随时提供给其他系统，以便升级或扩充功能。
安全和保密原则：费用信息涉及一个公司的整体费用使用情况，因此系统设计时，通过相应的认证手段，确认合法用户，依靠设置密码等手段，实现数据保密性要求。
可靠性原则：由于公司费用的数据量较大，因此设有相应的数据备份、数据恢复措施，确保数据的安全。
3.2 系统开发工具选择和运行环境
Microsoft Visual FoxPro 6.0关系数据库系统是新一代小型数据库管理系统的杰出代表，它以强大的性能、完整而又丰富的工具、极高的处理速度、友好的界面以及完备的兼容性等特点，备受广大用户的欢迎。Visual FoxPro 6.0的功能很强大，但是对整个开发环境的要求却不是很高，普通的电脑一般都能够运行它。考虑到最终用户为单机版使用，因此选择VFP6.0作为开发工具。
运行环境：WinXP操作系统。计算机配置要求：CPU P42.0以上，内存：2G以上，硬盘：60G以上。
3.3 系统模块与功能设计
（1）系统模块设计
按照软件需求，经过调研与分析将功能模块分为：费用管理、汇总查询、报表、字典管理、系统维护、年度初始化六大模块。其中费用管理下设计划费用、追加费用、发生费用录入表单，汇总查询下设计划费用总额查询、实际与计划差额查询，报表分为全部项目报表、可选项目报表，系统维护下设系统使用说明、用户管理、数据备份、数据恢复。
（2）各模块功能设计
·主界面登录模块：登录时选择年度，对用户和密码进行确认，非系统用户不得进入，在退出系统时，提示用户做数据备份。
·费用管理模块：分为计划费用、追加费用、发生费用三部分。
计划费用表单：计划费用按季度分月录入，主要功能有：增加、修改、删除、查询、打印。
追加费用表单：追加费用按追加日期录入，主要功能有：增加、修改、删除、查询、打印。
发生费用表单：发生费用随时录入，在录入时如果发生额超出计划额和追加额，软件提示预警，提示财务人员费用超额。主要功能有：增加、修改、删除、查询、打印。
·汇总查询模块：汇总查询模块分为计划费用总额查询、实际、计划差额查询二部分。
计划费用总额查询：查询条件：时间段、部门、项目。显示内容：项目、部门、计划额、追加计划额、总计划额。可查询、浏览、打印。
实际、计划差额查询：查询条件：时间段、部门、项目。显示内容：项目、部门、实际发生额、计划额、追加计划额、总计划额、差额。可查询、浏览、打印。
·报表模块：报表模块分为全部项目报表、可选项目报表两种方式。
全部项目报表：可按月份对项目分类中的“管理费用”、“综合费用”、“销售费用”，报表分类中的“明细表”、“项目汇总表”、“部门汇总表”进行选择后查询，结果显示有“项目代码”、“项目名称”、“实际发生额”、“计划额”、“追加计划额”、“总计划额”、“实际计划差额”，可打印、可输出成EXCEL。
可选项目报表：可按月份对项目分类中的“管理费用”、“综合费用”、“销售费用”费用中任选一种或多种费用明细项进行查询，结果显示有“部门代码”、“部门名称”、“项目代码”、“项目名称”、“实际发生额”、“计划额”、“追加计划额”、“总计划额”、“实际计划差额”，可打印、可输出成EXCEL。
·字典管理模块：字典中对部门代码、项目代码、项目分类进行管理，主要功能有：增加、修改、删除。部门代码有部门代码、部门名称。项目代码有费用代码、费用名称。项目分类有项目代码、项目名称。
·系统维护模块：数据备份模块：可单独备份系统数据，也实现在系统退出时提示进行数据备份。
系统使用说明：系统使用注意事项。数据恢复模块：把备份的数据恢复到系统中。用户管理：用户增加、删除、修改密码等。
·年度初始化模块：建立新年度数据表。
根据年度数据量大小，为了提高数据检索速度，將计划费用、发生费用、追加费用设计的数据表按年度进行管理。
4.系统功能特点
整个系统采用模块化设计原则，操作界面直观、明了，各模块独立性强，便于系统功能的各种组合和修改，又便于将来未参与开发的技术维护人员补充、维护。在各模块数据录入时都设有数据校验功能，提示出错信息后，要求用户按要求重新录入。在删除、修改数据时有再确认提示功能，提醒用户注意。在数据备份时增设自动备份、手工备份和退出时自动提示是否备份等功能。
5.结束语
“费用控制管理系统”的使用，减轻了财务人员的劳动强度，提高了工作效率，使财务人员能及时掌握各部门、各项费用的使用情况，掌握公司总体费用执行情况，对各部门的费用使用起到严格把关、严格审核、严格控制的作用。
参考文献
[1]廖彬山，高凤明.Visual Foxpro 6.0职业技能培训教程.北京希望电子出版社，2002
[2]陶宏才.数据库原理及设计（第2版）.清华大学出版社，2007