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［摘 要］ 本文就如何在ERP环境下完善预算管理信息系统进行了探讨。本文认为，预算管理信息系统应具备预算的编制、监控、分析与业绩评价功能。在设计预算编制功能模块时，应考虑预算编制的依据、周期、编制方法以及预算调整等问题；在设计预算监控功能模块时，应考虑控制方式、控制点以及与ERP系统中其他业务管理子系统的衔接问题；在设计分析与业绩评价功能模块时，应考虑分析所需数据的获取方式以及分析方法的设置问题，同时应注意与人力资源管理系统结合，完成业绩评价。
［关键词］ 预算管理；预算编制；预算控制；预算分析；ERP
［中图分类号］F275；F270.7［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2007）04-0038-03
企业预算管理作为企业内部控制的重要组成部分，越来越受到企业的重视，因此一些ERP系统中加入了预算管理信息系统模块，主要功能包括销售量预测、价格预测、产品标准成本预算、间接费用预算、差距分析和预算调整以及预算通过并冻结修改等，这些功能可以说主要侧重于预算的编制，前4项功能解决的是单体预算的编制问题，差距分析和预算调整功能解决的是“自上而下”和“自下而上”预算编制过程中公司上下层预算差距的调整问题；预算通过并冻结修改功能完成的是固化预算的作用。作为预算管理重要组成部分的预算控制、预算分析与考评方面的功能却较为薄弱。本文就如何借助ERP平台来构建能够完成预算管理全过程的预算管理系统加以探讨。
一、预算管理信息系统应具备的功能
预算管理信息系统应具备以下3项功能：
（一）预算编制
预算编制是预算管理信息系统中最基础的功能。从预算本身来讲，它不但应该支持单个的预算编制，而且应该支持全面预算的预算编制；从预算的方法上讲，它不但应该支持一般的零基预算、固定预算，而且应该支持滚动预算、弹性预算、概率预算等。
（二）预算监控
预算系统应具有对预算执行情况进行日常监督和控制的功能。特别是预算的控制，像费用预算、固定资产投资预算，编制本身不是目的，控制才是目的，而且应该是一种适时控制。而适时控制需要有一个日常发生数据的采集问题，在ERP环境下，可以通过预算管理系统与ERP系统中各业务管理子系统集成运行的方式实现。因此，预算管理信息系统一定要与ERP系统的业务管理子系统建立有效的、易实现的衔接方式，完成预算的适时监控。
（三）预算分析与业绩评价
在预算管理信息系统中必须实现预算数据与实际数据的对比分析，包括差异的绝对值分析、趋势分析、结构分析、回归分析、敏感性分析等，并找出其中的规律所在。
预算管理的目的往往是实现企业的战略目标，这种战略目标的实现是要有激励措施的，激励措施制定的依据与基础是业绩评价，所以一个完整预算管理信息系统的设计，应该考虑到这个功能。业绩评价功能的实现方法与预算控制功能相同，需要预算管理系统与ERP系统的业务管理系统相联系。
二、关于预算编制功能的思考
预算管理信息系统首先应解决预算的编制问题，在设计预算编制功能时，应考虑以下4个方面的内容：
（一）预算编制的依据
预算管理也可以认为是一种标杆管理，关键在于如何树立这个标杆，也就是要解决一个预算编制的依据问题。一般来说有两种方法：一种方法是采用最先进的和最有可能实现的目标为标杆或预算值，这些预算值或标杆值可能是国际或国内同行业先进企业的已实现的业绩，也可能是企业自身历史上最好的业绩；另一种方法是持续改进，以企业前一年或几年实际实现的业绩为基础，不断地进行改进，因此新一年预算值确定的依据是过去一年或几年的历史数据。不管预算编制依据以上方法中的哪一种，运用先进的分析方法对企业历年历史数据进行详尽、透彻的分析，是预算编制的前提。没有这个前提，编出的预算也只是空中楼阁而已。所以为了完善企业预算管理信息系统的功能，必须同时设计一个企业信息的分析系统，通过对企业历史数据的分析，提供企业新一年预算编制的依据。对企业信息分析系统的要求是：第一，能够与企业各个实际的业务管理系统有开放的接口，可以方便地从各业务管理系统调用数据；第二，可提供各种分析的方法，如：趋势分析、结构分析、回归分析、敏感性分析、概率分析等。
