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通常意义(狭义)上的档案资源整合，是指根据社会利用需求和档案事业的战略目标，对档案信息资源进行重新配置，以寻求档案信息资源配置与社会利用需求的最佳结合点，增强档案事业的核心竞争力，提高社会服务利用的水平。
一、建立以产权分享为基础的国有档案资源整合机制
从某种意义上说，国有档案资源整合的实质是权力与利益的重新配置，其中利益是行使权力的目的；权力是创造利益、获取利益的有效手段。国有档案资源有着复杂的利益相关者，他们有着不同的利益需求。而这些利益相关者手中又各自拥有一定的权力，具有不同的影响力，彼此之间有着做好档案工作的绝对优势与比较优势。这些权力中，产权作为以法律形式存在的财产所有权，作为所有制的核心和主要内容，是获得其他权力与利益的基础。谁拥有了产权，谁就有了利益的保证。
根据现代产权理论，产权具有可分性特点，国有档案资源产权的各项权能可以分属于不同主体。因此，将国有档案资源产权按照一定规则进行分割，合理分配给各利益相关者，使之拥有维护自身权利的保证，可以尽可能地使各方的总体利益达到最大化，从而调动各方的积极性，形成资源整合的工作合力。这既是实现国有档案管理协调发展和资源整合顺利进行的关键因素，更是建设社会主义和谐社会的要求。
一项完整的国有档案资源产权包括了档案资源的所有权、占有权(又分为档案实体占有权和档案信息占有权)、使用权(最重要的是档案利用权)、收益权(包括物质方面和精神方面的收益)和处置权(又分为档案资源整合权、信息公布权、永久保管权、档案鉴定销毁权等)。第一，因为国有档案的所有权实质是属于包括国家在内的“社会”的，国有档案工作的宗旨也是向社会提供利用服务，因此应该由“社会”来拥有国有档案的所有权、利用权、最终收益权以及保证上述权力的监督权。要实现“国有档案”向“公共档案”转变，国有档案工作目标应由“国家利益最大化”向“社会利益最大化”转变。第二，档案部门(即档案行政管理部门和国家档案馆)因为在国有档案管理工作中具有行政监管者、永久保管者的双重身份，相对于其他利益相关方，具有明显的政策优势、技术优势、保管条件优势、社会认可优势、资源集中优势等比较优势，将国有档案资源的整合权交给档案部门，使其成为整合工作的主体最具优势、最具合理性。法律要赋予档案部门进行国有档案资源整合的主导权力，同时还要进一步加强其对于国有档案的监管权、永久类档案占有保管权、档案公布权、优先利用权以及定期档案鉴定销毁的最终决定权等权能。第三，档案形成部门由于搞好档案的前期管理可以得到包括增强权力、增加收益、获得荣誉、便利工作等利益，它有兴趣，也有能力、有资源来保管好档案，进行前期管理具有一定的优势，因此可以使之在前期管理中享有资源占有权、收益权，而对于其他方面的权力，特别是对于部分国有档案资源的事实垄断权，则必须予以严格限制。在此基础上，建立以档案部门为整合工作主体、以社会利用为目标导向，充分考虑档案形成部门利益，形式多样的国有档案资源整合机制。这种机制，理论上具有合理性，实践操作也行之有效。
机制建立过程中，档案部门作为整合工作的主体、主导者，一方面要加强宣传，使国有档案的利用意识深入社会公众心中，充分调动社会公众对资源整合的参与意识和维护自身权益的意识；另一方面要为社会公众搭建参与和监督档案管理与资源整合的平台，如建立有公众参加的国有档案资源整合工作评议监督委员会，定期召开评议活动、监督检查活动；请公众利益的代表——人大代表进行经常性监督等，为社会公众参与档案管理与资源整合、进行监督创造条件。
