旅游系统档案管理信息化建设的探究

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  摘要:21世纪,我国进入信息化的时代,档案管理的信息化成为时代发展的方向,可以说,旅游业对信息技术有着很强的依赖性,信息技术的应用很大程度上促进了旅游业的发展,也得到了来自很多社会人士的关注,旅游管理的信息化给人们的生活带来了很多的乐趣,相信信息化一定会对经济与社会的发展有着推动的作用,对旅游业的发展也有着革命性的影响。本文就对档案管理信息化的优点以及发展现状进行简要说明,并对旅游系统档案管理信息化建设提出了几点对策,希望能为以后该方面的工作提供一些帮助。
  关键词:旅游系统;档案管理;信息化建设
  中图分类号:G271 文献识别码:A 文章编号:1001-828X(2016)021-0000-02
  一、引言
  随着我国经济水平的不断提高,我国的旅游业也慢慢发展起来,这离不开管理部门的努力,旅游系统档案管理主要包括对人事档案、财务档案以及导游管理等一些重要管理工作,是旅游管理部门的重要组成部分,作为第三产业支柱的旅游业是新兴产业,近几年来取得了很大的发展,旅游系统档案管理工作是在维护旅游产业发展的必要部分,因此加强对旅游档案的管理就称为首要任务,如何才能做好旅游系统档案管理的工作呢?档案信息化建设是将档案业务作为主要核心以管理作为理念,是一种新型的管理工作模式,同时档案管理信息化也是一个复杂的工程,目前,我国的档案管理信息化还存在着很多的不足之处,例如:技术手段还比较落后;专业人才太少;资金投入不够等,本文就对旅游系统档案管理信息化的对策以及其未来发展方向进行具体的阐述。
  二、旅游管理信息化的时代紧迫性
  旅游业的运行是强调整体配合与资源共享为前提的,旅游管理的效率与整体的合作密不可分,可以看出旅游业是涉及面很广的产业,旅游业在组成要素之间与其他行业必须保持一致性,同時,旅游产品具有无形性,在现代市场营销观念的指导之下,旅游管理者之间的联系也变得通畅,其中信息技术是不可缺少的一部分,旅游业有着很强的脆弱性很容易受到各种环境影响而发生波动,旅游业发展电子商务使得旅游行业资源利用的更加方便,开展旅游电子商务降低了信息获取的成本也提高了产品的竞争力。我国正处于信息高速公路的初级阶段,需要提前做出相应的对策才能为以后的道路打下坚实的基础。要使档案管理信息化能发展的更好,就要遵循相应的原则,主要包括:规范性原则、安全性原则以及效益性原则,其中规范性原则主要是为了提高工作的质量与效率,将档案以数字化的形式进行保存才能实现工作的有序性与标准性。档案信息化建设是一项巨大的工程,需要投入大量的人力物力与财力,严格遵守效益性原则就能根据用户的需求将档案的利用率发挥到最大。安全性顾名思义就是要解决网络中存在的潜在危险,真正做到网络的安全、可靠运行。
  三、旅游系统档案管理信息化的现状
  1.技术手段不够先进
  目前,我国有一些游行社都在网上建立了自己的网站,有的还成立了电子商务公司,但是我国旅游行业的信息化水平还处于初级阶段,在实施与推进档案管理信息化建设过程中资金与人才方面都存在着很大的难题,客观方面是设备比较落后,不能保证档案信息化工作的顺利进行,同时工作任务量比较大且档案管理信息化的一些政策与机制还不够健全与完善,主观与客观两个方面相互影响,阻碍了档案管理信息化建设的前进。目前,我国在旅游系统档案管理信息化方面还存在很多不足之处,因此在信息化设施建设、应用水平等都远远低于其他行业,现在的档案管理工作方式主要是接收移交档案,储存入库、查阅调卷等等,并且纸质的档案能够工作起来效率较低,数据库的建设与目前信息技术的发展要求还有很大的差距,还不能够发挥出档案的真正作用。同时,旅游系统档案管理信息化建设中软件的缺乏也是很大的问题,旅游档案软件没有信息管理功能,不同计算机中的软件不能互相支持且没有一个能够适应检索与档案信息管理两方面的软件,很难利用计算机来完成信息的管理工作,也从一定程度上限制了档案信息的发展。
  2.专业人才短缺
