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摘 要：学院办公室是高校管理的基层单位，是学院横向沟通、纵向传递的纽带，居于高校内部管理系统的中心位置，其管理工作具有复杂性、时效性、服务性、协调性和执行性。当前形势下，高校学院办公室管理工作存在着各种问题，使得管理工作效能不高。提升高校学院办公室管理工作效能，要确保办公室管理工作按照规范运行，要不断提升管理工作的品质，要依靠制度推动管理工作的健康运行，要加强信息化建设，实现协同办公，还要不断提高管理人员自身的综合素质。
关键词：学院；办公室；管理；效能
高校是承担人才培养、科技创新、社会服务、引领文化任务的教学科研组织，其结构庞大复杂，作为高校二级单位的学院办公室是联系上级学校各职能部门与基层的中枢机构，承担着纵向传递，横向沟通的任务，居于高校内部管理系统的中心位置，对于高校工作的有效运转起着重要的作用。
一、学院办公室管理工作的特点
学院办公室的管理工作是一个涉及范围极为广泛的体系。“院系办公室的主要职能包括行政管理、思想道德管理、学生管理、财务管理” ，以及教学管理和科研管理等。在具体过程中，学院办公室管理工作呈现出以下特点：
学院办公室管理工作具有复杂性。学院办公室一般设置有办公室主任、人事秘书、科研秘书、教学秘书、行政秘书、工勤人员等。每个管理岗位的职责和工作要求、内容都不一样，管理工作的对象是全院的教师和学生，工作范畴涉及到学校管理的各个领域，这就使得学院办公室的工作不仅任务繁多，而且在具体操作过程中要面对各种复杂的情况。
学院办公室管理工作具有时效性。作为科研和教学活动的枢纽，学院办公室在接到学校上级下达的任务时，需要根据任务的时间要求，抓紧时间进行，只有在规定时间内完成才是有效的工作，这凸显了学院办公室管理工作的时效性。
学院办公室管理工作具有服务性。“所谓服务，就是围绕院系部的中心工作，为院系领导和各职能部门广大师生的需求提供便利的服务。” “服务是学院办公室工作的重要职能，它的日常事务处理和管理工作包括： 教学管理、文件管理、档案管理、组织会议、处理信息、信息发布等，以及与人事、行政、教务、科研、财务有关的事务，而这些方面的工作从结果上来讲均属办公室的服务性职能。”
学院办公室管理工作具有协调性。学院办公室的管理工作就像是一部汽车，需要有车轮、发动机、方向盘等各种部件，只有每一个部件都准确到位、相互配合才能行驶上路。因此办公室的教学工作、科研工作、人事工作、财务工作等等，必须职责清晰、统筹协调，要调动各方面的积极性，顾全大局，这是保证办公室管理工作顺利开展的第一步。
学院办公室管理工作具有执行性。学院办公室的管理工作不仅要上传下达，在具体的工作过程中，还要根据学院的实际情况，确保各项政策和精神在教学、科研活动中得到灵活的贯彻和执行，达到最佳的执行效果。
二、学院办公室管理工作的现状
办公室是学院对内实施管理，对外开展交流合作的窗口单位。大量地经常性地联系上下、沟通左右的工作是通过办公室管理人员来进行的，尽管大多是琐碎的事务，然而人们往往通过这个窗口来评价学院。以接听电话这看似简单的基础性事务为例，它给人的第一印象代表了学院的在外界眼中的形象，电话内容有上级指示、有各种问询、有情况反映等等，只有做到既了解学院的基本情况，又注意语气态度，才能使来电者满意、信服。因此办公室管理工作的水平、效能的高低首先直接影响学院的形象和威信。
同时，学院办公室是学院师生之间、师生与学校各管理部门之间联系的纽带，保证教学、科研等工作顺利开展，为师生提供完善的服务是其义不容辞的责任。只有具备良好的窗口形象，提高办事效率，使各个环节合理、准确、及时的衔接，各项工作有序开展，办公室的管理工作才是卓有成效的。
而在当前形势下，高校学院办公室管理工作远不能达到预期，存在着各种问题：
（1）学院办公室工作事务繁杂，目标缺失。随着学院办公室管理工作要求的不断细化和专业化，完成每一项任务都需要花很多时间和精力。在这样的背景下，管理人员容易陷入“疲于应付”的状态，丧失了对工作目标的考量，只是简单的追求任务的完成，而没有统筹安排，缺乏行之有效的科学管理，工作缺乏主动性、积极性和创新性。
