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摘要：随着科学技术的快速发展，信息技术在各行各业中的应用十分广泛，在档案收集及管理工作中运用信息技术有助于提高档案管理的质量与水平，档案管理工作要符合时代发展的特征，信息化档案管理体系的构建是社会发展到一定阶段的必然产物。目前，对于企事业单位而言，加强档案管理的信息化建设有助于推动档案管理工作的开展。传统的档案管理主要依靠人工，工作效率较低，档案资料收集和整理较慢，因此，运用信息技术提高档案管理的效率是十分必要的。本文首先指出了信息时代档案管理的特点，分析了当前档案管理存在的问题，提出了将信息技术应用于档案管理的有效策略。
关键词：信息技术；档案收集；档案管理；应用策略
一、信息时代档案管理的特点
（1）信息技术的应用可以转变档案管理的载体。与传统档案管理不同，信息技术多是将档案资料转换成一种数字化信息，利用存储介质进行储存，实现档案信息的快速处理，保存形式得以改变，不受空间时间的限制。信息化模式下，档案管理可以利用计算机进行管理，档案数据的交换与共享容易实现，电子文件、电子图纸等代替了传统的纸质文件，更方便保存和携带。
（2）基于信息技术应用的档案管理模式发生了改变。传统的档案管理包括文书档案资料、基础建设资料、人事档案、单位发展史等，档案类别较少，现代的档案分类就可以根据信息技术应用，建立分类管理模块，运用计算机技术设定好人为指令，并且随时根据情况进行调整，电子档案就可以根据单位生产、财务、人事、行政管理等分为很多类别，建立规范的档案管理体系。
二、我国目前档案管理体制存在的问题
（一）档案管理部门观念较为滞后
部分单位管理者对于档案管理不够重视，认为档案管理工作不是很重要，加之企业领导過于重视利益，大量精力都用于企业生产经营，档案管理工作一直处于比较边缘的地位。其次，企事业单位档案管理资金投入有限，信息设备较少，信息化建设力度不足，档案管理经费十分有限。另外，企业员工对于档案管理的重要性也不够重视，档案管理人员管理意识与责任意识不强，认为档案管理属于服务性质的工作，因此，档案管理工作难以开展。
（二）档案管理不够科学和规范
企事业单位的档案管理工作存在的另一个问题就是缺乏健全的管理制度，即使部分单位建立了档案管理制度，但是缺少针对性与普遍性，企业档案分类方法不科学，分类混乱，档案归档日期不确定，档案保管存在问题，档案收集不全面，资料真实性有待考证，档案质量标准不统一等等。个别单位没有建立单独的档案管理部门，档案零散存储在不同的部门，档案收集面临一定的困难，档案管理秩序混乱，部分档案资料丢失，档案管理水平较低。
三、信息技术在档案收集与管理中应用策略
（一）建立档案管理信息化体系
企事业要加大投入购置档案管理需要的相关设备，如计算机、路由器、复印机、扫描仪等，还要加强档案管理软件的开发，为搭建档案管理信息化平台建立一定基础。其次，要促进档案资料的数字化，要做好资料的录入，管理人员要从源头抓起，建立档案格式，做好纸质档案和数字档案的归档。另外，要做好档案的安全保管，档案室钥匙要严格管理，做好档案秘密等级规定，电子档案管理要做好计算机系统的安全处理。
（二）提升档案管理人员的业务能力与综合素质
信息化的档案管理主要依靠专业的档案管理人才，管理者要具备较强的责任心与管理意识，要有时代感和敏锐的洞察力，掌握先进的设备操作技能，档案管理专业知识过硬，对于档案管理有着独到的见解，具备档案管理设备的维护能力，了解档案鉴定与评估的流程，对于档案收集与整理业务十分熟悉，进而促进档案管理工作的顺利开展。
（三）档案收集与管理中信息技术的具体应用
1.当档案收集与整理
信息技术在档案管理工作中的应用是十分必要的，在档案收集与整理的过程中运用信息技术可以提高档案管理的质量和水平，档案管理人员一定要充分发挥自身的专业知识与技能，重视档案的收集与整理，在收集整理档案时做到不外泄，保证档案资料的私密性。其次，在运用计算机技术管理档案时要做好档案资料的录入，保证数据信息的真实性与精确性，做好软件的操作，避免出现错误，影响档案资料的科学性。
2.档案资料的归纳与分类
档案管理中资料的归纳与分类是重要的一个环节，是提升档案管理质量的关键性工作，档案管理人员要结合档案的内容将其做好分类，利用信息技术做好电子档案的分类，例如根据企业生产、人事、财务等进行档案分类归纳，同一类的档案做好序号编制，进行统一管理。其次，信息技术应用与档案归纳与分类是档案管理工作过的前提，有助于提高档案管理的效率。
3.档案资料的查阅与提取
企事业单位要建立档案管理平台，建立档案索引，可以便于档案的查阅与提取，有助于档案资料发挥其应有的作用，档案资料是企业发展和决策的依据，因此，查阅与提取档案是其作用发挥的体现，传统的查阅与提取方式容易浪费时间，利用信息技术可以瞬间找到档案信息，管理人员直接到档案时提取，十分快捷与方便。
四、结语
综上所述，笔者分析了当前信息技术在档案管理中应用存在的问题，指出了信息技术合理运用于档案管理的有效策略，旨在为企业实行科学的档案管理提供依据，档案管理人员要树立责任意识与管理意识，重视档案管理工作，促进档案资料管理质量的稳步提升。
参考文献：
[1]肖诗浩.信息技术在档案管理中的应用[J].硅谷，2011（12）：137.