  在旅游档案管理队伍中严重缺乏相关人才,档案管理信息化真正需要的是懂现代技术又懂档案管理的复合型人才,熟练录入档案信息、快速管理档案的能力,具有一定的档案专业知识,才能为档案信息化建设提供保障,现在的档案管理人员都不具备以上条件,能力素质高低不一且配合度明显不够,导致信息不能及时更新,也降低了网络化办公、信息化建设的速度,因此有关部门要加大对档案管理人才队伍的建设,这与档案工作以后的发展有着密切的联系。与此同时,资金投入不够也是现阶段档案管理信息化建设中存在的大问题,在推进档案信息化建设方面受到了来自资金方面的制约,因为要购置计算机、扫描仪等设备以及连接外网,进行安全防护等都需要资金的投入,但是政府部门提供的资金是十分有限的,不能够满足档案信息化建设的需求,因此有关单位要根据自己的情况向政府部门申请资金的帮助,
  3.缺少相关规范与制度
  实现旅游系统档案管理信息化的根本目的在于完成记录方式与载体形式的变换,现阶段,我国还未建立起此类的目录档案系统,档案信息系统与网络建设层次不一致,并且规范性、开发性、服务型都比较差,不能完全适应档案信息系统资源共享的需求,也给用户带来很多不便。档案管理信息化从整体上仍然处于文件处理到信息管理的过渡期,档案管理信息化系统中的各类软件还不够成熟,这些都影响了系统整体发展的水平,究其原因不只是硬件设备的匮乏,而是硬件设备的功能没有发挥到充分,因为档案标准本身就是一个系统工程,采用规范化、标准化的国际标准来制定档案管理体系是关键,主要研究以下几种情况:一是可用的已有标准;二是与现有标准相配套的标准;三是继续开发新的具有战略性的标准;四是需要定时的更新标准,在充分研究的基础之上根据国际标准与通用标准相结合,最终形成档案管理信息化的新型标准规范体系。
  四、旅游系统档案管理信息化建设的对策   1.深化思想,认识档案管理信息化
  在进行旅游系统档案管理信息化的建设过程中,要充分认识到档案管理信息化建设的重要性,将档案管理作为主要的管理方式,成为当今时代的发展要求。利用现代信息技术来管理档案信息资源,能够将档案资源的利用率最大限度的提高,从而促进旅游系统档案管理的整体水平提高。还要保证在旅游系统档案管理过程中的经费问题,让档案信息化建设正常运行,相关部门领导不但要从思想上对档案管理信息化工作加以重视,从行动上大力支持,保证档案管理信息化工作的相关人员都具有专业性,办公条件都较为良好。积极的对档案管理信息化建设过程中遇到的问题进行解决,真正为信息化建设提供物质上的保障。在信息系统日常的维护上也要加以重视,对现有的体系建设进行进一步优化,对实际情况有所了解使其完全符合发展体系的本质要求,最大限度的发挥出档案的作用,实现旅游系统档案管理信息化建设。
  2.激发工作人员的工作动力
  为了提高工作人员的综合素质,激发他们的工作动力,就需要加强人员的教育培训,制定一套严格完善的机制,让档案工作者们自己去创造,促进了他们学习与借鉴优秀管理经验与技术的能力,每一个档案工作者都能灵活的使用计算机与档案管理软件,实现对档案的收集、查找以及统计等,只有这样才能保证工作质量与工作效率,做到档案管理的安全性、科學性与可靠性。并且由于档案管理具有特殊性与复杂性,因此加强管理人员的素质是很有必要的,建设一支整体化、知识化、年轻化的队伍,档案管理人员要对员工进行及时的培训,将管理工作落实到实处,对于工作人员来说要树立一个固定的目标,结合发展体系的要求实现资源的共享,同时,还要加大对专业人才的引进力度,对专业人才采用激励、优惠的政策,这样一来就能吸引到很多既懂得操作计算机又会管理档案的复合型人才,让他们在档案管理信息化建设的工作中发挥出自身的优势,才是真正达到招聘人才的目的。
  3.加强档案信息化的宣传力度
  据国家相关政策正在努力的构建档案信息化建设责任体系,并建议合理有效的工作指导机制,同时要想提高档案工作者的工作积极性就需要建立相应的奖惩制度,可以根据员工的工作量来确定工资福利,加大档案管理信息化的建设,将档案管理信息化的好方法宣传出去让更多人知道,从而营造良好的社会氛围也从一定程度上推进了档案管理信息化的发展,与此同时,还要更好的推进档案管理的进程,可以说实现档案数字化是档案管理信息化建设的基础,因此在进行的过程中要严格把握好节点有偿访问,通常查询与检索都是可以无偿服务的,但网上查询或者专题的检索则是有偿的服务,可为档案设置访问权限,有的公开的档案可以让人们在网站中查询,而较为内部的档案则只能由内部人员进行访问与利用,相信旅游系统数字档案的建立一定会对旅游系统的宣传起到提升的作用,为巩固与扩大相关企业旅游系统的良好形象打下基础。
