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摘 要：高校历史档案是学校办学历史的真实记录，也是研究高等教育的重要资料，对高校历史档案实施数字化建设有利于其更好地保存和利用。对高校历史档案数字化方式、内容、风险防范等进行了详尽有益的阐述。
关键词：高校 历史档案 数字化 档案安全 实践
高校历史档案一般是指1949年以前形成的档案，它是一所学校历史的真实写照，也是其独特的办学传统和优良学风得以形成、继承和发扬的物质载体。尤其是一些保存百年以上的珍贵档案更是研究我国高等教育起源、发展和改革的重要资料。我校档案馆现馆藏有近1万卷珍贵的历史档案，如1896年四川中西学堂和1910年华西协和大学创办资料，朱德、郭沫若、江姐等一大批仁人志士在校求学档案，这些档案对研究近代中国西南地区的文化教育、宗教以及中西文化交流等有重要价值。但由于保存时间较长等诸多原因，这些宝贵的历史档案已出现了不同程度的破损，特别是近年大量而频繁的查阅历史档案，更加剧了档案的损坏程度。为了更好地保护这些珍贵的历史档案，同时，也为了能给大家提供更安全、高效、及时和便捷的档案查阅服务，我校档案馆启动档案数字化示范工程，实施历史档案数字化、信息化项目，同时采用缩微胶片形式对数字档案实施异质备份，保证数字档案信息的有效性和长期保存，努力建立一套安全有效的数字化档案信息资源长期保存体系。
1 历史档案数字化建设模式
历史档案数字化建设目前主要有两种模式，即所谓的“内包”模式和“外包”模式。“内包”模式是指档案管理单位完全依靠自身力量实施数字化，该模式通过自己实施数字化加工过程，实际也是一个熟悉信息化、数字化软硬件设备和流程管理的过程。在进行档案数字化加工的过程中，由于经常操作计算机、扫描仪，使用扫描软件和档案管理软件，在不知不觉中提高了大家档案信息化知识水平，为适应档案信息化，为使用现代信息技术提高档案的利用率和利用效率打下坚实的基础。该模式数字化成本相对较低，能培养和锻炼队伍，但在档案数量巨大时，自行实施加工工期相对较长。“外包”模式即业务外包加工服务模式，随着社会分工日益细化、专业化程度日益增强以及数字化技术不断更新，社会上专门从事档案数字化、信息化加工的机构应运而生。通过选择专业化数字加工机构，可以在较短时间内完成较大量的档案数字化加工任务。本次档案数字化也尝试引入档案数字化加工服务的社会机构，实行业务外包，选择有一定经验和能力的专业公司协助完成历史档案的数字化工作。
2 历史档案数字化建设内容及要求
我校档案馆历史档案数字化建设内容主要包括历史纸质档案整理、档案数字化扫描加工、扫描图像处理、档案目录著录、档案全文转录、数字化档案数据挂接以及采用缩微胶片实施异质备份等。
2.1 档案整理
档案整理是实施档案数字化的第一步，也是保证档案数字化质量的重要程序。因此，数字化之前应根据实施数字化档案的实际情况制定档案出库→档案交接→档案拆卷→档案修复→档案扫描、著录→档案装卷→档案入库等一套完整的方案，并严格执行档案管理制度，保证在数字化过程中档案不丢失，不二次损失，对破损严重或褶皱的档案实施技术修复和作压平或熨平等相应处理。
2.2 扫描加工及图像处理
采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。为更好地展现档案原貌，全部采用彩色单页.jpg的存储格式，扫描分辨率为300 dpi；对于案卷中字迹较小、较密集的档案，可将分辨率提高到600 dpi；照片档案分辨率应不小于600 dpi。根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度，保证原始扫描图像效果与原件吻合，扫描后的原始图像需要进行优化处理，使成品图像清晰、端正，无图像歪斜、图像脏点、脏斑、字迹洇透、图像深浅不一等现象，图像拼接不能有明显的拼接痕迹。
2.3 档案著录
全文转录信息以Word文件存储，全文转录的文字识别率和全文转录的合格率应达到相应要求。目录著录信息以Excel文件存储。
2.4 异质备份
对数字化后的所有档案按16 mm缩微胶片实施异质备份。缩微胶片制作符合《数字档案信息输出到缩微胶片上的规定》（DA/T44-2009）的有关要求。按GB/T18444-2001标准的要求，提供必要的长期包装存储装具，包装存储装具标示明确，便于检索利用等。
2.5 成果提交要求
项目成果包括采用符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）规范要求的扫描图像、目录著录、全文转录的档案级光盘各一套和符合《数字档案信息输出到缩微胶片上的规定》（DA/T 44-2009）有关要求的缩微胶片一套。
