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档案工作不是孤立存在的，它是在社会环境中形成、存续和演化的。档案工作与社会环境是互塑共生的。在日益开放的信息社会里，面对万马奔腾的网络浪潮，档案工作已无法再闭关自守了。开展档案信息网络化建设就是档案工作直面时势变化，顺应社会发展要求的重大举措。这既是梢案事业新的转机，也必将在档案管理过程中产生种种新的问题，并对传统的档案管理工作产生冲击和影响。如何正确认识并解决这些问题是顺利推进档案事业的当务之急。
一、档案信息化建设的意义
档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。档案信息化建设对档案事业而言具有重要意义。
1 档案信息化建设是档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。信息社会的发展需要充沛流畅的信息，其对档案信息的需求与日俱增。档案信息具有来源的社会性、内容的可靠性等特点，是社会信息资源中的基础性资源，在信息社会中必将受到进一步重视与利用，其价值将被社会各界充分认识，这有助于档案工作的社会地位进一步提高，开展档案工作的社会环境将进一步优化。
2 档案信息化建设是档案事业发展的内在需求。档案事业的发展不仅取决于信息社会的外在需求，更取决于内部的发展。档案信息化建设促使档案管理工作从传统的手工管理方式向现代管理方式转变，从长期封闭型、半封闭型向开放型转变，提高工作效率，提高服务质量，从而使得档案事业顺应时代的发展。
二、档案信息化建设给档案管理带来的重大变革
开展档案信息化建设就要改变档案工作原有的、内向的管理模式，它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。档案信息网络化建设，使得传统的档案工作开始大规模引进现代化技术，一向隶属于社会科学领域的档案工作，在信息化建设过程中要融合、渗透许多自然科学领域的技术与知识，这使得档案工作中的科技含量显著增加。从长远看，档案信息网络化建设的发展就是档案信息化建设的推进，档案信息网络化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。信息化已达到一定程度的行业，都公认这样一个残酷的现实：“计算机应用到了一定程度，不可避免地要改变业务流程”，因此说，档案信息化建设是档案工作的重大变革。
三、档案信息网络化建设对档案管理流程的影响
档案信息网络化建设涉及数字档案信息的形成、收集、归档、整理、鉴定、存储、保管、保护、检索、传递、利用、统计、销毁等全过程。随着数字档案信息在网络中的流动，档案信息网络化建设必将对相应的档案管理工作产生各种影响，原有的、适合手工管理的传统档案业务环节必将进行相应的调整。与档案信息网络化建设相适应的环节将得到更多的重视，不适应档案信息网络化建设的环节相应被弱化。为此，档案工作者必须认真地重新思考档案管理的全过程，并使之适应新的网络环境。
1 强化收集工作
收集是档案管理工作的首要环节，用以解决档案的分散形成与集中利用之间的矛盾。在网络档案信息发布与利用过程中，依旧要首先做好收集工作，尤其要加强对电子文件的收集，以全面地保持社会记忆。档案管理工作的特点是“藏以致用”，所收集的档案的数量与质量是其赖以生存的基础，为此收集工作必须做到数量丰富、质量优化、成分充实、结构合理。随着电子文件数量的激增，通过网络对电子文件进行接收、管理和提供利用，是适合电子文件生存与发展的收集方式。在网络环境下，档案机构不能再局限于接收送上门来的档案，档案收集不仅限于利用因特网或内部网将应接收的职责范围之内的档案信息接收过来，还要积极扩大收集范围，将一些职责范围之外，但具有重要价值的档案信息收集并管理起来。利用网络的便利条件，切实改变以往馆藏结构不合理的现象，为档案信息利用服务和信息资源开发奠定基础，扩大馆藏档案信息服务外延，尽可能满足社会多方面的利用需求，迎合信息时代的要求。
2 加强鉴定工作