（2）学院办公室管理人员专业素质参差不齐，考核激励机制还不完善。当前，在岗办公室管理人员中，真正管理、教育或文秘专业出身的较少，因而专业性不强。管理人员缺乏自我提高的意识，对自身的继续教育问题重视不够，享有的培训机会也很少。在考核激励方面，办公室对每个人工作的质与量缺乏全面、科学的考核与评估，每年年终的测评由于缺少刚性考核指标与激励目标，参考意义不大，在一定程度上挫伤了部分管理工作人员的积极性。
（1）学院办公室管理工作信息化水平有待提高。目前高校学院办公室的信息化管理水平并不是非常先进，协同办公程度不高，主要体现在软件方面。在推进信息化管理方面，学校层面有了很大的进步，很多学校使用的办公OA系统已经能够实现多部门资源共享、信息互通，但学院层面管理人员之间信息交流与共享还十分滞后。
三、学院办公室管理工作效能提升的路径
“如何在实践中提升工作效能成为行政管理研究的重要内容并具有重大的实践意义和现实意义。”
（1）提升学院办公室管理效能，要确保办公室管理工作按照规范运行。首先，学院办公室的每个管理岗位的工作内容与职责范围，应当是有合理、明确和清晰的界定的。比如，行政秘书需要熟悉固定资产购置与管理的各项规章制度，能够运用资产管理系统来及时办理资产的购置、报账、入账、报废等各项工作。其次，管理人员应当自觉遵循办公室管理工作的基本规范和工作流程。以购置办公设备为例，一般的工作流程是申请人提交设备购置申请，经分管领导审核同意，交由行政秘书办理，行政秘书在办公室主任审核、院长批准后，按照学校相关规定进行采购，采购完成后还要进行设备信息、领用人信息的入库登记。设备购置工作必须按照流程进行，缺少任何一个环节都是不规范的。 （2）提升学院办公室管理效能，要不断提升管理工作的品质。管理品质应当包含工作态度、业务水平、协调能力、办事效率、服务意识等多个方面，它是影响学院办公室管理效能高低的核心因素。提升管理工作的品质，必须树立牢固的责任意识、法制意识、服务意识和团队协作意识，坚持原则，依法依规办事，通过管理人员之间的密切合作，最终达到服务目的。“高校学院办公室的一切管理归根到底是服务于学院的学科建设与人才培养，服务于学院的师生员工，把为师生服务作为学校管理的出发点和归宿，为师生的工作、学习和发展提供良好的环境和优质的服务，强调管理的服务功能，使管理和服务融会贯通。”
（3）提升学院办公室管理效能，要依靠制度推动管理工作的健康运行。建立有效的工作制度和评价机制是充分发挥办公室管理职能、提升管理效能的保障。“面对如此复杂而繁重的工作任务，实行建章立制，科学管理，即在坚持以人为本的前提下，建立健全一套科学且行之有效的管理制度是尤为迫切与必要的。” 通过建立和完善规章制度，使办公室运行有章可循、有规可依，从而约束管理人员的行为，为提高办公室运行效率和管理服务水平提供有力保障。特别要建立一套分工合理、目标明确、职责清晰、奖惩有度的量化考评机制，通过竞争与激励，调动管理人员的工作主动性与积极性。
（4）提升学院办公室管理效能，要加强信息化建设，实现协同办公。在办公室管理的过程中，信息化建设和协同办公不仅能大大提高工作效率，避免重复劳动带来的资源浪费，还能不断优化服务的水平，促进决策的科学化。因此要搭建学院信息平台，逐步实现办公室事务的全面信息化和自动化，以适应信息社会发展新的需要。另外，学院办公室的管理工作是一个有机整体，每一位管理人员在恪尽职守的同时，还应共享办公资源，做到分工不分家，彼此之间相互帮助与支持，以服务于教学和科研为终极目的，共同完成各项工作任务。
（5）提升学院办公室管理效能，还要不断提高管理人员自身综合素质。新形势下，学院办公室要为管理人员创造更多学习和继续教育的机会，管理人员则要树立终身学习的理念，与时俱进，不断提升包括知识水平、服务意识和业务能力等各方面在内的综合素质。除了要对所在学院的专业知识有所了解，尤其是要涉猎管理学、教育学、心理学、法学等领域的知识，这样才能在纷繁复杂的工作中理清头绪、找到思路，科学应对各类问题，创造性的开展工作。
参考文献：
[1]王娜，刘婷.浅谈高校院系办公室的管理工作[J].中小企业管理与科技，2011（08）
[2]陈翔.高等学校办公室工作[M].北京：中国协和医科大学出版社，1999：121-127.