机制建立过程中，档案部门既要针对档案形成部门垄断有关档案资源，特别是与民生有关、社会利用价值大的档案资源的现象，将监管、整合的重点放在基层档案机构(档案室和部门档案馆)涉及民生的档案资源上；又要充分考虑形成部门的相关利益，灵活采用整合方式，尽可能保护其特定时期的档案资源占有权、收益权。比如工商部门建立企业信用档案实时信息数据库，有权利向社会实行收费服务，属于合法行为，而企业信用档案信息又涉及民生，档案部门需对其进行资源整合，这时就要保护工商部门的合法权益，可以采取网页链接的形式，也可以采取向社会公开档案利用指南、介绍档案的主要形式与内容、作用、存储地点、资源整合情况、利用程序和方法等的形式，进行互联互通式整合。
二、探索并采用有效的整合形式
机制能否有效发挥作用，落脚点还在于资源整合形式是否科学、是否符合实际。为了做好资源整合工作，档案部门更重要的是要探索并总结在以产权分享为基础的国有档案资源整合机制下资源整合的科学、合理、有效形式。
1、单纯对档案信息资源进行重新配置的整合形式。适用于四种情况：
第一，只具有第一价值但是社会利用价值较大的档案信息。包括了相当一部分民生档案信息，表现形式为分散保管在各形成单位的定期保管的专业档案。根据档案发挥作用的时效性，这些档案的利用价值具有一定的时限：它们只在某一段时间内有查考作用，甚至利用率相当高，而随着时间的推移，这些档案的作用逐渐减小。以至消失。即这些档案只有现行效用、第一价值，没有历史效用、第二价值。这部分档案实体一般保存在基层档案机构，没有必要集中到国家档案馆，但是社会对其现实查考的需求很大。
第二，参考价值较大，凭证价值相对较小的档案信息，如某些科技档案信息。这部分档案也是分散保存于各基层档案机构，实体集中难度大、必要性相对较小。这方面成功范例有已经运行多年、发挥了较大作用的农科档案信息网。
第三，实施动态管理的档案，如房地产档案、职工档案等。这部分档案保存于各部门档案馆或专门档案室，需要经常性适时更新，实体集中到国家档案馆会造成管理上的不便。
上述三类档案只适合实行信息整合，不适合实体整合，否则不但会造成管理的不便，而且可能会侵犯档案形成部门的利益，但是为了方便社会利用，需要档案行政管理部门(综合档案馆)将分散保存于各部门的社会利用价值大的信息，通过系统整合，向社会公众提供利用。
第四，国家专业档案馆和某些部门保存的专业性较强的档案资源。档案行政管理部门可以加强监管力度，并通过建立有关信息利用平台，在不侵犯专业档案馆和有关部门权益的条件下，将可公开的信息进行整合，实行互联互通，向社会提供利用。
2、信息在前、实体在后的整合形式。包括两种情况：
第一，未到移交进馆期限但某些信息可公开的永久类档案资源。可以征得形成部门的同意，采用先报送有关数据信息如目录、电子文档等形式，将部分信息进行整合向社会提供利用，到达移交期限后，再将实体接收进馆整合提供利用。
第二，已经接收进馆但是没有到开放期限的档案。可以根据档案发挥作用的机密性递减律和社会性递增律，结合实际情况进行鉴定，将其中可以公开利用的内容进行科学有序地整合，向社会提供利用。比如某档案馆将本馆收藏档案中有关解决边界纠纷的档案资料进行整合，编制本地区边界纠纷档案专题材料，提供社会开放利用，而对查阅档案实体进行限制性利用，发挥了很好作用。
3、信息与实体同时整合形式。主要适用于法律凭证作用较大而参考作用相对较小的档案资源。具体来说，凡是涉及国家利益、公共利益和公民人身财产合法权益，作为法律关系证明的档案，分散化的保管不利于社会公众的利用及权利维护，必须强调实体资源的整合，逐步向档案馆集聚。某地国家综合档案馆利用本馆知青档案建立知青档案数据库，将实体与信息同时向社会开放利用就属于这种形式。
4、先实体后信息的整合形式。适用于机密性较强以及涉及个人隐私和知识产权的档案。只将到期档案实体整合，将其接收进馆，但是信息暂不向外提供利用。这种形式不是真正意义上的整合，只能算是一种准整合形式。