目前，许多接收电子文件的档案机构都是文件形成单位交什么就收什么，或是仅对二套制中的纸质文件进行鉴定而对电子文件的鉴定工作尚未展开。加强鉴定工作包括二个方面。一是强化对已有档案的鉴定工作，二是提高对电子文件鉴定的水平。
首先，要强化对已有档案的鉴定工作。我国以往的档案鉴定决不轻言销毁，这不仅使得为保存许多不必要的文件而消耗和浪费大量的人力、物力、财力，更使得档案管理工作远远跟不上文件工作的步伐，永远疲于奔命地整理档案。无法分出更多的精力更好地实现利用服务工作。在网络环境下，在档案信息数字化过程中这个问题显得更为突出。并且在网络环境下，各种文献与信息还在不断地以指数级的速度形成与增长。在这种情况下，档案工作人员必须“为未来选择历史”，大力加强攘定工作，制定极为详尽的、具有很强的可操作性的保管期限表，严格控制文件转化为永久档案的比例。严格的鉴定工作使得馆藏档案具有很高的利用价值，减轻了日益膨胀的库房压力，以宝贵的：时间和经费保存真正有价值的档案。
其次，要提高对电子文件的鉴定水平。对电子文件的鉴定有许多不同于以往档案鉴定的特点，包括许多新的方法与工作内容。在电子文件坚定中要确保电子文件的真实性、完整性；内容鉴定与技术鉴定必须相辅相成，缺一不可；从事鉴定的工作人员中必须吸收一些行政管理人员和计算机技术人员。此外，在网络环境下的鉴定工作，还要包括许多新的坚定内容，比如，不仅要进行收集鉴定、销毁鉴定，还要进行等级鉴定、数字化鉴定、知识产权鉴定等。
3 简化整理工作
整理工作是采用一系列方法使档案有序化，解决档案的零乱与管理和利用、的系统化要求之间的矛盾，便于档案实体管理与蠢找利用。我国档案工作历来重视整理。但是，在以网络传播与计算机辅助管理为特色的环境下，由于信息量剧增，整理过程过于繁琐就跟不上档案积累的速度；另外采用计算机自动化检索，可以方便地找到指定的文件，过细的整理工作已失去存在的意义，而且整理过程中对档案的装订加工也是对档案载体和原始性的一种损害。为此必须简化整理工作使之简明实用，档案整理只要做到在充分尊重文件形成的自然形态的基础上保持文件之间的内在联系，不必强求外观上的整齐划一，整理工作的重点应放在为档案计算机检索系统或管理系统做好数据准备上。计算机辅助档案管理可以做到一次著录标引，多次输出。可以通过计算机技术进行虚拟“组卷”，其实质是利用数据库技术或超媒体技术在各份有联系的文件的目录或内容之间建立关系，随时自动整序，互相参见指引。计算机可以对档案目录和内容从任何角度进行分类组合。尽情展现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的联系。这提高了其后的保管和利用工作的效率。
4 深化检索工作
在网络环境下，档案信息检索这一工作环节日趋重要。它决定了数字档案信息的著录标引及存储，决定数字档案信息的现实使用价值和历史参考价值能否得以充分实现。目前我国网络档案信息检索系统还存在数量少、数据准备不充分、可供检索的信息范围比较小等不足，极大地影响了档案检索系统的检索效率。在网络环境下，必须过一步深化档案检索工作，为利用者提供高效的信息服务。
5 研究和实现数字档案信息的保管保护工作
数字档案信息的保管保护，不同于以往任何载体档案的保管保护。由于信息容量大，数字档案信息的存储载体如磁盘、磁带、光盘等的排架长度与占用空间比较小。这一点，利于档案库房管理。但是，数字档案信息的存储载体在其保管条件上又有不同于纸质档案的特别要求。包括必须存放在专用库房中，对库内温湿度进行严格控制。配置防尘、除尘、防磁场和电场的设施。对于使用设备必须严格防范计算机病毒，传统的裱糊、杀虫筹纸质档案保护手段已失去意义。定期或不定期的档案检查，不仅是清点档案信息载体的磁盘、磁带、光盘数目，还要在计算机屏幕上审阅有关计算机文件数目与内容有无删减、短缺，定期进行移植、备份等等。
6 加强利用服务工作