（二）预算编制的周期
在设计预算管理信息系统时，应该考虑预算编制的周期问题，设计多种预算周期供用户根据预算的对象进行选择。
1． 以时间为单位确定预算周期。一般来说，预算编制的周期有年、季、月、周，简单地说，就是以年为单位编制预算，以季为单位编制预算，以月为单位编制预算，以周为单位编制预算。尽管以年为单位编制预算是非常常见的一种，但预算管理信息系统应该支持以不同的时间周期为单位的预算编制。
2． 以项目为单位确定预算周期。这主要是针对投资项目预算进行的设计。有些投资项目预算的编制不是以时间周期为单位进行编制的，而是以项目为单位进行编制的，预算管理信息系统应该支持这种无时间周期的预算编制方式。
（三）预算编制的方法
预算编制的方法很多，包括固定预算、弹性预算、滚动预算等，预算信息管理系统不但应该支持以年、季、月为预算编制单位的固定预算，而且还应该支持弹性预算与滚动预算。固定预算是一种在手工环境下经常采用的预算编制方法，计算机环境下仍然可以使用，在此不再赘述，本文主要探讨在计算机信息系统平台上弹性预算与滚动预算的编制方法，作为对手工环境下预算编制方法的补充。
1． 弹性预算的编制方法。所谓弹性预算是指按照预算期内可预见的多种业务量水平编制的适应不同业务量情况的预算。弹性预算主要适用于编制变动成本、变动费用以及利润预算等。比如招待费预算、差旅费预算等，这些费用的多少直接与实际实现收入挂钩，实际收入多，则费用的发生就多，反之则少。弹性预算的具体实现步骤是：
（1）在本年编制次年预算时确定变动费用率（变动费用/收入）；
（2）设置费用总额预算的计算公式。
次年第N月末的费用总额预算为：
费用总额预算＝固定费用预算 变动费用率×实际实现的收入
其中固定费用预算采用固定预算方法编制；实际实现的收入应为次年第1至第N月累计实现的实际收入，该数据可以从ERP系统的“销售和分销”模块中采集。
2． 滚动预算的编制方法。滚动预算也称为连续预算或永续预算，是指将预算期始终保持在一个固定期间、连续进行预算编制的方法。这种方法在手工环境下很难采用，但在ERP环境下，借助计算机强大的数据处理能力，使采用滚动预算编制预算称为可能，其具体实现步骤如下：
（1）假设以本年末为编制起点，首先编制次年的全年预算，并分解到每一个季度，第一季度分解到月，各月预算的总和应该等于季度预算。
（2）在每一季度的最后一个月的月末，编制下一季度中每一个月的预算以及第三年第一季度的季度预算，实现按季度的滚动预算。在编制时应对第一季度预算数与实际数的差异进行分析，并在此基础上对第二季度的季度预算作适当调整，然后再将第二季度的季度预算分解到第二季度的各月。依此类推，进行滚动。
（四）预算方案的修正
预算是在一系列假设和预测的基础之上编制的，难免与实际运行环境有偏差，当发生的偏差较大时，必须对已有的预算方案进行修正。预算管理信息系统应支持以下两种情况的预算方案修正：
1． 预算调整。预算调整分为两类：预算目标调整和预算内部调整。前者由于会影响公司的战略目标，对这种调整应规定严格的限制条件，比如在系统内设定具体的预算目标调整的时点，只有在这个时点上才能调整预算，时点可设在自然年度的年中或企业经营周期的中间；后者属于企业内部资源的调整，并不影响企业的经营目标，对于这种调整，只要履行规定的超预算审批即可进行调整，调整频率可以为每季度一次。除此之外，预算调整功能还应支持突发的特殊事项的调整。