3 历史档案数字化建设的风险防范
由于采用外包模式实施档案数字化，因此，档案安全等风险防范措施也是档案数字化的重点工作。主要风险体现在：（1）外包服务公司的选择，历史档案数字化场所以及历史档案数字化过程中外包服务公司的人员管理风险；（2）历史档案数字化的技术标准或技术规范以及历史档案数字化过程中档案的安全风险；（3）历史档案数字化成果形式及其质量控制。要求在外包服务公司的选择上须事先做好充分调研，加强对外包服务公司的资质审查，选择有较强从业经验、有较强技术人员和历史、档案专业类团队的公司。同时，要求外包服务机构必须在指定的工作场地完成项目内容；档案数字化实施过程中，不得擅自安装使用存储介质，不得擅自复制或留存档案文件和数据；不得将档案原件、复制件、数字信息等带出工作场地；工作场地可以辅助安装监控等措施加强现场的管理。根据档案实际事先确定技术标准或技术规范，并在实施工程中根据实际情况与服务公司及时沟通，实时调整技术标准或技术规范。严格质量控制，及时组织专家对工程质量和效果抽查，并反馈信息给外包服务公司，及时纠错或纠偏。由于历史档案多是竖排文字，古体文、繁体字且没有文件级题名，没有标点符号，因此，实施历史档案全文转录便是此次数字化的难点，这不仅需要信息技术人员，更需要具有历史知识和档案知识的专业人员。
4 结束语
档案数字化是建设数字档案馆，实现档案资源整合、提高档案利用效率的基础。选择基于外包模式的历史档案数字化，档案数字化场所的安全、外包服务公司的资质要求以及对纸质档案的安全保护和服务人员的有效管理等是档案数字化得以顺利实施的保障，而数字档案信息资源的安全保存和有效整合，保证作为档案价值的有效性以及提高档案利用效率是实施档案数字化的根本目的。因此，提出一个保证档案安全和人员有效管理的档案数字化外包服务实施方案以及风险防范措施是非常重要的。同时，对数字化档案信息资源的长期保存机制和利用服务以及数字化档案信息资源作为档案价值的有效性进行探索是也档案数字化后续工作的重要任务之一。
参考文献
[1]张小亚，王文娟.高校历史档案数字化发展与实践探讨[J].陕西档案，2008（4）：9-11.
[2]史江，秦慧，赵德喜.历史档案数字化进程中的业务外包问题探索[J].档案学通讯，2010（1）：37-40.
[3张小亚.高校历史档案数字化加工问题探讨[J].兰台世界，2011（3）：39-40.
[4]吴雁平.内包，还是外包？—对档案数字化工作的思考[J].档案管理，2012（5）：20-23.
关键词：高校 历史档案 数字化 档案安全 实践
高校历史档案一般是指1949年以前形成的档案，它是一所学校历史的真实写照，也是其独特的办学传统和优良学风得以形成、继承和发扬的物质载体。尤其是一些保存百年以上的珍贵档案更是研究我国高等教育起源、发展和改革的重要资料。我校档案馆现馆藏有近1万卷珍贵的历史档案，如1896年四川中西学堂和1910年华西协和大学创办资料，朱德、郭沫若、江姐等一大批仁人志士在校求学档案，这些档案对研究近代中国西南地区的文化教育、宗教以及中西文化交流等有重要价值。但由于保存时间较长等诸多原因，这些宝贵的历史档案已出现了不同程度的破损，特别是近年大量而频繁的查阅历史档案，更加剧了档案的损坏程度。为了更好地保护这些珍贵的历史档案，同时，也为了能给大家提供更安全、高效、及时和便捷的档案查阅服务，我校档案馆启动档案数字化示范工程，实施历史档案数字化、信息化项目，同时采用缩微胶片形式对数字档案实施异质备份，保证数字档案信息的有效性和长期保存，努力建立一套安全有效的数字化档案信息资源长期保存体系。
1 历史档案数字化建设模式
历史档案数字化建设目前主要有两种模式，即所谓的“内包”模式和“外包”模式。“内包”模式是指档案管理单位完全依靠自身力量实施数字化，该模式通过自己实施数字化加工过程，实际也是一个熟悉信息化、数字化软硬件设备和流程管理的过程。在进行档案数字化加工的过程中，由于经常操作计算机、扫描仪，使用扫描软件和档案管理软件，在不知不觉中提高了大家档案信息化知识水平，为适应档案信息化，为使用现代信息技术提高档案的利用率和利用效率打下坚实的基础。该模式数字化成本相对较低，能培养和锻炼队伍，但在档案数量巨大时，自行实施加工工期相对较长。“外包”模式即业务外包加工服务模式，随着社会分工日益细化、专业化程度日益增强以及数字化技术不断更新，社会上专门从事档案数字化、信息化加工的机构应运而生。通过选择专业化数字加工机构，可以在较短时间内完成较大量的档案数字化加工任务。本次档案数字化也尝试引入档案数字化加工服务的社会机构，实行业务外包，选择有一定经验和能力的专业公司协助完成历史档案的数字化工作。
2 历史档案数字化建设内容及要求