[3]孙荣.办公室管理[M].上海：复旦大学出版社，1999
[4]王慧甜.浅论工作效能提升的路径选择[J].长安学刊，哲学社会科学版，2012（2）
[5]吴铁坚.新时期高校服务型行政管理体系探析[J].宜春学院学报，2010（11）
[6]郭文飞.浅析高校二级学院办公室工作建设现状及改进对策[J].办公室业务，2012 （1）
关键词：学院；办公室；管理；效能
高校是承担人才培养、科技创新、社会服务、引领文化任务的教学科研组织，其结构庞大复杂，作为高校二级单位的学院办公室是联系上级学校各职能部门与基层的中枢机构，承担着纵向传递，横向沟通的任务，居于高校内部管理系统的中心位置，对于高校工作的有效运转起着重要的作用。
一、学院办公室管理工作的特点
学院办公室的管理工作是一个涉及范围极为广泛的体系。“院系办公室的主要职能包括行政管理、思想道德管理、学生管理、财务管理” ，以及教学管理和科研管理等。在具体过程中，学院办公室管理工作呈现出以下特点：
学院办公室管理工作具有复杂性。学院办公室一般设置有办公室主任、人事秘书、科研秘书、教学秘书、行政秘书、工勤人员等。每个管理岗位的职责和工作要求、内容都不一样，管理工作的对象是全院的教师和学生，工作范畴涉及到学校管理的各个领域，这就使得学院办公室的工作不仅任务繁多，而且在具体操作过程中要面对各种复杂的情况。
学院办公室管理工作具有时效性。作为科研和教学活动的枢纽，学院办公室在接到学校上级下达的任务时，需要根据任务的时间要求，抓紧时间进行，只有在规定时间内完成才是有效的工作，这凸显了学院办公室管理工作的时效性。
学院办公室管理工作具有服务性。“所谓服务，就是围绕院系部的中心工作，为院系领导和各职能部门广大师生的需求提供便利的服务。” “服务是学院办公室工作的重要职能，它的日常事务处理和管理工作包括： 教学管理、文件管理、档案管理、组织会议、处理信息、信息发布等，以及与人事、行政、教务、科研、财务有关的事务，而这些方面的工作从结果上来讲均属办公室的服务性职能。”
学院办公室管理工作具有协调性。学院办公室的管理工作就像是一部汽车，需要有车轮、发动机、方向盘等各种部件，只有每一个部件都准确到位、相互配合才能行驶上路。因此办公室的教学工作、科研工作、人事工作、财务工作等等，必须职责清晰、统筹协调，要调动各方面的积极性，顾全大局，这是保证办公室管理工作顺利开展的第一步。
学院办公室管理工作具有执行性。学院办公室的管理工作不仅要上传下达，在具体的工作过程中，还要根据学院的实际情况，确保各项政策和精神在教学、科研活动中得到灵活的贯彻和执行，达到最佳的执行效果。
二、学院办公室管理工作的现状
办公室是学院对内实施管理，对外开展交流合作的窗口单位。大量地经常性地联系上下、沟通左右的工作是通过办公室管理人员来进行的，尽管大多是琐碎的事务，然而人们往往通过这个窗口来评价学院。以接听电话这看似简单的基础性事务为例，它给人的第一印象代表了学院的在外界眼中的形象，电话内容有上级指示、有各种问询、有情况反映等等，只有做到既了解学院的基本情况，又注意语气态度，才能使来电者满意、信服。因此办公室管理工作的水平、效能的高低首先直接影响学院的形象和威信。
同时，学院办公室是学院师生之间、师生与学校各管理部门之间联系的纽带，保证教学、科研等工作顺利开展，为师生提供完善的服务是其义不容辞的责任。只有具备良好的窗口形象，提高办事效率，使各个环节合理、准确、及时的衔接，各项工作有序开展，办公室的管理工作才是卓有成效的。
而在当前形势下，高校学院办公室管理工作远不能达到预期，存在着各种问题：
（1）学院办公室工作事务繁杂，目标缺失。随着学院办公室管理工作要求的不断细化和专业化，完成每一项任务都需要花很多时间和精力。在这样的背景下，管理人员容易陷入“疲于应付”的状态，丧失了对工作目标的考量，只是简单的追求任务的完成，而没有统筹安排，缺乏行之有效的科学管理，工作缺乏主动性、积极性和创新性。
（2）学院办公室管理人员专业素质参差不齐，考核激励机制还不完善。当前，在岗办公室管理人员中，真正管理、教育或文秘专业出身的较少，因而专业性不强。管理人员缺乏自我提高的意识，对自身的继续教育问题重视不够，享有的培训机会也很少。在考核激励方面，办公室对每个人工作的质与量缺乏全面、科学的考核与评估，每年年终的测评由于缺少刚性考核指标与激励目标，参考意义不大，在一定程度上挫伤了部分管理工作人员的积极性。