2． 预算撤销。指由于公司生产经营规模缩小导致业务量减少或撤销旧的业务，从而对已有预算项目的预算指标进行撤销或撤销预算项目和预算指标的过程，通过预算撤销使总预算减少。
三、关于预算控制功能的思考
在设计预算控制功能时，应考虑预算的控制模式、控制点以及如何与各业务系统结合使用等问题。
（一）预算控制的模式
计算机信息系统的控制模式通常有两种：一种是由计算机进行自动控制，一种是人工参与的控制。
1． 计算机自动控制。计算机自动控制是由系统自动根据预先设定的控制条件进行控制，根据控制的松紧程度又可以将其划分为严格控制和非严格控制两种方式。
严格控制是当计算机判断出实际业务的发生额大于预算额度时，计算机自动终止实际业务的发生。严格控制的控制环节可以设在输入环节，也可以设在审核环节。输入环节的控制应该是最严格的控制，实现起来也比较容易，但在实际应用中显得较为死板；审核环节的控制，可以根据审核人级别的不同，赋予不同的实际发生额度或超预算额度的审批权，如：费用会计对预算内的费用额度有审批权，财务总监对超预算额度1 000元之内的有审批权，总经理对超预算额度1 000元以上的有审批的权限。这种控制方式实现起来比较复杂，但在实际应用中较为灵活。
非严格控制是当计算机判断出实际业务的发生额大于预算额度时，计算机仅发出警告信息，而不自动终止实际业务的发生。
2． 人工参与的控制。这种控制方式是指在实际业务发生之前，预算管理信息系统只给出预算额度和已经发生的实际数，由人来判断即将发生的业务是否超出预算，如果超出预算，可以人为终止即将发生的业务。
（二）预算控制的控制点
预算控制的控制点可以设为单点控制与多点控制。大部分的预算控制都应采用单点控制，如费用控制应在费用报销这一时点进行控制。但是，像投资项目之类的预算控制，控制点可能有多个，在费用报销、材料采购、固定资产采购等节点都需要进行控制，应采用多点控制。
（三）预算管理信息系统与业务管理系统的衔接方式
为了实现预算控制，必须首先实现预算管理信息系统与业务管理系统的衔接，而且衔接应是双向的，即在预算管理信息系统中能够适时反映已经发生的实际业务数据，在业务管理系统处理经济业务时，系统也能够适时根据预算数判断该业务的发生是否会超预算，如果超预算，根据具体业务的控制方式，采用拒绝处理或者警告处理。
鉴于上述设计理念，可以在预算管理信息系统或在业务管理系统中定义衔接方式，也可以在ERP系统的公共参数设置中完成不同子系统之间的衔接定义，这样的衔接方式比较直接，但定义较为复杂。除此之外，还可以通过数据仓库建立衔接，把数据仓库作为中间方，将预算数据和实际发生的数据同时调入数据仓库中，然后进行比较分析。在这种情况下，只能采用“人工参与的控制”方式进行预算控制，而且要求预算管理信息系统中存储预算数据的数据结构与业务系统中业务数据的数据结构必须相同，才能方便数据仓库中的预算数与实际数的比较。
四、关于预算分析与业绩评价功能的思考
预算分析首先需要调用业务管理系统中实际发生的业务数据，然后在预算管理信息系统中建立各种数据分析方法，包括趋势分析表、结构分析表、回归分析模型、敏感性分析模型等，对预算数据与实际数据进行比较分析，寻找差异及差异产生的原因。具体做法是将差异进行分解和细化，从数据上挖掘差异产生的原因，与此同时，还应结合企业的经营状况，从经营角度寻找产生差异的根源。
业绩评价主要是要将预算分析的结果传送到ERP系统的人力资源管理子系统，将其作为业绩评价与奖励的依据，为了在人力资源管理子系统中作进一步的分析处理，传递的数据不应该是数据表的形式，而应该是数据库的形式。
主要参考文献
［1］ 欧阳电平，郑堃． ERP系统中企业全面预算的编制过程与数据采集［J］． 对外经贸财会，2005，（11）.