我校档案馆历史档案数字化建设内容主要包括历史纸质档案整理、档案数字化扫描加工、扫描图像处理、档案目录著录、档案全文转录、数字化档案数据挂接以及采用缩微胶片实施异质备份等。
2.1 档案整理
档案整理是实施档案数字化的第一步，也是保证档案数字化质量的重要程序。因此，数字化之前应根据实施数字化档案的实际情况制定档案出库→档案交接→档案拆卷→档案修复→档案扫描、著录→档案装卷→档案入库等一套完整的方案，并严格执行档案管理制度，保证在数字化过程中档案不丢失，不二次损失，对破损严重或褶皱的档案实施技术修复和作压平或熨平等相应处理。
2.2 扫描加工及图像处理
采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。为更好地展现档案原貌，全部采用彩色单页.jpg的存储格式，扫描分辨率为300 dpi；对于案卷中字迹较小、较密集的档案，可将分辨率提高到600 dpi；照片档案分辨率应不小于600 dpi。根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度，保证原始扫描图像效果与原件吻合，扫描后的原始图像需要进行优化处理，使成品图像清晰、端正，无图像歪斜、图像脏点、脏斑、字迹洇透、图像深浅不一等现象，图像拼接不能有明显的拼接痕迹。
2.3 档案著录
全文转录信息以Word文件存储，全文转录的文字识别率和全文转录的合格率应达到相应要求。目录著录信息以Excel文件存储。
2.4 异质备份
对数字化后的所有档案按16 mm缩微胶片实施异质备份。缩微胶片制作符合《数字档案信息输出到缩微胶片上的规定》（DA/T44-2009）的有关要求。按GB/T18444-2001标准的要求，提供必要的长期包装存储装具，包装存储装具标示明确，便于检索利用等。
2.5 成果提交要求
项目成果包括采用符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）规范要求的扫描图像、目录著录、全文转录的档案级光盘各一套和符合《数字档案信息输出到缩微胶片上的规定》（DA/T 44-2009）有关要求的缩微胶片一套。
3 历史档案数字化建设的风险防范
由于采用外包模式实施档案数字化，因此，档案安全等风险防范措施也是档案数字化的重点工作。主要风险体现在：（1）外包服务公司的选择，历史档案数字化场所以及历史档案数字化过程中外包服务公司的人员管理风险；（2）历史档案数字化的技术标准或技术规范以及历史档案数字化过程中档案的安全风险；（3）历史档案数字化成果形式及其质量控制。要求在外包服务公司的选择上须事先做好充分调研，加强对外包服务公司的资质审查，选择有较强从业经验、有较强技术人员和历史、档案专业类团队的公司。同时，要求外包服务机构必须在指定的工作场地完成项目内容；档案数字化实施过程中，不得擅自安装使用存储介质，不得擅自复制或留存档案文件和数据；不得将档案原件、复制件、数字信息等带出工作场地；工作场地可以辅助安装监控等措施加强现场的管理。根据档案实际事先确定技术标准或技术规范，并在实施工程中根据实际情况与服务公司及时沟通，实时调整技术标准或技术规范。严格质量控制，及时组织专家对工程质量和效果抽查，并反馈信息给外包服务公司，及时纠错或纠偏。由于历史档案多是竖排文字，古体文、繁体字且没有文件级题名，没有标点符号，因此，实施历史档案全文转录便是此次数字化的难点，这不仅需要信息技术人员，更需要具有历史知识和档案知识的专业人员。
4 结束语
档案数字化是建设数字档案馆，实现档案资源整合、提高档案利用效率的基础。选择基于外包模式的历史档案数字化，档案数字化场所的安全、外包服务公司的资质要求以及对纸质档案的安全保护和服务人员的有效管理等是档案数字化得以顺利实施的保障，而数字档案信息资源的安全保存和有效整合，保证作为档案价值的有效性以及提高档案利用效率是实施档案数字化的根本目的。因此，提出一个保证档案安全和人员有效管理的档案数字化外包服务实施方案以及风险防范措施是非常重要的。同时，对数字化档案信息资源的长期保存机制和利用服务以及数字化档案信息资源作为档案价值的有效性进行探索是也档案数字化后续工作的重要任务之一。
参考文献
[1]张小亚，王文娟.高校历史档案数字化发展与实践探讨[J].陕西档案，2008（4）：9-11.
[2]史江，秦慧，赵德喜.历史档案数字化进程中的业务外包问题探索[J].档案学通讯，2010（1）：37-40.
[3张小亚.高校历史档案数字化加工问题探讨[J].兰台世界，2011（3）：39-40.
[4]吴雁平.内包，还是外包？—对档案数字化工作的思考[J].档案管理，2012（5）：20-23.