  4.完善档案信息管理系统
  在旅游系统档案管理信息化建设中对档案信息的优化与完善是十分重要的,为了全面的收集信息就需要将旅游系统档案信息以及相关信息紧密结合在一起,将行业信息归入到档案信息系统中形成文本信息,然后利用计算机的强大功能对档案进行分类、组合、检索以及调阅等,最终建立准确完善的档案数据库,还要根据当地旅游产业档案管理情况制定出一套可行的方案,学习利用先进的有效的方法来体现信息技术的重要性,还有一点很重要的是在建立准确的档案信息系统时要认真分析,因为档案信息不仅仅要满足旅游管理还要满足旅游群众的需要以及要符合市委推出的战略,因此要建立档案数据分析系统让档案管理人员能方便的管理档案系统,降低了游客在旅游过程中的危险性,也促进了旅游工作更好更快的发展。
  五、旅游系统档案管理信息化的发展趋势
  做好旅游系统档案管理工作有利于全面的反映旅游产业的情况,不断的更新档案管理理念,创造出更新的档案管理手段,同时旅游局要结合实际情况对档案管理做出进一步的完善,从而建立起健全的旅游系统档案管理体系,档案工作是基层单位的重要组成部分之一,也是单位的现状以及未来发展的整体反映,近些年来,旅游业获得了很大的发展成为众多产业中前景最好的,而市场的环境决定着旅游业的发展,因此合理的规范档案管理就能适应旅游业的快速发展,信息化档案的种类很多,大多以办公软件为载体通过图像、录音、网络等多种形式进行展现,在进行数字化与信息化档案建设的同时也要进行规范化管理,使档案管理工作水平得到进一步提高。
  要加强对旅游系统档案管理工作的重视,就需要旅游局的领导们重视档案工作,档案管理信息化是以档案保管为重点的信息管理,通过电子化信息的方式来向社会提供服务,在这一过程中要运用现代化的管理思想与技术以提高档案管理的水平,未来档案管理信息化的发展趋势是十分可观的,主要可以从以下几个方面进行。第一,旅游系统档案管理信息化专业人才队伍的建立,人才是一个企业的保证,档案信息化是专业性很强的工作,需要掌握着专业技术又精通档案管理的人才来作为保证,无论从各类软件的开发还是到档案内容的信息化处理或者是提供社会服务方面都需要有专业化的人才。第二,相关法律法规的建立,旅游档案管理信息化建立应该遵照相关的规定标准来进行,建立完善的档案管理准则需要全体档案工作者的共同支持,同时该规范也应该具有一定的可操作性与科学性,这样才能建立档案的信息化为档案的管理与利用提供更便利的条件。第三,实现资源共享,在信息化建设的过程中一定要实现资源的共享,使其完全符合现有建设形式的要求,信息化建设打破了传统发展形势的控制,在发展过程中能够积极的提供各种相关的信息为管理体系提供了很大的方便,在实践阶段信息化建设能让查阅者及时的获取各类信息充分满足建设的需要。第四,提高档案信息的利用率,信息化建设的本质要求就是档案管理模式,在发展阶段要提供必要的连接渠道从而真正适应信息化建设的要求,也能增强信息的利用价值,保证信息体系的真实性,在信息化建设中实际变化的情况有很多种,因此要以信息化建设的本质性为主要目标,保证整体化建设中档案信息的有效性。第五,要做好硬件与软件的开发工作,档案信息系统有着强大的信息处理功能,在运行时也需要有稳定可靠的硬件与软件支持。
  六、结束语
  综上所述,旅游系统档案管理工作的重要性已十分明确,这就需要档案管理人员加强对工作的认识,从而提升旅游系统管理水平,同时,我们要跟随时代的步伐不断完善自身素质,从企业自身情况出发分析出一套合适的档案管理信息化建设道路,让档案管理信息化更好的为人们服务,相信未来旅游系统档案管理信息化会为企业的发展带来无限希望,创造更大的经济效益。
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