（1）学院办公室管理工作信息化水平有待提高。目前高校学院办公室的信息化管理水平并不是非常先进，协同办公程度不高，主要体现在软件方面。在推进信息化管理方面，学校层面有了很大的进步，很多学校使用的办公OA系统已经能够实现多部门资源共享、信息互通，但学院层面管理人员之间信息交流与共享还十分滞后。
三、学院办公室管理工作效能提升的路径
“如何在实践中提升工作效能成为行政管理研究的重要内容并具有重大的实践意义和现实意义。”
（1）提升学院办公室管理效能，要确保办公室管理工作按照规范运行。首先，学院办公室的每个管理岗位的工作内容与职责范围，应当是有合理、明确和清晰的界定的。比如，行政秘书需要熟悉固定资产购置与管理的各项规章制度，能够运用资产管理系统来及时办理资产的购置、报账、入账、报废等各项工作。其次，管理人员应当自觉遵循办公室管理工作的基本规范和工作流程。以购置办公设备为例，一般的工作流程是申请人提交设备购置申请，经分管领导审核同意，交由行政秘书办理，行政秘书在办公室主任审核、院长批准后，按照学校相关规定进行采购，采购完成后还要进行设备信息、领用人信息的入库登记。设备购置工作必须按照流程进行，缺少任何一个环节都是不规范的。 （2）提升学院办公室管理效能，要不断提升管理工作的品质。管理品质应当包含工作态度、业务水平、协调能力、办事效率、服务意识等多个方面，它是影响学院办公室管理效能高低的核心因素。提升管理工作的品质，必须树立牢固的责任意识、法制意识、服务意识和团队协作意识，坚持原则，依法依规办事，通过管理人员之间的密切合作，最终达到服务目的。“高校学院办公室的一切管理归根到底是服务于学院的学科建设与人才培养，服务于学院的师生员工，把为师生服务作为学校管理的出发点和归宿，为师生的工作、学习和发展提供良好的环境和优质的服务，强调管理的服务功能，使管理和服务融会贯通。”
（3）提升学院办公室管理效能，要依靠制度推动管理工作的健康运行。建立有效的工作制度和评价机制是充分发挥办公室管理职能、提升管理效能的保障。“面对如此复杂而繁重的工作任务，实行建章立制，科学管理，即在坚持以人为本的前提下，建立健全一套科学且行之有效的管理制度是尤为迫切与必要的。” 通过建立和完善规章制度，使办公室运行有章可循、有规可依，从而约束管理人员的行为，为提高办公室运行效率和管理服务水平提供有力保障。特别要建立一套分工合理、目标明确、职责清晰、奖惩有度的量化考评机制，通过竞争与激励，调动管理人员的工作主动性与积极性。
（4）提升学院办公室管理效能，要加强信息化建设，实现协同办公。在办公室管理的过程中，信息化建设和协同办公不仅能大大提高工作效率，避免重复劳动带来的资源浪费，还能不断优化服务的水平，促进决策的科学化。因此要搭建学院信息平台，逐步实现办公室事务的全面信息化和自动化，以适应信息社会发展新的需要。另外，学院办公室的管理工作是一个有机整体，每一位管理人员在恪尽职守的同时，还应共享办公资源，做到分工不分家，彼此之间相互帮助与支持，以服务于教学和科研为终极目的，共同完成各项工作任务。
（5）提升学院办公室管理效能，还要不断提高管理人员自身综合素质。新形势下，学院办公室要为管理人员创造更多学习和继续教育的机会，管理人员则要树立终身学习的理念，与时俱进，不断提升包括知识水平、服务意识和业务能力等各方面在内的综合素质。除了要对所在学院的专业知识有所了解，尤其是要涉猎管理学、教育学、心理学、法学等领域的知识，这样才能在纷繁复杂的工作中理清头绪、找到思路，科学应对各类问题，创造性的开展工作。
参考文献：
[1]王娜，刘婷.浅谈高校院系办公室的管理工作[J].中小企业管理与科技，2011（08）
[2]陈翔.高等学校办公室工作[M].北京：中国协和医科大学出版社，1999：121-127.
[3]孙荣.办公室管理[M].上海：复旦大学出版社，1999
[4]王慧甜.浅论工作效能提升的路径选择[J].长安学刊，哲学社会科学版，2012（2）
[5]吴铁坚.新时期高校服务型行政管理体系探析[J].宜春学院学报，2010（11）
[6]郭文飞.浅析高校二级学院办公室工作建设现状及改进对策[J].办公室业务，2012 （1）