［2］ 高巍． ERP在全面预算管理中的研究与实践［J］． 经济师，2005，（11）.
［3］ 潘爱香． 管理会计［M］． 北京：经济科学出版社，2002.
［关键词］ 预算管理；预算编制；预算控制；预算分析；ERP
［中图分类号］F275；F270.7［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2007）04-0038-03
企业预算管理作为企业内部控制的重要组成部分，越来越受到企业的重视，因此一些ERP系统中加入了预算管理信息系统模块，主要功能包括销售量预测、价格预测、产品标准成本预算、间接费用预算、差距分析和预算调整以及预算通过并冻结修改等，这些功能可以说主要侧重于预算的编制，前4项功能解决的是单体预算的编制问题，差距分析和预算调整功能解决的是“自上而下”和“自下而上”预算编制过程中公司上下层预算差距的调整问题；预算通过并冻结修改功能完成的是固化预算的作用。作为预算管理重要组成部分的预算控制、预算分析与考评方面的功能却较为薄弱。本文就如何借助ERP平台来构建能够完成预算管理全过程的预算管理系统加以探讨。
一、预算管理信息系统应具备的功能
预算管理信息系统应具备以下3项功能：
（一）预算编制
预算编制是预算管理信息系统中最基础的功能。从预算本身来讲，它不但应该支持单个的预算编制，而且应该支持全面预算的预算编制；从预算的方法上讲，它不但应该支持一般的零基预算、固定预算，而且应该支持滚动预算、弹性预算、概率预算等。
（二）预算监控
预算系统应具有对预算执行情况进行日常监督和控制的功能。特别是预算的控制，像费用预算、固定资产投资预算，编制本身不是目的，控制才是目的，而且应该是一种适时控制。而适时控制需要有一个日常发生数据的采集问题，在ERP环境下，可以通过预算管理系统与ERP系统中各业务管理子系统集成运行的方式实现。因此，预算管理信息系统一定要与ERP系统的业务管理子系统建立有效的、易实现的衔接方式，完成预算的适时监控。
（三）预算分析与业绩评价
在预算管理信息系统中必须实现预算数据与实际数据的对比分析，包括差异的绝对值分析、趋势分析、结构分析、回归分析、敏感性分析等，并找出其中的规律所在。
预算管理的目的往往是实现企业的战略目标，这种战略目标的实现是要有激励措施的，激励措施制定的依据与基础是业绩评价，所以一个完整预算管理信息系统的设计，应该考虑到这个功能。业绩评价功能的实现方法与预算控制功能相同，需要预算管理系统与ERP系统的业务管理系统相联系。
二、关于预算编制功能的思考
预算管理信息系统首先应解决预算的编制问题，在设计预算编制功能时，应考虑以下4个方面的内容：
（一）预算编制的依据
预算管理也可以认为是一种标杆管理，关键在于如何树立这个标杆，也就是要解决一个预算编制的依据问题。一般来说有两种方法：一种方法是采用最先进的和最有可能实现的目标为标杆或预算值，这些预算值或标杆值可能是国际或国内同行业先进企业的已实现的业绩，也可能是企业自身历史上最好的业绩；另一种方法是持续改进，以企业前一年或几年实际实现的业绩为基础，不断地进行改进，因此新一年预算值确定的依据是过去一年或几年的历史数据。不管预算编制依据以上方法中的哪一种，运用先进的分析方法对企业历年历史数据进行详尽、透彻的分析，是预算编制的前提。没有这个前提，编出的预算也只是空中楼阁而已。所以为了完善企业预算管理信息系统的功能，必须同时设计一个企业信息的分析系统，通过对企业历史数据的分析，提供企业新一年预算编制的依据。对企业信息分析系统的要求是：第一，能够与企业各个实际的业务管理系统有开放的接口，可以方便地从各业务管理系统调用数据；第二，可提供各种分析的方法，如：趋势分析、结构分析、回归分析、敏感性分析、概率分析等。