利用服务工作是档案信息化建设的重点。档案工作最主要的目的就是要有效地开发档案信息资源，变档案潜在价值为现实价值，最大限度地服务于社会。在传统档案管理中，档案工作人员不得不把大量时间花费在对大量繁杂的档案进行整理、著录等基础工作上。但在网络环境下，档案管理采用自动化手段，从而可以使档案工作人员从繁重、复杂的手工劳动中解脱出来。这有利于档案工作改变以往“重藏轻用”的思想，向利用服务方向转变。档案工作者应致力于开发档案信息资源，进行咨询、编研、服务、统计等工作，多渠道、多角度地为利用者提供快捷的信息服务。
一、档案信息化建设的意义
档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。档案信息化建设对档案事业而言具有重要意义。
1 档案信息化建设是档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。信息社会的发展需要充沛流畅的信息，其对档案信息的需求与日俱增。档案信息具有来源的社会性、内容的可靠性等特点，是社会信息资源中的基础性资源，在信息社会中必将受到进一步重视与利用，其价值将被社会各界充分认识，这有助于档案工作的社会地位进一步提高，开展档案工作的社会环境将进一步优化。
2 档案信息化建设是档案事业发展的内在需求。档案事业的发展不仅取决于信息社会的外在需求，更取决于内部的发展。档案信息化建设促使档案管理工作从传统的手工管理方式向现代管理方式转变，从长期封闭型、半封闭型向开放型转变，提高工作效率，提高服务质量，从而使得档案事业顺应时代的发展。
二、档案信息化建设给档案管理带来的重大变革
开展档案信息化建设就要改变档案工作原有的、内向的管理模式，它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。档案信息网络化建设，使得传统的档案工作开始大规模引进现代化技术，一向隶属于社会科学领域的档案工作，在信息化建设过程中要融合、渗透许多自然科学领域的技术与知识，这使得档案工作中的科技含量显著增加。从长远看，档案信息网络化建设的发展就是档案信息化建设的推进，档案信息网络化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。信息化已达到一定程度的行业，都公认这样一个残酷的现实：“计算机应用到了一定程度，不可避免地要改变业务流程”，因此说，档案信息化建设是档案工作的重大变革。
三、档案信息网络化建设对档案管理流程的影响
档案信息网络化建设涉及数字档案信息的形成、收集、归档、整理、鉴定、存储、保管、保护、检索、传递、利用、统计、销毁等全过程。随着数字档案信息在网络中的流动，档案信息网络化建设必将对相应的档案管理工作产生各种影响，原有的、适合手工管理的传统档案业务环节必将进行相应的调整。与档案信息网络化建设相适应的环节将得到更多的重视，不适应档案信息网络化建设的环节相应被弱化。为此，档案工作者必须认真地重新思考档案管理的全过程，并使之适应新的网络环境。
1 强化收集工作
收集是档案管理工作的首要环节，用以解决档案的分散形成与集中利用之间的矛盾。在网络档案信息发布与利用过程中，依旧要首先做好收集工作，尤其要加强对电子文件的收集，以全面地保持社会记忆。档案管理工作的特点是“藏以致用”，所收集的档案的数量与质量是其赖以生存的基础，为此收集工作必须做到数量丰富、质量优化、成分充实、结构合理。随着电子文件数量的激增，通过网络对电子文件进行接收、管理和提供利用，是适合电子文件生存与发展的收集方式。在网络环境下，档案机构不能再局限于接收送上门来的档案，档案收集不仅限于利用因特网或内部网将应接收的职责范围之内的档案信息接收过来，还要积极扩大收集范围，将一些职责范围之外，但具有重要价值的档案信息收集并管理起来。利用网络的便利条件，切实改变以往馆藏结构不合理的现象，为档案信息利用服务和信息资源开发奠定基础，扩大馆藏档案信息服务外延，尽可能满足社会多方面的利用需求，迎合信息时代的要求。
2 加强鉴定工作
目前，许多接收电子文件的档案机构都是文件形成单位交什么就收什么，或是仅对二套制中的纸质文件进行鉴定而对电子文件的鉴定工作尚未展开。加强鉴定工作包括二个方面。一是强化对已有档案的鉴定工作，二是提高对电子文件鉴定的水平。