[2]陆莹洁.数字信息技术在档案管理中的应用必要性[J].办公室业务，2014.06（11）：110 111.
[3]姜云翔.信息时代计算机技术在档案管理工作中的应用浅谈[J].现代商业，2016（13）：7475.
作者简介：石春莉（1974-），女，大专，馆员，档案管理。
关键词：信息技术；档案收集；档案管理；应用策略
一、信息时代档案管理的特点
（1）信息技术的应用可以转变档案管理的载体。与传统档案管理不同，信息技术多是将档案资料转换成一种数字化信息，利用存储介质进行储存，实现档案信息的快速处理，保存形式得以改变，不受空间时间的限制。信息化模式下，档案管理可以利用计算机进行管理，档案数据的交换与共享容易实现，电子文件、电子图纸等代替了传统的纸质文件，更方便保存和携带。
（2）基于信息技术应用的档案管理模式发生了改变。传统的档案管理包括文书档案资料、基础建设资料、人事档案、单位发展史等，档案类别较少，现代的档案分类就可以根据信息技术应用，建立分类管理模块，运用计算机技术设定好人为指令，并且随时根据情况进行调整，电子档案就可以根据单位生产、财务、人事、行政管理等分为很多类别，建立规范的档案管理体系。
二、我国目前档案管理体制存在的问题
（一）档案管理部门观念较为滞后
部分单位管理者对于档案管理不够重视，认为档案管理工作不是很重要，加之企业领导過于重视利益，大量精力都用于企业生产经营，档案管理工作一直处于比较边缘的地位。其次，企事业单位档案管理资金投入有限，信息设备较少，信息化建设力度不足，档案管理经费十分有限。另外，企业员工对于档案管理的重要性也不够重视，档案管理人员管理意识与责任意识不强，认为档案管理属于服务性质的工作，因此，档案管理工作难以开展。
（二）档案管理不够科学和规范
企事业单位的档案管理工作存在的另一个问题就是缺乏健全的管理制度，即使部分单位建立了档案管理制度，但是缺少针对性与普遍性，企业档案分类方法不科学，分类混乱，档案归档日期不确定，档案保管存在问题，档案收集不全面，资料真实性有待考证，档案质量标准不统一等等。个别单位没有建立单独的档案管理部门，档案零散存储在不同的部门，档案收集面临一定的困难，档案管理秩序混乱，部分档案资料丢失，档案管理水平较低。
三、信息技术在档案收集与管理中应用策略
（一）建立档案管理信息化体系
企事业要加大投入购置档案管理需要的相关设备，如计算机、路由器、复印机、扫描仪等，还要加强档案管理软件的开发，为搭建档案管理信息化平台建立一定基础。其次，要促进档案资料的数字化，要做好资料的录入，管理人员要从源头抓起，建立档案格式，做好纸质档案和数字档案的归档。另外，要做好档案的安全保管，档案室钥匙要严格管理，做好档案秘密等级规定，电子档案管理要做好计算机系统的安全处理。
（二）提升档案管理人员的业务能力与综合素质
信息化的档案管理主要依靠专业的档案管理人才，管理者要具备较强的责任心与管理意识，要有时代感和敏锐的洞察力，掌握先进的设备操作技能，档案管理专业知识过硬，对于档案管理有着独到的见解，具备档案管理设备的维护能力，了解档案鉴定与评估的流程，对于档案收集与整理业务十分熟悉，进而促进档案管理工作的顺利开展。
（三）档案收集与管理中信息技术的具体应用
1.当档案收集与整理
信息技术在档案管理工作中的应用是十分必要的，在档案收集与整理的过程中运用信息技术可以提高档案管理的质量和水平，档案管理人员一定要充分发挥自身的专业知识与技能，重视档案的收集与整理，在收集整理档案时做到不外泄，保证档案资料的私密性。其次，在运用计算机技术管理档案时要做好档案资料的录入，保证数据信息的真实性与精确性，做好软件的操作，避免出现错误，影响档案资料的科学性。
2.档案资料的归纳与分类
档案管理中资料的归纳与分类是重要的一个环节，是提升档案管理质量的关键性工作，档案管理人员要结合档案的内容将其做好分类，利用信息技术做好电子档案的分类，例如根据企业生产、人事、财务等进行档案分类归纳，同一类的档案做好序号编制，进行统一管理。其次，信息技术应用与档案归纳与分类是档案管理工作过的前提，有助于提高档案管理的效率。
3.档案资料的查阅与提取
企事业单位要建立档案管理平台，建立档案索引，可以便于档案的查阅与提取，有助于档案资料发挥其应有的作用，档案资料是企业发展和决策的依据，因此，查阅与提取档案是其作用发挥的体现，传统的查阅与提取方式容易浪费时间，利用信息技术可以瞬间找到档案信息，管理人员直接到档案时提取，十分快捷与方便。
四、结语
综上所述，笔者分析了当前信息技术在档案管理中应用存在的问题，指出了信息技术合理运用于档案管理的有效策略，旨在为企业实行科学的档案管理提供依据，档案管理人员要树立责任意识与管理意识，重视档案管理工作，促进档案资料管理质量的稳步提升。
参考文献：
[1]肖诗浩.信息技术在档案管理中的应用[J].硅谷，2011（12）：137.
[2]陆莹洁.数字信息技术在档案管理中的应用必要性[J].办公室业务，2014.06（11）：110 111.
[3]姜云翔.信息时代计算机技术在档案管理工作中的应用浅谈[J].现代商业，2016（13）：7475.
作者简介：石春莉（1974-），女，大专，馆员，档案管理。