（二）预算编制的周期
在设计预算管理信息系统时，应该考虑预算编制的周期问题，设计多种预算周期供用户根据预算的对象进行选择。
1． 以时间为单位确定预算周期。一般来说，预算编制的周期有年、季、月、周，简单地说，就是以年为单位编制预算，以季为单位编制预算，以月为单位编制预算，以周为单位编制预算。尽管以年为单位编制预算是非常常见的一种，但预算管理信息系统应该支持以不同的时间周期为单位的预算编制。
2． 以项目为单位确定预算周期。这主要是针对投资项目预算进行的设计。有些投资项目预算的编制不是以时间周期为单位进行编制的，而是以项目为单位进行编制的，预算管理信息系统应该支持这种无时间周期的预算编制方式。
（三）预算编制的方法
预算编制的方法很多，包括固定预算、弹性预算、滚动预算等，预算信息管理系统不但应该支持以年、季、月为预算编制单位的固定预算，而且还应该支持弹性预算与滚动预算。固定预算是一种在手工环境下经常采用的预算编制方法，计算机环境下仍然可以使用，在此不再赘述，本文主要探讨在计算机信息系统平台上弹性预算与滚动预算的编制方法，作为对手工环境下预算编制方法的补充。
1． 弹性预算的编制方法。所谓弹性预算是指按照预算期内可预见的多种业务量水平编制的适应不同业务量情况的预算。弹性预算主要适用于编制变动成本、变动费用以及利润预算等。比如招待费预算、差旅费预算等，这些费用的多少直接与实际实现收入挂钩，实际收入多，则费用的发生就多，反之则少。弹性预算的具体实现步骤是：
（1）在本年编制次年预算时确定变动费用率（变动费用/收入）；
（2）设置费用总额预算的计算公式。
次年第N月末的费用总额预算为：
费用总额预算＝固定费用预算 变动费用率×实际实现的收入
其中固定费用预算采用固定预算方法编制；实际实现的收入应为次年第1至第N月累计实现的实际收入，该数据可以从ERP系统的“销售和分销”模块中采集。
2． 滚动预算的编制方法。滚动预算也称为连续预算或永续预算，是指将预算期始终保持在一个固定期间、连续进行预算编制的方法。这种方法在手工环境下很难采用，但在ERP环境下，借助计算机强大的数据处理能力，使采用滚动预算编制预算称为可能，其具体实现步骤如下：
（1）假设以本年末为编制起点，首先编制次年的全年预算，并分解到每一个季度，第一季度分解到月，各月预算的总和应该等于季度预算。
（2）在每一季度的最后一个月的月末，编制下一季度中每一个月的预算以及第三年第一季度的季度预算，实现按季度的滚动预算。在编制时应对第一季度预算数与实际数的差异进行分析，并在此基础上对第二季度的季度预算作适当调整，然后再将第二季度的季度预算分解到第二季度的各月。依此类推，进行滚动。
（四）预算方案的修正
预算是在一系列假设和预测的基础之上编制的，难免与实际运行环境有偏差，当发生的偏差较大时，必须对已有的预算方案进行修正。预算管理信息系统应支持以下两种情况的预算方案修正：
1． 预算调整。预算调整分为两类：预算目标调整和预算内部调整。前者由于会影响公司的战略目标，对这种调整应规定严格的限制条件，比如在系统内设定具体的预算目标调整的时点，只有在这个时点上才能调整预算，时点可设在自然年度的年中或企业经营周期的中间；后者属于企业内部资源的调整，并不影响企业的经营目标，对于这种调整，只要履行规定的超预算审批即可进行调整，调整频率可以为每季度一次。除此之外，预算调整功能还应支持突发的特殊事项的调整。
2． 预算撤销。指由于公司生产经营规模缩小导致业务量减少或撤销旧的业务，从而对已有预算项目的预算指标进行撤销或撤销预算项目和预算指标的过程，通过预算撤销使总预算减少。
三、关于预算控制功能的思考