首先，要强化对已有档案的鉴定工作。我国以往的档案鉴定决不轻言销毁，这不仅使得为保存许多不必要的文件而消耗和浪费大量的人力、物力、财力，更使得档案管理工作远远跟不上文件工作的步伐，永远疲于奔命地整理档案。无法分出更多的精力更好地实现利用服务工作。在网络环境下，在档案信息数字化过程中这个问题显得更为突出。并且在网络环境下，各种文献与信息还在不断地以指数级的速度形成与增长。在这种情况下，档案工作人员必须“为未来选择历史”，大力加强攘定工作，制定极为详尽的、具有很强的可操作性的保管期限表，严格控制文件转化为永久档案的比例。严格的鉴定工作使得馆藏档案具有很高的利用价值，减轻了日益膨胀的库房压力，以宝贵的：时间和经费保存真正有价值的档案。
其次，要提高对电子文件的鉴定水平。对电子文件的鉴定有许多不同于以往档案鉴定的特点，包括许多新的方法与工作内容。在电子文件坚定中要确保电子文件的真实性、完整性；内容鉴定与技术鉴定必须相辅相成，缺一不可；从事鉴定的工作人员中必须吸收一些行政管理人员和计算机技术人员。此外，在网络环境下的鉴定工作，还要包括许多新的坚定内容，比如，不仅要进行收集鉴定、销毁鉴定，还要进行等级鉴定、数字化鉴定、知识产权鉴定等。
3 简化整理工作
整理工作是采用一系列方法使档案有序化，解决档案的零乱与管理和利用、的系统化要求之间的矛盾，便于档案实体管理与蠢找利用。我国档案工作历来重视整理。但是，在以网络传播与计算机辅助管理为特色的环境下，由于信息量剧增，整理过程过于繁琐就跟不上档案积累的速度；另外采用计算机自动化检索，可以方便地找到指定的文件，过细的整理工作已失去存在的意义，而且整理过程中对档案的装订加工也是对档案载体和原始性的一种损害。为此必须简化整理工作使之简明实用，档案整理只要做到在充分尊重文件形成的自然形态的基础上保持文件之间的内在联系，不必强求外观上的整齐划一，整理工作的重点应放在为档案计算机检索系统或管理系统做好数据准备上。计算机辅助档案管理可以做到一次著录标引，多次输出。可以通过计算机技术进行虚拟“组卷”，其实质是利用数据库技术或超媒体技术在各份有联系的文件的目录或内容之间建立关系，随时自动整序，互相参见指引。计算机可以对档案目录和内容从任何角度进行分类组合。尽情展现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的联系。这提高了其后的保管和利用工作的效率。
4 深化检索工作
在网络环境下，档案信息检索这一工作环节日趋重要。它决定了数字档案信息的著录标引及存储，决定数字档案信息的现实使用价值和历史参考价值能否得以充分实现。目前我国网络档案信息检索系统还存在数量少、数据准备不充分、可供检索的信息范围比较小等不足，极大地影响了档案检索系统的检索效率。在网络环境下，必须过一步深化档案检索工作，为利用者提供高效的信息服务。
5 研究和实现数字档案信息的保管保护工作
数字档案信息的保管保护，不同于以往任何载体档案的保管保护。由于信息容量大，数字档案信息的存储载体如磁盘、磁带、光盘等的排架长度与占用空间比较小。这一点，利于档案库房管理。但是，数字档案信息的存储载体在其保管条件上又有不同于纸质档案的特别要求。包括必须存放在专用库房中，对库内温湿度进行严格控制。配置防尘、除尘、防磁场和电场的设施。对于使用设备必须严格防范计算机病毒，传统的裱糊、杀虫筹纸质档案保护手段已失去意义。定期或不定期的档案检查，不仅是清点档案信息载体的磁盘、磁带、光盘数目，还要在计算机屏幕上审阅有关计算机文件数目与内容有无删减、短缺，定期进行移植、备份等等。
6 加强利用服务工作
利用服务工作是档案信息化建设的重点。档案工作最主要的目的就是要有效地开发档案信息资源，变档案潜在价值为现实价值，最大限度地服务于社会。在传统档案管理中，档案工作人员不得不把大量时间花费在对大量繁杂的档案进行整理、著录等基础工作上。但在网络环境下，档案管理采用自动化手段，从而可以使档案工作人员从繁重、复杂的手工劳动中解脱出来。这有利于档案工作改变以往“重藏轻用”的思想，向利用服务方向转变。档案工作者应致力于开发档案信息资源，进行咨询、编研、服务、统计等工作，多渠道、多角度地为利用者提供快捷的信息服务。