5、混合式。根据实际情况，灵活运用上述四种形式，以达到最佳效果。
一、建立以产权分享为基础的国有档案资源整合机制
从某种意义上说，国有档案资源整合的实质是权力与利益的重新配置，其中利益是行使权力的目的；权力是创造利益、获取利益的有效手段。国有档案资源有着复杂的利益相关者，他们有着不同的利益需求。而这些利益相关者手中又各自拥有一定的权力，具有不同的影响力，彼此之间有着做好档案工作的绝对优势与比较优势。这些权力中，产权作为以法律形式存在的财产所有权，作为所有制的核心和主要内容，是获得其他权力与利益的基础。谁拥有了产权，谁就有了利益的保证。
根据现代产权理论，产权具有可分性特点，国有档案资源产权的各项权能可以分属于不同主体。因此，将国有档案资源产权按照一定规则进行分割，合理分配给各利益相关者，使之拥有维护自身权利的保证，可以尽可能地使各方的总体利益达到最大化，从而调动各方的积极性，形成资源整合的工作合力。这既是实现国有档案管理协调发展和资源整合顺利进行的关键因素，更是建设社会主义和谐社会的要求。
一项完整的国有档案资源产权包括了档案资源的所有权、占有权(又分为档案实体占有权和档案信息占有权)、使用权(最重要的是档案利用权)、收益权(包括物质方面和精神方面的收益)和处置权(又分为档案资源整合权、信息公布权、永久保管权、档案鉴定销毁权等)。第一，因为国有档案的所有权实质是属于包括国家在内的“社会”的，国有档案工作的宗旨也是向社会提供利用服务，因此应该由“社会”来拥有国有档案的所有权、利用权、最终收益权以及保证上述权力的监督权。要实现“国有档案”向“公共档案”转变，国有档案工作目标应由“国家利益最大化”向“社会利益最大化”转变。第二，档案部门(即档案行政管理部门和国家档案馆)因为在国有档案管理工作中具有行政监管者、永久保管者的双重身份，相对于其他利益相关方，具有明显的政策优势、技术优势、保管条件优势、社会认可优势、资源集中优势等比较优势，将国有档案资源的整合权交给档案部门，使其成为整合工作的主体最具优势、最具合理性。法律要赋予档案部门进行国有档案资源整合的主导权力，同时还要进一步加强其对于国有档案的监管权、永久类档案占有保管权、档案公布权、优先利用权以及定期档案鉴定销毁的最终决定权等权能。第三，档案形成部门由于搞好档案的前期管理可以得到包括增强权力、增加收益、获得荣誉、便利工作等利益，它有兴趣，也有能力、有资源来保管好档案，进行前期管理具有一定的优势，因此可以使之在前期管理中享有资源占有权、收益权，而对于其他方面的权力，特别是对于部分国有档案资源的事实垄断权，则必须予以严格限制。在此基础上，建立以档案部门为整合工作主体、以社会利用为目标导向，充分考虑档案形成部门利益，形式多样的国有档案资源整合机制。这种机制，理论上具有合理性，实践操作也行之有效。
机制建立过程中，档案部门作为整合工作的主体、主导者，一方面要加强宣传，使国有档案的利用意识深入社会公众心中，充分调动社会公众对资源整合的参与意识和维护自身权益的意识；另一方面要为社会公众搭建参与和监督档案管理与资源整合的平台，如建立有公众参加的国有档案资源整合工作评议监督委员会，定期召开评议活动、监督检查活动；请公众利益的代表——人大代表进行经常性监督等，为社会公众参与档案管理与资源整合、进行监督创造条件。