在设计预算控制功能时，应考虑预算的控制模式、控制点以及如何与各业务系统结合使用等问题。
（一）预算控制的模式
计算机信息系统的控制模式通常有两种：一种是由计算机进行自动控制，一种是人工参与的控制。
1． 计算机自动控制。计算机自动控制是由系统自动根据预先设定的控制条件进行控制，根据控制的松紧程度又可以将其划分为严格控制和非严格控制两种方式。
严格控制是当计算机判断出实际业务的发生额大于预算额度时，计算机自动终止实际业务的发生。严格控制的控制环节可以设在输入环节，也可以设在审核环节。输入环节的控制应该是最严格的控制，实现起来也比较容易，但在实际应用中显得较为死板；审核环节的控制，可以根据审核人级别的不同，赋予不同的实际发生额度或超预算额度的审批权，如：费用会计对预算内的费用额度有审批权，财务总监对超预算额度1 000元之内的有审批权，总经理对超预算额度1 000元以上的有审批的权限。这种控制方式实现起来比较复杂，但在实际应用中较为灵活。
非严格控制是当计算机判断出实际业务的发生额大于预算额度时，计算机仅发出警告信息，而不自动终止实际业务的发生。
2． 人工参与的控制。这种控制方式是指在实际业务发生之前，预算管理信息系统只给出预算额度和已经发生的实际数，由人来判断即将发生的业务是否超出预算，如果超出预算，可以人为终止即将发生的业务。
（二）预算控制的控制点
预算控制的控制点可以设为单点控制与多点控制。大部分的预算控制都应采用单点控制，如费用控制应在费用报销这一时点进行控制。但是，像投资项目之类的预算控制，控制点可能有多个，在费用报销、材料采购、固定资产采购等节点都需要进行控制，应采用多点控制。
（三）预算管理信息系统与业务管理系统的衔接方式
为了实现预算控制，必须首先实现预算管理信息系统与业务管理系统的衔接，而且衔接应是双向的，即在预算管理信息系统中能够适时反映已经发生的实际业务数据，在业务管理系统处理经济业务时，系统也能够适时根据预算数判断该业务的发生是否会超预算，如果超预算，根据具体业务的控制方式，采用拒绝处理或者警告处理。
鉴于上述设计理念，可以在预算管理信息系统或在业务管理系统中定义衔接方式，也可以在ERP系统的公共参数设置中完成不同子系统之间的衔接定义，这样的衔接方式比较直接，但定义较为复杂。除此之外，还可以通过数据仓库建立衔接，把数据仓库作为中间方，将预算数据和实际发生的数据同时调入数据仓库中，然后进行比较分析。在这种情况下，只能采用“人工参与的控制”方式进行预算控制，而且要求预算管理信息系统中存储预算数据的数据结构与业务系统中业务数据的数据结构必须相同，才能方便数据仓库中的预算数与实际数的比较。
四、关于预算分析与业绩评价功能的思考
预算分析首先需要调用业务管理系统中实际发生的业务数据，然后在预算管理信息系统中建立各种数据分析方法，包括趋势分析表、结构分析表、回归分析模型、敏感性分析模型等，对预算数据与实际数据进行比较分析，寻找差异及差异产生的原因。具体做法是将差异进行分解和细化，从数据上挖掘差异产生的原因，与此同时，还应结合企业的经营状况，从经营角度寻找产生差异的根源。
业绩评价主要是要将预算分析的结果传送到ERP系统的人力资源管理子系统，将其作为业绩评价与奖励的依据，为了在人力资源管理子系统中作进一步的分析处理，传递的数据不应该是数据表的形式，而应该是数据库的形式。
主要参考文献
［1］ 欧阳电平，郑堃． ERP系统中企业全面预算的编制过程与数据采集［J］． 对外经贸财会，2005，（11）.
［2］ 高巍． ERP在全面预算管理中的研究与实践［J］． 经济师，2005，（11）.
［3］ 潘爱香． 管理会计［M］． 北京：经济科学出版社，2002.