机制建立过程中，档案部门既要针对档案形成部门垄断有关档案资源，特别是与民生有关、社会利用价值大的档案资源的现象，将监管、整合的重点放在基层档案机构(档案室和部门档案馆)涉及民生的档案资源上；又要充分考虑形成部门的相关利益，灵活采用整合方式，尽可能保护其特定时期的档案资源占有权、收益权。比如工商部门建立企业信用档案实时信息数据库，有权利向社会实行收费服务，属于合法行为，而企业信用档案信息又涉及民生，档案部门需对其进行资源整合，这时就要保护工商部门的合法权益，可以采取网页链接的形式，也可以采取向社会公开档案利用指南、介绍档案的主要形式与内容、作用、存储地点、资源整合情况、利用程序和方法等的形式，进行互联互通式整合。
二、探索并采用有效的整合形式
机制能否有效发挥作用，落脚点还在于资源整合形式是否科学、是否符合实际。为了做好资源整合工作，档案部门更重要的是要探索并总结在以产权分享为基础的国有档案资源整合机制下资源整合的科学、合理、有效形式。
1、单纯对档案信息资源进行重新配置的整合形式。适用于四种情况：
第一，只具有第一价值但是社会利用价值较大的档案信息。包括了相当一部分民生档案信息，表现形式为分散保管在各形成单位的定期保管的专业档案。根据档案发挥作用的时效性，这些档案的利用价值具有一定的时限：它们只在某一段时间内有查考作用，甚至利用率相当高，而随着时间的推移，这些档案的作用逐渐减小。以至消失。即这些档案只有现行效用、第一价值，没有历史效用、第二价值。这部分档案实体一般保存在基层档案机构，没有必要集中到国家档案馆，但是社会对其现实查考的需求很大。
第二，参考价值较大，凭证价值相对较小的档案信息，如某些科技档案信息。这部分档案也是分散保存于各基层档案机构，实体集中难度大、必要性相对较小。这方面成功范例有已经运行多年、发挥了较大作用的农科档案信息网。
第三，实施动态管理的档案，如房地产档案、职工档案等。这部分档案保存于各部门档案馆或专门档案室，需要经常性适时更新，实体集中到国家档案馆会造成管理上的不便。
上述三类档案只适合实行信息整合，不适合实体整合，否则不但会造成管理的不便，而且可能会侵犯档案形成部门的利益，但是为了方便社会利用，需要档案行政管理部门(综合档案馆)将分散保存于各部门的社会利用价值大的信息，通过系统整合，向社会公众提供利用。
第四，国家专业档案馆和某些部门保存的专业性较强的档案资源。档案行政管理部门可以加强监管力度，并通过建立有关信息利用平台，在不侵犯专业档案馆和有关部门权益的条件下，将可公开的信息进行整合，实行互联互通，向社会提供利用。
2、信息在前、实体在后的整合形式。包括两种情况：
第一，未到移交进馆期限但某些信息可公开的永久类档案资源。可以征得形成部门的同意，采用先报送有关数据信息如目录、电子文档等形式，将部分信息进行整合向社会提供利用，到达移交期限后，再将实体接收进馆整合提供利用。
第二，已经接收进馆但是没有到开放期限的档案。可以根据档案发挥作用的机密性递减律和社会性递增律，结合实际情况进行鉴定，将其中可以公开利用的内容进行科学有序地整合，向社会提供利用。比如某档案馆将本馆收藏档案中有关解决边界纠纷的档案资料进行整合，编制本地区边界纠纷档案专题材料，提供社会开放利用，而对查阅档案实体进行限制性利用，发挥了很好作用。
3、信息与实体同时整合形式。主要适用于法律凭证作用较大而参考作用相对较小的档案资源。具体来说，凡是涉及国家利益、公共利益和公民人身财产合法权益，作为法律关系证明的档案，分散化的保管不利于社会公众的利用及权利维护，必须强调实体资源的整合，逐步向档案馆集聚。某地国家综合档案馆利用本馆知青档案建立知青档案数据库，将实体与信息同时向社会开放利用就属于这种形式。
4、先实体后信息的整合形式。适用于机密性较强以及涉及个人隐私和知识产权的档案。只将到期档案实体整合，将其接收进馆，但是信息暂不向外提供利用。这种形式不是真正意义上的整合，只能算是一种准整合形式。
5、混合式。根据实际情况，灵活运用上述四种形式，以达到最佳效果。